办公室事务管理相关工作介绍课件

第五章办公室事务管理

1、办公环境管理

2、日常安排与管理3、电话管理4、印信管理5、值班工作6、邮件处理

第五章办公室事务管理1、办公环境管理2、日常1教学目的

本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。教学目的本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境2

教学重点与难点

1、教学重点办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法接打电话的程序和要求；印信的管理方法与要求值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能。教学重点与难点1、教学重点3

教学重点与难点2、教学难点如何布置办公室；办公室安全管理的方法与技巧；识别办公室安全隐患制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法接打电话的程序、技巧和礼仪印信的管理制度以及如何使用印信值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能技能训练。教学重点与难点2、教学难点4第一节办公环境管理

一、办公环境的含义（1）办公的含义（2）环境的含义（3）办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

二、办公环境的管理目的

方便→舒适→整洁→和谐→统一→安全。第一节办公环境管理一、办公环境的含义5

1、空气杀手；2、光线杀手；3、声音杀手；4、空间杀手；5、设备杀手；6、文件杀手；7、职能杀手。三、影响办公环境的七大因素1、空气杀手；2、光线杀手；三、影响办公环境的七大61、空气杀手1、空气杀手72、光线杀手2、光线杀手83、声音杀手3、声音杀手94、空间杀手4、空间杀手105、设备杀手5、设备杀手116、文件杀手6、文件杀手127、职能杀手7、职能杀手13办公环境管理

四、办公室的布局与布置

（1）对办公室进行布局与布置的必要性对办公室进行布局与布置是进行办公环境管理的具体步骤。其目的是为了克服影响办公环境的七大因素，使办公室方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全。

办公环境管理四、办公室的布局与布置14（2）办公室布局的类型①封闭式布局。第一、封闭式布局的含义是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。（2）办公室布局的类型15办公室事务管理相关工作介绍课件16第二、办公室封闭式布局的优点比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密性。易于员工集中注意力，以便从事细致或专业性工作。易于保证隐私。由此看出，办公室封闭式布局可以加强办公室的空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境管理。第二、办公室封闭式布局的优点17第三、办公室封闭式布局的缺点空间环境方面：费用高，墙门走廊等占用的空间多并要装修。视角环境方面：难于监督工作人员的活动。听觉环境方面：难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。第三、办公室封闭式布局的缺点18

第一节办公环境管理②开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

第一节办公环境管理②开放式布局。19办公室事务管理相关工作介绍课件20办公室事务管理相关工作介绍课件21

第一节办公环境管理

（2）办公环境布置

①布置要点

营造一个安静的工作环境；

保证良好的采光、照明条件；

合理安排座位；

力求整齐、清洁。

第一节办公环境管理（2）办公环境布置22办公室事务管理相关工作介绍课件23

第一节办公环境管理

②布置的原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。第一节办公环境管理②布置的原则24

第一节办公环境管理

②布置的原则全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。第一节办公环境管理②布置的原则25办公室事务管理相关工作介绍课件26

考考你配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备1、怎样优化办公设备？2、怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化考考你1、怎样优化办公设备？2、怎样美化办公27

第一节办公环境管理

五、办公室的视觉环境管理

1、办公室内的覆盖物（1）有效地使用颜色。特定的颜色促进平静的工作气氛。红色会让人激动，蓝色则让人平静；心情郁闷的人容易从红色当中产生激情，在蓝色中更感到压抑和寂寞。办公室不好的颜色：几种办公室的典型形象：机关里灰白的墙壁、棕色的桌椅，让人感到沉闷；写字楼里雪白的墙壁、青灰色的桌椅，又让人感到呆板。（2）颜色应协调一致。搭配好办公室里的色彩，主要应考虑以下5方面的因素。一、低矮的办公室用浅色。二、背阴的办公室用暖色。三、创意人员的办公室用亮色。四、领导座椅颜色要更深。五、会议室与办公室的风格要不同。

第一节办公环境管理五、办公室的视觉环境管理28办公室事务管理相关工作介绍课件29办公室事务管理相关工作介绍课件30办公室事务管理相关工作介绍课件31办公室事务管理相关工作介绍课件32办公室事务管理相关工作介绍课件33办公室事务管理相关工作介绍课件34

