秘书理论-秘书学-教学课件

如秘书学学习目标一、理解秘书学的基础知识和基本理论。

二、掌握秘书实务和基本技能。

如秘书学学习目标一、理解秘书学的基础知识和基本理1如秘书学学习内容一、秘书学的基础知识和基本理论，内容包括：秘书、秘书工作、秘书学的概念、历史发展、秘书组织机构、秘书人员的素养、智能、心理、性格、性别特征、培训、鉴定、秘书的社会活动、角色意识、人际关系等。二、秘书实务和基本技能，内容办公室管理、通讯、督查、保密、接待、值班、日程安排、信息与调查研究、会议组织、信访工作、沟通与协调、公文写作与处理、立卷归档工作等。如秘书学学习内容一、秘书学的基础知识和基本理论，内容包括：秘2如秘书学概述

一、秘书学的涵义

秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。秘书工作是一种社会现象，因此秘书学属于社会学范畴。秘书学是要告诉即将或已经成为秘书的人们，要成为一个称职的秘书，就必须怎样去做。如秘书学概述一、秘书学的涵义3如秘书学概述二、秘书学研究的对象1、研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；2、研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；3、研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；4、研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；5、研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。如秘书学概述二、秘书学研究的对象4你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？5小秘书脑袋装着总经理思维1993年毕业之后，他开始在曾被称为“中国证券之父”的万国证券总经理管金生身边做秘书。作为秘书，老板的生活琐事都要打理好。老板的日程安排、生活琐事以及来客接待，这些是秘书基本工作，做好这些是应该的，但是除此之外要做的事，则可以看出秘书之间差异。小秘书脑袋装着总经理思维1993年毕业之后，他开始在曾被称为6如百安居卫哲：当小秘书就在为十年后当总裁做准备比如为老板做口译，卫哲说，如果直接逐字逐句的翻译，其中一些信息对老板并没有用处，尤其是在商业谈判中，对方言语中流露出来的倾向性远比表面意思重要。秘书的工作很烦琐，但是卫哲却在这些细小的事情学到了管理知识。比如文件的传阅，一般的秘书处理会按照时间先后顺序，放在老板的桌子上；卫哲的做法不一样，他会按照自己理解的重要性来排序，并且找出文件之间关联性，把内容有关联的文件放在一起。“不这么做，并没有人认为不对，但是如果能为老板的工作提高效率，那就是你分内的事”卫哲说：“更重要的是，如果你能以老板的视角，而不是老板秘书的视角来看那些文件，你也就学到了一些管理者的经验。秘书生涯不到一年，卫哲就被提升为万国证券资产管理总部副总经理，当时他年仅23岁。如百安居卫哲：比如为老板做口译，卫哲说，如果7秘书学

上编秘书理论秘书学

上编秘书理论8

第一章绪论

[学习目的]了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。

第一章绪论9第一节秘书定义、类别、层次一、秘书的来由与定义

据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物：

一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》：“与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。如《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。第一节秘书定义、类别、层次10秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（光积昌等编译的《现代社会·秘书》）秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著《秘书学与秘书工作》）“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编《秘书学》）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公11根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的“秘书国家职业标准”，把秘书视为一种职业名称，秘书的定义为：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”（劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》北京：海潮出版社，2003年）

所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的“秘书12二、秘书的类别（一）从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。2、非公务秘书（私人秘书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。

二、秘书的类别13（二）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。

1、文字秘书文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。2、机要秘书机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。3、信访秘书信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。4、通讯秘书通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。5、事务秘书事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。6、生活秘书生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。

（二）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为14（三）

按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。（三）按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为15三、秘书的层次我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次：1、高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。2、中级秘书中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。3、初级秘书初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员三、秘书的层次16对秘书层次的划分，其他观点，认为“主要应以秘书所承担的工作对领导工作影响的深浅、作用的大小为依据，并结合有关的地位，秘书的个人条件来确定。”（陈贤华《秘书工作论》）“按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、办事员等七个层次。”（周励《实用秘书学》）对秘书层次的划分，其他观点，认为“主要应以秘书所承担17“秘书国家职业标准”则将秘书分为四个等级，分别为

五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具备其他相应条件、也可申报）。“秘书国家职业标准”则将秘书分为四个等级，分别为18如

第二节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构设置的原则：精简原则；纵向层次少；横向幅度大。如第二节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构设置19如

第二节秘书工作机构的设置二、秘书工作机构的设置原则具体表现：1、凡独立单位必须设置秘书机构；2、秘书机构的组织形式、人员配备必须精简、合理、高效；3、秘书机构与所属机关在工作性质上必适应。例如:中南大学办公室机构设置与内设机构人员分布及联系表.htm如第二节秘书工作机构的设置二、秘书工作机构的设20如

