外贸跟单理论与实务之物料采购跟单概述

5物料采购跟单国际商务教研室陈园园外贸跟单理论与实务学期考评AssessmentFormofAssessmentNatureofAssessmentFormatWeightingAttendanceIndividualN/A10%ParticipationIndividualN/A10%PracticalTrainingExercisesIndividualWritten30%FinalExaminationIndividualWritten50%样品跟单大货跟单交付结算跟单订单审核管理和服务跟单跟单基本流程包括原材料采购、生产进度、生产质量、包装、运输等跟单任务知识模块物料采购概述物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的基本流程物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单方法1、物料采购概述物料采购含义物料采购指企业为了完成既定的产品生产的需要，以事先规定的方式、方法和程序，对物料（包括原材料、设备、仪器仪表、软件及技术服务）的购买。物料采购不仅是指具体的采购过程，而且也是对采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称。物料采购的起因

1.生产企业因生产交货需要2.生产企业因产品（成套）配套生产需要3.外贸公司等因来料加工、供料加工需要4.外贸公司因成套出口需要5.外贸公司在物料价格看涨时为锁定成本企业物料采购的内容原料辅助材料半成品成品固定设备MRO物品（Maintenance,Repair,Operation）物料采购跟单的含义物料采购跟单物料（面料、零部件、辅料）采购跟单是指跟单员根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数量和交货期等条款向国内有关原材料供应商进行采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商品的有序生产。2、物料采购跟单的基本要求（重要考点）物料采采购跟跟单基基本要要求适当的的交货货时间间适当的的交货货质量量适当的的交货货地点点适当的的交货货数量量适当的的交货货价格格一、适适当的的交货货时间间（一））延迟交交货会增加加企业业的生产成成本由于原原材料料进货货的延延误，，出现现生产产待料料空等等或延延误，，导致致生产产效率率下降降。为追上上生产产进度度，需需要加加班或或增加加员工工，致致使人人工费费用增增加。。采用替替代品品或使使用低低品质质的原原材料料，造造成产产品质质量不不符合合要求求，引引起纠纠纷。。交货延延误的的频率率越高高，跟跟催工工作费费用就就越高高。一、适适当的的交货货时间间（二））提早交交货会增加加经营成成本不急于于要用用的货货品提提早交交货，，会增增加采采购方方仓储储费、、短途途搬运运费等等费用用。供应商商提前前交货货，采采购方方提前前，增增加采采购方方库存存货物物的资资金占占用时时间，，导致致资金金使用用效率率下降降。允许供供应商商提早早交货货，会会导致致供应应商发发生其其他交交货的的延迟迟。因因为供供应商商为提提高自自身资资金使使用效效率，，会优优先生生产高高价格格的货货品以以提早早交货货，会会造成成其他他低价价格产产品的的延迟迟交货货。二、适适当的的交货货质量量原材料料质量量达不不到企企业使用要要求：会导致致企业业内部部相关关人员员花费费大量量的时时间与与精力力去处处理，，增加加大量量的管管理费费用。。会导致致企业业在重重检、、挑选选上花花费额额外的的时间间与精精力，，造成成检验验费用用增加加。会导致致生产产线返返工增增多，，降低低生产产效率率。会导致致生产产计划划推迟迟，有有可能能引起起不能能按承承诺的的时间间向客客户交交货，，会降降低客客户对对企业业的信信任度度。会引起起客户户退货货，导导致企企业蒙蒙受严严重损损失，，严重重的会会丢失失客户户。三、适适当的的交货货地点点合适的的交货货地点点：只要离离企业业最近近、方方便企企业装装卸运运输的的地点点。比比如港港口、、物流流中心心企业业的仓仓库。。因此跟跟单员员应重重点选选择那那些离离企业业近，，交通通方便便的供供应商商。因因为交交货地地点不不当，，会增增加原原材料料的运运输、、装卸卸和保保管成成本。。四、适适当的的交货货数量量跟单员员应根根据资资金、、资金金周转转率、、储存存运输输成本本、原原材料料采购购计划划等综综合计计算出出最经经济的的交货货量。。效益益如下下：采购所所需要要的数数量，，不会会或很很少产产生仓仓库库库存，，可以以节省省仓储储费用用，避避免装装卸费费用增增加。。采购所所需要要的数数量，，不会会发生生因产产品设设计变变更或或采用用替代代材料料时而而出现现库存存呆料料，既既节省省材料料款，，又不不会是是仓储储费用用持续续发生生。每次交交货的的物料料刚好好满足足企业业使用用，不不会产产生过过多的的库存存。五、适适当的的交货货价格格多渠道道获得得商品品报价价一般多多渠道道报价价的供供应商商应不不少于于五家家。在在询价价时应应进行行压价价和还还价，，以了了解和和掌握握最低低的市市场价价位。。比价将不同同供应应商报报价单单中的的条件件转化化为相相对一一致后后，比比较最最低报报价信信息。。议价筛选出出价格格最适适当的的两至至三家家报价价进入入议价价。定价（（正式式采购购价））确定双双方可可接受受的价价格。。跟单单员一一般对对每个个产品品的采采购，，需保保留三三个以以上供供应商商的报报价，，让供供应商商知道道有竞竞争者者。他他们会会努力力改善善合作作关系系，企企业才才会获获得更更好的的报价价和服服务。。交货时间合理理交货地点合理理交货数量合理理交货价格合理理交货质量合理理原材料采购跟跟单的要求只要离企业最最近，方便企企业装卸运输输的地点都是是适当的交货货地点适当的交货时时间是采购跟跟单的中心任任务够用就好尽可能保有三三个以上供应应商的报价打样时应令厂厂方同时报来来耗量,如同款由不同同工厂打样,更应令各厂同同时报来以便便比较核对!满足企业的使使用需要单选题在原材料采购购过程中，提提早交货可能能会导致（））。增加供货方的的生产成本增加收货方的的经营成本增加收货方员员工数量增加收货方的的距离答案：B单选题在原材料采购购过程中，采采购方可以通通过以下（））方式获得得适当的交货货价格。获取多渠道的的价格获取多渠道的的信息获取多渠道的的人员获取多渠道的的地方答案：A单选题在原材料采购购过程中，采采购方需要获获得适当的交交货数量，其其中‘适当’’含义是（））减少仓储费用用减少人力资源源成本减少从业岗位位减少资源消耗耗答案：A单选题在原材料采购购过程中，采采购方需要获获得适当的交交货质量，其其中‘适当’’含义是（））满足企业使用用要求满足企业交货货要求满足企业生产产要求满足企业仓储储要求答案：A单选题在原材料采购购过程中，采采购方需要获获得适当的交交货地点，其其中‘适当’’含义是（））间接筹借企业业资源直接提高产品品质量减少仓储与运运输费用减少成品在途途时间答案：C07年考试判判断题在原材料、辅辅料跟单时，，跟单员的中中心任务是重重点跟踪合理理的交货期、、合适的价格格、合乎合同同要求的质量量和数量。答案：对08年考试多多选题外贸跟单员对对原材料采购购跟单过程的的基本要求是是（）。恰当的交货数数量恰当的交货时时间恰当的交货地地点恰当的交货质质量答案：ABCD3、物料采购跟跟单的基本流流程物料采购的基基本流程