2、照明

（1）办公室照明方式办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工作人员的视觉器官产生影响，进而对工作人员的工作情绪、工作效果产生影响。为了有效控制办公室的照明环境，国际化企业应注意以下几点：常用的照明方式有四种：一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。

（2）正确选择光源

在办公室照明中应尽量采用自然光做光源，这不仅有利于节约能源和费用，更重要的是自然光明亮柔和，对人体的生理机能有良好的影响。人工光源在办公室照明中只应作为补充性的照明光源，与自然光源结合运用。

2、照明35（3）光的设计。（3）光的设计。36（4）光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。（4）光亮设计的原则：37

第一节办公环境管理

六、办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.消除噪音的来源。用吸音的材料以减少噪音的影响。适量音乐的播放。第一节办公环境管理六、办公室的听觉环境管理38

第一节办公环境管理

七、办公室的空气环境管理

1、温度最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。

2、湿度最适宜的湿度为40%~60%。

3、空气流通每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。4、空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。第一节办公环境管理七、办公室的空气环境管理39第一节办公环境管理八、办公室的保健与安全环境管理

1、保健＊定期健康检查＊灌输卫生知识。＊采取疾病预防＊保持环境整洁。＊推行健康运动＊举办康乐活动。

第一节办公环境管理八、办公室的保健与安全环境管理40

10.1办公环境管理2、安全管理（1）树立安全意识掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。10.1办公环境管理2、安全管理41

10.1办公环境管理（2）识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。10.1办公环境管理（2）识别办公室安全隐患42

(2)识别办公室安全隐患办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.

(2)识别办公室安全隐患办公设备及操作中的隐患：如43第一节办公环境管理（3）进行安全检查包括办公环境和办公设备两部分：

要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。第一节办公环境管理（3）进行安全检查44隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕耀眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张强安装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸卡接待人员离岗有安全和失密隐患行政主管张强强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立统周一部务会上强调隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危45设备故障表时间发现人设备名称何故障维修要求维修负责人设备故障表时间发现人设备名称何故障维修要求维修负责人46第一节办公环境管理（4）、安全管理重点

＊防盗在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。

＊防火火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。

＊防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。

第一节办公环境管理（4）、安全管理重点47相关知识通常企业办公室中安全检查的方法是:1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直至解决；4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。相关知识通常企业办公室中安全检查的方法是:48

技能训练

下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：

过度拥挤；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；未接地线的设备；电路负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。

技能训练下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办49

第二节学习重点与难点

1、学习重点日程安排、约会安排和旅行安排的内容和基本要求。日程安排表、约会安排表和旅行表的制作方法及注意事项；2、学习难点日程安排表、约会安排表和旅行表的制作方法及注意事项；技能训练。第二节学习重点与难点1、学习重点50

第二节日常安排与管理

一、日程安排

１、日程安排的内容（１）各种接待、约会。（２）商务旅行活动。（３）参加各类会议。（４）到车间进行实地检查或指导。（５）组织的各类重大活动的安排。（６）领导私人活动的安排。第二节日常安排与管理一、日程安排51

第二节日常安排与管理

２、日程安排的基本要求（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意

第二节日常安排与管理２、日程安排的基本要52

第二节日常安排与管理３、日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表

4、注意的事项以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。第二节日常安排与管理３、日程安排的形式53

第二节日常安排与管理５、日志系统1）日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。2）日志的方法手工填写的工作日志电子工作日志

第二节日常安排与管理５、日志系统54

二、约会安排

1.约会安排的基本原则

（1）配合领导的时间表（2）分辨轻重缓急（3）酌留弹性

（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）内外兼顾

第二节日常安排与管理二、约会安排第二节日常安排与管理55

第二节日常安排与管理

2.约会安排的方法

预先安排约会活动记好日历和备忘录提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作

3.约会安排的方式

电话约会.书面约会.当面约会.

