行政管理制度

-13-行政管理制度行政管理制度第一章新员工入职一、录用通知应聘者接到公司通知后，必须根据琴行安排及时报到。特别情况不能如期报到者需与分店取得联系，否则公司有权取消录用。二、个人资料-报到时必须向公司行政人事部提供以下个人资料：1、身份证复印件；学历证书复印；2、个人资历简介1份，入职申明书1份；3、专业技术职称证书或专业岗位任职资格证明复印件；4、一寸彩色照片三张；5、提供一张储蓄卡卡号（开户名、开户行），即工资卡；三、个人资料变动-在本公司任职期间，当员工的下列情况发生变化时，必须在五个工作日内通知行政人事部；1、姓名2、学习、培训、继续教育情况；3、本人和紧急情况联络人地址、电话变更、工作QQ、储蓄卡卡号。四、个人资料审查-琴行保留员工所提供的个人资料审查权利，如有虚假或重大隐瞒欺诈行为，劳动合同作无效处理，同时公司保留追究经济或法律责任的权利。五、入职手续1、报到当日分店琴行教务审核个人资料，并在教务的指导下填写《人事档案表》、《入职申明书》和劳动合同签订手续；2、在分店教务处领取工作牌、办公用品等基本用品；3、由分店负责人安排新员工的职责介绍及工作内容；六、试用与转正-公司与员工首次签订劳动合同，合同期一般为一年，试用期三个月；有关试用与转正的其他内容参见《劳动合同书》第二章日常管理制度一、形象规范着装（佩戴工牌）：整洁、大方、得体员工衣着应适当于企业形象及部门形象，原则上员工穿着应稳重大方、整齐清爽。女员工可化淡妆，工作时间不能当众化妆，领口过低，裙、裤过短的服装禁止穿着；鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。举止：文雅、礼貌、精神遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病假事假需及时申请或通知本店负责人，并填报请假单（申请人教务处领取→分店负责人签字确认→教务备案）；所有员工（专兼职）对待学员都必须保持适当微笑及亲切态度，不允许打骂学员或与学员打闹，一旦发现取缔其职务；对待进店的顾客本着微笑服务的精神，无论教务、老师都应礼貌热情的接待。保持良好地坐姿、行姿、切勿高声呼叫他人；出入办公室或上司办公室，敲门示意，进入房间随时关门。二、言语规范会话（普通话）：亲切、诚恳、谦虚所有分店员工接听电话都必须使用标准用语：您好，琴海琴行。谢谢，再见。；与顾客交流时，态度要严谨专业，随时可以提供器乐价格及报名学习的准确价格，不允许出现含糊不清或错误的价格报价；严禁说脏话、忌语，使用文明用语；三、日常工作行为规范１.店铺大厅应保持安静，工作时间切勿出现擅离职守等情况，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、浏览购物网（特殊情况除外-校区采购）、下载电影、听音乐等与工作无关之事；２.每个员工都需要熟练的操作琴行专用电脑系统，操作出现严重失误的，视情节给予惩罚；３.午饭或晚饭时间，员工不得在接待前台或教室用餐，应在休息区域进行；４.个人外套、大衣、包应存放于储物柜，切勿悬挂椅子后方、办公桌上；５.工作时间内，禁止在办公区域内食用有气味的食物及零食；６.周四为公司大扫除（遇假期做适当调整），全体员工整理内务，内务区域划分遵循以下原则：教学老师：学员使用的教室及走廊区域（专职老师负责兼职老师的内务事宜）；前台：家长休息区、前台、书架、图书柜、网络柜、打印机；办公室内务清洁与整理包括：电脑、电话、办公桌（桌面及桌下地面）、隔断的清洁、座椅、办公柜等个人使用物件；教室内务清洁与整理包括：置物桌、置物箱、靠内窗户/门、白板、课桌椅、电脑、书柜；办公桌：（置物桌）上应整齐，整洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，1）文件架置放于桌面的右边，特殊状况除外（文件栏的物品从高到低；2）1个办公桌（电脑除外）上最多允许置放1个水杯、1个饰品、1个文件栏、1部电话、1个笔筒、1个计算器；3）办公桌及桌上物品人手能触摸得到的位置，保证无纸屑与灰尘；4）桌面下不得堆放的私人物品，如手提袋。