第二节秘书工作机构的设置三、各级各类秘书机构大致如下：

根据各级机关级别的不同，秘书机构分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。各级秘书机构（主要指党政机关）大致如下：

1、中央机关的秘书机构；2、省、市、县级的秘书机构；3、基层单位的秘书机构。各类秘书机构大致如下：

1、人民解放军的秘书机构；2、企事业单位的秘书机构；3、民主党派和人民团体的秘书机构；4、临时秘书机构。如第二节秘书工作机构的设置三、各级各类秘书机构21如

第二节秘书工作机构的设置四、秘书机构的领导关系：

1、秘书机构只直接对所属机关负责；2、秘书机构之间的联系。如第二节秘书工作机构的设置四、秘书机构的领导关22如

第三节秘书工作秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。如第三节秘书工作秘书和秘书工作，作为客观23一、秘书工作的特点：

秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点：1．辅助性

2．被动性3．事务性4．综合性。一、秘书工作的特点：24二、秘书工作的原则：1．准确2．迅速3．求实4．保密。二、秘书工作的原则：25阅读资料

女秘书偷资料泄漏机密

百事帮可口可乐抓家贼窃取公司的饮料配方、企图出售给竞争对手，这种吃里爬外的事竟然发生在著名的可口可乐公司里。2006年7月6日，包括一名可口可乐公司高级雇员在内的3名犯罪嫌疑人在亚特兰大接受审讯。美国司法机关逮捕这3个人时表示，他们面临的指控是商业欺诈、非法窃取并出售商业机密。掌握有可口可乐公司详细和机密资料的男子承认，这些文件都是可口可乐公司高级雇员41岁的女秘书威廉斯从公司内部搞出来的。同时，调查人员通过监视录像也有了重大发现。在可口可乐总部工作的女秘书威廉斯经常利用工作之便搜集公司文件，还把一些文件放入自己包里，并把一罐贴有白色标签的可口可乐新产品样品偷偷塞到包里。可口可乐公司后来证实，这种饮料样品确实是该公司正在研制的一种新产品。阅读资料

女秘书偷资料泄漏机密26通过上述案例，我们发现，作为秘书，一定要有保守秘密的责任心，将公司的利益放在第一位。大公司的机密是机密，小公司的机密也是机密。所以秘书不要因为放松警惕就无视公司内部资源价值，更不能利用职务之便，为自己谋取不正当利益。从中给我们的启示，值得秘书反思，更值得企业主关注。通过上述案例，我们发现，作为秘书，一定要有保守秘密的责任心，27三、秘书工作的内容：秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

三、秘书工作的内容：28四、秘书工作的作用：1．枢纽作用：沟通上下、协调左右；2．参谋助手作用：领导的助手参谋、耳目；3．形象作用：领导机关的门面。

四、秘书工作的作用：29第四节秘书工作的发展趋势

一、社会化二、现代化

三、专业化

四、女性化

第四节秘书工作的发展趋势

30第二章秘书的职业道德与能力第二章31你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？32秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员所应具备较高层次的素质修养和职业道德修养。秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书33一、职业道德要求主要有：忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋;兢兢业业，甘当无名英雄;谦虚谨慎，办事公道，热情服务;遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私;恪守信用，严守机密;实事求是，勇于创新;刻苦学习，努力提高思想,科学文化素质;钻研业务，掌握秘书工作各项技能。一、职业道德要求主要有：34二、职业能力要求主要有：表达能力（包括口头、文字等表达能力）；

调研能力（包括调查能力和研究能力）；

办事能力（包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急）；

交际能力（包括善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，注重礼节、礼仪、能妥善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪）；

管理能力（包括辅助决策、调查、督查）；

应变能力（能适应不同环境，岗位和工作条件的变化，适应突发事件）；

操作能力（包括办公设备，通讯工具的使用和保管）；

学习能力（包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等）；

速记能力……二、职业能力要求主要有：35三、职业素养要求主要有：1、秘书应具备的政治素养。坚定正确的政治方向，思想敏锐;强烈的事业心;较高的理论政策水平;实事求是的思想作风;.淡泊明志，乐于奉献;.踏实细致，一丝不苟。2、秘书应具备的知识素养。作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：.文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。3、秘书人员应具备心理素质主要是指：要树立正确的人生观；确定适度的抱负水平；学会调节心理压力；克服不良心理影响；培养健康的兴趣和爱好；克服不良的嗜好，养成良好的生活习惯；积极参加各种形式的体育锻炼活动；做事有百折不回，坚持到底的勇气和毅力；具有自信、热忱、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。

三、职业素养要求主要有：36四、秘书的性格要求：开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制。秘书的心理调适：

如何用正确的心态面对你的工作心态的正确与否

决定你的个人绩效

（1）博览群书，开阔胸襟（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪。四、秘书的性格要求：开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制。37当好秘书的绝活

秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！

全能秘书的全部内涵

Monica年龄：28岁任职：4年传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书.

