大学合同管理办法（试行）模板

大学合同管理办法（试行）第一章总则第一条为加强和规范学校的合同管理工作，提高合同质量，强化内部控制，防范法律风险，维护学校和师生员工的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等相关法律法规、政策及《xxxx大学章程》，并结合学校实际情况，制定本办法。第二条本办法所称合同，是指以学校名义与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更或终止民事权利义务关系的协议。包括学校对外订立的各类合同书、协议书以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的相关文件。第三条本办法所称合同管理，主要包括以下方面：合同的立项、资信调查、谈判、合同条款拟定;合同的订立、审核和授权；合同相关材料、信息和文件的收集、整理和归档；合同履行的指导与监督；合同管理违规行为的监督和追责。第四条学校对合同管理实行统一指导、分级审批、归口管理的工作机制。第五条未经学校授权或审批，学校的任何二级单位或个人均不得以学校名义或学校所属单位、部门的名义对外签订合同。任何部门和个人不得超越授权或审批的范围签订合同。第六条合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、商业秘密和学校工作秘密等，未经同意或批准，任何人不得以任何形式泄露。第二章合同的分工管理及职责第七条学校合同事务由学校的综合管理部门、归口管理部门、监督管理部门依各自职责进行分工管理。第八条学校办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责包括：制定学校合同管理相关制度，指导和监督各部门制定和完善其合同管理制度；协调法律顾问参与学校重大合同的起草、洽谈、订立等工作，并提出相关法律意见；协调法律顾问对学校重大合同、非格式化合同文本进行规范和法律审查；协调法律顾问为各部门办理合同事务提供法律咨询服务；协调法律顾问代表学校处理因合同纠纷而产生的协商、处理、调解、仲裁及诉讼活动；负责学校合同管理的监督、检查工作；（七）学校交办的涉及合同管理的其他工作。第九条学校各二级单位（含职能部门）是学校合同事务的归口管理部门。根据本部门的业务范围和工作职责，负责与本部门相关合同的归口管理工作。主要职责包括：制定本部门的合同管理制度；负责与业务范围内有关的合同起草、审核、签订、备案、监督和检查；协调处理与业务范围内有关的合同纠纷的协商、处理、调解、仲裁及诉讼活动；起草和规范业务范围内的各类合同范本；指导和监督合同的履行，处理履行中出现的问题；学校授权范围内的其他与合同事务有关的工作。第十条学校合同事务各归口管理部门的归口管理范围如下：审计处负责管理与委托审计服务相关的合同；教务处、研究生院负责管理与办学有关的合同，包括国内合作办学、联合培养与交流、教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设等合同；学生处、团委负责管理各类学生组织开展与学生活动、学生社会实践等有关的对外合作合同；科学技术处负责管理科研合作合同、项目合同，包括纵向、横向科研合作及技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务、出版等合同；国际交流与合作处负责管理境外合作交流框架合同、中外合作办学合同、境外本科生和研究生培养交流合同、涉外事务接待等合同；人事处负责管理人事聘用、人员进修培训、劳动劳务用工（仅指与学校签订劳动劳务合同人员）等合同；计划财务处负责管理资金借贷、财产保险、银校合作等合同；国有资产管理处负责管理学校货物及相关服务的政府采购合同，以及学校资产处置、场所租赁、无形资产使用等涉及的合同；校园建设处负责管理与学校建设工程有关的合同；公共事务处负责管理学校涉及的修缮、改造、装修、绿化等工程合同和供水、供电、供气、供暖等合同，以及学校外包的餐饮、商业等生活服务类合同；保卫处负责管理与学校安保、消防、交通设施等相关的合同；信息网络中心负责管理学校网络与信息技术服务等合同；各学院（部）负责管理与本学院（部）工作和业务相关的合同；上述所列部门之外的学校其他所有部门，负责管理与本部门工作和业务相关的合同。第十一条学校审计处是学校合同事务的监督管理部门。主要负责对合同签订、履行、验收等环节进行审计监督，通过开展合同审计，发现问题并提出整改意见。第三章合同的分级管理第十二条学校对合同事务进行归口管理的同时，还对合同事务进行分级管理。按照合同的性质、重要程度、金额大小，分为重大合同和一般合同。法律关系复杂、对学校有重要影响、合同金额较大的合同属于重大合同。重大合同之外的合同属于一般合同。第十三条学校的下列合同应属于重大合同：（一）合同金额100万元以上的采购合同，包括货物、技术和服务类合同；合同金额300万元以上的建设施工合同和合同金额50万元以上的设计、监理、勘察等其他合同；合同金额50万元以上的修缮、改造、装修、绿化等工程合同，和涉及学校供水、供电、供气、供暖合同，以及合同金额50万元以上的学校外包的餐饮、商业等生活服务类合同;申请设立隶属于学校的法人或其他社会组织的合同；对外设立产学研合作机构或重大项目的合同；合作办学合同；对外投资或以学校资产联合经营的合同；涉及学校无形资产转让、使用的合同；对外抵押担保、债权债务的清偿合同；涉外合同，即与国（境）外的学校、法人或其他组织签订的合作办学类合同；涉及“三重一大”事项的合同；法律关系复杂、疑难或具有重大社会影响的合同；可能对学校利益、声誉和发展产生重大影响的合同；学校认为应当按重大合同管理的其他合同。第十四条属于学校的重大合同应由合同归口管理部门对合同进行业务审查和拟定后，提交学校办公室进行法律审查，然后，提交业务主管校领导审查。本办法第十三条第（四）至（十五）项所涉及的合同，还需要提交校长办公会审核。