《秘书实务》第一章秘书的含义

第１章秘书的涵义[本章学习要求]●从职业角度认知秘书的涵义和职责●认知秘书职业化的意义●理解秘书工作的特征●理解秘书工作的要求第一节什么是秘书一、情景案例在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入……简洁给人一种错误的生疏——秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更留意力量和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比方比尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。《曹老板的十八个秘书》《最终的女秘书》典范秘书》《致命女秘书》《秘书》这两部是关于人心险恶和权利侵害的，有教育意义《特别女秘书》

二、秘书的职业特征1.效劳性：直接性〔贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持全都；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报〕；广泛性〔为上司、同级、群众三层级效劳〕；稳定性〔只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司效劳，业缘关系和人情关系〕2.学问化：以处理书面信息为主要内容，需把握现代办公手段和专业学问技能，属学问分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物3.年轻化：兴旺国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积存阅历，熬炼力量，逐步由操作〔秘书〕向治理层〔主管〕迈进4.初级中级秘书女性化：程序性重复、标准性要求，需细心急躁5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和规律思维露宝把微软公司看成一个大家庭，她始终自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、阅历和力量在微软享有很高的地位，深受比尔·盖茨的器重和员工的敬重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功由于有露宝。”

“邂逅”大龄女秘书

微软公司当时根本上都是年轻人，这些人搞业务、搞推销都是一把好手，可是弄起内务、治理方面的杂事，没有人能有急躁。

一次，为了接待马上来访的惠普公司人员，盖茨才在亚帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边还是空荡荡的。

盖茨发动大家连夜去查找办公用品，自己则亲自安装终端设备。可这些，对于他的第一任秘书――一个年轻的女大学生来说，似乎并不是她分内的工作，一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。

他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的年轻人来说，应当有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他们的心。

不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。

他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花瓶式的年轻女性没兴趣。“莫非就没有比她们更适宜的人选了？”盖茨绝望地责问伍德。

伍德犹迟疑豫地拿出一份资料递给盖茨：“这位女士做过文秘、档案治理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，生怕……”不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘资料，丢下句“就是她了”后扬长而去。

就这样，盖茨的其次任女秘书――42岁的露宝上任了。她是4个孩子的母亲，出来应聘时并没有寄予太大的希望，在常年操持家务后她希望重新走向社会，重新寻找自我的价值。

露金是微软公司总裁比尔·盖茨的其次任女秘书，在到公司工作时，她已42岁了，并且是四个孩子的母亲，而比尔·盖茨当年才21岁，正值创业之初。

当露金的丈夫知道她要去上班的公司状况时，就警告她，要特殊留意公司月底是否发得出工资。而露金没有理睬丈夫的忠告，她想一个如此年轻的董事长开办公司，遇到的困难生怕很多吧。她开头以一个成熟女性所特有的缜密、细腻与周到，考虑她今后在公司应尽的责任与义务。

在“娃娃公司”的日子

露宝刚进公司时觉得这个公司的气氛有点奇怪：一般公司请秘书肯定要年轻美丽身材苗条的女性，而自己这么大的年龄竟然得以录用，真是令人不行思议。

几天后的一个早上，露宝坐在自己的位置上看到一个男孩直闯董事长的办公室，经过她面前时只是“嗨”地打了一声招呼，像孩子对待母亲似的那么自然，然后摆布起办公室的电脑。

由于从前伍德曾特殊提示她，严禁任何闲人进入盖茨的办公室操作电脑，所以她马上告知伍德说有小孩闯进了董事长的办公室。

伍德表情冷淡地说：“他不是小孩，他是我们的董事长。”

“什么，他就是比尔－盖茨？”

“没错。”

露宝回到自己的办公室，愣了几分钟还是不死心，又跑去问伍德：“对不起，请问盖茨几岁了？”

“21岁。”

很多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发蓬乱还带着头皮屑的大男孩所迷惑。露宝也不例外，她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办实业，遇到的困难生怕很多吧！她以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽的责任与义务。

一些日子后，露宝觉察盖茨和艾伦行为颇异于常人。

他们通常是中午到公司上班，始终工作到深夜。假设偶然要在其次天早上会客，他们就在办公室睡到天亮。

盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上睡觉。累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头上，不管何时也不管环境如何吵闹，他总能立刻进入甜甜的梦乡。