当好秘书的绝活38首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑.其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键.另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历.最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的.

首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是39沟通最重要Jessy

年龄：22岁任职：1年时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力.我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾.做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力.

沟通最重要Jessy年龄：22岁任职：1年40小心那些潜在的危机艾小姐年龄：26岁任职：3年

我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈.现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。小心那些潜在的危机艾小姐年龄：26岁任职：3年41“全美秘书章程”中是这样描述秘书的：像心理学家一样善于观察和理解他人，像政治家一样有灵敏的头脑，像外交官一样有风度。一个优秀的秘书应具备的条件绝不只是抄抄写写、整理文件、接听电话之类的简单工作。面对公司的内外部客户，我们一样要不断地提升秘书服务技能和服务质量。对秘书职业的认识“全美秘书章程”中是这样描述秘书的：对秘书职业的认识42作为一个秘书的基本条件：踏实敬业，讲究实效；有较宽的知识面和办事能力；除了秘书工作需要的专业知识、外语能力和掌握办公自动化设备外，电脑能力要很强；讲究礼仪礼貌，熟悉外事礼节，善于人际交往，情商较高。有人总结了秘书工作的十二字要诀：主动工作、彼此信任、办事灵活。

作为一个秘书的基本条件：踏实敬业，讲究实效；有较宽的知识面和43＝>＝>44当今秘书今体会一丝不苟不卑不亢加加减减自觉”彻悟”勤笔勉思博采众长大胆实践如果你有能力潜力，脚踏实地．发挥主观能动性．认真地做好秘书工作，终将无怨无悔。（摘自《秘书》杂志１９９９.１１）当今秘书今体会45如第三章秘书的社会活动与人际关系[学习目的和要求]通过学习了解秘书的社会地位，学会处理各种关系。[学习重点]秘书的社会地位，处理人际关系的准则，如何处理好与上级和一般同事的关系。如第三章秘书的社会活动与人际关系[学习目的和要求]通过46如第一节秘书的社会活动与社会地位秘书的角色意识：1、共性意识和个性意识2、角色组合3、配角意识与主角意识。如第一节秘书的社会活动与社会地位秘书的角色意识：47阅读资料

原河北省国税局局长李真案分析“李真过去经常以‘河北第一秘’自居，不择手段地要当领导秘书。”张家口市一位领导告诉记者。李真８０年代初在张家口时，不过是一个中专刚毕业的学生，从张家口到石家庄后，地位“跨越式”高升，除了其个人善于“活动”外，就是因为他跟随的领导越来越大，某些领导不断地为他“说话”，给李真提供了施展“才能”的政治舞台。李真作风一贯霸道，飞扬跋扈，在群众中口碑很不好。他多年来跟着领导当秘书，没有学会对自身的严格要求，更谈不上自觉地进行思想改造，却学会了“摆谱”，训人，俨然是“二书记”。他总是把自己放在一个“至高无上”的位置。李真极力利用当领导秘书这个特权往上爬，大肆捞钱，36岁的小小年纪就登上权力很大、众目睽睽的省国税局局长这个正厅级领导岗位。1997年前，他任省委办公厅的处级秘书时，就已经有了几百万的贪污罪行。阅读资料

原河北省国税局局长李真案分析“李48想当年，年仅36岁的李真，就登上了河北省国税局局长的宝座，真是“少年得志”、“意气风发”。李真在河北省国税局当局长时，有一个专用电梯。

