公司船管部行政主管岗位说明书

文档仅供参考文档仅供参考年4月19日公司船管部行政主

管岗位说明书船管部行政主管岗位任务说明书编号:YD/CG/011拟制:核准:生效日期：、基本资料部门名称船管部岗位名称行政主管直接上级经理/副经理所辖人员、工作说明1、主要职责1、负责处理部门内部行政事务。2、负责安排船舶检验。3、负责船舶证书的管理工作。2、主要工作内容1、协助经理制定本部门工作计划；负责制定本部门行政管理工作计划，经审批后实施。2、熟悉已颁布的适用的船舶检验规程和条例 ，掌握船舶检验最新要求；负责收集、整理船检的相关信息和资料。3、及时检查船舶检验状态，在各类检验到期前及时与机务管理人员等有关人员进行协商 ，选择合适的地点、时间安排检验，并通知船长等有关人员，做好船检准备。4、负责与船级社和验船师联系，保证船舶能如期检验，并跟踪检验结果，领取有效证书。5、熟悉船旗国政府关于船舶注册、登记的规程和条例 ，负责船舶国籍证书的申领、换发等工作。6、负责船舶技术证书的申领、收集、整理、登记和保管等管理工作 ，及时协助船舶申请办理各种技术证书。7、负责订购、管理相关的船舶科技业务书刊 ；负责船舶技术资料的收集、整理和立卷。8、负责船舶各类费用账单的收集、核对、整理、登记与统计分析 ，负责船舶修理、供应等费用的汇付、对帐和费用立档工作。9、负责部门内各类信函、电文的收发 ；负责部门会议资料的准备和会议记录等 ；负责相关文件的收发和相关台帐、档案的立卷、归档和管理工作。10、负责部门文件的起草、打印、发放和管理。11、负责部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工作。12、负责部门内务卫生的管理工作13、负责部门各种办公用品的申领、发放。14、负责本部门与公司内、外的联系和协调。15、协调与本部门同事以及其它部室的同事之间的关系。16、完成经理布置的其它工作，并及时向经理汇报工作。3、主要工作要求1、船舶检验收集、整理船检的相关信息和资料 ，做到及时、全面，熟悉已颁布的适用的船舶检验规程和条例，掌握船舶检验最新要求；熟悉船旗国政府关于船舶注册、登记的规程和条理。及时提醒机务总管关于相关船舶证书的到期日、检验期限和检验要求 ，以保证船舶证书得到及时的签发或换发，杜绝超期现象。与船级社和验船师联系、沟通及时，检验安排合理有序，通知船舶及时，保证船舶能够如期检验。证书保管妥善，无遗失损坏，管理有条理，申办及时，发船及时。对留有批注项目的证书能予以跟踪 ，并督促有关部门/人员及时消除批注。不因船舶证书问题造成影响船期、被滞留等后果。2、费用、账单管理每月统计一次船舶修理、备件等费用以及船舶管理费用 ，对费用统计结果进行分析并将结果以书面形式报告部门经理 ，能对费用管理和使用提出建议或意见。费用对外汇付，有预算、有计划，分轻重缓急，及时与财务审计部协调，不发生错付、漏付、急付等情况。3、电函收发收到各类函、电、文件，要做好登记，加盖收妥章并标明收到日期后交部门经理签阅 ，接听电话要做好记录，代接电话要留条示意以免误事。部门内各类函、电、文件的收 /发记录齐全、规范，并保证收/发的函、电、文件传递到责任人处 ，避免因传递不及时影响工作。部门文件起草用语要准确，要认真修改、校对，对外发文要规范格式。4、资料、台账资料收集和提供及时、整理有序 ，保管妥善，资料反应的重要信息要及时向经理汇报。要及时登记、记录本部门工作情况。记录、台账整齐、规范 ，无漏登、漏记和翻查不便的情况。有关资料要及时移交档案室。5、部门内务部门内办公设施和设备登记、造册要及时、内容全面 ，定期进行检查、维护。办公用品的申领、发放及时。部门内部环境干净、整洁。部门会议资料准备齐全，记录和纪要完整、准确。积极做好部门其它内务工作，保证部门内部行政事务协调、高效。迅速、准确、高质量地落实领导交办的其它工作 ，并将结果及时反馈。

三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历C航运、船舶管理、行政管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。专业知识B熟悉航运与船舶管理专业知识；掌握公司安全管理体系；掌握国内、国际相关的公约、法规、条例等。能力事务处理能力B能够合理安排工作计划，及时、局效、正确的完成各项工作。理解能力A准确把握本身职务定位、工作内容 ；准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作；准确理解同事、下属、客户的目的和意图；对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握 ，反应机敏，能够举一反三。判断能力B能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能较为准确的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。表示能力C表示内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。经验行业工作经验D在航运类企业工作3年以上。