约会卡片

第二节日常安排与管理2.约会安排的方法56

第二节日常安排与管理

4.注意事项配合领导的时间表；不要让领导在出差回来当天安排约会；不要在节假日安排约会；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；订好或确定好约会的场所；及时通知对方赴会；提醒领导赴会；第二节日常安排与管理4.注意事项57

第二节日常安排与管理4.注意事项适当保密；处理好变更的约会。在早上要预留一小时的时间处理日常工作；尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上；安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。第二节日常安排与管理4.注意事项58

第二节日常排与管理

三、时间管理

时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。

1、时间管理的要素（1）强烈的时间观念。（2）清晰的时间成本效益观念

（3）时刻牢记时效观念。（4）定量控制自己时间的能力。第二节日常排与管理三、时间管理59

第二节日常安排与管理

2.时间管理的分类一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。第二节日常安排与管理2.时间管理的分类60

第二节日常安排与管理

3、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。

（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。

（3）保持时间上的弹性。

（4）反省浪费的时间。（5）保持时间利用的相对连续性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。（7）严禁事必亲躬。（8）坚持从现在做起的信念。（9）保留自我时间管理的最低批量时间。第二节日常安排与管理3、时间管理的一般原则61

第二节日常安排与管理

4、秘书时间管理的方法

（1）ABCＤ工作法现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。第二节日常安排与管理4、秘书时间管理的方法62

(重要程度)BA很重要，但不紧急很重要，也很紧急

(紧急程度）DC既不重要，也不紧急很紧急，但不重要

办公室事务管理相关工作介绍课件63

第二节日常安排与管理（２）时间表编制法

时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。第二节日常安排与管理（２）时间表编制法64

第二节日常安排与管理

时间表大体可以分为五类:①全年预计时间表;②每月预订时间表;③每周预订时间表;④每日预订时间表;⑤单项重要工作事项预订表。第二节日常安排与管理时间表大体可以分为五类:65

第二节日常安排与管理

时间表的编制方法

①根据需求确定编制时间的周期。②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。④按照时间顺序将任务排列清晰。⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。⑥用简明扼要的文字将信息填入表格，包括内容、地点。第二节日常安排与管理时间表的编制方法66

技能训练

你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：上午举行董事会议，所有的经理都参加。上午给参加员工培训课的新员工讲话。中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。下午会见C公司的销售部经理张XX。技能训练你的上司是67

第三节接打电话1、学习重点接打电话的原则与要求；接打电话的程序；接打电话的礼仪；接打电话的技巧；案例分析。

2、学习难点接打电话的礼仪；接打电话的技巧；技能训练。

第三节接打电话1、学习重点68案例分析小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突然电话铃声响了。此时陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。陈秘书受理电话时错在哪里呢?案例分析小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突69

一、电话管理一、电话管理70

一、电话管理1、接打电话的程序：（1）接听电话听到铃声马上拿起话筒问候并自报家门确认对方道别、挂机复述、确认要点记录并商谈有关事项整理记录一、电话管理1、接打电话的程序：听到铃声马上拿起7110.3电话管理2、拨打电话准备通话提纲核查电话号码确认对方道别、挂机复述通话内容陈述内容整理记录拨出电话问候并自我介绍10.3电话管理2、拨打电话准备通话提纲核查电话号码72

一、电话管理

2.接打电话的原则与要求表达规范、正确礼貌热情，语气清晰和婉语言简洁、高效保密注意时间一、电话管理2.接打电话的原则与要求73技能训练电话机摆放在什么位置最恰当？

电话机应该摆放在最容易、最方便使用的地方。如果是习惯用右手写字，电话机就应该放在办公桌的左边。当来电话时，左手拿笔作记录，很方便。技能训练电话机摆放在什么位置最恰当？74技能训练当某人就某一问题打电话前来咨询，可你却不了解情况，你应该如何回答对方？

“实在对不起，这个问题我不太清楚，但服务部知道。我帮你转到服务部问问，好吗？”技能训练当某人就某一问题打电话前来咨询，可你却不了解情况，你75技能训练当你给他人打电话时，你并不确定对方是否具有合适的通话时间，为了向对方表明尊重他们的时间，你应该如何说？您现在接电话方便吗？您现在忙吗？您现在有时间与我谈话吗？这个时候给您打电话合适吗？您能抽出点时间听听我的话吗？技能训练当你给他人打电话时，你并不确定对方是否具有合适76

一、电话管理

3、接打电话的技巧

1、接听电话的技巧

◆要仔细倾听对方的讲话。◆避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。◆对方声音不清晰时，应该善意提醒。◆转接电话，要分清情况，恰当处理。◆如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。◆谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。一、电话管理3、接打电话的技巧77电话记录单来电时间□紧急接话人留言人对方单位留言人电话□将再来电□请您回电留言内容处理意见电话记录单来电时间□紧急接话人留言人对方单位留言人电话□将再78