想当年，年仅36岁的李真，就登上了河北省国税局局长的宝座，真49李真在位时，主持兴建了造价超亿元的阳光大厦。

成为阶下囚的李真，早已没有了当年的威风，如今又在想些什么呢？

李真在位时，主持兴建了造价超亿元的阳光大厦。成为阶下囚的李50人们对领导的秘书“尊重”，关键是他们在领导身边工作，与领导有一种特殊的关系，多数人抱有“得罪不起”的态度。虽然看起来这些秘书手中没有权力，但他们“狐假虎威”，凭借领导的威望和影响为所欲为。各级领导包括秘书怎样运用自己手中的权利，这是个关系到我们政权存亡的大事。从李真案可以看出，领导不但应当严格要求自己，而且应当严格要求身边的人。领导身边的人有时打着领导的旗号办个人的事情，甚至干些违法乱纪的勾当，而有些领导却对他们的错误行为采取不管不问、不加制止甚至放任纵容的态度，这样必然要出大问题，最终还会影响到领导自己的威信。李真就是一个严重的教训。当秘书时无人能监督，当局长时没人敢监督，这在党内政治生活中是极不正常的。李真案件再一次警示我们，必须加强对党员干部特别是年轻领导干部的教育、管理和监督。事实表明，严格要求、严格管理、严格监督是年轻干部健康成长的重要保证。人们对领导的秘书“尊重”，关键是他们在领导身边工作，与领导有51如第二节秘书人际关系的内容、方式与准则一、人际关系的涵义人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。二、人际关系的障碍心理障碍语言障碍地位障碍物理障碍三、处理人际关系的准则尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允。如第二节秘书人际关系的内容、方式与准则一、人际关系的涵52如秘书人际关系的内容、方式与准则四、秘书与上司关系的特征1、工作上的主从性2、知识、能力、体力、思维的补充性3、人际关系的首属性4、人格上的平等性。五、秘书与上司关系的处理原则1、主动配合、适应2、服从，但不盲从3、委婉提醒，适时规劝4、维护上司间的团结。如秘书人际关系的内容、方式与准则四、秘书与上司关系的特征53如秘书人际关系的内容、方式与准则六、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

1、真诚地关心别人2、同等友好3、维护团结。如秘书人际关系的内容、方式与准则六、秘书处理与一般同事关系的54

第四章关于公司秘书的职责和责任

第四章55

公司董事会秘书的职责和责任根据公司的规章制度而定,一般而言,（1）通知股东召开会议及撰写会议记录；

（2）为董事局拟备公司的会议议程；

（3）保存公司之董事股东秘书及注册地址等记录；

（4）股份的转让分发等事宜；

（5）提交报表于公司注册处，包括周年申报表、股份分配通知书及董事秘书资料等。

公司董事会秘书的职责和责任56

总公司文秘工作职责一、负责总公司行政公文的处理工作。作好总公司行政发文、登记、呈批、编号、打印、分发、保存以及院内发文的收取、登记、传递、收存。分门别类妥善保管各种文件，随时整理，以备查阅。二、负责文件回收及文书立卷、归档工作。及时回收、整理各类文件，按实体分类法要求分类、分期、立卷，按期送交档案室。负责对各分公司文秘工作的指导、监督和检查。三、在办公室主任的安排下，做好总公司会议资料准备，下达会议通知，做好会议记录，整理好会议纪要，并收集掌握贯彻落实的情况。四、负责总公司简报、新闻稿件的编写，对各分公司报送稿件进行修改、编辑使用等具体的宣传工作。五、负责办公室内部的文印工作，妥善保管、使用文印设备及文印用品材料。六、负责公司网站内容、更新及信息跟踪工作。七、完成领导交办的其他工作。

