英文商务信函写作的基本知识课件

学习建议1。掌握外贸常规流程:业务关系建立--资信调査询盘及回复-报价和发盘还盘和接受-销售促销-订单及其履行-信用证其他支付方式包装-保险-装运-索赔与理赔-贸易方式2。牢记重点内容:一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式;二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。学习建议1Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessletters英文商务信函写作的基本知识Unit1FundamentalsofWriting21.1Introduction(简介)目的:掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求1.1Introduction(简介)3英文商务信函写作的基本知识课件4英文商务信函写作的基本知识课件51.清楚(Clarity)商务信函应使读者一目了然,没有艰涩难懂或产生误会之处例如AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanfranciscowehavebimonthlydirectservices.此处bimonthly可以是twiceamonth(一月两次地或者oncetwomonth(隔月地),存在歧义,应改为:WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghtoSanFrancisco.oWehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanfrancisco.1.清楚(Clarity)62.简洁(Conciseness)言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。例如:kWeneedtoactonthesuggestionsthatourcustomersofferus改为Weneedtoactoncustomersuggestions就简洁了。2.简洁(Conciseness)73.正确(Correctness)正确的商务信函不仅表现为语法恰当,标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。b]m:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此处yourschedule显然并非一定为读者的schedule,不妨改为:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedthatschedulescanchangequickly再例如,Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples应改为Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample,这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷,毕竟交付的货物无法与样品一模一样。3.正确(Correctness)84.具体(Concreteness)商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句应尽量运用具体的事实和数字,一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌(Courtesy)在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。例如:Thankyouforyourcorporation适用于上司对下属,如用于下属对上司就不礼貌。4.具体(Concreteness)96.体谅(Consideration发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。7.完整(Completeness商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。bln:OurHairWashingMachinehaswonfirstprizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears则提供了具体的产品名称,具体的时间,具体的奖项和数量,给对方提供关于我方产品更为完整的信息,从而传递更有说服力的信息。6.体谅(Consideration10英文商务信函写作的基本知识课件11英文商务信函写作的基本知识课件12英文商务信函写作的基本知识课件13英文商务信函写作的基本知识课件14英文商务信函写作的基本知识课件15英文商务信函写作的基本知识课件16英文商务信函写作的基本知识课件17英文商务信函写作的基本知识课件18英文商务信函写作的基本知识课件19英文商务信函写作的基本知识课件20英文商务信函写作的基本知识课件21英文商务信函写作的基本知识课件22英文商务信函写作的基本知识课件23英文商务信函写作的基本知识课件24英文商务信函写作的基本知识课件25英文商务信函写作的基本知识课件26英文商务信函写作的基本知识课件27英文商务信函写作的基本知识课件28英文商务信函写作的基本知识课件29英文商务信函写作的基本知识课件30英文商务信函写作的基本知识课件31英文商务信函写作的基本知识课件32英文商务信函写作的基本知识课件33英文商务信函写作的基本知识课件34英文商务信函写作的基本知识课件35英文商务信函写作的基本知识课件36英文商务信函写作的基本知识课件37英文商务信函写作的基本知识课件38英文商务信函写作的基本知识课件39英文商务信函写作的基本知识课件40英文商务信函写作的基本知识课件41英文商务信函写作的基本知识课件42英文商务信函写作的基本知识课件43英文商务信函写作的基本知识课件44英文商务信函写作的基本知识课件45英文商务信函写作的基本知识课件46英文商务信函写作的基本知识课件47英文商务信函写作的基本知识课件48英文商务信函写作的基本知识课件49英文商务信函写作的基本知识课件50英文商务信函写作的基本知识课件51英文商务信函写作的基本知识课件52英文商务信函写作的基本知识课件53英文商务信函写作的基本知识课件54英文商务信函写作的基本知识课件55英文商务信函写作的基本知识课件56英文商务信函写作的基本知识课件57英文商务信函写作的基本知识课件58英文商务信函写作的基本知识课件59英文商务信函写作的基本知识课件60英文商务信函写作的基本知识课件61英文商务信函写作的基本知识课件62英文商务信函写作的基本知识课件63英文商务信函写作的基本知识课件64英文商务信函写作的基本知识课件65英文商务信函写作的基本知识课件66英文商务信函写作的基本知识课件67英文商务信函写作的基本知识课件68英文商务信函写作的基本知识课件69英文商务信函写作的基本知识课件70英文商务信函写作的基本知识课件71英文商务信函写作的基本知识课件72英文商务信函写作的基本知识课件73英文商务信函写作的基本知识课件74英文商务信函写作的基本知识课件75学习建议1。