物业管理服务会议会务服务方案

物业管理服务会议会务服务方案1、会议服务工作程序1.1会前准备按“会议通知”要求或参会人数进行会前准备工作，并视会议人数适当增加服务人员，为会议提供服务。1.1.1大型会议的准备：1.1.1.1摆放桌签；1.1.1.2准备盖杯，并于会前10分钟倒水；1.1.1.3摆放会议文件资料；1.1.1.4悬挂横幅；1.1.1.5整理桌椅；1.1.1.6提供一次性水杯，饮水机提前半小时通电煮水；1.1.1.7提前30分钟开新风机或空调通风，调节室内温度；1.1.1.8召开会议，打开新风机，进行室内通风；1.1.1.9按会议要求，摆放花卉；1.1.1.10将会议室灯、音像、话筒等设备调整就绪。1.1.2小型会议的准备：1.1.2.1摆放桌签；1.1.2.2准备盖杯，并于会前10分钟倒水；1.1.2.3摆放会议文件资料；1.1.2.4悬挂横幅；1.1.2.5按会议需要（如准备水果、摆放果盘）；1.1.2.6整理桌椅；1.1.2.7提前30分钟开启空调，调节温度；1.1.2.8按会议要求，摆放花卉，将灯光、音像、话筒等设备调整就绪。1.1.3如有需要应提前联系制作会议横幅、桌签，于会前一小时送交会议服务员，并对会议设备进行检查，对灯光、音响状况进行调试。1.1.4会议服务员于会议前10分钟侍立会议室或接待室门前，迎候与会者第 1 页共5页的到来，如会议需要，可协助与会者签到，分发会议资料等工作。1.1.5视频会议服务1.1.5.1提前半天时间将视频会议系统全部开通进行联调。如果当中有异常情况及时与相关人员联系，（视频会议通讯录），会前始终保持视频会议系统畅通。1.1.5.2按会议要求布置会场，摆放桌签、加铺地毯、悬挂横幅、摆放花卉。1.1.5.3会议之前提前摆放矿泉水、茶水、一次性纸杯。1.1.5.4会前半小时将饮水机通电，将空调打开，根据季节调试会议室温度。1.1.5.5与会前十分钟将会议室“屏蔽”打开，以保证会场秩序。1.1.5.6将会场全体检查一边，并与会前十分钟站会迎接。1.2会中服务1.2.1按“会议通知单”要求斟倒饮品，会议期间每隔20分钟为与会者斟倒一次，必要时可视情况增加或减少斟倒饮品频次。1.2.2会议期间会议服务人员应随时观察室内情况，调节室内温度，发现问题及时处理。1.3会后服务1.3.1会议服务员应对会议室进行全面的清洁与整理工作。1.3.1.1由会议服务员对会议室进行全面清扫、整理，将设备、桌椅摆放整齐，玻璃器皿进行清洗消毒，将会议室恢复原有状态。1.3.1.2清洁工作就绪后，撤掉横幅、关闭室内灯光、切断电源，待一切处于正常状态后将门锁好，如有特殊情况及时向项目经理汇报，妥善处理并做好会议接待记录。1.3.1.3会议结束后，应同时关闭音响，切断电源。1.4会议物品的控制1.4.1会议服务员，根据会议需要填写“出库单”，经项目经理批准后到仓库领取会议所需物品，并根据领用物品进行分类登记在《部位领料表》中，以便核查。1.4.2会议服务员根据会议实际消耗的物品或破损的玻璃器皿，应在《会议接待记录》中详细登记，由项目经理签字确认后集中存放。并根据物品消耗情况第 2 页共5页及破损情况及时补充。1.4.3会议服务员，根据玻璃器皿的破损情况，每月集中填写物品消耗《报损表》。进行统治并经项目经理审核、甲方审批后予以报损。1.4.4会议服务人员每日17：30离岗检查所管辖范围内卫生及门窗、新风机、空调、饮水机等是否关闭，并将区域内钥匙送交中控室进行保管。