技能训练写出代接电话的转告程序

真不凑巧，xx不在办公室；估计x点钟回来；请问有什么事吗？由这边去电话；回来后，请来电话；代对方向xx转；复述相关事情Xx回来后，立刻转告；再见！谢谢！轻轻挂断电话技能训练写出代接电话的转告程序79技能训练如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧急事情致电你的上司，这时，你应该怎样处理？

为了不中断会议，打扰上司，可采用递纸条的方式，纸条上写上：xx特急电话找您，是关于xxxx事，接电话清画圈（），不接电话，请打钩（）。

技能训练如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧80技能训练如何处理同时打来的几个电话？请正在交谈的一方稍等，告诉他有电话打进来，需要马上处理。迅速接听另一部电话，快速处理完，赶快回到第一个电话上。如果第二个电话一时不能处理完，也不属于紧急内容，则应该告诉他还有一个电话没有结束，建议一会儿再给他回电话；然后马上回到第一个电话上。如果第二个电话是紧急的事情，则要马上向第一个来电者道歉，建议他先挂上电话稍等或快速处理完第一个电话。无论怎样，回到第一个电话时，都要向来电者致歉。技能训练如何处理同时打来的几个电话？81

第一节电话管理

2、拨打电话的技巧

（1）理清自己的思路（2）立即表明自己的身份（3）确定对方是否具有合适的通话时间（4）表明自己打电话的目的（5）给对方足够的时间作出反应（6）避免与旁人交谈（7）设想对方要问的问题（8）不要占用对方过长时间（9）拨错号码应道歉（10）适时结束通话第一节电话管理2、拨打电话的技巧82

相关知识拨打电话前的思考提纲我的电话要打给谁？我要说几件事情？它们之间的顺序怎么样？我需要准备那些文件资料？对方可能会问什么样问题？我该如何回答？相关知识拨打电话前的思考提纲83

技能训练如果是你接到打错的电话，你怎么说？礼貌地告诉对方“这是xx公司。请问您要找哪里？”或者“这是xx公司，电话是xxxxxx，您是不是打错了？”如果是你打错电话，你怎么说？向对方道歉“对不起，我拨错号了”技能训练如果是你接到打错的电话，你怎么说？84

第一节电话管理3、接打电话的礼仪第一、接电话的礼仪

(1)电话铃声响2遍后，应尽快去接，最好不要超过3声。(2)听电话时要注意力集中，回答问题要有耐心和热情，不能用生硬、讨厌、冷淡的语调说话。(3)接到打错的电话时，应该说：“这是XX公司，电话是XXXXXX，您是不是打错了?”，而不应该说：“您打错了”，就“啪”地一声挂上电话。·

第一节电话管理3、接打电话的礼仪85(4)电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，则向对方解释、致歉。(5)通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。(4)电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束86

第一节电话管理

2、打电话的礼仪

(1)选择适当的时间。上午八点半以后，中午十一点半之前。

(2)通话时，首先通报自己的姓名、身份。必要时，应询问对方是否方便，如果方便才可继续交谈；若不方便，可再约定一个时间。(3)电话内容要简明扼要，通话时间不能太长。

第一节电话管理2、打电话的礼仪87(4)拨错电话时，要向对方说声对不起，以表歉意。(5)电话打通后，若要找的人不在，不能马上就“咔嚓”挂掉电话，这是不礼貌的。(6)通话结束时应说声“再见”，然后轻轻地放下话筒。(4)拨错电话时，要向对方说声对不起，以表歉意。88第一节电话管理4、应对不同类型电话的处理方法

1、接听重要的电话

1)、记录要准确；2)、及时核对。3)、及时处理。2、接听纠缠电话

1）、坚持只同上司通话的人你可以运用这样的技巧：“正如我所告诉你的一样，我上司现在不方便接听电话，或许你迟点再拨过来。”或“我能为您代口信，如果你告诉我你只想同他(她)谈，我会告诉他(她)给你打回来。”第一节电话管理4、应对不同类型电话的处理方法89第一节电话管理