细心的露宝就适时为他预备毛毯，特殊是出差的时候，无论时间多紧急，盖茨想睡觉时总能顺手拉出毛毯。

关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关心和暖和，削减了远离家庭而带来的种种不适。

她在工作上也是一把好手，公司离亚帕克机场只有几分钟路程，所以盖茨每次出差时，为了使工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处理事务到最终时刻才开头赶往机场，为了赶时间，他常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难免为他担忧，便恳求他每次多留出15分钟去机场，并且每次她都要加以催促。

露金把公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工、每项工作，都有一种很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、选购、打印文件等。

“垃圾”大事

露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、选购、打印文件等工作，这引得四周好多人的艳羡。

然而，此时的她却有了新的苦恼。每天早上9点左右，清洁工会进入微软公司进展清理工作。有一天，一位软件工程师突然从办公室里嚷着冲出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。露宝莫名其妙地问：“没观察什么程序呀！”经过认真询问，方知是清洁工误把这位软件工程师放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给扔了。这位工程师懊恼不已，那可是他的灵感之作呀。

这件事后，露宝定了制度：在微软公司的办公室，清洁工只能去除垃圾桶里的东西，其他地方的东西一律不准移动。

可是问题又来了，程序设计师把喝完饮料的空罐顺手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰。过不多久，办公室里空罐积存如山。露宝又得向清洁工解释：哪些东西是有用的，不行以碰；哪些东西是垃圾，应当去除。

露宝成了公司的灵魂，给公司带来了分散力，盖茨和其他员工对她都有很强的信任心理。当微软公司打算迁往西雅图，而露宝由于丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍，留恋不已。

盖茨、艾伦和伍德联名写了一封推举信，信中给露宝的工作力量以很高的评价。露宝靠着这封推举信，重找一份工作不成问题。

临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软公司为你留着空位，随时欢送你来！”

久而久之，露金成了公司的灵魂，给公司带来了巨大的分散力，盖茨和其他员工对露金也有很强的依靠心理。当公司打算迁往西雅图，露金因丈夫有自己的事业不能走时，盖茨对她感到依依不舍。

3年后的一个冬夜，西雅图浓雾长久不散，因缺乏得力助手而心情郁闷的盖茨坐在办公室里发愁。这时，一个生疏的嗓音伴随着一个生疏的身影来到了他的跟前，“我回来了。”是露金，她为了微软公司，说服了丈夫举家迁到了西雅图，连续为公司的腾飞效力。

随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了信任，露宝则从盖茨那里得到了敬重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依，成了微软公司一道独特的风景。

是的，忠贞不二是一个人最大的优势与财宝，它能换取别人的信任，从而铸就事业的成功与辉煌。秘书实务主讲：一、情景案例第一节什么是秘书

在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。〔一〕秘书的界定二、根本学问1、宫中秘藏之书。〔1〕据史籍记载，“秘书”一词在我国最早消失于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或将来作出预言的谶讳、图箓之书；如《汉书·叙传》：“斿liú博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”〔2〕指物——向指人转变。到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开头用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人〔即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”〕，掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的〔现代意义上的〕秘书工作〔帮助领导，参与政务，治理事务，搞好效劳〕。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、公布政令之事。秘书令所掌管的草拟奏章、公布政令职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次消失的现代“秘书”一词涵义根本一样的古代秘书官职。因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业〔效劳性行业〕，它以其处理文书、事务的学问和治理力量为社会各行业和团体效劳。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。欧美很多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运发动都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。上述种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人供给帮助治理与综合效劳的人员。从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。

行政秘书是指帮助领导处理公务、实施治理的秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达力量，俗称“笔杆子”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照看高层领导、专家生活的秘书会议秘书是指特地从事会议筹划、组织、安排、协调等工作的秘书公关秘书是指能够帮助领导协调关系、处理冲突、树立和维护组织良好形象的秘书〔二〕秘书的分级1．初级秘书指在办公厅〔室〕、秘书处〔科〕内从事操作性、效劳性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不肯定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。2．中级秘书指办公厅〔室〕主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查争论、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。3．高级秘书1、高级秘书：指秘书长、办公厅〔室〕主任。虽然他们工作的机关、单位不同〔在中心机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。