图书柜：由教务老师负责登记数量并管理维护，并分类别整齐美观摆放；不允许摆放教学活动物件和老师物件；大厅休息区：教务负责管理，维护，随时保持整齐美观；学员教室：专职老师负责轮流管理，维护，随时保持整齐美观。7.办公座椅不能随便摆放，离座后要将座椅归位；8.最后离店的员工要检查所有电器设备电源是否关闭，分店眉头的LED显示必须保持常亮；9.公司的电脑、电话、打（复）印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，提前告知教务，经批准后方可使用；10.禁止家长在前台就座休息聊天，禁止员工在前台、办公室聚众闲摆，家长应由教务直接引导进入休息区域。老师可在教室内短暂休息，教学场所禁止吸烟、打闹。11.工作时间禁止外出办理私人事情，特殊情况须向行政主管申请并在前台登记，并按时返回12.上班时间工作QQ必须在线，方便了解公司最新动态；13.每个月27-28日为盘点时间，所有员工按照计划分配进行盘点工作，29日由教务协助店长完成盘点总结，30日汇报至总店并及时提交补货申请。第三章考勤管理制度分店实行上、下班电脑系统考勤制度,考勤统计由分店教务进行；考勤统计人有瞒报考勤等行为，将视情节对考勤负责人处50—200元/次扣款；员工有包庇行为的，视情节对当事人处50—200元/次扣款；调休参照请假流程，各部门主管必须提供相应加班或排班表，否则按旷工处理。一、迟到迟到5分钟以内，扣款0元；迟到6—15分钟内扣款10元；迟到16—30分钟内扣款30元；迟到31分钟—1小时内扣款50元；迟到1小时以上旷工半天；未打卡每月可有三次不扣款处理，并填写《未打卡说明》，之后按照旷工处理。二、早退员工早退的处罚参照迟到的时间及处罚标准执行三、旷工旷工半天处日工资1.5倍扣款，另计记过1次；旷工1天（半天以上不足1天计1天）处日工资3倍扣款，另计书面严重警告1次；旷工1天以上3天以下按照旷工天数工资的3倍扣款，并处留职查看7天；旷工3天以上按照“严重违反公司管理制度”之规定做开除处理；旷工扣款涉及的日工资计算基数为员工当月所有应领工资。注明：各分店排班表必须在每周日下班前将下周（周一至周日）排班表发送至总店前台教务汇总，由总店将汇总的全部排班表发送分店负责人。四、加班管理公司工作人员加班行为的界定：A员工经批准在超出正常规定工作时间以外继续工作1小时以上的，及经批准在休息日继续工作的，视为加班；B如遇紧急项目需要或紧急任务、突发事件等情况的超时工作不视作加班；C法定假日加班期间工资按照标准工资的300%发放；I加班时间以每班不超过12小时，全月不超过48小时为原则；J实际加班时间应与考勤纪录相符,加班时间以考勤纪录为准。如有加班考勤纪录而实际并未加班的，视情节轻重对相关责任人进行扣薪50—100元的处罚。五、不打考勤管理-工作考勤时间以电脑系统打卡时间作为标准。若出现下列情况则：有特殊情况未打卡，情况属实可填写《未打卡说明》并由分店负责人审批。此种情况每月仅限3次（含），特殊情况报总店经理；因公务外出办事不回公司打卡，必须提前在前台填写《外出登记表》，详细按要求填写并告知分店负责人，到总店请填写到店时间；外出活动则由部门主管监管，若发现员工早退按第二条早退执行；主管按包庇行为执行；《请假申请单》《未打卡说明》，《外出登记表》等，每月最后一天由分店教务汇总交于总店，员工考勤异常却没有任何批准或相关手续的按相应制度处罚。六、病假工作时一般病假，必须先请假（不允许短信请假）并经批准、安排好相关工作后方可离开，否则视为早退；急病不能自行请假可由别人代替请假；因特殊原因不能提前请假或代请假的需于销假后1日内补办病假手续；没有办理请假手续或者手续不齐的，一律视为旷工行为；假期间工资按照病假日标准工资的50%发放，不足半天的按半天计算，超过半天不满一天的按一天计算。