2）、通话人的要求超出正常限度当通话者提出的要求超出正常限度的时候，例如对方要同事家里的电话号码等，你怎么说？

“对不起，我们公司没有保留这方面的信息。或许明天你可以打电话到他(她)的办公室。”无论请求如何，不要被迫接受。第一节电话管理2）、通话人的要求超出正常限度90

第一节电话管理3）、通话人是你既不想见也不想谈的人这种情况你怎么说？

只要说：“我以后几周都非常忙，没有时间。如果你能留下你的电话，我一有时间就会给你打电话。”拖延可以了结麻烦。然而，如果通话者一再坚持，你可能感到不得不见他时，你可以打断他的话，并说：“我真的没有时间见你。”第一节电话管理3）、通话人是你既不想见也不想谈的人91

第一节电话管理

3、当领导开会时，处理电话可采取的方式:

转告对方会议预定在几点结束。询问是否由自己这方重打。遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。

4、当领导会客时，处理电话可采取的方式:最好先请示一下。如果领导不在单位时，原则上或请代理人接，或请对方留言。第一节电话管理3、当领导开会时，处理电话可采取的92

第一节电话管理5、接听恐吓电话要镇定，并做好录音工作。6、接到上司不想接的电话

作为为上司服务的秘书人员，为保证你的上司集中精神处理一天重要的事务，对于上司不愿接的电话，你就应灵活应对，恰当把握讲话的分寸，按上司的意图妥善处理。第一节电话管理5、接听恐吓电话93第一节电话管理◆有权处理的电话如果对方在电话提出的问题，秘书人员有权处理的，则无须转给上司，自己予以处理。

“经理正忙着，这事或许我可代办?”

“经理正在开会，您的事或许我可以帮忙。”

“经理出去了，要不我帮你查查那份资料?”第一节电话管理◆有权处理的电话94第一节电话管理

◆相关职能部门处理的电话对方提出的问题，如果由相关职能部门就可以解决的，如来电购买商品，反映产品质量，推销产品等等，你可以将电话转给职能部门，或告知对方职能部门的电话，负责人姓名，请对方直接和职能部门通话联系。

“订购产品问题是由销售部门负责的，是否要将您的电话转过去?”

“请您与营业部门的张XX联系好吗?他的电话号码是XXXXXXXX。”

第一节电话管理◆相关职能部门处理的电话95

技能训练1、你正在打一个公务电话，这时领导走到你的办公桌旁。你知道电话还要打一段时间，然而领导一直在旁边等着可能会不耐烦。你是否应该:A.同对方说一下待会儿再打，然后挂断电话;B.用手捂住话机，轻声地对领导说你还需要一段时间才能打完电话;C.请对方拿着话机稍候，再同领导简短地说几句。2、秘书小张接到一个投诉电话，小张该怎样处理？

技能训练96情景训练

以秘书的身份模拟以下接打电话的情景：（1）一位电视台广告部的客人要找总经理，总经理不在；（2）一位客户来电咨询广告设计的费用、时间等情况，秘书回答或转接；（3）XX彩印厂厂长来电，此前，平面设计部经理曾交代秘书不要转给他；（4）XXX玩具公司经理来电，反映本次产品宣传画册印刷不好，火气很大。情景训练97相关知识

电话机种类

单线电话、多钮电话、免提电话、自动应答装置、自动拨号机、无线电页式电话、电话辅助设备、自动电话分配机、电视电话、移动电话、交换式电话系统。相关知识电话机种类98

10.4学习重点与难点1、学习重点印信的管理方法与要求；印信的使用方法。2、学习难点印信的保管与使用；技能训练。10.4学习重点与难点1、学习重点99

一、印章使用与管理

1、印章的刻制及启用

严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。

第二节印信管理一、印章使用与管理第二节印信管理100

第二节印信管理

2、印章的审批和使用

＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。

＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。第二节印信管理2、印章的审批和使用101办公室事务管理相关工作介绍课件102

3、印章的保管

＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。

＊印章应用专柜保管，使用印章应即取即用即收。

＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。3、印章的保管103

第二节印信管理4.印章启用工作流程图机构成立申报上级审核批准

公安局审核批准

上级机关备案印章启用申报

指定单位刻制

启用公章通知第二节印信管理4.印章启用工作流程图机构成立申报上级104

第二节印信管理5.印章的使用流程印章使用申请领导签批

柜中取印

妥善管理用印登记

正确用印

印章放回第二节印信管理5.印章的使用流程印章使用申请领导签批105申请部门申请人文件名称用印类别份数审批人盖章人印章审批表申请申请人文件用印份数审批人盖章人印章审批表106