掌握外贸常规流程:业务关系建立--资信调査询盘及回复-报价和发盘还盘和接受-销售促销-订单及其履行-信用证其他支付方式包装-保险-装运-索赔与理赔-贸易方式2。牢记重点内容:一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式;二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。学习建议76Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessletters英文商务信函写作的基本知识Unit1FundamentalsofWriting771.1Introduction(简介)目的:掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求1.1Introduction(简介)78英文商务信函写作的基本知识课件79英文商务信函写作的基本知识课件801.清楚(Clarity)商务信函应使读者一目了然,没有艰涩难懂或产生误会之处例如AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanfranciscowehavebimonthlydirectservices.此处bimonthly可以是twiceamonth(一月两次地或者oncetwomonth(隔月地),存在歧义,应改为:WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghtoSanFrancisco.oWehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanfrancisco.1.清楚(Clarity)812.简洁(Conciseness)言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。例如:kWeneedtoactonthesuggestionsthatourcustomersofferus改为Weneedtoactoncustomersuggestions就简洁了。2.简洁(Conciseness)823.正确(Correctness)正确的商务信函不仅表现为语法恰当,标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。b]m:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此处yourschedule显然并非一定为读者的schedule,不妨改为:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedthatschedulescanchangequickly再例如,Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples应改为Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample,这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷,毕竟交付的货物无法与样品一模一样。3.正确(Correctness)834.具体(Concreteness)商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句应尽量运用具体的事实和数字,一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌(Courtesy)在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。例如:Thankyouforyourcorporation适用于上司对下属,如用于下属对上司就不礼貌。4.具体(Concreteness)846.体谅(Consideration发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。7.完整(Completeness商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。bln:OurHairWashingMachinehaswonfirstprizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears则提供了具体的产品名称,具体的时间,具体的奖项和数量,给对方提供关于我方产品更为完整的信息,从而传递更有说服力的信息。6.体谅(Consideration85英文商务信函写作的基本知识课件86英文商务信函写作的基本知识课件87英文商务信函写作的基本知识课件88英文商务信函写作的基本知识课件89英文商务信函写作的基本知识课件90英文商务信函写作的基本知识课件91英文商务信函写作的基本知识课件92英文商务信函写作的基本知识课件93英文商务信函写作的基本知识课件94英文商务信函写作的基本知识课件95英文商务信函写作的基本知识课件96英文商务信函写作的基本知识课件97英文商务信函写作的基本知识课件98英文商务信函写作的基本知识课件99英文商务信函写作的基本知识课件100英文商务信函写作的基本知识课件101英文商务信函写作的基本知识课件102英文商务信函写作的基本知识课件103英文商务信函写作的基本知识课件104英文商务信函写作的基本知识课件105英文商务信函写作的基本知识课件106英文商务信函写作的基本知识课件107英文商务信函写作的基本知识课件108英文商务信函写作的基本知识课件109英文商务信函写作的基本知识课件110英文商务信函写作的基本知识课件111英文商务信函写作的基本知识课件112英文商务信函写作的基本知识课件113英文商务信函写作的基本知识课件114英文商务信函写作的基本知识课件115英文商务信函写作的基本知识课件116英文商务信函写作的基本知识课件117英文商务信函写作的基本