1.5茶杯摆放规程1.5.1茶杯置于托盘中，左手托盘，右手将杯垫摆正，用大拇指和食指、中指端起茶杯，放置杯垫上，杯把方向偏右45度角。1.5.2茶杯摆放位置为离内桌边沿2公分，摆成一线。1.6饮品斟倒续水规程1.6.1行走速度适中。1.6.2玻璃器皿无异常碰撞声。1.6.3以讲话人或身份高者开始，按顺时针方向斟倒。1.6.4左手的中指和无名指夹起杯盖，大拇指和食指端起茶杯，退到业主身后向右转、站直、脚腿自然并拢，背对业主斟倒水。1.6.5水倒八分满，然后按原有位置放好，如有水滴洒在桌面，随时用纸巾将水擦试干净。1.7站会服务规程1.7.1根据会议要求，服务员需站会服务的，会议期间应站立于会议室内门的一侧。1.7.2不需站会服务的，服务员应于服务台待命，不得离开。1.8保洁服务标准1.8.1每次会议确保会议区域整洁，台面、桌面无污渍、水渍。1.8.2玻璃器皿洁净，用后消毒，消毒时间一般不低于20分钟。1.8.3绿色植物无灰尘、盆内无杂物。1.9会议协助工作标准1.9.1每月二次全面检查会议室电气设备及灯光照明，保证设备使用及时、完好。1.9.2每月二次全面检查音响设备、投影设备及视频会议设备，保证设备使第 3 页共5页用及时、完好。1.9.3工作人员应了解设备的功能，能熟练操作设备。1.9.4根据会议通知单的要求，调整相应的设备及操作。2、领导层来访接待工作程序2.1预约者接待工作程序2.1.1当接到门岗电话通知后，问清来访者姓名、单位等，征求所找领导意见是否接待。如领导同意，立即通知前台服务员，请来访者上楼，（如领导不方便接待，应通知前台服务员婉言谢绝来访者或让其择日再约）并到电梯口做好迎宾来访工作。2.1.2当来访者到达楼层后，热情接待，并对来访者身份进行核对，确认其身份准确无误后，按领导要求，引领来访者到办公室或接待室。2.1.3征求领导意见是否为来访者上饮品，若需要按甲方要求为客人斟倒饮品，并在《来访记录》上，将来访者来访时间、姓名、单位等作好记录。2.1.4来访结束后，将来访者送上电梯，挥手告别后，在《来访记录》记录来访者退出时间。2.1.5清洁、整理领导办公室或接待室卫生。2.2未预约者接待工作程序2.2.1如未经门岗通知的来访者，询问找哪位领导，并问其有无事先预约，如无事先预约，服务员应引导来访者到甲方办公室进行接待。3、节假日、重要活动会议室布置3.1建议节假日时适当更改会议室惯用风格或颜色搭配，但不陷入俗套或是夸张，桌椅可以采用浅色色调，如黄色，浅绿等色调。3.2在室内摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅、活泼、融洽气氛，对促进会议效果有很好的帮助作用。3.3建议节假日或是重大节日室内铺地毯，既可以增加假节日的隆重感，也可以有很好的吸声效果，掩盖噪声增加会议的效果，还可以有效地避免女士高跟鞋的声音。3.4会议室墙壁布置第 4 页共5页方案一：墙壁左边粘贴最近期间员工集体活动的照片，墙壁右边悬挂公司所得奖状配备小灯点亮。方案二：会议室左侧墙壁悬挂公司高管个人简介以及成功语录，右侧粘贴活动照片。方案三：会议室左侧会议室标语，右侧悬挂员工自己所画的数字油画。3.5建议会议室内悬挂钟表，避免与会人员开会时翻看手机影响会议效果。3.6建议在会议室前方投影左侧设置发言台，使参会者注意更加集中。3.7建议会议室内布置采用圆形会议桌以强化员工之间沟通交流，课桌可环绕圆桌摆放满足全员开会需求。投影电脑等设备可摆放圆桌中间节省空