档案管理题库大全及参考答案

《档案管理》试卷一、单选题（每题1分，共10分）.对整个档案工作有检验和促进作用，它是档案诸环节中最富有活力的一个环节，档案工作的好坏最终体现在（C）A：档案整理工作 B：档案收集工作C：档案提供利用 D：档案保管工作.它是取得和积累档案的一种手段，在整个档案管理系统中处于一种特殊的地位，也是档案工作的起点。（B）A：档案整理工作 B：档案收集工作C：档案统计工作 D：档案保管工作.文书档案的整理原则的基本标准要求是（D）A：遵循文件的形成规律 B：保持文件之间的有机联系C：区分不同的价值 D：便于保管和利用.文书档案中的日期，即文件的形成时间，它是文件的重要特征，是检索利用的常用途径。如：2005年7月9日，标注为（C）A：2005-07-09 B：09-07-2005C：20050709 D：2005/07/09.档案的保管期限短期是指（D）A：1〜3年 B：1〜5年C：1〜10年 D：15年以下.在文书档案中，下面几点是装盒的具体要求，请把正确的选出来（C）A：不同形成年度的归档文件可以放入同一档案盒；B：不同保管期限的归档文件可以放入同一档案盒；C：不同机构或问题类目的归档文件不能放入同一档案盒；D：当遇到同一类目的归档文件数量较少，不够一盒时，也可以将这些材料装入其它档案盒；.下面属于生产技术管理类文件材料是（A）A：QC活动成果材料；B：本企业有关商标、专利等无形财产管理中的法律问题的文件材料；C：年度物资节约情况，清仓报告、报表、总结；D企业经济责任制对上、对内签订的经济承包合同；.下面属于行政管理类文件材料是（ C）A：党员名册； B：创建文明单位活动中形成的文件材料；C：职工离退休审批表； D：企业标准（技术标准、管理标准、工作标准）.档案鉴定、销毁原始记录、请示和批复的文件材料，属于（C）A：党群工作类 B：行政管理类C：生产技术管理类 D：经营管理类.《中华人民共和国档案法》从（A）时间起实施。A：1987年9月5日 B：1996年7月5日C：1988年10月1日 D：1990年6月5日.档案库房保管的条件：温度和湿度各控制在（B）A：14〜24oC（±2oC）、35〜60%（±5%） B：14〜24oC（±2oC）、45〜60%（±5%）C：15〜25oC（±2oC）、45〜60%（±5%） D：15〜3OoC（±2oC）、35〜60%（±5%）.磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不得低于（B）第1页共13页

A：10%BA：10%B：20%C：30%D：25%.现在使用的“档案”一词最早出现于 （B）A：西汉时期 B：清代C：商代 D：周代.它是企业衡量档案室工作做得好坏的主要标志，并且对整个档案工作各个环节有检验和推动作用，这一档案工作环节是（D）A：收集工作 B：整理工作C：档案工作 D：利用工作TOC\o"1-5"\h\z.把电子文件集中下载到可月兑机保存的载体上，向档案室移交的过程是 （B）A：逻辑归档 B：物理归档C：时实归档 D：管理权归档.就是用数量的方法揭示档案、档案工作发展过程和一般规律，它是 （B）A：档案利用 B：档案统计C：档案检索 D：档案编研.归档的电子文件应一式3套，在保管时应（C ）A：2套封存保管、1套提供利用 B：1套封存保管、2套提供利用C：1套封存保管、1套提供利用、1套异地保存 D：3套提供利用.在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。是（A）A：逻辑归档 B：物理归档C：时实归档 D：管理权归档.凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为（B）A：永久保管 B：长期保管 C：短期保管.凡是反映本单位主要职能职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远查考利用价值的文件材料，列为（B）A：长期保管 B：永久保管 C：短期保管TOC\o"1-5"\h\z.企业档案构成的主体是 （A）A：科学技术档案 B：基本建设档案C：会计档案 D：职工档案.归档完毕后，电子文件的形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少（ A）A：1年 B：2年 C：3年 D：4年.列为短期保存的档案，其保管期限为 （C）A：5年以下 B：10年以下C：15年以下 D：20年以下.列为长期保存的档案，其保管期限为 （B）A：15年至50年 B：16年至50年C：10年至50年 D：20年至50年7.就是用数量的方法揭示档案、档案工作发展过程和一般规律，它是 （B）A：档案利用 B：档案统计C：档案检索 D：档案编研10.