会计内部岗位分工的设计

会计内部岗位分工的设计会计内部岗位分工的设计会计内部岗位分工的设计xxx公司会计内部岗位分工的设计文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度会计内部岗位分工的设计本通过本章的学习，要求了解岗位分工与财务分工的概念；了解企业内部岗位分工设计的意义、原则和主要模式；了解言企业主要财务岗位分工设计的职责；了解企业内部岗位职责设之计的方法。第一节岗位分工在内部控制中的意义和原则岗位设计，又称工作设计，是指根据组织需要，并兼顾个人的需要，规定每个岗位的任务、责任、权力以及组织中与其他岗位关系的过程。它是把工作的内容、工作的资格条件和报酬结合起来，目的是满足员工和组织的需要。岗位设计问题主要是组织向其员工分配工作任务和职责的方式问题，岗位设计是否得当对于激发员工的积极性，增强员工的满意度以及提高工作绩效都有重大影响。一、岗位分工在内部控制中的意义1．会计岗位分工是会计基础工作规范的规定按照企业会计基础工作规范的规定，企业应当根据会计业务的需要设置会计机构，配备持有会计证的会计人员，根据会计业务需要设置会计工作岗位，并进行合理的分工，使每一项会计工作都有专人负责，每一个会计人员都有明确的职责。财会机构应根据企业的规模和经营管理的要求设立会计主管，负责组织领导本企业的财务会计工作，参与企业预测决策经济计划和有关经营管理工作，具体的工作岗位分为出纳、成本会计、稽核等，负责执行财会工作。企业要根据业务的繁简和人员的多少，实行一人一岗、一人多岗或一岗多人，明确职责，各司其职，但管钱的不能管账，管账的不能管钱，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收人、费用、债权债务账目的登记工作。经过以上的岗位分工，能够从根本上有效地防范舞弊现象的发生。2．岗位分工是内部牵制原则的要求内部牵制是指在部门与部门之间、员工与员工之间、岗位与岗位之间所建立的相互验证、相互监督、相互制约的关系，属于内部会计控制的一个重要组成部分。内部牵制的主要特征是对有关责任进行分配，使单独的一个人或一个部门对任何一项或多项经济业务活动无完全的处理权，而必须经过其他部门和人员的查证、核对。从横向来看，至少要经过两个相互之间没有隶属关系的部门或岗位，使一个部门的工作或记录受另一个部门的工作或记录的牵制，借以相互制约，防止或尽早发现问题。从纵向来看，至少要经过上下两级，使上级受下级的牵制、监督，各有顾忌，不敢随意妄为。坚持内部牵制原则可以使每项经济业务的处理既不会被一个人所包办，也不会因为由多人经手而没有相互牵制、监督，造成损失，从而确保每项经济活动业务必须经过两个或两个以上的管理部门和管理人员的处理，达到相互监督、相互制约、纠错防弊的目的。内部牵制要求进行职责分工控制，即不相容职务相互分离控制。单位要按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确其职责权限，形成相互制衡的机制。所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误与舞弊行为，又可能掩盖其错误与舞弊行为的职务。换言之，对不相容的职务，如果不实行相互分离的措施，就容易发生舞弊等行为。如物资采购业务，批准进行采购与直接办理采购即属于不相容的职务，若这两个职务由一个人担当，即出现该员工既有权决定采购什么，采购多少，又可以决定采购价格、采购时间等，没有其他岗位和人员的监督、制约，就容易发生舞弊行为。不相容职务分离的核心是内部牵制，因此，单位在设计、建立内部控制时，首先应确定哪些岗位和职务是不相容的，其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约。3．岗位分工是实现内部控制的有力保障企业要健全和强化内部组织机构，它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础，其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下，处理每项经济业务的全过程，或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责，起到相互控制的作用。