确认需求

货物跟催选择供应商

支付货款描述需求

验收货物

订单安排确定价格记录并维护档案结案原材料采购的的一般流程采购单的主要要内容有原材材料的名称、、型号与规格格、价格、质质量要求和交交货期等。跟踪原材料供供应商的生产产加工工艺、、原料、加工工过程、组装装总测和包装装入库跟单员应与原原材料供应商商商定检验日日期与地点，，并通知检验验人员对原材材料进行检验验，如有问题题应及时处理理审查/制作物料采购单

内部报批

跟踪物料采购单

物料检验

物料进仓跟单员应协调调好原材料供供应商与加工工企业仓库之之间的送货和和接收工作，，对入库货物物、包装和数数量及各种单单据进行核准准签收一、制作/审查《采购物料申请请单》采购部门

采购日期年月日需要日期年月日制造单号

采购编号

承办人

序号商品名称型号规格数量单价入库时间总价使用时间

预算金额元总价合计

一、采购原因简述：_____________________________________________________二、供货厂家名称、地址或电话：1.________2.________3._________三、以前曾有类似的采购？□否□是（请写采购编号__________________________）四、是否需要指定品牌：□否□是理由如下：_____________________________________）五、需维护服务？□否□是六、交货地点：___________________________________________________________________七、质量要求：___________________________________________________________________八、资金准备：□否□是