已被证实的我国最珍贵、最古老的档案 （A）A：甲骨档案 B：“简册”档案 口缣帛档案第2页共13页.文件材料以归档为界，归档后称为A：案卷 B：文件C：档案 D：“件”.档案馆指定给立档单位的编号被称为 （B）八：目录号 B：全宗号C：案卷号 D：档案号.会计档案的保期限分为 （D）A：永久、长期和短期 B：永久和短期C：长期和定期 D：永久和定期.《国营企业档案管理暂行规定》从（B）时间起实施。A：1987年9月5日 B：1987年3月20日C：1988年10月1日 D：1990年6月5日TOC\o"1-5"\h\z2.档案的保期限一般分为 （D）A：永久 B：长期C：短期 D：以上全是4.档案的密级一般分为 （D）A：机密 B：秘密C：绝密 D：以上全是1.在整个档案业务中具有承上启下的环节，通过它可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用。这个环节是 （A）A：档案整理工作 B：档案统计工作C：档案提供利用 D：档案保管工作.凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为（B）A：永久保管 B：长期保管 C：短期保管TOC\o"1-5"\h\z.对制定有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据的是 （D）A：档案鉴定 B：档案整理C：档案利用 D：档案统计.企业档案构成的主体是 （A）A：科学技术档案 B：基本建设档案C：会计档案 D：职工档案.下面属于生产技术管理类文件材料是（ D）A：党员名册； B：创建文明单位活动中形成的文件材料；C：职工离退休审批表； D：企业标准（技术标准、管理标准、工作标准）.修改后《中华人民共和国档案法》从（B）时间起实施。A：1987年9月5日 B：1996年7月5日C：1988年10月1日 D：1990年6月5日第3页共13页二、填空题（每空2分，共28分）1、把电子文件集中下载到可月兑机保存的载体上，向档案室移交的过程是物理归档___。2、列为长期保存的档案，其保管期限为___16―年至50—年。3、本单位一般性工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级单位颁发的属于本单位主要业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料，应列为—长期保4、档案统计工作要求是准确性、及时性和科学性。5、文件材料以归档为界，归档后称为档案。.档案馆指定给立档单位的编号被称为 全宗。.档案收集的基本原则是__有用的原则—和―信息共享的原则。.它是企业衡量档案室工作做得好坏的主要标志，并且对整个档案工作各个环节有检验和推动作用，这一档案工作环节是利用工作。.会计档案的保期限分为定期和永久.档案的密级一般分为绝密、机密 和秘密三种。1、档案整理工作在整个档案业务中具有―承上启下__的环节，通过它可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用。3、凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管4、对制定有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据的档案工作环节是档案统计工作。5、企业档案构成的主体是科学技术档案。6、现在使用的“档案”一词最早出现于清代。7、已被证实的我国最珍贵、最古老的档案是河南安阳小屯村出土的—甲骨档案。8、企业标准（技术标准、管理标准、工作标准）属于 生产技术管理一类文件材料。9、归档完毕后，电子文件的形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少保存_1—年。10、修改后《中华人民共和国档案法》从1996年7月5日一起实施。.在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。这一过程通称为逻辑归档。.档案收集工作是取得和积累档案的一种手段，在整个档案管理系统中处于一种特殊的地位，也是档案工作的起点。.档案整理工作的原则是—保持文件之间的历史联系、充分利用原来的基础、便于保管和利用 的三原则。.《中华人民共和国档案法》从1987年9月5日起实施。.档案的保管期限中短期是指___15年—年以下；长期」6〜50_永久_50年以上——年。.档案密级分为 密级、机密 和绝密 。.档案业务工作的内容包括八个环节，即：收集、—整理_、鉴定、―保管__、_检索__、编辑和研究、―统计和提供利用。.所谓的归档电子文件是指具有参考或凭证和利用价值 并作为档案保存的电子文件。.