总公司文秘工作职责57

行政秘书岗位职责

一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作；

二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作；

三、负责组织大型行政工作会议的记录及会议纪要的起草工作；

四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作；

五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导

六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作；

七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信

八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放；

九、负责办公室安全防范工作；

十、负责各项信息统计和管理

十一、完成领导交办的其他工作

行政秘书岗位职责58

贸易公司办公室行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书

岗位编号所在部门办公室

岗位定员直接上级办公室主任职系七级

直接下级所辖人员岗位分析日期本职：协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划工作

任务

协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划

协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划

协助编制公司年度工作计划

职责二

职责表述：协助办公室主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行工作

任务协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。

协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性

贸易公司办公室行政秘书职务说明书59

总经理秘书职位说明书工作内容：

1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿。

2、起草公司股东会和董事会的会议材料。

3、负责公司重要会议的记录及会议纪要的整理。

4、负责总经理签发文件的起草、打印、登记和存档工作。

5、协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。

6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录。

7、掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。

8、收发传真，并及时交给总经理处理。

9、完成总经理或办公室主任交办的其他工作。权限与责任：

1、权限：没有独立的权限。

2、责任：信息传达的准确及时；总经理签署文件的传递。

总经理秘书职位说明书60阅读资料和技能训练

阅读资料一《毛主席机要秘书高智谈秘书工作》（摘要）当时，我和罗光禄担任主席的机要秘书，一天二十四小时值班，主要负责为主席筛选和传递文件、报纸、处理信件、接待客人、安排主席会客、召开会议等，有时也照顾主席的饮食起居，任务比较顺利。我觉得跟主席在一起工作，要具备的条件不外乎两条：一是要尽快地适应他，熟悉他的脾性；二是要同他之间产生一种真挚的感情交流，取得他的信任。正如毛主席几次和我说的“在工作上我是主动的，你们是被动的。”我们机要秘书的职责理所当然的就是围绕着他考虑的问题转。凭良心讲，在这方面，我可是动透了脑筋，为了适应他的需要，我特别注意他在每一段时间想什么，大的方面一般比较明确，但是具体到哪个省市，哪一件事上，就煞费心思啦。但是这也不是没有规律可循，毛主席所注重的是那些有典型意义、有指导意义的事，是那些在特殊中呈现出一般规律的事。机要秘书的一项重要工作就是为主席提供材料，因此我在阅读、分析、归纳、总结各种报刊、简报、文件和材料时，就特别注意这类问题。努力揣摸毛主席的需要，有时主席喊，估计是要找文件，我就把材料带上去见他，有好多次他要什么，我当场就拿出什么，毛主席很满意。这样我就在被动中获得了一定的主动权。有一次毛主席笑着对我说：“你这个人，是懂得我心理的。”阅读资料和技能训练61跟随期间，我们经常陪他外出，到成都、回韶山、上庐山、去天津，我都在他身边。他七次畅游长江，我就陪他游了好几次。要做好随行工作也是不容易的，比如和毛主席外出，途中他多次问我，现在到哪里了?从某地到某地需要多少时间?哪里可以停车?时间长了，我感觉到这是他外出必问的事，就请专列上铁道部的同志为我制作了一张从北京到华东、华中各省市的里程及列车运行时间表。此外，主席外出巡视，为了察看民情，了解庄稼长势，以及和基层干部谈话等，常常要中途停车。这样为了保证其他列车的正常运行，他的专列必须停在岔道上。而每停一处，毛主席总喜欢询问岔道情况，所以我要他们制表时标明主要岔道，并将其背得烂熟，以后主席再问我这方面的事，我就对答如流了。二十四小时都在主席身边，朝夕相处，除了日常工作之外，有时也要照顾主席的生活起居，时间长了就像一家人似的；另一方面，主席对我们很亲切，从来也不随便发脾气，又像长辈对待晚辈一样；同时，我对主席非常敬重，他毕竟是一个领袖、一个伟人，而我只是他身边的一个服务人员、工作人员。我在主席身边学会了怎样做人，懂得点道理。(原载《当代秘书》1999年第5期)跟随期间，我们经常陪他外出，到成都、回韶山、上庐山、62阅读资料二《一字值千金》中国有句成语，叫作一字千金，极言文章价值的高贵，难易一字。此乃文坛佳话，并非实指。然而在现实生活中却确实存在因文字水平欠佳，或疏忽大意，写错（打错）写漏（打漏）一字而造成巨大经济损失，甚至不可弥补的损失的憾事。据报刊载：2000年5月，澳门邮电局举行记者招待会，介绍即将发行的《文学与人物——西游记》新邮品事宜。会上有记者发现，一套共六枚的新邮票中，面值三元五角的邮票，小题应为“佛祖镇悟空”，但邮票上的“佛”字错为“”字。随后澳门邮电局宣布延迟《文学与人物——西游记》邮品发行日期。由于在准备发行前夕才发现此问题，可能使已印好的七十五万套邮品就此报废。新疆吐鲁番市城市建设局市容环境卫生管理处（甲方）同一个体户（乙方）于1998年9月15日签订了一份合同。合同第一条规定：甲方将一幢临街楼房租给乙方，租期5年，租金第1年交113000元，后4年交130000元。合同签订后乙方将第1年的租金一次交清。2001年初，甲方找到乙方说：房屋出租合同中后4年租金130000元这句话中少了一个“年”字，应改为后4年年交130000元。乙方坚决不同意加“年”字。阅读资料二632001年6月5日甲方将乙方告上法庭。吐鲁番市人民法院一审判决甲方胜诉。乙方不服此判决，于2001年9月22日向吐鲁番地区中级人民法院上诉。吐鲁番地区中级人民法院于2001年12月作出终审判决，因甲方未在法定期限一年内提起诉讼，请求撤销或变更合同，其撤销和变更权已失效，故本院不支持被上诉人要求按每年支付130000元租金的请求。这样，甲方因在合同中漏掉一个字而白白损失39万元。今年8月，广东博罗县中学一位高考考生惊异地得知，其做体格检查结论原本是“腹部可见6xlOem烫伤后陈旧疤痕”，但给高考录取人员作为重要参考依据的体格检查核对表中却变成“脸部可见6xlOem烫伤后陈旧疤痕”。该考生自感此体格检查核对表可能已给录取人员造成该考生“五官不够端正”的误解，影响到对他的正常录取，因为这一字之差错的太关键了。正所谓差之毫厘，谬之千里。一字之差，轻者贻笑大方，重者会造成巨大经济损失，甚至会误人子弟，给人带来终生的遗憾。文字工作不是雕虫小技，而是一项既要有深厚扎实的功底，又要有高度责任心的重要工作，万不可马虎大意。但愿我们从事文字工作的同志对自己所从事的工作能够做到引以为荣，热爱有加；刻苦钻研，提高水平；一丝不苟，精益求精。但愿上述类似憾事不再发生。（原载《秘书工作》2002年第12期）2001年6月5日甲方将乙方告上法庭。吐鲁番市人民64技能训练