□不足，缺少_________元九、验收时间须超过7天以上？□否□是十、审核批准签字申请部门领导签字

复核人签字

财务部门负责人签字

批准人签字

跟单员在审查查《采购原材料辅辅料申请单》时应关注的问问题：1、采购人的确确认。采购所需的内内容，只有需需用部门、业业务员最为清清楚，由部门门、业务员提提出采购。2、确定原材料料要求的内容容。包括原材料的的规格、成分分、尺寸、形形状、强度、、精密度、耗耗损率、合格格率、色泽、、操作方式、、维护等以及及售后服务的的速度、次数数、地点等。。3．以型号规格格表明采购的的标准。包括厂牌或商商标、形状或或尺度、化学学成分或物理理特性、生产产方式或制作作方法、市场场等级、标准准规格、样品品、图纸、性性能、效果、、用途等。4．原材料采购购量的确认。。应与对外合同同、订单总量量相匹配，或或者稍小于对对外合同订单单总量。对需需求部门或业业务员的原材材料采购量进进行复核。5、原材料需需求日期的的确认。制作采购单单（采购合合同）企业的物料采购单单，常用于长长期合作的的供应商。。对于新开发发的供应商商，双方在在初次合作作时，需要要做一个总物料采购购合同，明确一系系列交易行行为，初次次合作成功功后，一般般多转用物物料采购单单这种简单单、快捷的的形式。采购单是双双方交货、、验收、付付款的重要要依据之一一。跟单员负责拟定的的采购合同同的关键点：原材料名称称、价格、、质量标准准、采购量量、交货地地点、交货货日期等，，对于关键键原材料必必要的时候候还需附有有图纸、技技术规范、、标准等。。制作采购单单确定采购需需求1选择认证生生产供应商商2确定价格及及其他采购购条件3发出采购单4特别注意：：1、制作采购购单的制作作人必须是是业务人员员；2、必须书面面发出采购购单原材料市场场及供应商商的调查调查内容包包括（1）原材料市市场的规模模、容量和和特点；（（2）原材料市市场的环境境包括两个过过程（1）初初步步调调查查；；（（2）深深入入调调查查原材材料料市市场场调调查查原材材料料供供应应商商调调查查采购购单单采购购单单（（合合同同））背背面面内内容容在采采购购单单的的背背面面，，多多有有附附加加条条款款的的规规定定，，亦亦构构成成采采购购单单的的一一部部分分。。采购购单单二、、跟跟踪踪物物料料采采购购单单采购购单单跟跟踪踪是是跟跟单单员员花花费费精精力力最最多多的的环环节节。。对于于长长期期合合作作、、信信誉誉良良好好的的供供应应商商，，可可以以不不进进行行采采购购单单跟跟踪踪。。但是是对对一一些些重重要要或或紧紧急急的的原原材材料料的的采采购购单单，，跟跟单单员员则则应应全全力力跟跟踪踪。。1跟踪踪供供应应商商的的生生产产加加工工工工艺艺2跟踪踪原原材材料料入入库库3跟踪踪加加工工过过程程4跟踪踪组组装装总总测测采购购单单的的跟跟踪踪1跟踪踪包包装装成成品品入入库库5原材材料料采采购购的的跟跟催催办办法法：：1、一一般般监监视视2、预预定定进进度度时时程程的的监监控控3、生生产产企企业业的的实实地地查查证证确定定检检验验日日期期进行行原原材材料料检检验验通知知检检验验人人员员处理理质质量量检检验验问问题题三、、跟跟踪踪物物料料质质量量检检验验如要要求求供供应应商商换换货货，，以以及及包包括括扣扣款款、、质质量量整整改改、、降降级级使使用用、、取取消消供供应应商商资资格格等等大型型零零部部件件、、成成套套设设备备部部件件、、大大型型电电子子装装置置部部件件需需现现场场检检验验；；电电子子元元器器件件、、轻轻小小型型物物品品送送采采购购方方检检验验。。对紧急原原材料、、零部件件要优先先检验。。进行原材材料检验验一般原材材料，正正常检验验程序。。重要原材材料，质质量不稳稳定的，，严加检检验。不重要原原材料，，质量稳稳定的，，放宽检检验。检验结果果：合格格材料、、不合格格材料不合格材材料：致致命缺陷陷、严重重缺陷、、轻微缺缺陷检验结果果应以数数据监测测以及相相关记录录描述为为准。