第十五条一般合同如果有规范的合同范本，可采用合同范本，由合同归口管理部门进行审核后签订。凡属没有规范的合同范本或对合同范本进行了重大及实质性修改的合同，先由合同归口管理部门对合同进行业务审查后，再提交学校办公室进行法律审查。第四章合同的签订管理第十六条各合同归口管理部门在签订合同时应严格遵守国家的法律法规、政策、学校的相关规定和本办法的要求，坚持协商一致、平等互利、诚实守信的原则，维护学校的合法权益。第十七条合同签订前，各合同归口管理部门的具体承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行审核。第十八条合同条款应当完备，充分、全面表达双方的真实意图，兼顾双方的利益，合同一般应当包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的办法。合同签订的具体承办人还可以参考各类合同的示范文本并结合学校的实际需求完善合同的内容。合同有约定仲裁或诉讼管辖条款的，应尽可能约定由xxx仲裁委员会仲裁，或由学校所在地法院管辖。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。涉及学校房屋或场地租赁的合同期限一般不超过三年。第十九条合同归口管理部门应指定专人负责合同协商、拟定、报批和履行等工作。第二十条合同归口管理部门的专人，在向学校办公室提交拟签订的合同审核时，应提交合同审核流程表、合同拟签文本（涉外合同应提交中文文本）、合同签署的背景材料（合作背景、合同目的、合同相对人资信状况、履约能力、风险防范等）等相关送审材料。第二十一条国家或行业对有关合同格式有标准文本的，应当优先选用，但对涉及权利义务关系的条款还应结合学校的实际情况进行认真审查后加以修改。第二十二条学校对外订立合同，学校已制定合同范本的，应当优先适用学校合同范本；没有合同范本的，应当争取起草合同文本的权利，主导合同的谈判和订立，确保最大限度的实现学校权益。合同文本由合同归口管理部门负责起草，并由学校办公室审核确定。确有必要需由对方草拟的，应就合同条款积极进行沟通谈判，严格审查把关合同内容，维护学校合法权益。第二十三条合同归口管理部门会同学校办公室应针对若干类型合同制定示范文本，分期分批逐步建立合同示范文本库，定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并根据实际使用情况进行修订。第二十四条对于重大或较为复杂的合同，合同双方对合同条款存在重大分歧时，合同归口管理部门可邀请学校法律顾问和有关人员参与合同的谈判与拟定，必要时可聘请外部专家参与相关工作。合同内容协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。第二十五条合同归口管理部门在签订合同时，应当严格按照本办法第十四、十五条规定的重大合同和一般合同的审核流程和要求执行。第二十六条学校对外订立合同，应加盖学校合同专用章，并由学校法定代表人或授权代表在合同上签字。合同文本有多页的，应加盖骑缝章。合同盖章部门应留存一份合同原件备案。第二十七条未按照本办法及学校相关制度规定办理合同订立审核手续的，学校印章管理部门不予办理签章。第五章合同的履行管理第二十八条合同归口管理部门应按照合同的约定代表学校依法履行合同，协助解决合同履行中的问题，加强合同的全过程动态跟踪管理。合同归口管理部门应随时了解、检查合同的履行情况，对合同履行过程中的各个环节进行跟踪。第二十九条合同归口管理部门在合同履行过程中应实时监督合同相对方的合同履行情况，对可能影响合同履行的重要情况，要进行书面记录。合同履行中涉及的传真、来往信函、收发货单据、结算单据或电子邮件等均为合同履行的重要凭据，应妥善保存。第三十条合同履行中出现下列情形之一的，属于合同履行异常：合同签订的基础条件已经发生变化的；合同相对方要求变更合同主体或合同条款的；（三）合同相对方对合同的效力或履行提出异议的；合同相对方拒绝履行合同，或要求终止、解除合同的；合同相对方已经或将要发生违约行为的；学校无法继续履行合同的；学校已经或将要发生违约行为的；合同相对方要求学校承担违约责任的；发生不可抗力影响合同履行的；合同履行中发生其他争议的。前款第一项中的“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础等发生变化，足以影响合同继续履行的重要因素。第三十一条合同履行过程中如出现上述合同履行异常的情况，合同归口管理部门应及时向业务主管校领导汇报，并会同学校办公室共同研究后，按照形成的意见和方案，及时采取相应措施，妥善处理合同履行异常的情况。第六章合同的档案管理第三十二条合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，建立合同台账，对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪。第三十三条合同归口管理部门应当认真收集、整理和保存好合同相关文件资料，并按年度上交学校档案馆归档。合同归档相关文件资料的原件包括但不限于：合同台账、合同正本、审批（备案）流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。第七章合同的监督检查和责任第三十四条学校应建立健全合同管理年度报告和定期检查制度，定期对合同归口管理部门的合同管理及履行状况进行检查。第三十五条合同归口管理部门应每年对业务主管范围内的合同管理情况进行自查，并按年度向学校提交本部门合同管理情况的自查报告。第三十六条有下列情形之一，给学校造成严重损失或不良影响的，由学校纪检监察部门会同有关单位，根据情节轻重，追究相关责任部门和责任人的责任，对涉嫌严重违法和职务犯罪的，依法移送司法机关：未认真调查合同相对方的主体资格、履约能力及权限，造成学校利益受损的；隐瞒事实真相或虚构事实