第二节印信管理6、印章的停用印章的停用，应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁；

第二节印信管理6、印章的停用107领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。108

第二节印信管理二、介绍信的使用与管理

介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题:（1）介绍信的格式应符合要求（2）介绍信应由专人管理（3）出具介绍信必须认真履行审批手续（4）妥善保管好介绍信的存根第二节印信管理二、介绍信的使用与管理109办公室事务管理相关工作介绍课件110办公室事务管理相关工作介绍课件111办公室事务管理相关工作介绍课件112介绍信使用的程序用信申请领导审批秘书开介绍信、盖印用信登记介绍信使用的程序用信申请领导审批秘书开介绍信、盖印用信登记113用信登记簿序号日期事由签批承办部门及承办人签名编号张数1234567用信登记簿序号日期事由签114

技能训练1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？3、X市物资供销处办公室办事员洪XX，在销售处处长老王的再三要求下，在三张空白介绍信上编好介绍信编号，并盖了章。老王走后，他越想越后悔，赶紧向办公室李主任汇报了这件事，领导对他进行了严肃的批评，责成他立即追回这三封介绍信。请指出错误所在。技能训练1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸115

10.5学习重点与难点1、学习重点值班工作安排的方法；值班工作记录和管理；电话记录的方法和如何处理电话记录。2、学习难点电话记录的处理方法与要求；值班工作的编写。值班工作技能训练。10.5学习重点与难点1、学习重点116

10.5.1.值班工作的主要任务

文电处理信息传递接待来访临时性、突发性事务的处理值班记录搞好交接班

10.5值班工作10.5.1.值班工作的主要任务1117

来访登记表

编号

值班人┌─────┬─┬───────┬─────────────────────┐│来访人姓名│来访人单位│├─────┼─┴───────┴─────────────────────┤│接待时间年月日时分至年月日时分├─────┼───────────────────────────────┤│内容├─────┼───────────────────────────────┤│拟办意见│├─────┼───────────────────────────────┤│领导意见│├─────┼───────────────────────────────┤│处理意见││值班人签字：└─────┴───────────────────────────────┘

来访登记表118

10.5值班工作10.5.2.值班记录的编写

1、值班日志

外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。

2、接待记录：来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。

3、电话记录：

来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。10.5值班工作10.5.2.值班记录的编写119

外来人员登记表

序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注外来人员登记表序号姓名性别单位乘坐车120值班电话记录表┌───────────────────────────────┐│编号：时间：年月日时分到├──────────┬─┬─────────┬────────┤│来电单位││发话人姓名│├──────────┼─┼─────────┼────────┤│来电单位电话号码││值班接话人姓名│├──────────┴─┴─────────┴────────┤│通话内容摘要：├───────────────────────────────┤│领导意见：├───────────────────────────────┤│处理结果：值班人签字：└───────────────────────────────┘办公室事务管理相关工作介绍课件121

技能训练案例：毒药掉进河里之后1999年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。

如果你是值班秘书，应当采取什么措施?技能训练案例：毒药掉进河里之后122

10.6学习重点与难点1、学习重点邮政业务和邮政包裹业务；邮件处理的程序；邮政服务的项目。

2、学习难点邮件的收进和寄发的程序和基本技能；技能训练。

10.6学习重点与难点1、学习重点123

10.6邮件处理10.6.1邮件处理的涵义处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等；电子信函，如电传、传真、E-MAIL等。