岗位分工是基于这祥的假设，企业内任何一项业务不能由一个人单独操作，必须由两个以上的人来办理，而且经办人员只能在自己的职权范围内作出处理。即两个人无意识同里一个错误的可能性很小，而一个人舞弊的可能性要大于两个人。这样就形成一个互相交叉、互相制约、互相检查的内部控制过程。如果突破这个假设，不相容职务的分离就不能起到作用。如汇出一笔采购货款，规定要由采购经办人填写请款单，供应计划员（或供应部门负责人）审查请款数额、内容及收款单位是否符合合同和计划，会计员审核请款单的内容并核对采购预算后编制材款凭证，最后由出纳员凭手续完整的付款凭证办理汇款结算（出纳员开出汇款结算凭证，还要通过会计员审核），前后须经四人分工负责处理。而采购汇款的报账业务，则规定要经过采购经办人填写报账单，货物提运人员提货，仓库保管员验收数量，检查员验收质量，以及会计员审核发票、账单及验收凭证，编制转账凭证报销。因此，授权进行某项经济业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离；保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等。内部会计控制应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督，起到内部牵制的目的。二、企业会计组织机构及其岗位职责设计的原则1．适应性原则会计组织机构设计应与企业生产经营规模、特点、管理要求相适应，保证企业会计信息的生成、加工和传递真实可靠、及时有效。2．系统性原则会计组织机构设计是一个系统工程，会计作为企业经济管理的重要组成部分歹其组织机构是企业经营管理组织系统下的一个子系统，在设计时不仅应充分注意会计工作的业务流程等组织环节及其岗位责任的相互依存和相互制约的关系，而且还应注意会计部门与其他职能部门、业务部门之间岗位责任的相互联系，使其成为一个行之有效的企业会计组织机构和会计岗位责任制系统。3．责权对等原则在设计会计岗位责任制时，必须明确规定每一位管理者应负的职责，并相应的赋予其一定的权力，做到有职必有权，有权必有责，权责对等。4．控制性原则通过在经营的关键环节设置必要的会计内部控制制度，以便有关人员相互制约、相互监督，使企业会计组织机构及其岗位责任制具有必要的查错防弊功能，并形成一套对企业经营全过程、全方位有效的监控系统。控制手段主要包括会计记录、核算、分析、稽核和报告等。5．效率性原则会计组织机构设计必须体现精简、高效的要求，防止岗位重叠、人浮于事，避免人力、物力的浪费和低效率的工作环境。三、企业各会计岗位职责根据各企业的具体情况来看，财务部分主要涉及以下岗位，根据财务岗位设计的原则，各岗位主要职责设计应包括以下各部分。（一）财务领导人岗位职责1．财务总监岗位职责（1）在董事会和总经理领导下，总管公司会计、报表、预算工作。（2）负责制订公司利润计划、资本投资、财务规划、销售前景、开支预算或成本标准。（3）制订和管理税收政策方案及程序。（4）建立健全公司内部核算的组织、数据管理体系以及财务管理的规章制度。（5）组织公司有关部门开展经济活动分析，组织编制公司财务计划、成本计划，努力降低成本、增收节支、提高效益。监督公司遵守国家财经法令、纪律以及董事会决议。2．总会计师岗位责任制（1）按照《会计法》和有关财经法规、政策、制度的规定，负责领导本单位的会计人员办理会计事项，进行会计核算，实行会计监督，正确分配企业收益，协调好各方面的经济关系。（2）组织领导本单位的财务管理、成本管理、预算管理等方面的工作；编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划，拟定资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本单位有美部门降低消耗、节约费用、提高经济效益；建立、健全经济核算制度，利用财务会计制度进行经济活动分析。