七、事假（不允许短信请假）事假全年不得超过4次，当月事假不得超过1次；1小时以内的请假做补假处理（事假第二天补回上班时间，遇到公休则公休后的第一天），但每月不得超过1次，超过一次记事假半天；事假需要做扣款处理，并随着天数增加递增，具体为：事假半天扣日工资0.5倍，半天以上至1天扣日工资1.0倍，事假第2天扣日工资1.5倍，事假第3天扣日工资2倍，3天以上按照3天标准办；因特殊原因不能事先办理请假手续的，销假后必须于1日内补办事假手续；没有请假手续的一律视为旷工；婚假工龄1年（不含1年）以上员工结婚按法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚的，可享受3天婚假；符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的，可享受晚婚假10天(含3天法定婚假)的带薪休假；婚假期限遇节假日时间顺延，包括休息日；再婚的可享受法定婚假，但不能享受晚婚假；婚假在结婚登记日起1年内一次性休完；婚假必须提前2个月申请；流程：员工填写《请假单》分店负责人签字→总店负责人审核《结婚证》原件并签署意见→行政备案→执行婚假。九、产假工龄1年以上(不含1年）女员工符合国家计划生育政策且办理相关手续生育的，享受产前、产后共计90天产假；产假与公休假、法定假、年假等不累计计算；员工需要在产假期90天外延长休息时间的，经总店经理批准可办停薪留职手续,停薪留职期间不发放工资和奖金,工龄照算；员工申请产假必须随《请假单》出具《结婚证》、《准生证》原件；生育备案制度：公司属于女员工较多的企业，为平衡正常教学开展与员工生育之间的矛盾，分店每年只能安排一定人员生育，且员工必须提前申请备案，以便提前计划交接；分店女员工在10人以内的，每年安排1名员工生育；分店女员工在10—20人的，每年可安排2名员工生育；分店女员工在30人以上的，每年安排3--4名员工生育；员工违反本条规定的，一律不享受产假待遇。员工施行计划生育手术、已婚未育女员工流产的，可按医疗部门的建议享有3天以内的假期。已婚已育上环手术，享有3天假期；已婚已育取环手术，享有1天假期；须出示医院（区市级及以上）证明(诊所除外)；请假流程：提前150天填写《请假单》→分店负责人审核《结婚证》、《准生证》原件或者医院证明→执行产假（手术假）。十、关于孕期的规定经申请批准的人员孕期可以享受以下待遇：员工怀孕3个月以上，不能从事教学工作或学校安排的其他工作的，经本人申请后可以安排“停薪留职”，停薪留职期间领取3个月的产假工资，产假工资按照（工作岗位基本工资）标准的70%每月发放；员工的产假不得提前在生产前30天进行；十一、看护假工龄一年以上的男员工，本人和配偶符合国家计划生育政策且办理相关手续，配偶生育可享受10天带薪看护假；看护假与公休假不累计计算；流程：预产期前30天书面向分店负责人说明情况→分店负责人审核《结婚证》、《准生证》原件并签署意见→工作交接→分店负责人签字→总店备案→执行看护假。十二、丧假员工父母、配偶父母、员工子女去世的，安排5天带薪丧假；员工的爷爷奶奶、外公外婆、直系兄弟、直系姊妹去世的，安排3天带薪丧假；确因地域等原因需要延长丧假的，需经校长（负责人）批准，延长的期间工资按照标准工资60%发放；流程：员工填写《请假单》→直接上司（部门主管）签字→单位负责人/校长审核→行政部→人事批复后→执行丧假十三、休假1.法定假期:公司视情况决定是否安排法定假与公休假合并休息.，以公司颁布文件为准；2.公休假：专职老师和教务上班时间为：每天上班6小时，分为早班和晚班，早班时间为9:00AM-15:00PM，晚班时间为15:00PM-21：00PM，各人员上班的班次根据排班表进行，周末为正常上班时间，实行单休假，上8天休息一天，不可累积休息时间，分店不执行一次性休假时间。特殊情况由分店负责人批准。店铺营业时间为：早9点开门，晚9点关门。3.年假连续工作满一年（含）未满3年者，每年带薪休假时间为5天；连续工作满3年（含）未满5年者，每年带薪休假时间为7天；连续工作满5年及以上者，每多一年其年休假增加2天，但每年休假时间以30天为限。享受年假原则上是在不影响公司或部门工作正常开展的前提下进行。各部门人员享受年假必须分店负责人的审批。按国家有关规定当年享受婚丧假的员工，不影响享受年假。享受产假的员工，病、事假累计超过30天或工伤假超过90天的员工，旷工3天及以上者，当年不再享受年假。若产假期限跨年度，不享受期限较长的年度的年假。