公司财务管理办法

14/14公司费用报销及收款管理制度一、实施目的规范区内分公司员工费用报销标准、报销流程及收款流程。二、适用范围说明：本文适用于公司日常业务费用报销及收款管理，报区域财务经理备案。目录一、基本要求2二、借款事项4三、分公司费用报销7四、总公司费用报销12五、账扣费用报销12六、商场押金管理12七、罚款、赔款及代收款管理13基本要求（一）费用分类总部费用：日常费用类：商场保证金、年度团队出行、体检费用等大型活动类：会议费、营销活动、752项目、订货费、年度营销会经理人活动大秀活动等资产：电子设备、机器设备、运输设备、在建工程等经批准的其他事项：附OA单据的装修费、经公司总部批准的会员活动等分公司费用：分公司发生的营运费、运作费、餐费、车辆费用、业务招待费、电话网络费、日常办公费、分公司水电费、交通费、差旅费、会议培训费、专柜维护费、团建费、办公室租金、分公司体检费以及未经公司总部批准的装修费等终端费用：商场费用，包含大店租金、物业水电费、促销费、买单费等由商场强制或合同约定收取的费用，终端费用要求分摊到具体门店分公司推广费：各事业部下发给分公司的推广费，与总部推广费相对应的灯片、道具、广告费、会员维护费、装修费、服装费、展特卖推广费等（二）报销涉及的发票种类及粘贴要求报销涉及的发票种类举例票友记APP是否可识别粘贴方式增值税发票普通发票、专用发票、电子发票是鱼鳞式粘贴机打发票出租车发票、加油费发票否平铺式粘贴定额发票停车费发票，保险费发票，交通一卡通充值卡发票否平铺式粘贴火车票否平铺式粘贴机票行程单否平铺式粘贴保险单如果保险公司开具的发票为增值税发票，可通过票友记APP进行识别，提交报销时将保单粘贴，发票平铺粘贴（方式与增值税发票粘贴方式相同）平铺式粘贴备注：票据粘贴不超过框线，拍照完整停车费类票据(上传电子附件时平铺拍照)后可鱼鳞式粘贴抵票说明与抵票一同粘贴，与报销票据分开，不用粘贴，用曲别针夹好增值税专用发票需在单据上标明份数，并将抵扣联曲别针夹在上面（三）NC附件要求（纸质、电子版本相同）及其他要求NC附件要求（纸质、电子版本相同）签署合同付款：合同扫描后上传PDF格式或拍照上传。差旅费报销：出差申请单上传PDF格式或拍照上传；火车票，机票行程单，出租车发票，地铁一卡通充值卡发票，公交车票，需平铺黏贴后，拍照上传，不允许重叠。酒店结算单拍照上传。装修押金：审批完成的OA申请PDF格式或拍照上传。押金条或收据返回时，需将此凭据黏贴后，拍照上传。装修费：审批完成的OA申请PDF格式或拍照上传。装修公司与本公司结算单（盖章的）拍照上传。若为装修杂费抵票，应上传抵票说明，并由分公司经理人签字确认的拍照上传。大店租金：合同租金页（带金额的那页）拍照上传商场付款通知书拍照上传。营销奖支出OA相关审批拍照上传。发票平铺黏贴后，拍照上传抵票说明拍照上传会议费OA会议通知拍照上传。会议人员签到表拍照上传。如发票提供方为旅行社，应附有相关会议内容的合同并拍照上传培训费OA培训通知拍照上传学院审批后的OA培训申请单拍照上传参会人员清单签到表拍照上传业务招待费业务招待费备查单拍照上传团建费和工作餐费分公司日常费用报销单中团建费报销附业务招待费备查单拍照上传500以上招待费需附消费清单拍照上传保险费保险投保单拍照上传发票平铺黏贴扫描上传(应为增值税专用发票)（注：即所有用于报销的资料文件（不论是发票、合同还是其他说明文件），都需要在网报系统电子化存储）其他要求财务组织与发票抬头保持一致、NC电子附件底行显示全面涉及抵票项目：预算占用项目为实际事项项目，摘要及实际发票项目为发票所载项目，抵票项目附清单，并由经理人批准个人费用（如差旅费、日常费用等）多单合计每超过500元即可进行一次报销，一月可报销多次；不足500元的每月报销一次（特殊事项单独沟通，一事一议）终端费用报销单需要费用具体到专柜对于住宿费发票要求开具增值税专用发票，其他应开而未开专用发票分公司经理人签字报销。