10.6邮件处理10.6.1邮件处理的涵义124

10.6邮件处理

10.6.2邮政业务

1、信函业务国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。

2、邮政包裹业务国内包裹、国际包裹、

3、特快专递信函、文件资料、物品。10.6邮件处理10.6.2邮政业务125

10.6邮件处理签收拆封登记分类及时处理邮件，并记录呈送邮件10.6.3邮件接收程序10.6邮件处理签收拆封登记分类及时处理邮126

4.7邮件处理1拆封保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。2登记

按收文登记簿中的内容逐项登记。3分类将私人邮件与商业邮件分开将办公室邮件与外部邮件分开把优先考虑的材料放在一起

4

呈送向领导呈交有阅办要求的邮件；向其他人递交邮件。4.7邮件处理1拆封127

技能训练一、分析观察

一天上班不久，邮递员送来三个邮件：一个是发给万总经理的函件，封面上有“急件”字样，另一个是给朱经理的包裹，还有一个是税务局寄来的函件。秘书小汪在投递单上签收后，将三个邮件放在一边，开始忙昨天未结的工作，直到快中午的时候，才腾出时间处理这三个邮件。小汪打开税务局的函件，是一份关于税务新管理办法的文件。小汪又打开急件，是一封客户请求确认并要立即给予回复的商函。小汪一看这两个函件，不是重要就是紧急，不敢怠慢，急忙送交万总经理阅办。回来后，小汪还没有坐稳，办公室钱主任走了进来，叫小汪外出办一件事情。小汪于是把包裹放在办公桌上，给朱经理打了个电话，让他过来自行取走，然后放下电话出去了。

要求：

(1)以凶示意三个邮件的处理过程，展示其中主要的环节；(2)分析小汪的处理有什么问题，并给出规范的操作方法。技能训练一、分析观察128技能训练二、模拟训练在何经理的办公室里，何经理向刘秘书口述了一封信的概要，要求刘秘书整理出来后，以最快速度发出，并保证对方也能够在最快时间内收到这封信。

要求：

(1)详细描述刘秘书由整理信函到发出信函的全过程。(2)分组模拟：将学生每组2人，分成若干组，分别扮演何经理和刘秘书，在一个模拟办公室中演示口述、整理和发送信函的全过程。其他学生对演示的结果进行评议。技能训练二、模拟训练129技能训练三、实践训练

以下情况，应该运用哪些邮政业务：(1)经理正在外地参加一个商品交易会，留守单位的小牛接到经理打来的电话，要求小牛立即寄送一个商品的样本过去。(2)某员工与公司解除劳动关系后，应聘到了另一家企业，由于走得匆忙，刚刚补做的团员证来不及取走，现在需要把团员证给他寄过去。(3)企业因拓展业务的需要，需要印制大量的商业函件发往全国各地，寻找合作伙伴。技能训练三、实践训练130

问题讨论1、如何理解时间管理的一般原则？该原则与秘书工作有哪些关系？2、你是如何理解ABCD工作法的？3、作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？4、秘书应如何正确收发邮件？5、值班工有哪些任务和要求？问题讨论1、如何理解时间管理的一般原则？该原则与秘书1315、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。

6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。

7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。

8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。

9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。

10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。

11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。

12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。

13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。

14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。

15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。

6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。

7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！

8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！

9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。

10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。

11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。

12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。

13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。

14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。

15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。

6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。

7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。

8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。

9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。

10、没人能让我输，除非我不想赢！

11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。

12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。

13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。

14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。

15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，132第五章办公室事务管理

1、办公环境管理

2、日常安排与管理3、电话管理4、印信管理5、值班工作6、邮件处理

第五章办公室事务管理1、办公环境管理2、日常133教学目的

本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。教学目的本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境134

教学重点与难点

1、教学重点办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法接打电话的程序和要求；印信的管理方法与要求值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能。教学重点与难点1、教学重点135

教学重点与难点2、教学难点如何布置办公室；办公室安全管理的方法与技巧；识别办公室安全隐患制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法接打电话的程序、技巧和礼仪印信的管理制度以及如何使用印信值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能技能训练。教学重点与难点2、教学难点136第一节办公环境管理

一、办公环境的含义（1）办公的含义（2）环境的含义（3）办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

二、办公环境的管理目的

方便→舒适→整洁→和谐→统一→安全。第一节办公环境管理一、办公环境的含义137

1、空气杀手；2、光线杀手；3、声音杀手；4、空间杀手；5、设备杀手；6、文件杀手；7、职能杀手。三、影响办公环境的七大因素1、空气杀手；2、光线杀手；三、影响办公环境的七大1381、空气杀手1、空气杀手1392、光线杀手2、光线杀手1403、声音杀手3、声音杀手1414、空间杀手4、空间杀手1425、设备杀手5、设备杀手1436、文件杀手6、文件杀手1447、职能杀手7、职能杀手145办公环境管理