受各类警告及以上处分的员工，取消当年年假；受各类察看处分的员工，察看期间不享受年假；对个别表现较差或未完成生产任务的员工，负责人有权取消其年假待遇，上报总店备案。年休假当年有效，不作跨年度累计。年休假期间，只发基本工资，不发奖金。员工提出辞职时，在辞职通知期内，员工不得申请事假、带薪年假、婚假等休假申请，离职时公司将按日工资对未休完的假期进行折算。（流程：申请人领取申请表-分店负责人签字-总店负责人同意-行政备案）第四章员工福利增强员工的归属感，体现琴海琴行人性厚德的企业文化，使每个员工都能感受关怀，增强团队文化荣誉感，员工的凝聚力。一、生日福利1.适用范围：琴海琴行转正员工2.福利项目：生日贺卡：生日卡片上附上员工祝福，订送生日蛋糕6寸一个。短信祝福生日奖励：200（等同200元的礼品）现金二、工龄福利1.适用范围：琴海琴行在职满一年以上（不含1年）员工实施标准如下：在职1年-2年（不含2年）工龄工资30元/月；在职2年-3年（不含3年）工龄工资60元/月；在职3年-4年（不含4年）工龄工资90元/月；在职5年以上（不含5年）工龄工资110元/月。2.发放方式：每月随工资一起发放。停薪留职1.适用范围：琴海琴行转正员工2.在职1年以上（不含1年）员工特殊情况（重大事故）可享受公司给予办理停薪留职福利，停薪留职最多不能超过6个月，到期未到岗，视为自动离职；3.停薪留职期间不发放工资，不购买社保等福利，计算工龄工资；流程：申请人领取申请表-分店负责人同意-行政人事备案四、学习福利1.适用于在琴海琴行工作满半年的转正员工2.在职员工购买器乐可以享受7-8折优惠价格，报名参与器乐学习，享受4课时的5折学费，并可以首批享受钢琴分期付款待遇。第五章财务管理制度一．分店实行固定日期开展财务工作，流程如下：1.每个月8号作为分店费用报销日，所有的垫付费用、车费、油费等正规费用报销由店长统一签字确认后，教务分发到报销人。2.每个月17日为下个月费用预算申请报备财务，由店长审核了费用预算清单后通知财务发放预算金。3.所有进货款均不经过私人交接，无论金额大小，都交由财务转账处理。4.每日的营业应收款，都由教务或店长清点后，余额留在箱子里，整数金额留存保险箱内，并在现金流水账登记表上清楚记录，余额和保险箱内金额数量，第二天早班时，由当日教务或店长清点当日现金留存金额。5.所有费用报销不能直接从当日的营业应收款中抽取，需要有明确的费用报销单、票据和店长签字的手续，才能在每个月25号进行费用报销。6.所有外出使用的税务登记证、营业执照副本、法人代表身份证等有关于公司组织机构的复印件，都必须清楚表明使用用途，格式以“此复印件仅作为XX用途”，并由教务清楚登记外借记录7.分店公章、财务章一律不得外借使用，有特殊要求，需报备到教务，登记后方可在店内使用。8.每个月财务发放工资，由教务统计老师和其他员工的考勤记录，交由店长审核后，通知财务发送工资条及工资。二．社会保险购买流程1.在琴海琴行没购买社会保险的员工，可享受公司购买3险的社会保险，如果之前在其他公司已经购买过社会保险，但转出之后由自己缴纳的社会保险，可以继续由个人缴纳；不希望自己个人继续缴纳的公司将继续为员工缴纳；2.自己个人缴纳社会保险的人员需向公司申请，公司批准后可以现金方式发放到员工工资内，由员工自行缴纳。第六章公车使用制度1、公司的公车车牌为：，车型为5人座。2、公车的车辆开启钥匙交由总店张瑞娥老师处保管，张瑞娥老师因工作原因可授权其他正式员工保管公车钥匙，但只能授权一个人保管。3、公车每次使用需要记录起始里程数，并做好详细的用车登记表，经过张老师审核通过可方可使用。4、公车因公使用期间，所发生的油费和过路过桥费、保养、维修等相关事宜由琴行报销相关费用，工作人员因紧急情况需要私借外出的，以公车租赁收取相关的租赁费，油费及车辆使用期间发生的一切其他费用自行承担。5、公车因公使用期间，如因琴行需要外派驾驶人员使用公车，期间因驾驶人员操作不当，造成交通事故，琴行承担60%责任，个人承担40%责任，事故发生第一时间通知琴行相关负责人，事故产生的一切赔偿由驾驶人员现场垫付，在报销日期间凭正规手续报销费用；个人因公外出，可