如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是“参与政务，治理事务”，帮助首长综合状况、争论政策、把握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。国外秘书人员，依据各人担当责任大小和资格条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。〔三〕、秘书的职业特征秘书算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。但秘书工作的性质却是帮助性，秘书工作的效劳原则独特且不变。1.效劳性：直接性〔贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持全都；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报〕；广泛性〔为上司、同级、群众三层级效劳〕；稳定性〔只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司效劳，业缘关系和人情关系〕2.学问化：以处理书面信息为主要内容，需把握现代办公手段和专业学问技能，属学问分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物3.年轻化：兴旺国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积存阅历，熬炼力量，逐步由操作〔秘书〕向治理层〔主管〕迈进4.初级中级秘书女性化：程序性重复、标准性要求，需细心急躁5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和规律思维〔四〕秘书职业化1．我国秘书职业化的过程

2．我国秘书职业化的特征〔1〕效劳对象多元化〔2〕业务工作特地化〔3〕劳动价值商品化〔4〕商务秘书女性化〔5〕资格认定制度化三、技能训练■训练１下面是《东方魔鬼辞典》和《办公室魔鬼辞典》中对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的根本学问对其作出评判。秘书1．不必打字好，只须线条好。2．董事太太的敌人。3．只消说“董事正在开会，何时完毕很难说”便可领取薪金的美丽女子。文秘1．沏茶倒水者的美称。2．用化装盒多于用笔的职工。3．最多的纪录保持者。4．坐在椅子上等待结婚之人。秘书

1．领导宠爱有人辅佐，不宠爱有人超过。

2．假设你想向上司提出忠告，你应当显得只是在提示他某种他原来就知道不过偶然忘掉的东西。

3．至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、和电子邮件而掌握着通往权力的大门。■训练２下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘，请体会其中的真义所在。

·从事秘书工作这一行，别人睡觉我糊涂，别人度假我站岗，别人消遣我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。·有人幽默地说：秘书工作“无法无天”，不受劳动法爱护，没有星期天的概念。·领导开会我先来，看看座位怎么排；领导讲话我先讲，看看话筒响不响。■训练３回忆你看过的文学作品或影视作品中的秘书人物〔或有秘书特征的人物〕，比方金庸小说《鹿鼎记》中的韦小宝、电视剧《乔家大院》中的孙茂才等，请共同争论分析这些人物身上有什么是值得我们学习的？又有什么是我们必需摒弃的？真正的优点是机灵与处事力量。韦小宝为人处事及其办公力量假设能学个两三成，想必我们这些个凡人都会成为企事业单位中的治理精英了。假设把天地会总舵主陈近南比作私企的话，那么康熙所统领的清政府就是国企。韦小宝既能在私企天地会中担当部门经理，同时也能在国企清政府那里担当皇帝身边的副总经理可见他的公关手段特别不一般。

孙茂才是乔家生意的参谋长，这个定位我想是勿庸置疑的。从剧情的进展来看，孙茂才是很适合这个位置，并且做的很有成效的。首先，他具有对事务进展的敏锐观看力、洞察力，以及一个聪明的头脑，这一点从他在给乔家各处生意出的一些办法，及他对很多事情的评论可以看的出来。其次，孙比较擅长影响乔东家的想法，在东家激愤或者有些鲁莽的时候，孙总能适宜的将东家引回到正确得体的思路上来，这点是难能珍贵的，应当说他做的特别好。正如有人说道：“他的聪明应当说不在乔之下的。甚至换句话说，乔家的产业为什么得以转危为安甚至越来越好，一大半的缘由是由于乔结识了孙，这也曾经让我觉得孙才是整个乔家的救命恩人”。孙对乔家的生意上的功绩还是不行抹杀的。■训练４依据以下的测试量表对自己是否适合从事秘书工作进展测量。你适合做秘书工作吗？自我分析二十条：〔1〕你是不是认为，要当元帅的士兵不肯定是好士兵。〔2〕小时候，妈妈假设让你去打酱油，买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯先很好地打算一下，再有条不紊地完成呢？〔3〕当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了”。〔4〕当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。〔5〕小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。〔6〕你是不是更宠爱让别人拿办法，你照着完成即可呢？〔7〕你无意中知道了别人的一个隐秘，你总是能很好地保密。〔8〕你从小就很宠爱和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的欢。〔9〕你是否在做好一件事情之前，就开头很好地考虑后面的事情。〔10〕上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？〔11〕小时候你的朋友假设比你精彩很多，但是你并不妒忌，相反，你会帮助他做得更好。〔12〕当你成功地完成一件事情后，功绩却记在了