北京公司档案管理

23/24北京首信股份有限公司档案治理文书归档工作程序工作工作标准工作内容工作程序工作程序各业务部门总裁办公室各业务部门总裁办公室平常归卷预备平常归卷预备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。每年一月份完成当年文件材料归卷的预备工作，类目齐全。依照本部门的业务情况及上年形成文件情况，预备好本部门平常归卷的类目卷夹。文件治理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。合同、协议签完一周内向总裁办归档。指导本部门做好账外文件的平常归卷工作。平常归卷将审批完的呈批件及时退各部门文件治理员。文件治理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。合同、协议签完一周内向总裁办归档。指导本部门做好账外文件的平常归卷工作。平常归卷将审批完的呈批件及时退各部门文件治理员。将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。上级文件分类归卷归卷准确及时。每季有检查。发文正件与底稿齐全。文件材料的整理按公司档案分类原则和整理方法，对平常归卷的文件进行检查和调整。文件材料的整理按公司档案分类原则和整理方法，对平常归卷的文件进行检查和调整。剔除不需归档的文件和重份文件。排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。1、计算机打印卷内目录。1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求”）。3、将整理好的案卷装盒。1、字迹清晰、准确无误。1、字迹清晰、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。拟写案卷题名拟写案卷题名依照卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。依照卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2．双方履行签字手续，各保存一份。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2．双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。填写案卷封皮按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。填写案卷封皮按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号按档号编制案卷目录。在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按《邮电工业企业档案实体分类方法》进行排列案卷。2、编制档号。案卷目录清晰无误。移交手续完备。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号按档号编制案卷目录。在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按《邮电工业企业档案实体分类方法》进行排列案卷。2、编制档号。案卷目录清晰无误。移交手续完备。 附件二关于归档案卷的质量要求总的质量要求:遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区不不同价值,便于保管和利用。具体应做到以下几点:一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料,均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数,均应齐全完整。二、遵循文件的形成规律和特点,层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分不组在一起,不得分开；一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一起,准确地反映企业生产、科研、基建和经营治理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。三、卷内文件的排列:卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区不不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即:批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；会议记录依会议时刻顺序排列,会议文件要按文件的重要程度顺序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷,再按供货时刻依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷,卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。四、区分不同价值:各类文件依照其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量依照不同的保管期限分不组卷。文件数量专门少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。五、跨年度材料的处理:除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。六.具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印,连同原件一同归档。七.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”,并将件号和每件文件的页数填写清晰。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。九、卷内目录的填写:凡是组成的案卷,都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。序号：填写文件的件号。文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能讲明文件内容的标题，应依照文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的要紧内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。日期：填写文件形成的时刻，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清晰责任者和年、月、日。页号：填写每份文件的页数。