所谓企业档案是指企业在—生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。.企业档案管理工作性质包括：—管理性_、专业性和服务性。.企业档案是由企业活动中形成的企业文件材料有条件转化而来的。.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成第4页共13页的，对国家和社会有___保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.凡是反映本单位主要职能职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远查考利用价值的文件材料，列为永久保管。.档案的密级一般分为绝密、机密 和秘密三种。.档案收集的基本原则：一是有用的原则；二是信息共享的原则。.对整个档案工作有检验和促进作用，它是档案诸环节中最富有活力的一个环节，档案工作的好坏最终体现在档案提供利用。.—档案统计工作是用数量的方法揭示档案、档案工作发展过程和一般规律。.档案利用工作是企业衡量档案室工作做得好坏的主要标志，并且对整个档案工作各个环有检验和推动作用。.它是取得和积累档案的一种手段，在整个档案管理系统中处于一种特殊的地位，也是档案工作的起点，档案的这一工作环节是档案收集工作。.《国营企业档案管理暂行规定》实施的时间是1987年3月20日。二、判断题（判断正确或错误，并说明理由，每题10分，共20分）.档案是人们在社会活动中无意识地形成的历史记录。答案要点：错误.它与档案的形成过程和档案的特点不符。文件材料使用之后，人们仍需查考的材料保存下来，便形成档案。.它否定了文件转化为档案的条件。文件转化为档案是有条件的：办理完毕、具有查考价值，集中保存。.上级单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的重要文件应该长期保存。答案要点：错误判定档案的价值，首先要分析文件的内容。是否反映本单位的职能活动，是分析文件内容的重要方面。本单位在进行主管业务的活动中，接收与执行上级重要文件，属于本单位重要的职能活动。这类文件具有重要的保存价值，应该永久保存。.在科研、生产、基本建设等活动的特定项目中形成的某些文书形式的文件，这种类型的文件应存入文书档案中。答题要点：错误此类型文件，虽然其形式不同于一般科技文件材料，甚至内容上也没有那么多的技术性质，但是，它们同整个项目有密切联系，而且多是一个项目的工作依据性材料，对这些文件材料必须坚持整体原则，把它作为整个项目全套文件材料的有机组成部分，保持项目文件材料成套性，应划归为科技档案保存。（如：项目审查批复文件，建筑工程的选址报告等）.档案是由文件材料转化而来的；答案要点：错误档案是由文件材料有条件转化而来的；档案是文件材料的一种。1、只要有红字版头和文号的文件都必须归档。第5页共13页

答题要点：错误归与不归要看这份文件是否有保存价值。对没有查考利用价值的文件材料一定要剔除出去。如联系一般行政事务、购买物品的文件，虽然有红字版头和文号也不应归档。2、在鉴定归档文件材料时，凡不是在本单位内形成的文件材料都不归档。答题要点：错误；在鉴定归档文件材料时，要以本单位为主，不是“外单位都不要”，任何一单位的工作活动都不是孤立的，而是与上、下级和其它有亲单位都有联系，因此归档文件材料毫无疑问地包括三种来源成份。一单位的占主要地位，外单位发来的文件未必没有保存价值。二、多选题（每题2分共10分）.档案密级包括（ABD ）.档案密级包括（ABD ）A：秘密 B：机密C：一般 D：绝密.档案的保管期限包括（ACD ）A：长期 B：中期C：短期 D：永久.在整理档案时，文件材料的排列顺序是（A：先打印件后底稿C：先请示后批复.文件材料归档时的要求（ABCA：字迹工整C：载体材料优良.档案管理中的“三纳入”是指（ABDA：归档工作应纳入企业各项工作计划；口纳入有关人员的绩效考核；.档案鉴定时应注意的问题，包括（ABCDA：以文件材料价值为主，不是“有档必归”；B：以文件材料价值为主，不是“有文必归”；C：以本企业为主，“不是外单位的都不要”；D：要注意宏观文件材料，也要注意微观材料;.档案管理中的“四参加”是指（ABCDA：参加设备的开箱验收；C：参加成果鉴定；.企业档案的特点是（ABD ）ABCD ）B：先问题后时间D：先正文后附件）B：图面和照片应清晰D：材料书写可使用圆珠笔）8：纳入企业领导工作议程;口：纳入有关人员岗位责任））B：参加工程的竣工验收；D：参加有关科研、生产、建设会议;A：综合性 B：现实性C：服务性 D：企业性.下面哪些是属于档案保管中的“八防"（ABC ）A：防火 B：防盗 C：防虫D：防风 E：防鼠1.档案统计工作要求是（1.