借款事项：原则上要求房租、物业、商场促销费用、装修费等均采用公对公付款，其中需要注意：装修费、装修押金公对公付款；如果装修押金商场要求必须现金交纳的，按照金额划分为：2000元以下个人垫付，取得装修押金收据时填写单据报销；2000元以上的可以借款（一）总部借款事项全额由总部承担项目：商场保证金、年度团队出行、体检费用等经公司批准的由总部承担的费用：附OA单据的装修费、经公司总部批准的会员活动等（二）分公司借款个人借款、装修押金借款等；由分公司承担的对公借款（财务组织必须选总公司，不要选自营店分公司）（三）金额要求：差旅费或团队出行：20000元以上；对私：2000元以上（四）报销、还款要求：当借款金额小于报销金额时，填写“报销单”冲借款，冲销所有金额，财务会将差额报销给相关人员当借款金额大于报销金额时：冲销金额按实际发生的报销金额，借款单里的金额仍会在系统中，可以下次继续冲销，适合分阶段报销。如果没有再冲销的费用发生，在网报系统填写还款单，并将剩余款项还至公司账户当借款后未用，无报销事项，将款项还至公司账户，填写还款单归还借款时间为7天，前款不清后款不借还款账户：原则上借款从哪个账户支付的，就还到哪个账户：附：各公司还款账号公司：爱慕股份有限公司，开户行：中国工商银行北京望京科技园区支行0200296719000001507，账号：0200296719000001507公司：北京爱慕服饰销售有限公司，开户行：上海浦东发展银行北京金融街支行，账号：91060154800011203公司：重庆爱慕美丽服饰有限公司，开户行：上海浦东发展银行北京金融街支行，账号：91060078801100000532公司：北京爱慕郡是服饰有限公司，开户行：上海浦东发展银行北京金融街支行，账号：91060078801100000558还款时：备注：写上还款单单号或报销冲借款单的报销单号借款流程：（借款人发起后，统一由费用中心进行支付）借款人发起后，根据NC流程催办相应审批人，提前一周发起借款申请2、预估流程所需时间，因流程时长原因导致的滞纳金等费用，由当事人自行承担分公司费用报销各类费用报销标准及要求：根据不同的费用属性填写报销单据（一）通讯费：座机话费：分公司座机话费全额报销，专柜座机话费按公司给定标准，根据专柜体量每月按30-50元以内标准报销，每一份报销发票应标明费用所属期间并在系统做期间描述。标准特殊情况下可根据需要适度放宽（发票后备注活动情况，业务签字）。如专柜话费无法更改优惠套餐及商场统一办理的，则视实际情况在规定额度内参考，给予该专柜话费报销标准。宽带费：凭原始发票实报实销，新开专柜宽带费提前OA申请在分公司内报备，报销时附OA通讯补贴：工资中体现，不再另行报销商场统一办理网络通讯费用使用终端费用报销单（二）办公用品：分公司行政人事统一在京东商城购买，并开具增值税专用发票，大批的办公用品在购买之前需列出购买预算清单，分公司经理人批准后购买，制定办公用品领用台账，报销时需附销货方提供的盖章的详细清单（两份）。分公司员工统一向行政人事申领，不得擅自购买；特殊情况先向分公司经理人报备，凭发票实报实销外埠专柜临时急用办公用品需由专柜导购提前向辖区业务及行政人事报备，经同意后在当地购买，费用报销由业务代为办理，提供原始发票及清单（三）水电费及物业费：提供原始发票及缴费通知单报销（四）运输费：同城专柜之间货品调拨邮寄不予报销，特殊情况需经分公司经理人同意后方可报销道具及其他商品调拨运费需提供相应证明（五）书报杂志费用：提供原始发票及所购书籍的详细清单报销计入推广费类杂志费需附相应支持文件所属页报销（六）交通费：因公外出发生停车费，报销人应在停车费单据上注明原由、时间，经分公司经理人同意后报销。因私不予报销过路、过桥费实报实销管理人员工作至21：30以后（附打卡证明）的交通费，凭出租车票实报实销；日常工作需打车，经分公司经理人后同意方可报销导购延时加班（23：00后）车补：专柜柜长报备给辖区业务，由辖区业务按每人15元/次汇总报销注意事项：出租车票根据原始凭据报销，每笔发生的交通费注明出发点、目的地、发生原因、乘车人员、时间及金额，票据遗失不予报销出租车发票/电子发票平铺黏贴，若搭乘快车或其他拼车时，还需提供行程单。（七）餐费：员工节假日加班、大型盘点安排及促销活动客流量较大时，产生的误餐费按照不超过30元/人给予报销，超出部分不予报销。（特卖期间不报销参展人员餐费，特殊情况经分公司经理人同意方可报销）团建活动餐费在额度内实报实销（八）差旅费：公司总部出差（区内人员至大区学习培训）：交通费：报销往返交通票，如飞机票价等同火车票价，经分公司经理人同意，可报销飞机票；机场、车站至目的地之间的市内交通费用可在长途交通费中报销，金额不可高于50元/天。