[训练目标]通过训练熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。

季市长与他的秘书

与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后，文学艺术家会把他看做知己；工程技术专家把他看成同行；井下工人和他见面后说他是贴心人；种地的老农乐意与他扳着手指谈收成；就是那些有自己研究领域里入痴入迷的“怪人”，也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道，老季不过是比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。

技能训练季市长与他的秘书65季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待，许秘书为此准备了谈话提纲。会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸出大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来，季市长又接见了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身？当他得知市长原来是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。一天，日本一个建筑代表团要来访问。季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。结果，在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时，季市长一时难说清楚。好在许秘书在坐，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。如果有，他一定要带在身边。哪怕工作到深夜，他也要把许秘书留下的资料读完、记住。

季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底66前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹。老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了，但被他画着各种符号的各类资料，还经常在原任市长、现在的省长的手中、枕下和书桌上。[分析思考]1、通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。”2、从案例中可以看出许秘书在幕后的辛勤工作，对领导人季市长起了哪些积极作用？3、若你担任市长秘书，要产生像许秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表67秘书的离职个案分析研究生小汪，毕业后，应聘至某公司任总经理秘书。月薪丰厚，让同学羡慕不已。但两年不到，她就辞职了。原因在于在原来的工作中，她总是会出错，如装错材料等。“这点小事都做不好，还能做什么大事！”她会因此而受到类似的批评。自己究竟能干什么呢？她带着这个问题做了整套职业心理测评。这是由国家人事部考试中心组织开发的测评软件。小汪的测评结果如下：秘书的离职个案分析研究生小汪，毕业后，应聘至某公司任总经理秘68职业心理测评结果能力倾向

言语理解判断推理数量关系资料分析思维策略总分458777997581社会愿望权利动机回避失败争取成功风险决策亲和动机

1553716291行为风格外向直觉思考知觉情绪稳定

61386143

职业兴趣艺术事务经营研究技能社交83375161897职业心理测评结果言语理解判断推理数量关系资料分析思维策略总分69从测试内容来看，涉及了职业心理的三个系统：职业兴趣、社会愿望(动机)属于动力系统，能力倾向属于效能系统，行为风格属于风格系统。分数都是以百分等级表示。

(2)从分项测验结果来看首先，小汪的基本能力素质良好。其次，小汪的职业兴趣分化比较明显第三，就行为而言，小汪的风格极为鲜明，典型的ENTP型，她比较习惯从宏观的角度发现和认识问题，十分关心事物的总体变化，处理问题讲求客观公正，开放性、适应性较强，但顺从性、细致性不够。从测试内容来看，涉及了职业心理的三个系统：职业兴趣、社会愿望70

(3)

就总体而言，她的能力较强，适应面较广，但她对事务性工作毫无兴趣，顺从性、细致性不是她的优势，但她所任的秘书工作对于这些特征的要求是比较高的，既无兴趣，有不适合，这正是她对工作感觉不好的内在原因。小汪适宜那些管理规则明确、创造空间大、自由度大、节奏快、多变化的职业领域。如计划与开发、销售与创造等。小汪最终离开了她原先的单位。秘书理论-秘书学-教学课件71自我评价训练法准秘书自我评价测量表.doc：目的：通过自测，找出差距．制定计划，坚持训练，逐步锻炼成为一名合格的秘书人员。自我评价训练法726673如秘书学学习目标一、理解秘书学的基础知识和基本理论。

二、掌握秘书实务和基本技能。

如秘书学学习目标一、理解秘书学的基础知识和基本理74如秘书学学习内容一、秘书学的基础知识和基本理论，内容包括：秘书、秘书工作、秘书学的概念、历史发展、秘书组织机构、秘书人员的素养、智能、心理、性格、性别特征、培训、鉴定、秘书的社会活动、角色意识、人际关系等。二、秘书实务和基本技能，内容办公室管理、通讯、督查、保密、接待、值班、日程安排、信息与调查研究、会议组织、信访工作、沟通与协调、公文写作与处理、立卷归档工作等。如秘书学学习内容一、秘书学的基础知识和基本理论，内容包括：秘75如秘书学概述