档案统计工作要求是（ABD第6页共13页A：准确性B：及时性C：专业性3.会计档案保管期限分为永久和定期两种A：准确性B：及时性C：专业性3.会计档案保管期限分为永久和定期两种定期是指（ABCDEA：3年B：5年C：10年D：15年E：25年F：50年D：科学性5.档案收集的基本原则（ADA：有用的原则BA：有用的原则D：信息共享原则CD：信息共享原则2.企业档案的性质是（ACDA：管理性B：综合性C：专业性D：服务性4.文件材料的排列原则是（A：管理性B：综合性C：专业性D：服务性4.文件材料的排列原则是（ABCEFA：正本在前，定稿在后B：正文在前，附件在后C：原件在前，复制件在后D：先请示，后批复E：E：先打印稿，后底稿F：汉文在前，少数民族文字在后，中文本在前，外文本在后5.档案收集的基本原则（5.档案收集的基本原则（ADA：有用的原则BA：有用的原则D：信息共享原则C：便于保管的原则2D：信息共享原则A：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步;B：检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步;C：验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步;D：上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步;4.档案的作用（4.档案的作用（ABA：凭证作用A：凭证作用B：参考作用C：查证作用5.档案的鉴定原则5.档案的鉴定原则(ABCDB：全面观点AB：全面观点C：发展观点DC：发展观点三、名词解释（每题5分，共25分）4、逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。5、“八防”：是指防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘；1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2、归档文件整理：是将归档文件以“件”或者“案卷”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒使之有序化的过程。3、档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等下同形式的文件材料。第7页共13页5、企业档案：是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。1、电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。2、档案利用工作：档案利用工作就是以利用者为服务对象，以室藏档案为服务手段，采用多种形式和方法，开发和直接提供档案为企业的各项事业服务。3、立档单位：立档单位它是形成档案的单位，又称为“全宗构成者”。4、物理归档：指把电子文件集中下载到可月兑机保存的载体上，向档案室移交的过程。5、全宗：是指一个单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案。3、档案的收集：是指企业档案管理部门按照归档制度对企业内各部门应归档的文件材料进行接收，并且根据企业生产经营活动的需要，向社会索取或征集对本企业有用的文献资料的一项工作。2、案卷：是一组关系密切的单份文件的组合。4、“四参加”：是指参加产品鉴定会、参加科研科题审定会、参加基建项目验收会、参加大、精、稀设备开箱（或引进项目接收会）2、归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。四、简答题（共25分）.简述档案业务工作的内容。（6分）答：档案业务工作的内容包括八个环节，即收集、整理、鉴定、保管、检索、编辑与研究、统计、提供利用：.企业档案整理工作的意义。（6分）答：档案整理工作，对整个档案工作具有重要的意义。保存档案的目的是为了利用，处于零乱状态的档案，不仅查找起来十分困难，更不能反映各项活动的历史联系和本来面貌。这类档案就会失去利用价值，只有把零乱的档案经过整理变为系统的档案，才能为档案的提供利用创造前提条件。档案整理工作是档案业务中承上启下的环节，通过整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用。.简述归档文件材料的来源。