餐费：因公司不安排就餐或离开公司驻地在外看市场而发生的餐费实报实销（标准不超过30元/餐）；住宿：一般由公司统一安排住宿，公司统一报销因客观原因而发生的在公司承担之外的住宿费报备分公司经理人可给予报销，报销标准不超过300元/天。参加公司组织集体会议、活动、学习不享受出差补贴。分公司员工到总部实习培训，由总部统一提供住宿的，时间在15天以上不足6个月的，按40元/天发入差旅补助，费用由公司总部承担。区域内出差：交通费：报销往返交通票，如飞机票价等同火车票价，经分公司经理人同意，可报销飞机票；机场、车站至目的地之间的市内交通费用可在长途交通费中报销，金额不可高于50元/天住宿费：住宿标准为260元/天/人，两人同住按照300元/天出差范围界定：郑州市四环以外区域出差补助：出差补助按每人60元/天补贴，40元/半天补助当天往返：出差时间大于或等于8小时按全天补助，小于8小时按半天补助（出发时间以票面为准，返回时间以到达时间为准）一天以上出差：实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计算，12：00以前出发（或12：00以后到达）按全天计算。出发时间在早8：30（票面时间）前，或晚上到达时间21:00（抵达目的地时间）后，可补助车贴20元；其他：如遇特殊情况的特殊费用（如招待餐费等）经事先申请，经经理人同意方可报销，并扣除20元/餐补助；出差期间到出差地点附近观光或探亲时间超过半天的，事先须经分公司经理人批准，附近观光或探亲期间产生的费用自付，公司不予报销。报销要点：所有费用必须凭原始凭证报销，报销出差补助的不再另行报销出租车费用票据遗失不予报销，因个人原因发生的退票费不予报销差补中含团建或其他形式餐费的,每餐减少20元差补自行检查补贴天数、金额是否正确；费用发生地是否在出差范围之内；费用发生是否在出差期间公司总部组织的大型活动会议培训无差旅费补助)交际应酬费经销业务招待经销客户或专柜业务招待商场人员需事先向经理人申请，按批复额度招待。报销时必须提供原始的属同一酒店的餐饮发票交际应酬报销不得开具增值税专用发票，《业务备查单》及NC网报上不能出现“公关”字样，费用项目可填写“业务招待费”或“交际餐费”购买公司产品以外的其他礼品，在额度内事先向经理人申请得到同意后方可发生，必须填写《业务备查单》，注明人员、礼品内容、金额，凭原始发票予以报销（十）运输费无法提供原始发票的日常性运输费用：原则上需凭有收款人签字的原始凭证报销，并列明运输原因、趟次、金额、时间等；备注收款人联系方式，附抵用发票作为报销凭单；（十一）车用杂费车辆维修费及保养费的报销应提供增值税专用发票汽车保养应严格按照8000-10000公里/次执行，日常维修及保养须提前申请，报销时附分公司范围内批复的OA申请停车费、过路费、洗车费等车用杂费凭原始正规发票实报实销（十二）固定资产、低值易耗品先申请，后购买，报销时附OA申请及固定资产管理卡片提供增值税专用发票。（十三）)会议费及培训费先申请，后执行。报销时附OA申请、费用清单、会议纪要、参会人员清单提供原始正规发票，报销金额不超OA申请金额如发票提供方为旅行社，应附有相关会议内容的合同公司组织的培训费，附OA、人员清单及学院批准的培训申请单（十四）其他费用喷绘费用：发生时以原始发票报销，同时附详细的喷绘清单、注明用途、OA申请确认予以报销商场维护费：购买批量维修用品、购道具（灯具），报销需附详细清单、OA申请确认予以报销房租费的报销：附原始发票、OA申请、合同复印件作为报销附件体检及旅游费：附原始发票，OA申请及实际发生人员名单作为报销附件（如发票提供方为旅行社，应附有相关活动内容的合同）（十五）推广费额度内推广：品牌事业部OA审批（大爱慕自2017年度开始OA审批权限在分公司经理人），提供原始发票及推广照片，附OA申请，额度内执行额度外推广：发生前向公司品牌事业部申报批准备案，报销时附原始发票及OA审批，户外及橱窗推广附照片报销报销要点：推广费OA申请一事一议，分次报销按品牌提供费用清单、关联OA、现场照片，报销严格执行先审