文件、记录和档案管理制度

文件、记录和档案管理制度一、目的通过对本公司制定的与安全生产标准化有关的管理文件、技术文件的控制，保证所有在用文件的适用性、系统性、协调性、完整性、有效性处于受控状态，并确保安全生产有效运行的文件均为有效版本，防止作废文件的非预期使用。二、适用范围本制度适用于公司安全生产和职业卫生管理制度、安全操作规程及其他安全生产文件的编制、评审、发布、使用、修订、作废等的管理。三、职责1、公司总经理负责组织制定、发布、作废安全生产和职业卫生管理制度、安全操作规程。2、公司各分管领导负责组织安全生产和职业卫生管理制度和岗位安全操作规程的编制和审核。3、安全生产管理部门负责实施对安全生产和职业卫生管理制度和岗位安全操作规程的编制、评审和修订，包括与安全生产有关的外来文件的收集、发放及其有效版本的控制。4、各部门负责本部门的安全生产管理制度和安全操作规程的编制、修订和管理，安全生产管理部门负责安全文件的备案、登记、发放。5、综合部负责集团公司级安全文件的备案、印发。四、安全管理制度管理要求（一）安全管理制度制定的原则1、安全管理制度是公司最基本的规章制度，各项安全管理制度的内容必须符合公司生产经营特点。2、制定安全管理制度之前，应充分研究公司生产经营流程、危险源的分布、员工的教育和学历状况、事故记录、环境状况等因素;还要依据国家有关法律、法规、规章和标准的规定进行补充和完善。3、建立、完善适合本公司特点的安全规章制度以及各项操作规程，保障安全生产的管理需要。（二）安全管理制度的范围1、安全管理制度至少包括以下内容：安全目标管理、安全生产和职业卫生责任制管理、安全生产承诺管理、安全投入管理、文件、记录和档案管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理等。2、公司建立安全生产责任制和安全管理制度，以控制物的不安全状态和人的不安全行为。（三）安全管理制度制定的具体要求1、安全管理制度制定过程中应充分考虑以下因素：①国家的政策和社会发展需求；②法律、法规要求和国家、行业标准及规范；③国家批准的国际公约和标准；④风险评估结果或隐患排查治理的情况；⑤管理的流程与控制要求；⑥相关方要求；⑦与公司发展相关的外部信息，如行业要求等；⑧企业文化及企业管理的惯例等。2、安全管理制度制定完成后，应当制定目录及检索方式，保证不同文件系统的相互引用而不会发生误用或混乱，方便各类人员查询使用。（四）文件的编制程序（安全管理制度、安全操作规程）1、在编制安全管理制度时，要按照系统性原则，分为起草、审核、发布、教育培训、执行、反馈、持续改进等环节；每一个安全生产管理制度编制都要做到目的明确，流程清晰、标准准确，具有可操作性。2、起草：安全管理制度起草前，应对目的、适用范围、职责、管理要求、解释部门、实施日期、记录等给予明确，同时还应做好相关资料的准备和收集。安全规章制度的编制，应做到目的明确，条理清楚、结构严谨、用词准确、文字简明、标点符号正确。3、会签：起草的规章制度，应通过正式渠道征得工会、从业人员的意见和建议，以利于规章制度颁布后的贯彻落实。当意见不一致时，应由总经理组织，统一认识，达成一致。4、审核：制度签发前，应进行审核；安全管理制度、安全操作规程由副经理审核；专业性技术性较强的规章制度应邀请专家进行审核。5、签发：安全管理制度、安全操作规程由总经理签发。6、发布：安全生产规章制度可以采用文件汇编和电子文件两种方法中的任一方法进行发布，或者可以综合使用。发布的范围应涵盖执行部门、人员。7、培训：安全管理部门负责将安全生产规章制度发放到各部门;各部门针对岗位特点进一步发放到各岗位；各部门负责对本部门适用的规章制度进行培训和考核。新发布及修订安全规章制度由执行部门组织相关人员培训、考试，考试合格后才能上岗作业。8、反馈：各部门应定期检查安全生产规章制度的执行过程中存在的问题，建立信息反馈渠道，及时掌握安全生产规章制度的执行效果。9、持续改进：安全管理部门应每年制定规章制度的修订计划。每年进行1次审查、局部修订；每3年进行1次全面修订，并重新发布，确保规章制度建设和管理有序进行。（五）安全操作规程管理要求1、安全操作规程编制原则①基于岗位生产特点中的特定风险的辨识，编制齐全、适用的岗位安全操作规程。②安全操作规程中应有岗位主要危险源的辨识内容和危险源的分布情况说明，并应包含公司的各个岗位、主要设备设施等。③在编制操作规程过程中，应根据各个岗位的生产特点，辨识出存在的所有危险有害因素，并提出合理可行的对策措施，使其具有可操作性。④安全操作规程应与控制危险源风险相匹配，还应明确紧急情况下的处置方案（事故情况下的操作规程）。2、安全操作规程主要要求①操作规程应覆盖每个岗位、每个有人活动的生产区域。②岗位安全操作规程的编制、发放和管理等与安全生产规章的要求基本相同。③岗位安全操作规程可以组织熟悉岗位作业的操作人员和专业技术人员，按照作业前、作业中、作业后的作业顺序中存在的安全风险进行编制，方便员工掌握和执行。④在新工艺、新技术、新装置投产或使用前，组织编制新的操作规程。⑤应保证各岗位相关的操作规程是最新的有效文件。⑥操作规程内容全面完整、具有可操作性。⑦员工熟悉本岗位操作规程的内容，无违章行为。⑧现场记录应严格按照操作规程来记录。3、安全操作规程的编制程序：安全操作规程的编制程序应与安全管理制度的编制程序相一致。4、安全操作规程的培训①安全管理部门负责将安全操作规程下发到各部门，各部门针对岗位特点进一步发放到岗位，并建立发放记录。②各部门负责对本部门员工进行安全操作规程的培训，看其是否能够熟练掌握自己所在岗位的操作规程；并有培训考核记录及考试试卷。③各部门负责人，应督促所属员工熟练掌握本岗位的安全操作规程，现场操作不允许有违章现象。（六）安全管理制度、操作规程的评估1、各部门可结合自身的日常性检查工作，开展对本管理范围的安全管理制度、安全操作规程执行情况进行经常性监控。2、安全管理部门定期结合年度职业健康安全管理体系管理评审活动的开展，组织对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程的执行情况和适用情况进行检查、评估（合规性评价）。3、对评估中发现的问题应制定整改措施计划，并落实整改。（七）安全管理制度、操作规程的修订及作废1、安全管理部门根据评估情况、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例、绩效评定结果等，组织对安全生产管理规章制度和操作规程进行修订，确保其有效和适用。2、当公司发生下列变化时，需要对安全生产管理规章制度和操作规程进行修订：①当国家安全生产法律法规、规程、标准废止、修订或新颁布时;②当公司归属、体制、规模发生重大变化时；③当生产设施新建、扩建、改建时；④当工艺、技术路线和装置设备发生变更时；⑤当上级应急管理部门提出相关整改意见时；⑥当安全检查