一、秘书学的涵义

秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。秘书工作是一种社会现象，因此秘书学属于社会学范畴。秘书学是要告诉即将或已经成为秘书的人们，要成为一个称职的秘书，就必须怎样去做。如秘书学概述一、秘书学的涵义76如秘书学概述二、秘书学研究的对象1、研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；2、研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；3、研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；4、研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；5、研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。如秘书学概述二、秘书学研究的对象77你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？78小秘书脑袋装着总经理思维1993年毕业之后，他开始在曾被称为“中国证券之父”的万国证券总经理管金生身边做秘书。作为秘书，老板的生活琐事都要打理好。老板的日程安排、生活琐事以及来客接待，这些是秘书基本工作，做好这些是应该的，但是除此之外要做的事，则可以看出秘书之间差异。小秘书脑袋装着总经理思维1993年毕业之后，他开始在曾被称为79如百安居卫哲：当小秘书就在为十年后当总裁做准备比如为老板做口译，卫哲说，如果直接逐字逐句的翻译，其中一些信息对老板并没有用处，尤其是在商业谈判中，对方言语中流露出来的倾向性远比表面意思重要。秘书的工作很烦琐，但是卫哲却在这些细小的事情学到了管理知识。比如文件的传阅，一般的秘书处理会按照时间先后顺序，放在老板的桌子上；卫哲的做法不一样，他会按照自己理解的重要性来排序，并且找出文件之间关联性，把内容有关联的文件放在一起。“不这么做，并没有人认为不对，但是如果能为老板的工作提高效率，那就是你分内的事”卫哲说：“更重要的是，如果你能以老板的视角，而不是老板秘书的视角来看那些文件，你也就学到了一些管理者的经验。秘书生涯不到一年，卫哲就被提升为万国证券资产管理总部副总经理，当时他年仅23岁。如百安居卫哲：比如为老板做口译，卫哲说，如果80秘书学

上编秘书理论秘书学

上编秘书理论81

第一章绪论

[学习目的]了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。

第一章绪论82第一节秘书定义、类别、层次一、秘书的来由与定义

据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物：

一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》：“与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。如《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。第一节秘书定义、类别、层次83秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（光积昌等编译的《现代社会·秘书》）秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著《秘书学与秘书工作》）“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编《秘书学》）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公84根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的“秘书国家职业标准”，把秘书视为一种职业名称，秘书的定义为：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”（劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》北京：海潮出版社，2003年）

所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的“秘书85二、秘书的类别（一）从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。2、非公务秘书（私人秘书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。

二、秘书的类别86（二）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。

1、文字秘书文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。2、机要秘书机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。3、信访秘书信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。4、通讯秘书通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。5、事务秘书事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。6、生活秘书生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。

（二）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为87（三）

按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。（三）按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为88三、秘书的层次我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次：1、高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。2、中级秘书中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。3、初级秘书初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员三、秘书的层次89对秘书层次的划分，其他观点，认为“主要应以秘书所承担的工作对领导工作影响的深浅、作用的大小为依据，并结合有关的地位，秘书的个人条件来确定。”（陈贤华《秘书工作论》）“按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、办事员等七个层次。”（周励《实用秘书学》）对秘书层次的划分，其他观点，认为“主要应以秘书所承担90“秘书国家职业标准”则将秘书分为四个等级，分别为

五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具备其他相应条件、也可申报）。“秘书国家职业标准”则将秘书分为四个等级，分别为91如

第二节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构设置的原则：精简原则；纵向层次少；横向幅度大。如第二节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构设置92如

第二节秘书工作机构的设置二、秘书工作机构的设置原则具体表现：1、凡独立单位必须设置秘书机构；2、秘书机构的组织形式、人员配备必须精简、合理、高效；3、秘书机构与所属机关在工作性质上必适应。例如:中南大学办公室机构设置与内设机构人员分布及联系表.htm如第二节秘书工作机构的设置二、秘书工作机构的设93如

第二节秘书工作机构的设置三、各级各类秘书机构大致如下：

根据各级机关级别的不同，秘书机构分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。各级秘书机构（主要指党政机关）大致如下：

1、中央机关的秘书机构；2、省、市、县级的秘书机构；3、基层单位的秘书机构。各类秘书机构大致如下：

1、人民解放军的秘书机构；2、企事业单位的秘书机构；3、民主党派和人民团体的秘书机构；4、临时秘书机构。如第二节秘书工作机构的设置三、各级各类秘书机构94如

第二节秘书工作机构的设置四、秘书机构的领导关系：

1、秘书机构只直接对所属机关负责；2、秘书机构之间的联系。如第二节秘书工作机构的设置四、秘书机构的领导关95如

第三节秘书工作秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。如第三节秘书工作秘书和秘书工作，作为客观96一、秘书工作的特点：

秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点：1．辅助性

2．被动性3．事务性4．综合性。一、秘书工作的特点：97二、秘书工作的原则：1．准确2．迅速3．求实4．保密。二、秘书工作的原则：98阅读资料

女秘书偷资料泄漏机密

百事帮可口可乐抓家贼窃取公司的饮料配方、企图出售给竞争对手，这种吃里爬外的事竟然发生在著名的可口可乐公司里。2006年7月6日，包括一名可口可乐公司高级雇员在内的3名犯罪嫌疑人在亚特兰大接受审讯。美国司法机关逮捕这3个人时表示，他们面临的指控是商业欺诈、非法窃取并出售商业机密。掌握有可口可乐公司详细和机密资料的男子承认，这些文件都是可口可乐公司高级雇员41岁的女秘书威廉斯从公司内部搞出来的。同时，调查人员通过监视录像也有了重大发现。在可口可乐总部工作的女秘书威廉斯经常利用工作之便搜集公司文件，还把一些文件放入自己包里，并把一罐贴有白色标签的可口可乐新产品样品偷偷塞到包里。可口可乐公司后来证实，这种饮料样品确实是该公司正在研制的一种新产品。阅读资料

女秘书偷资料泄漏机密99通过上述案例，我们发现，作为秘书，一定要有保守秘密的责任心，将公司的利益放在第一位。大公司的机密是机密，小公司的机密也是机密。所以秘书不要因为放松警惕就无视公司内部资源价值，更不能利用职务之便，为自己谋取不正当利益。从中给我们的启示，值得秘书反思，更值得企业主关注。通过上述案例，我们发现，作为秘书，一定要有保守秘密的责任心，100三、秘书工作的内容：秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

三、秘书工作的内容：101四、秘书工作的作用：1．枢纽作用：沟通上下、协调左右；2．参谋助手作用：领导的助手参谋、耳目；3．形象作用：领导机关的门面。

四、秘书工作的作用：102第四节秘书工作的发展趋势

一、社会化二、现代化

三、专业化

四、女性化

第四节秘书工作的发展趋势

103第二章秘书的职业道德与能力第二章104你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？你认为什么样的人适合作秘书职业(至少写出三个条件)？105秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员所应具备较高层次的素质修养和职业道德修养。秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书106一、职业道德要求主要有：忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋;兢兢业业，甘当无名英雄;谦虚谨慎，办事公道，热情服务;遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私;恪守信用，严守机密;实事求是，勇于创新;刻苦学习，努力提高思想,科学文化素质;钻研业务，掌握秘书工作各项技能。一、职业道德要求主要有：107二、职业能力要求主要有：表达能力（包括口头、文字等表达能力）；

调研能力（包括调查能力和研究能力）；

办事能力（包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急）；

交际能力（包括善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，注重礼节、礼仪、能妥善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪）；

管理能力（包括辅助决策、调查、督查）；

应变能力（能适应不同环境，岗位和工作条件的变化，适应突发事件）；

操作能力（包括办公设备，通讯工具的使用和保管）；

学习能力（包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等）；

速记能力……二、职业能力要求主要有：108三、职业素养要求主要有：1、秘书应具备的政治素养。坚定正确的政治方向，思想敏锐;强烈的事业心;较高的理论政策水平;实事求是的思想作风;.淡泊明志，乐于奉献;.踏实细致，一丝不苟。2、秘书应具备的知识素养。作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：.文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。3、秘书人员应具备心理素质主要是指：要树立正确的人生观；确定适度的抱负水平；学会调节心理压力；克服不良心理影响；培养健康的兴趣和爱好；克服不良的嗜好，养成良好的生活习惯；积极参加各种形式的体育锻炼活动；做事有百折不回，坚持到底的勇气和毅力；具有自信、热忱、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。

三、职业素养要求主要有：109四、秘书的性格要求：开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制。秘书的心理调适：

如何用正确的心态面对你的工作心态的正确与否

决定你的个人绩效

（1）博览群书，开阔胸襟（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪。四、秘书的性格要求：开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制。110当好秘书的绝活

秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！

全能秘书的全部内涵

Monica年龄：28岁任职：4年传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书.

当好秘书的绝活111首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑.其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键.另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历.最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的.

首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是112沟通最重要Jessy

年龄：22岁任职：1年时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力.我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾.做助理、秘书这