（3）协助本单位行政领导人对企业的生产经营以及基本建设投资等问题傲出决策；参与新产品开发、技术改造、科技研究、商品（劳务）价格和工资奖金等方案的制订和重大经济合同、经济协议的洽谈、审查、签订工作；审查并签署单位猫务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务专题报告和会计决算报表；审查涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议和项目建议书、可行性研究报告等，并参加会签；负责本单位会计机构的设置，并就会计人员的配备、会计职务首设置和聘任提出方案，组织会计人员培训，支持会计人员依法行使职权；承办单位主要行政领导人交办的其他工作。3．会计主管岗位责任制（1）在单位主要行政领导人和总会计师领导下，全面负责本企业会计机构寿财务会计工作。（2）负责组织和实施制订有财务管理和会计核算方面的管理制度和办法（弃内部结算办法，财务管理若干规定，成本核算方法，原材料、在产品、产成品管理办法等）。（3）负责组织实施月、季、年度财务收支计划，层层落实与分解，并负责对执行的检查与分析、建议。（4）定期审核各种会计报表、年度决算报告及财务情况说明书，并对上述会计报表、决算报告和有关资料所提供财会信息的真实性、合法性、准确性承担责任。（5）参加有关的生产经营、对外投资洽谈合同的会议，提出财会建议，供领导决策参考。（6）实行会计监督，严格维护财经纪律，对重要的财务收支业务应亲自作不定期的抽查和复审。（7）负责组织会计人员日常的政治和业务学习，支持财会人员依法行使职权。（8）负责检查各会计岗位履行职责的情况，及时提出指导意见。（9）负责对会计人员工作业绩进行考核和奖惩。（10）负责搞好同生产、经营、业务、采购、供销等部门之间的协调工作。（二）具体会计岗位工作职责1．固定资产核算岗位固定资产核算岗位的职责一般包括以下几个方面。（1）会同有关部门拟定固定资产的核算与管理办法。（2）参与编制固定资产更新改造和大修理计划。（3）负责固定资产的明细核算和有关报表的编制。（4）计算提取固定资产折旧和大修理资金。（5）参与固定资产的清查盘点。2．材料物资核算岗位材料物资核算岗位职责一般包括以下几个方面。（1）会同有关部门拟定材料物资的核算与管理办法。（2）审查汇编材料物资的采购资金计划。（3）负责材料物资的明细核算。（4）会同有关部门编制材料物资计划成本目录。（5）配合有关部门制定材料物资消耗定额。（6）参与材料物资的清查盘点。3．库存商品核算岗位库存商品核算岗位的职责一般包括以下几个方面。（l）负责库存商品的明细分类核算。（2）会同有关部门编制库存商品计划成本目录。（3）配合有关部门制定库存商品的最低、最高限额。（4）参与库存商品的清查盘点。4．工资核算岗位工资核算岗位的职责一般包括以下几个方面。（1）监督工资基金的使用。（2）审核发放工资、奖金。（3）负责工资的明细核算。（4）负责工资分配的核算。（5）计提应付福利费和工会经费等费用。5．成本核算岗位成本核算岗位的职责一般包括以下几个方面。(1）拟定成本核算办法。（2）制定成本费用计划。（3）负责成本管理基础工作。（4）核算产品成本和期间费用。（5）编制成本费用报表并进行分析。（6）协助管理在产品和自制半成品。6．收入、利润核算岗位收人、利润核算岗位的职责一般包括以下几个方面。（1）负责编制收入、利润计划。（2）办理销售款项结算业务。（3）负责收入和利润的明细核算。（4）负责利润分配的明细核算。（5）编制收入和利润报表。（6）协助有关部门对产成品进行清查盘点。7．资金核算岗位资金核算岗位的职责一般包括以下几个方面。（1）拟定资金管理和核算办法。（2）编制资金收支计划。（3）负责资金调度。（4）负责资金筹集的明细分类核算。（5）负责企业各项投资的明细分类核算。8．往来结算岗位往来结算岗位的职责一般包括以下几个方面。（1）建立往来款项结算手续制度。（2）办理往来款项的结算业务。（3）负责往来款项结算的明细核算。9．总账报表岗位总账报表岗位的职责一般包括以下几个方面。（1）负责登记总账。（2）负责编制资产负债表、利润表、现金流量表等有关财务会计报表。（3）负责管理会计凭证和财务会计报表。10．稽核岗位稽核岗位的职责一般包括以下几个方面。(1）审查财务成本计划。（2）审查各项财务收支。