食品生产加工企业质量安全档案管理指导书

食品生产加工企业质量安全档案管理指导书SHIPINQIYEZHILIANGANQUANDANGANGUANLI江苏省宿迁质量技术监督局食品生产监管处二0一0年四月为指导企业全面落实质量安全主体责任，进一步规范食品质量安全档案管理，提高科学化管理水平，特制定本指导书。一、食品安全法有关要求《食品安全法》及其实施条例：“食品企业应如实记录进货查验情况、食品出厂检验情况和食品生产过程的安全管理情况，记录的保存期限不得少于2年。”二、食品质量安全档案管理的含义食品生产加工企业在食品生产经营等活动中，形成的关于食品质量安全方面的，应保存的各种文字、图表、声像、实物等资料、物件，按照一定的要求进行档案管理。三、食品质量安全档案管理的基本要求（一）范围明确：管理的资料、物件，都是关于食品质量安全方面的，与食品质量安全无关的不予收集、管理。（二）内容真实：所要管理的材料，都是在食品生产经营活动中形成的客观、真实的资料、物件，是行为过程和结果的真实反映。不得损毁、人为篡改相关资料（三）岗位采收：由企业各个环节、各个岗位的相关责任人，在履行职责过程中，采集、收理好各自的资料、物件。

（四）定期集中：根据企业实际情况和传统做法，明确各岗位定期将采收的资料、物件，交给统一管理的人或部门。（五）系统完整：各种资料按照类、种、项、件等，由大类到小类系统编号存档，保证各种资料及其信息的完整性。（六）分类统管：统一管理部门，对集中来的资料、物件，按照规定实施分类管理。（七）提高应用：对档案资料要加强检查、考核、总结和提高应用，反过来指导各项工作的改进。四、档案分类规则序号分类档案类号各类材料的编号方法保存期限要求1管理规范文件DA-01举例：DA-01-02-03-2010DA-01：代表的是管理规范文件（类）资料；02：代表的是管理规范文件（类）里的技术标准（种）资料，按01、02、03编续；03：代表是技术标准（种）里的（项）资料，按01、02、03编续；2010：代表资料归档的年份；（注：企业还可进一步细分编号）1、有法律规定的按规定执行；2、没有法律规定的，不应低于记载的资证有效期；3、企业可作出超过常规保存期限的规定。2企业资质材料DA-023食品生产许可申证材料DA-034落实主体责任八项制度记录DA-045落实主体责任七项要求记录DA-056监管部门留证材料DA-067检验留存样品DA-078外协资料DA-089其他DA-09五、档案分类（一）管理规范文件（DA-01）法律法规、技术标准、质量手册、管理性文件、程序性文件、制度等。（二）企业资质材料（DA-02）1、食品生产许可证；2、营业执照；3、代码证书；4、厂房所有权证明（或租赁证明）；5、企业法人或者负责人身份证明；6、水质证明；7、化验员合格证明等；（三）食品生产许可申证材料（DA-03）1、申请书材料（1套）；2、发证检验报告；3、审查表；4、整改表等。（四）落实主体责任八大制度记录（DA-04）1、产品方面：（1）进货查验记录制度——原辅材料进货查验记录（应分为食品原料、食品添加剂、食品相关产品）；（2）生产过程控制制度——产品配料记录，关键质控点记录，产品过程质量检验记录，场所、设施设备、人员卫生监控记录等；（3）出厂检验记录制度——出厂检验记录，检验报告等；（4）不合格品管理制度——不合格品处理记录（包括原料、半成品、成品）；（5）不安全食品召回制度——不安全食品召回处理记录；2、人员方面：（1）从业人员健康档案制度——人员名册，人员健康档案，健康证等；（2）食品安全培训档案制度——人员培训记录（包括考试卷、影像资料等）3、投诉方面：消费者投诉受理制度——消费者投诉受理记录；（五）落实主体责任七项要求记录（DA-05）1、资质、标识方面：（1）资质的一致性——（看资质材料，及与实地核对）；（2）包装标识——所有产品标签都保存一套，标签底纸格式见附件。2、备案、销售方面：（1）企业标准备案——备案资料；（2）委托加工备案——备案资料；（3）销售查验台帐——出厂销售记录；3、风险、事故方面：（1）食品安全风险信息收集——收集资料；（2）食品安全事故处置——事故应急方案等。（六）监管部门留证材料（DA-06）1、日常监管记录；2、检验报告；国家、省级、市级抽查检验记录3、各种督改、告知材料等。（七）检验留存样品（DA-07）1、检验样品留存及处理清单（可统一交管，但样品柜可仍放在化验室，由相关人员管理）；2、留存样品（统一标识）（八）外协资料（DA-08）检验委托书等。（九）其他资料（DA-09）如日常质量管理会议记录等。说明：1、各种档案资料附件（包括影像资料等），应系列编号并与主件并存；2、未列明归档的资料，企业可根据性质、内容，相应地编入既有的档案类中，不能编入的，列入“其他资料”类。六、档案资料收集及封面要求（一）根据具体情况，或按月或按季集中；（二）对集中的一个时段的资料，加上统一封面，进行统一装订收存。（三）封面内容应包括资料名称、来源、时段、档案号、保管有效期、保管人等（见附1，如为半开纸，将编排压缩，内容不变）七、档案设施及资料索引、管理（一）保证档案用房、档案柜、档案用电脑等；（二）建立档案资料索引；（三）适时清理档案，及时销毁过期失效资料。（对过期资料的定义，销毁过期资料也应做好相应的记录）八、落实档案管理责任制明确专（兼）职人员负责档案统管工作，制定和落实档案管理制度。九、争创食品质量安全档案管理先进单位各食品企业要以落实质量安全主体责任为动力，积极开展争创食品质量安全主体责任先进单位活