（7分）答：（1）本企业内部形成的文件材料；（2）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；（3）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；（4）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；（5）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；（6）本企业执行、办理的外来文件材料；.简述文件材料整理的原则。（6分）答：遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系。区分不同的价值。第8页共13页便于保管利用。“遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系”是整理原则的基本指导思想，“便于保管利用”是整理原则的基本标准要求。二者是相互影响、相互制约的关系.简述企业文件材料积累与归档措施中的“四同步”。（6分）答：⑴下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；⑵检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；⑶验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步；⑷上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。.简述整理档案的原则。（6分）答：⑴整理档案必须保持文件之间的历史联系；⑵整理档案应该充分利用原来的基础；⑶档案的整理必须便于保管和利用。.简述利用工作在档案工作中的地位。（7分）答：利用工作是档案工作为企业各项事业服务的手段，在档案工作中占有突出的地位。主要表现在两个方面：⑴利用工作是企业衡量档案室工作做得好坏的主要标志。⑵利用工作对整个档案工作各个环节有检验和推动作用。.简述企业文件材料积累与归档措施中的“三纳入”。（6分）答：⑴纳入到领导工作议事日程；⑵纳入到各项工作计划；⑶纳入到关人员的经济责任制或岗位责任制中；.简述我公司档案的门类。（6分）答：企业档案一般包括以下十一大类：•党群工作类•行政工作类•生产技术类•经营管理类•科学研究类•产品档案类•基本建设类•设备仪器类•会计档案类•声像档案•干部职工档案4.简述文件材料装订方式及要求。（6分）答：1。装订方式：0线装式，如“三孔一线”和缝纫机轧边等；0穿孔式，如使用钉书机、铁夹背等；0粘接式，如浆糊及胶水粘贴等；装订是一项细致的技术性工作。装订文件要力求整齐、结实、美观。采用左侧装订的，应将左、下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。1.简述档案保管中的“八防，（6分）答：是指防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘；第9页共13页4.简述构成立档单位的条件。（6分）答：（1）具有独立的法人资格；（2）是一个会计单位或经济核算单位；（3）具有独立的人事权力；总之构成一立档案单位必须有独立的人、财、物权。2.简述文件材料的归档要求。（10分）答：（1）整理归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；（2）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；▲文件材料归档后不得更改；（3）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；（4）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；（5）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；.简述档案保管工作任务。（6分）答：维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务。具体包括以下三个方面：⑴防治档案的损坏；⑵延长档案的寿命；⑶维护档案的安全。.简述确定划分保管期限应注意的问题：。（8分）答⑴注意文件之间的联系，防止孤立地看其价值。⑵注意考察文件的实际内容，防止从形式看其价值。⑶注意考虑文件的长远需要，防止静态地看其价值。⑷要综合研究文件的各种作用，防止片面地看其价值..简述企业档案的构成。（7分）答：其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。.简述档案简索工作的意义。（6分）⑴检索是档案提供利用的先期工作；⑵档案利用者评价档案室工作水平的高低，总是以能否及时、准确、全面、系统地提供档案为标准。