（3）复核会计凭证和财务会计报表。11．管理会计岗位责任制（1）对财务成本进行预算，提出决策分析数据。应用本量利分析和数量统计的方法，进行成本、销售和利润的预测。参与生产经营短期决策和长期投资决策，提出有关决策分析的数据。（2）全面预算，确定各项财务目标。根据生产经营目标，编制公司的全面预算，确定目标成本和目标利润。提出增收节支的措施，保证成本目标和利润目标的实现，提高经济效益。（3）和财务成本进行控制，开展价值分析。建立财务成本控制体系，对成本和资金进行控制，保证生产经营目标和利润目标的完成。对产品零部件进行价值分析，按部门进行利润的敏感性分析，以挖掘降低成本的潜力。（4）评价经济业绩，考核责任单位业绩和成果。建立成本和利润责任中心，编制责任预算，实行责任会计，保证公司生产经营目标的实现。通过对各责任中心业绩报告的实际数与预算数的对比，考核评价各责任中心的工作业绩和经营效果。第二节内部会计控制岗位分工设计一、企业会计组织机构内部分工的设计模式根据我国当前存在的多种企业组织形式来看，企业会计组织机构的设计模式主要有以下四种模式。（1）总会计师领导下的集中核算模式。以总会计师为领导，以会计部（或处、科）经理（或处长、科长）为主管，以审计部（或处、科）为专职监督部门的一种会计工作的分工模式。一般适用于大中型、单独设置总会计师岗位、会计与财务分设的企业。（2）会计部经理领导下的集中核算模式。以会计部经理为领导的一种会计工作的分工模式。一般适用于中小型、不设置总会计师岗位、会计与财务分设（或不专设财务管理部门，并将有关财务管理工作作为会计部的附带职能）的企业。（3）财会主管领导下的集中核算模式。以财务与会计主管为领导，并且通蓄只设财会主管、会计和出纳等少数几个岗位（甚至只设会计与出纳两个岗位玻一种会计工作的分工模式。一般适用于小型的会计与财务合并设置的企业：（4）总会计师（或会计部经理）领导下的分散核算形式。以总会计师为领导－下设财务、会计、审计部主管，并将一些成本业务核算或者明细核算工作交由分厂（或车间等部门）完成的一种会计工作的分工模式。二、企业重要部门的岗位分工（一）财务部门的岗位分工因货币资金业务会涉及收款、付款、稽核等步骤。会计人员主要从事货币资金总分类账的账务处理，包括资金核算、稽核、总账登记、编制报表等工作．会计人员不能兼任出纳工作。出纳人员主要从事货币资金业务的收款和付款，现金日记账和银行存款日记账的账务处理，并且根据需要与银行进行业务联系，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。单位应配备合格的会计人员办理货币资金业务，并根据具体情况进行岗位轮换。货币资金是重要的交换手段，又可当作财富来储藏，其流动性最强，最容易被挪用。在固定岗位时间越久，就越容易钻制度的漏洞。进行岗位轮换，既能起制约作用，又能及时发现制度漏洞，不断完善管理和控制制度。（二）存货管理部门的岗位分工企业存货的不相容职务除在采购与付款环节上建立必要的分离外，还应当包括以下内容：一是货物采购、储存和使用人员与存货账务记录人员的职务相分离；二是接受或主管各种劳务业务人员与账簿记录人员的职务相分离；三是产成品验收与产品制造部门相互独立；四是产成品储存保管人员与产成品账务记录人员的职务相分离；五是存货的盘点应由负责保管、使用、记账职能的人员以及独立于这些职能的其他人员共同进行。只有严格将以上岗位职责进行逐一分离，才能发挥相互监督、相互制约的作用，切实保证企业存货的安全与完整。（三）固定资产管理部门的岗位分工固定资产业务需要加以分离的不相容职务主要有以下几点：一是固定资产需要与资产采购、单位内部建筑或建设部门人员的职务相分离；二是固定资产请购或建造审批与请购或建造提出人员的职务相分离；三是固定资产预算的复核审批与资本预算编制人员的职务相分离；四是固定资产验收与采购或承建、款项支付人员的职务相分离；五是固定资产使用或保管与资产记录人员的职务相分离；六是固定资产盘查应保证有独立于使用、保管及进行账务记录的人员来进行；七是固定资产报废审批与资产报废通知单编制人员的职务相分离。