十、备考表的填写:每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况讲明,都应填在备考表内,若无情况可讲明,也应将立卷人姓名填上,检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应依照卷内文件内容拟写题名。题名要紧由三个部分组成：文件的要紧制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，能够省略文件制发机关。十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时刻、地点、所反映情况的内容,摄制人。照片要连同底片一起归档。十三.归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套不、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。股份公司档案实体体系图首信股份有限公司档案全宗首信股份有限公司档案全宗党群工作类(A)经营管党群工作类(A)经营管理类(C)生产技术管理类(D)产品类(E)会计档案类(I)设备仪器类(H)基本建设类(G)科学技术研究类(F)行政管理类(B)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)电子档案（光盘、软盘）（G、R）实物档案（奖品、证件）（SW）讲明：股份公司的党群工作类档案要紧是各种协会的治理、其它方面由集团总部治理。附件三档案实体分类编号方法1总则1.1为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号方法》,提高档案治理的科学化、规范化和标准化水平,更好地为企业经营生产、治理工作服务、特制定本方法。1.2档案分类原则,是以公司全部档案为对象,依照治理职能,结合档案内容和形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学治理和开发利用。2档案类不的设置2.1档案的类不共设置十个大类,即:党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类、产品类、科学技术研究类、差不多建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。2.2依照职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类),不设置三级类目(详见附表)。2.3录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案,其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。2.4各部门依照分类方法组织整理案卷,以利于分类标识和治理。3分类标识方法3.1企业档案实体分类的标识符号采纳英文字母顺序标识一级类目(大类)；采纳阿拉伯数字“双位制”标识二级类目(属类)。3.2档案实体排架和编号要反映十个差不多大类,从实际动身,做到科学合理,经济有用,保证利用档案的系统性、有效性。3.2.1党群工作类（A）、行政治理类（B）、经营治理类（C）、生产技术治理类（D）的案卷排架,按大类一年度一属类进行排列,不区分保管期限特征(但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列)，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时,重新从“1档案编号(档号)由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成(全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识)。档案编号(档号)标识举例示意:A1.A12.010┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷顺序号┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目(属类代号)┃┗━━━━━━━━━分类一级类目(大类代号)┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）3.2.2产品类（E）、科研类（F）、差不多建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架a)依照公司产品特点,产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列,案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）,同样将顺序号编制到“999”时重新从“1b)设备仪器类，按设备类、仪器类分不排架,各按技术性文件和治理性文件分不流水编号,不同属类用分类号区不,流水号编制方法同前类。c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目(型号)代号、案卷顺序号构成。举例示意:E1.E21.C2000.001┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号┃┃┃┗━━━━━━━产品型号(项目代号)┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目(属类)┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目(大类)┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）3.2.3科学技术研究类按大类分科研课题排列,案卷顺序号按大类流水编号,流水编号方法同前四大类编制方法。档号(档案编号)由目录号,分类号,课题代号,案卷顺序号构成。3.2.4会计档案的排架编号,按大类一属类一年度进行排列,案卷顺序号按属类流水编号,流水编制到“999”时,重新从“1档号(档案编号)由目录号、分类号、案卷顺序号构成。3.2.5干部职工档案类,按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。3.2.6专门载体档案，按载体类不分不编号。即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分不编号，用专门载体（TZ）•类不[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。示例：TZ•R•001；TZ•Z•001……。4附则本方法由总裁办负责实施并解释。