会议管理办法

会议管理措施第一章总则第1条规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本办法。第2条本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第3条主要职责。集团领导：负责批准重要会议计划和会议纪要。集团行政管理果心：负责会议计划的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。集团各果心：负责相关会议组织、召开、参与、会议决定的准备和执行等。第二章会议类型第4条固定会议。主要指公司层面相对固定的大型综合会议或专题会议。会议名称召集部门会议周期参会人员主题和活动股东大会董事会年度每年4月股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层管理人员和分行经理审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告公司年会企业管理果心年度春节前半个月左右分行主要管理人员，获奖人员，部分项目经理，总部全员年度工作报告、年度表彰、年终聚餐业务工作会议经营管理果心半年过年后和6月底各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集团总部各部门负责人经营工作总结及座谈财务工作会议财务管理果心半年过年后和6月底集团财务部全体成员各分行财务负责人财务工作总结及座谈质量安全工作会议工程管理果心半年过年后和6月底集团工程部全体成员各分公司负责人工程质量、安全、卓越创造总结与探讨公司例会企业管理果心每周周一举行公司高管各部门负责人上周部门计划的主要问题和执行情况等第5条非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。第6条会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。年度、半年的固定大型会议，需要现场参与；其他会议可根据情况灵活选择相应的会议形式，但应保证一定的现场会议次数。第三章会议计划第7条制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议，行政管理果心做不同的计划方案。固定会议计划：行政管理果心可在每年年末制定第二年的会议计划（不含每周例会），填写《会议计划表》，并上报集团领导审批，在第二年年初公布计划。非固定会议计划：各会议组织部门需在每月25号前向行政管理果心呈报会议需求，填写《会议需求表》，行政管理果心收到会议需求后，进行统一规划，制定月度会议计划，填写《会议计划表》，并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理果心负责在每月30号公布下月会议计划安排。每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开，特殊情况需变动的，下周例会变更计划的通知应于上周星期四发出。第8条组织实施。行政管理果心负责协助其他部门组织会议，其他部门负责具体的会议计划实施，组织协调人员，主持召开会议。第9条计划控制。行政管理果心负责督促其他各部门执行会议计划，当出现临时突发状况，行政管理果心负责及时调整计划，合理安排，保证会议的顺利召开。第四章会议准备第10条公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定（大型会议需提前7天），责任部门按《会议通知》模板（附件3）填写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等，经部门负责人确认后发给行政管理果心，行政管理果心审核后进行公布。第11条会场安排。行政管理果心协助会议责任部门按照会议要求，负责会场准备，按照《会议准备确认表》准备好各类物品，责任部门负责人和行政管理果心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。第12条会议室使用。会议室的使用由行政管理果心统一安排，行政管理果心负责安排清洁人员打扫会议室，保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理果心，行政信心果心进行登记，并准备相关物品，安排会后打扫。第13条参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。会议通知发出后，会议前由责任部门负责，必须安排专人负责会议场地、参会人员的确认工作。第14条参与者的准备。与会者应根据会议通知的要求准备会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。参会人员如有重要材料容汇报，应至少提前一天发送给其他参与者。不允许提出本次会议未准备讨论的问题或通过部门内部协调可以解决的问题。第五章举行的会议第15条场馆纪律。守时，不迟到、早退、缺席；会议期间，关闭通讯工具或将通讯工具设置在振动位置，确需接听时，应到会议室外，切勿影响会议的正常进行。会议期间不要吵闹、交头接耳或打瞌睡；参与者不得做与会议无关的杂务，不得在会场上随意走动。不泄露会议机密，妥善保管会议材料，不允许向无关人员透露会议内容。第16条签到。与会人员在《会议签到表》上签到，会议记录人或会议组织部门应指定专人确认签到。第17条会议议程原则。会议组织者要明确会议议程原则，并将议程原则传达给会议主持人和记录人，以确保会议的有效进行。会议主持。主持人负责指导会议过程，完成会议的各项议程。会议记录。主办方指定了一名特别人员记录会议记录，会议记录可采用录音、笔录、摄影等方式，以确保记录准确。重要会议应安排拍照，供公司新闻稿用。时间控制。主持人按照会议议程控制会议时间，会议记录员提醒了主持人，经主持人提议，会议时间可适当延长。主题明确。会议围绕会议主题进行发言、讨论，主持人要确保主题明确，对跑题、偏题的发言要及时指出，会议记录员提醒了主持人。形成决议。会议结束时，应形成决议或结果，由主持人确认。会议结题。主持人在会议结束时做了总结，宣布会议决议或结果。第六章会后实施第18条会议材料的整理和归档。会议材料搜集、汇总。在会后1天内，会议发言人应将本人会议上所用书面材料的电子稿提交会议记录员和行政管理果心。会议纪要整理、发布。在会后2天内，会议记录员整理好会议纪要，提交给部门领导或集团领导审阅后，再交给行政管理果心，由行政管理果心负责发送给相关部门。存档、备案。行政管理果心档案管理人员，将会议材料和会议纪要分类归档，作为公司的知识资源。第19条决议落实。会议形成的决议应当接受有关主管部门的监督、落实，决议的完成情况由监督审计果心负责监督、检查，并计入部门考核。第20条会议统计。行政管理果心每月3总结8月前上月会议情况，形成《月度会议完成报告》，内容包括会议计划与执行、会议考勤、纪律、会议决议等；及时收集会议决议的执行进度，并适时公布。第七章会议摘要第21条会议管理总结。行政管理果心每个月对会议管理的实际情况做出总结，包括执行情况、问题、建议等，并根据会议管理经验，不断完善会议管理措施和流程。第22条会议运行总结。各部门应对会议的有效性进行总结，提出意见和建议，组织专题会议研讨举行的会议的频次与方式、会后实施与监督办法，不断改进会议效率、质量。第23条会议中，各部门应对上次定期会议上提出的各种问题的解决方案进行反馈，有结果的反馈结果，没有结果的则反馈具体解决到哪一步，预计还有多少时间能完成，明确