（四）采购部门的岗位分工采购部门的岗位分工至少要做到以下几点相分离：一是商品采购应由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需求提出，并经分管采购工作的负责人进行审批，由采购部门组织采购；二是商品采购应由采购部门和使用部门共同参与询价程序并确定供应商，而不能由付款审批人和付款执行人单独完成询价与确定供应商工作；三是采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批和适当审计；四是采购人员不能同时担任货物的验收工作，验收工作应由专职人员或质检人员进行；五是采购、储存保管与会计记录工作职务分离，以减少误记商品数量金额的可能；六是付款的审核人与付款的执行人应职务分离；七是企业不能将采购与付款业务的全过程交给同一部门或一个人办理。（五）销售部门的岗位分工销售部门的岗位分工至少要做到以下几点相分离：一是接受客户订单、签订合同的岗位应与最后付款条件核准岗位分离，即使由同一部门操作，也应由不同人承办；二是对于付款条件必须由销售部门和信用部门同时批准；三是发货凭证编制人与发运货物、提取货物、包装货物或托运货物的人员不能是同一人，发运货物人与门卫保安应分离；四是开具发票与发票审核岗位应当分离，编制销售发票通知单与开具销售发票应分离；五是催收货款与结算货款应当分离；六是退货验收的人员与退货记录的人员不能是同一人；七是折扣与折让给予和审批应当分离；八是企业不得由同一部门或人员办理销售与收款业务的全过程。（六）成本费用管理部门的岗位分工成本费用管理部门的岗位分工至少要做到以下几点相分离：一是成本费用预算的编制与审批职务分离；二是成本费用支出的审批与执行职务分离；三是成本费用支出的执行与相关会计记录职务分离；四是成本费用考核评价与执行职务分离；五是不得由同一部门或个人办理筹资业务的全过程。（七）预算工作岗位分工单位应当建立预算工作岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理预算工作的不相容岗位相互分离、制约和监督。单位预算工作不相容岗位一般包括：预算编制（含预算调整）与预算审批；预算审批与预算执行；预算执行与预算考核。（1）单位应当配备合格的人员办理预算工作。经办人员应当具备良好的业务素质和职业道德，熟悉国家有关法律法规和本单位的经营业务、管理要求和工作程序。（2）单位股东大会（股东会）或类似最高权力机构（以下统称单位最高权力机构）负责审批单位年度预算方案。国有的和国有资产占控股地位或者主导地位的大、中型企业的年度预算方案，还须经单位职工代表大会审议通过。（3）单位董事会、厂长（经理）办公会或类似决策机构（以下统称单位决策机构）负责制订单位年度预算方案。（4）单位应当设立预算委员会、预算领导小组等专门机构（以下统称单位预算管理部门）具体组织本单位预算管理工作。不具备设立专门机构条件的，可以指定财会部门等负责预算管理工作。（5）单位总会计师应当协助单位负责人加强对单位预算管理部门的领导。单位内部相关职能部门的主要负责人应当参与单位预算管理工作。（6）单位预算管理部门主要负责拟订预算目标和预算政策；制定预算管理的具体措施和办法；组织编制、审议、平衡预算草案并报单位最高权力机构审批；组织下达预算；协调、解决预算编制和执行中的问题；考核预算执行情况，督促完成预算目标。（7）单位内部生产、投资、筹资、物资管理、人力资源、市场营销等职能部门具体负责本部门业务预算的编制、执行、控制、分析等工作，并配合预算管理部门做好单位总预算的综合平衡、控制、分析、考核。（8）单位内部各职能部门应当加强沟通和联系，确保相关业务预算执行情况能够相互印证、相互监督。单位所属基层单位（含具有控制与被控制关系的下属单位）在上级单位预算管理部门的指导下，负责本单位预算的编制、执行、控制和分析工作，并接受上级单位的检查和考核。（9）所属基层单位负责人对本单位预算的执行结果负责。（10）单位应当根据《会计法》和国家统一的会计制度的要求进行会计核算，实施会计监督，通过定期编制财务会计报告跟踪、反馈预算执行情况并为预算编制、调整、分析和考核等提供基础依据。三、企业授权批准的控制授权批准的控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准范围、权限、程序、责任等内容，单