四、办公室的布局与布置

（1）对办公室进行布局与布置的必要性对办公室进行布局与布置是进行办公环境管理的具体步骤。其目的是为了克服影响办公环境的七大因素，使办公室方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全。

办公环境管理四、办公室的布局与布置146（2）办公室布局的类型①封闭式布局。第一、封闭式布局的含义是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。（2）办公室布局的类型147办公室事务管理相关工作介绍课件148第二、办公室封闭式布局的优点比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密性。易于员工集中注意力，以便从事细致或专业性工作。易于保证隐私。由此看出，办公室封闭式布局可以加强办公室的空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境管理。第二、办公室封闭式布局的优点149第三、办公室封闭式布局的缺点空间环境方面：费用高，墙门走廊等占用的空间多并要装修。视角环境方面：难于监督工作人员的活动。听觉环境方面：难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。第三、办公室封闭式布局的缺点150

第一节办公环境管理②开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

第一节办公环境管理②开放式布局。151办公室事务管理相关工作介绍课件152办公室事务管理相关工作介绍课件153

第一节办公环境管理

（2）办公环境布置

①布置要点

营造一个安静的工作环境；

保证良好的采光、照明条件；

合理安排座位；

力求整齐、清洁。

第一节办公环境管理（2）办公环境布置154办公室事务管理相关工作介绍课件155

第一节办公环境管理

②布置的原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。第一节办公环境管理②布置的原则156

第一节办公环境管理

②布置的原则全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。第一节办公环境管理②布置的原则157办公室事务管理相关工作介绍课件158

考考你配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备1、怎样优化办公设备？2、怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化考考你1、怎样优化办公设备？2、怎样美化办公159

第一节办公环境管理

五、办公室的视觉环境管理

1、办公室内的覆盖物（1）有效地使用颜色。特定的颜色促进平静的工作气氛。红色会让人激动，蓝色则让人平静；心情郁闷的人容易从红色当中产生激情，在蓝色中更感到压抑和寂寞。办公室不好的颜色：几种办公室的典型形象：机关里灰白的墙壁、棕色的桌椅，让人感到沉闷；写字楼里雪白的墙壁、青灰色的桌椅，又让人感到呆板。（2）颜色应协调一致。搭配好办公室里的色彩，主要应考虑以下5方面的因素。一、低矮的办公室用浅色。二、背阴的办公室用暖色。三、创意人员的办公室用亮色。四、领导座椅颜色要更深。五、会议室与办公室的风格要不同。

第一节办公环境管理五、办公室的视觉环境管理160办公室事务管理相关工作介绍课件161办公室事务管理相关工作介绍课件162办公室事务管理相关工作介绍课件163办公室事务管理相关工作介绍课件164办公室事务管理相关工作介绍课件165办公室事务管理相关工作介绍课件166

2、照明

（1）办公室照明方式办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工作人员的视觉器官产生影响，进而对工作人员的工作情绪、工作效果产生影响。为了有效控制办公室的照明环境，国际化企业应注意以下几点：常用的照明方式有四种：一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。

（2）正确选择光源

在办公室照明中应尽量采用自然光做光源，这不仅有利于节约能源和费用，更重要的是自然光明亮柔和，对人体的生理机能有良好的影响。人工光源在办公室照明中只应作为补充性的照明光源，与自然光源结合运用。

2、照明167（3）光的设计。（3）光的设计。168（4）光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。（4）光亮设计的原则：169

第一节办公环境管理

六、办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.消除噪音的来源。用吸音的材料以减少噪音的影响。适量音乐的播放。第一节办公环境管理六、办公室的听觉环境管理170

第一节办公环境管理

七、办公室的空气环境管理

1、温度最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。

2、湿度最适宜的湿度为40%~60%。

3、空气流通每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。4、空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。第一节办公环境管理七、办公室的空气环境管理171第一节办公环境管理八、办公室的保健与安全环境管理

1、保健＊定期健康检查＊灌输卫生知识。＊采取疾病预防＊保持环境整洁。＊推行健康运动＊举办康乐活动。

第一节办公环境管理八、办公室的保健与安全环境管理172

10.1办公环境管理2、安全管理（1）树立安全意识掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。10.1办公环境管理2、安全管理173

10.1办公环境管理（2）识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家