原材料检检验报告告单合同号原料名称生产单位总数抽验率色号花型两头色差样品两边色差匹间色差强力缩水率疵点情况密度耐热度抽验结果订货意见大货面料料的抽查查率一般般控制在在10%，如发现现问题再再抽取10%做同类查查验纺织面料料主要瑕瑕疵：布布面污渍渍、纬斜斜、左中中右色差差、头尾尾色差、、缸差、、手感差差、断经经、断纬纬、经痕痕、油污污、色花花、粗纱纱、杂纱纱、异纱纱、色污污、并经经并纬、、胶条、、胶痕、、漏胶、、胶粒等等大货面料料检查的的重点内内容是：：颜色、、破损、、污迹、、缩水率率和克重重四、物物料进进仓协调送送货12345协调接接收通知进进货原材料料入库库处理原原材料料接收收问题题（1）检查查即将将送达达的货货物清清单信信息是是否完完整（（包括括原材材料的的采购购单、、型号号、数数量等等）；；（2）接收收原材材料，，对应应采购购单进进行核核查；；（3）检查查送货货单据据及装装箱单单据；；（4）检查查包装装与外外观，，注意意原材材料检检验合合格后后才能能卸货货；（（5）卸货货；（（6）清点点原材材料；；（7）搬运运人库库；（（8）填写写“原材料料入库库单据据”，注意原原材料料检验验合格格后才才能填填写原原材料料人库库单；（9）将原原材料料人库库信息息录人人存储储信息息系统统中。。（1）原材材料（（零部部件））型号号与采采购单单中的的要求求不一一致；；（2）未按按照采采购单单中指指定的的原材材料数数量送送货；；（3）交货货日期期不对对；（4）原材材料的的包装装质量量不符符合要要求等等。跟单员员要与与供应应商协协调送送货时时间。。如果果供应应商没没有得得到采采购方方许可可就送送货，，会导导致仓仓储费费用增增加；；如果果跟单单员没没有和和供应应商协协调好好就要要求送送货，，可能能导致致物料料不能能按期期到达达。在供应应商送送货前前，跟跟单员员要协协调好好仓库库部门门的接接受工工作，，否则则会出出现供供应商商送货货人员员及运运输车车辆等等待较较长时时间，，甚至至物料料被拉拉回供供应商商所在在地的的情况况发生生。11年年考试试多选选题一般而而言，，对于于不合合格的的原材材料应应该采采取（（））。修复使使用直接退退回隔离存存放涂以别别的颜颜色答案：：BC4、物料采采购跟跟单中中易出出现的的问题题（一））原材材料供供应商商的原原因管理能力方面生产交货时间计算错误，生产、采购进程管理不健全，质量管理不到位，对再转包管理不严，交货期责任意识不强。生产能力方面超过产能接单；临时急单插入；小批量订单需合起来生产；需调度的材料、零配件采购延迟，生产量掌握不准确；不合格品产生较多。技术能力方面超过技术工艺标准接单；对新下单产品不熟悉；机器设备故障率高。其他方面员工工资低造成工作不努力；春节期间员工流动量大，节后招工不足；企业经营业绩不佳；经营者考虑调整经营方向等。4、物料采采购跟跟单中中易出出现的的问题题（二））原材材料采采购方方的原原因管理能力方面（1）采购方对原材料供应商的生产能力或技术能力调查不深入，出现原材料供应商选定失误。（2）采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误。（3）采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不符合要求。信息沟通方面采购方与供应商沟通存在问题，采购单或指示联络事项阐述不清，单方面制定交货期，业务手续不全造成工作耽误。其他方面跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。5、物料料采购购跟单单方法法跟单员员需要要再预预定的的交货货期开开始前前数天天提醒醒供应应商，，一方方面给给供应应商适适当的的压力力，另另一方方面可可及时时掌握握供应应商是是否按按期交交货或或能否否交够够所需需数量量等情情况的的第一一手资资料，，从而而尽快快采取取相应应措施施。催单的的目的的是使供供应商商在必必要的的时候候送达达所采采购的的原材材料，，以降降低企企业的的经营营成本本。5、物料料采购购跟单单方法法（一））一般般监控控按采购购单跟跟催：：联单单法、、统计计法、、跟催催箱法法、计计算机机提醒醒法。。定期跟跟催（二））预定定进度度管理理时间间（三））生产产企业业实地地考察察1.事前规规划2.事中执执行3.事后考考核包括确确定交交货日日期及及数量量、了了解供供应商商生产产设备备利用用率、、要求求供应应商提提供生生产计计划表表或交交货日日程表表、提提高供供应商商的物物料及及生产产管理理、贮贮备替替代来来源等等。包括了了解供供应商商备料料情况况和生生产效效率、、提供供必要要的材材料模模具或或技术术支援援、加加强交交货前前的催单工工作、、尽量量减少少规格格变更更、及及时通通知交交货期期及数数量的的变更更等。。包括对对交货货延迟迟的原原因进进行分分析并并做好好对策策措施施准备备、分分析是是否需需要更更换供供应商商、执执行对对供应应商的的奖惩惩办法法、完完成物物料采采购交交易后后对余余料、、模具具、图图纸等等收回回处理理、做做好考考核结结案记记录和和归档档工作作。5、物料料采购购跟单单方法法小李是是公司司新来来的跟跟单员员，刚刚大学