高效时间管理技巧学案七

高效时间管理技巧学案七问问你自己你每天的时间够用吗？你对时间的安排合理吗？你每天的工作效率高吗？你每天过得充实吗？你有危机感吗？你的生活紧张吗？你遇到的时间难题有哪些？假如今天是你生命中的最后一天？你的一天是怎么过的？版权所有北京春风训练课程内容时间的特性时间管理的法则时间管理和工作安排

的系统方法及工具浪费时间的陷阱时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。－－－－鲁迅明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。——文嘉《明日歌》时间的特性要预先设定目标、规划时间（每年、每月、每周、每日）头一天晚上明确明日目标上周末前明确下周目标上月30日前明确下月目标上年度11前明确明年目标人生规划六大主要领域健康、家庭、事业、财务、心理、社交制定规划的五大原则明确、量化、挑战、长短、时限第一法则:预先规划时间管理的法则分清优先顺序，重要级别时间管理ABC法则(A：最重要B:重要C：不重要)A级优先—必须做的事B级优先—应该做的事C级优先—可以去做的事用大块时间聚焦、优先解决A类事件压缩B类事件不做C类事件我们要经常问自己：假如今天只做一件事我做什么？20：80法则第二法则:要事第一每天的时间管理任务清单追踪检查系统当日事当日毕杜绝拖延凡事设定时限第三法则:行动日志(时间管理工具)帕金森定律：你给他多少时间，他就会用掉多少时间。你是如何规划一天时间的？我们能给我们的时间打几折？我们如何让早上上班前40分钟时间变成10分钟？时间是像海绵，我们需要不断压缩时间。我们不能改变时间的长度，但可以改变时间宽度。第四法则:一天当三天过决策失误是重大失误，我们通常会犯如下错误：个人决策匆忙草率不懂放弃不切实际第五法则:做对决策授权的本质：复制自己，用别人的时间好处：增强信任培养下属做更重要的事方法：找对人（用人所长，顺势而为）由简至繁（分阶段授权）明确结果（请重复一遍）责权利一致，做出承诺检查帮助承担责任（授权不等于弃权）第六法则:授权时间管理和工作安排

的系统方法关于时间管理时间能管理吗?你真的没时间吗?你有多少时间用在工作上?效率（Efficiency）V.S.

效果（Effectiveness)效率：把事情做对（Dothethingsright）效果：做对的事情（Dotherightthings）效能：把对的事情做对（Dotherightthingsright）输入输出一般工作者输出输入聪明工作者自己做别人做排入工作行程Scheduling授权Delegation如何节省时间时间管理的基本认识知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上时间无法管理,事情/任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利用的时间多善用管理工具提升时间利用效率确立目标（Goal）/愿景（Vision）设立短期目标（Objective）制定工作计划（Planning）区分轻重缓急（Prioritizing）管理时间的四大任务个人管理的四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整PDCA循环——戴明环P（Plan）——计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定；D（DO）——执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容；C（Check）——检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题；A（Act）——行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作时遵循；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决。制定目标时应该遵循法则

——目标设定的课题成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。可衡量的(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。可控制的(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。可想象的(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可信的(Believable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可达到的(Achievable)

I

²

危机

²

紧迫的问题

²

已到期的项目

²

会议

II

²

准备事项

²

预防措施

²

价值整合

²

计划

²

关系建立

²

真正的休闲

²

授权

III

²

不预期的打扰─如电话

²

某些信件、某些报告

²

某些会议

²

某些触手可及的事情

²

你喜欢做的事情

IV

²

过于简单的事

²

垃圾信件

²

某些电话

²

一些会浪费时间的事

紧急

不紧急

重

要

不重要

时间管理矩阵工作日志时间工作内容工作分类实际花费时间ABC完成每日时间规划法列出任务估计工作需要时间预留机动时间给意外事件决定优先,删减和委派事后检查日程计划日程计划-举例

时间日志定时将您使用时间的方式忠实记录起来是帮助您开始时间管理的最佳方式时间工作安排工作优先度备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00

1.

按照自己的需求修改每日时间日志

为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。

2.

填写时间日志

随身带着每日时间日志，以每15分钟为一单位，忠实正确的将你在这15分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天…等。

如何填写每日时间日志如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期

计划时间运用的指导方针总是把你的计划写下来。保持集中力在你将预定完成的目标上。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。先将主要的事项及活动计划好。多花心思在计划每天的一开始。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。多留一些时间给重要的工作。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。

建立一些弹性在突如其来的事件上。每一天拨出一些供思考的时间给自己。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先将明日的行程排好。请你的秘书来协助你安排行程。将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。描述要获得的结果—要完成什么任务评估现状,

分析外部的机会与威胁、内部的强弱项界定目标制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限)计算预算费用,包括金钱、人力、时间制定时间表执行计划跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤工作计划WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?准备演示纲要 ?给上司的成本分析报告 ?清理预算分析资料 ?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程 ?顾客意见反馈分析?评估地点 ?项目进度时程安排?新产品上市 ?扩大市场占有率列表任务名称:日期:工作项目重要性开始结束负责人成果评价制作工作计划管理者的时间计划善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间预留可弹性运用的时间以应对突发状况将琐碎的工作交由部属处理将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作谁偷了你的时间?浪费时间的陷阱缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说“不”拖延时间浪费的陷阱未事先约定的访客

给自己一段安静的时间SayNo!拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益避免干扰避免干扰

尽量减少代接与授权留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接结束前清楚说明会议结论与要求1、计划欠妥7、欠缺自律13、用人不当2、贪求过多8、无力拒绝14、社交闲谈3、不速之客9、做事绝延15、权贵混淆4、条理不清10、无效会议16、沟通不良5、事必躬亲11、文件繁杂17、进度失控6、电话干扰12、工作搁置18、应付危机跳脱时间陷阱经理人应经常问的问题我的工作如何对公司的策略产生贡献？我的主要角色与职责是什么？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些是公司期望未来去做的事？如何进行时间管理确立自己的角色选择重要的事,排定优先顺序了解自己的时间到哪去了设立目标计划和安排日程避免干扰井然有序

,逃离时间的陷阱时间管理就是对生命的管理每个人的时间都是有限的每个人的时间都是有价