附表：档案实体分类编号表档案实体分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围党群工作类（A）党务综合A11党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办公室及其他党务性工作等。组织工作A12党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部治理，党费治理，统战工作等。宣传工作A13理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明建设等。纪检工作A14党风治理，党纪检查，案件审理工作等。工会工作A15职工代表大会，职工民主治理，劳动竞赛，劳动福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费治理，先进职工治理，技术竞赛。共青团工作A16组织建设，思想政治工作，团员大会，团员治理，团费治理，青青年工作等。协会工作A17协会业务综合性治理工作，各专业学会，协会工作，各群众团体活动工作等。行政管理类（B）政务工作B11综合性工作，政策法规，司务会议，经理办公室工作，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。人事治理B12人事业务综合治理，干部、职工治理，干部考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退休治理工作等。劳动治理B13劳资综合治理，定编定员、劳动调配，劳动工作打算与统计，工资治理，劳动爱护等。教育工作B14教育业务综合治理，一般教育，中专和职业教育，职工在职业务技术教育和培训等。审计监察B15审计业务综合治理，专项审计工作活动，法律事务，政纪监察，违纪案件审理工作等。档案实体分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围行政管理类（B）武装保卫B16社会治安，民兵工作，枪支弹药治理，消防、交通治理，刑事案件审理，人防工作等。行政事务B17职工生活福利，房产治理，食堂，商店，幼儿园，第三产业治理工作，医疗卫生，卫生监督与治理职工防病治病，打算生育工作等。外事工作B18外事业务综合治理，企业涉外活动（出访，考察，外宾接待，商务意向谈判，）等。经营管理类（C）综合治理C11企业改革，企业进展规划，经营战略决策，经营方针、目标治理，企业改制、投资治理，承包合同，市场预测，经营法规，企业治理制度，工作标准等。打算统计C12综合打算治理，企业中、长期经营打算，年（季）度打算，各项专业打算，各种打算、统计报表，综合性统计分析，进出口打算治理工作等。财务治理C13财会业务综合治理，资金固定资产产权治理，成本治理，价格治理，财务打算、会计治理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策治理等，资产评估物资治理C14物资综合业务治理，物资供应，仓库治理，废旧物资处理、进口物资合同等。产品销售C15市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同）、协议，用户工程设计、安装、开通，售后服务、广告宣传等。生产技术治理类（D）生产调度D11生产组织，调度指挥工作，外协加工等。能源治理D12能源消耗定额治理，节能降耗工作等。安全治理D13安全生产治理，工伤事故处理，职工安全教育等。环境爱护D14环境爱护检测与操纵，污染治理等。案实体分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围生产技术管理类（D）科技治理D15科技综合治理，新产品、新技术综合开发，科技成果治理，技术革新、技术改造、合理化建议，工艺治理，专利治理，技术体制，技术引进，技术转让、技术合作合同、协议等。质量治理D16全面质量治理，贯彻iso2000标准体系治理、产品质量检测与操纵工作等。计量治理D17计量综合治理，各种计量检测工作，计量晋级与复查工作等。标准化工作D18企业技术标准化治理工作，各种技术标准档案等。档案和信息治理D19企业档案治理工作，各类差不多数据治理，计算机信息系统治理性工作，技术情报、图书、资料治理，各种专业会议、出国考察带回的文件资料。产品类（E）差不多范围内每项产品（型号）应包括从产品立项开发、设计、试制、鉴定；工艺工装、加工制造生产、检验、包装、商标、广告、产品技术成果创优、奖励等全过程及OEM产品的文件材料。电话机E21各种类型各种制式电话机。电报、电传机打印机E22收、发报机，各种类型的电传机、打印机传真机E23各种用途各种类型传真机。综合业务数字网终端机E24ISDN终端机及配套设备。办公自动化终端机E25办公自动化终端机及配套设备。档案实体分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围产品类（E）载波通信设备E31明线、电缆、微波用载波通信设备，特定用途载波通信设备，各种配套设备等。数字通信设备E32脉码调制复用、复接、终端，再生中继，增量调制，转换设备等各种配套设备。特高频（含短波）通信设备E33特高频通信机，倒换架，无人中继机，数字特高频通信机，各种配套设备，短波通信设备等。微波通信设备E34各种频段模拟数字微波通信设备，各种配套设备等。光纤通信设备E35光端机、光中继、光电合一通信设备，各种光纤传输设备，各种配套设备等。卫星通信设备E36地球站主设备，卫星通信各种配套设备。移动通信设备E37模拟数字移动通信系统基台、移动台及配套设备，寻呼系统寻呼台，寻呼器及配套设备等。电报通信设备E38载波机，转换设备，用户电报集中器，转报系统，调度架，配线架及各种配套设备等。数据通信设备E39数据复用，数据转接，调制解调，数传，数码通信数据复接交换及各种配套设备等。电缆E41各种电缆（含非通信电缆）及配套产品光缆E42各种光纤电缆及配套产品电杆E43长途电话交换设备E51各种人工、半自动、全自动长途电话交换设备及其配套设备。档案实体分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围产品类（E）局用电话交换设备E52市内电话交换设备（纵横纵制、准电子、程控交换机）及其配套设备，长市农电话交换设备及其配套设备，会议汇接调度电话设备等。用户电话交换设备E53各种用户电话交换机及其配套设备等。非话业务交换设备E54电报交换机、传真汇接交换台等非话交换设备及其配套设备等。通信电源E61整流器，配电屏，组合电源，变换器，逆变器远供电源，稳压器，变压器等及其配套设备。通信仪表E71传输测试，数字通信设备测试，光通信测试，微波测试，电报、传真测试，线路检测及通用测试仪器仪表等。元器件E81电子元件，机电元件，电子器件等产品。制版设备E91照排机（图文、平面式激光、地图、激光照排机），图片输入机等产品。非通信产品E92各种非通信用产品（含民用产品）科学技术研究类（F）按科研课题（或科研课题代号）F11每个科研课题应包括课题立项、研究预备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用全过程的文件材料。档案实体分