⑶检索是档案业务工作的一个独立环节。.简述档案鉴定时应注意的问题。（7分）答：⑴以文件材料价值为主，不是“有档必归”。 ⑵以文件材料价值为主，不是“有文必档”。⑶归与不归，不能光看有无红字版头和文号。⑷以本企业为主，不是“外单位的都不要"。 ⑸要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。.简述档案统计工作的任务。（6分）答：是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。.简述企业档案管理工作性质。（7分）答：A：企业档案工作是一项具有管理性的工作。第10页共13页⑴企业档案工作是一项负责管理企业档案的工作。⑵企业档案工作不仅是企业管理基础工作的重要组成部分，而且还是企业管理信息系统的重要内容。B：企业档案工作是一项具有专业性的工作。⑴企业档案工作有自己独立的工作对象。⑵企业档案工作具有特定的工作内容和专业技术方法。⑶企业档案工作正在形成比较完整的专业理论。C：企业档案工作还是一项具有服务性的工作。五、论述题（30分）试论档案收集工作对整个档案工作的影响。答案要点：档案收集工作的定义。收集工作是档案工作的起点，在整个档案管理系统中处于一种特殊的地位，收集工作的好坏直接关系到后面档案工作的各个环节。档案收集时应注意的问题和原则。结合本单位实际试论档案收集与档案提供利用的关系。档案的收集和档案的提供利用，是档案工作中两个重要的组成部分:前者为档案工作开辟了必要的物质源一一工作对象，后者则是档案工作的根本目的，两者既有联系又有区别。档案的收集是包括提供利用在内的整个档案工作的基础和起点。没有档案的收集工作，整个档案工作就失去物质基础，提供利用则成为一句空话，档案收集工作做的不好，室藏档案不丰富、不系统，档案提供利用工作也难为“无米之炊”，不能满足企业各方面的需要，因而整个档案工作就会陷入被动。档案的提供利用是包括收集工作在内的整个档案工作的归宿。档案工作之所以有存在的必要，正是因为档案本身有一定的作用，档案的提供利用，正是发挥档案作用的重要途经。处理好收集工作中局部与整体、当前与长远利用的关系档案如何理解档案是历史的真实记录；掌握档案这一特点对档案管理有何意义。答案要点：档案是由文件有条件转化而来的，它是工作活动中直接形成并保存下来的原始记录。一般说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，也比其它资料较为可靠；档案内容所描述的某些事件和现象，确有与客观事实不符的，但也反映了当事人的意图和行为，仍不失其为真实的历史记录。档案有手稿、签署、印信以及录音、录像原始标志，所以档案是历史的真迹。真实的历史记录是档案的本质属性，也是档案不同于其它资料的重要特点。掌握档案的这一特点的主要意义是：重视档案的价值，按照档案的特点进行科学管理，充分发挥档案特有的作用；明确档案与其它资料的区别和关系，致力管好档案，同时收藏必要的资料，辅助档案提供利用；维护档案的历史面貌；又要有分析地评价和利用档案史料。结合本单位实际试论档案提供利用与保密的关系。答案要点：企业保存档案的目的是为使用，假如长期把档案“禁锢”起来不准使用，就失去了保存档案的意义。应指出的是档案中的一部分是企业的机密，提供利用时要注意保守机密，这是关系到企业各项事业的大事，所以，既要积极提供档案为企业活动的各项工作服务，又要坚持保密原则。保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围中，而且机第11页共13页密是随着形势的发展和时间、地点条件的变化而不断地变化，因此凡是提供利用有利于企业各项工作的开展，均应积极地大胆地提供利用，凡是在一定范围内限制使用的档案，就应严格地合理地坚持保密。这就要求我们认真地审查档案内容，经常调整档案的密级，逐步扩大利用范围。总之，只有把保密和利用的关系处理好，才能更好地发挥档案的作用，满足企业的需要。明确档案工作人员的职责。对档案工作人员来说，应该保密而没有保密，那是失职；应该提供利用而没有提供，档案未能发挥作用，同样是失职。失密、泄密和那些借口保密把档案锁起来，不提供利用，给企业的生产和经营造成损失的人，都是错误的。试论文件在收集时应注意哪几方面的问题。答案要点：⑴文件材料的收集范围和归档范围应当说是一致的，但收集时宁可多收，不可少收，以免遗漏有保存价值的文件材料。整理时要进行一次全面的鉴定和调整，可把真正没有保存价值的文件材料再剔除出去。⑵一般文件只收集印本和定稿（即领导人的签发稿），其它各次草稿不必收，但特别重要的文件例外。使用计算机起草的文件，其定稿为领导人签发的审定稿，审定稿一般有领导人修改的笔迹。⑶用铅笔圆珠笔抄写或者字迹模糊不清的文件定稿和特别重要的文件的历次草稿，应退回文件撰写部门重新抄写后再收。⑷签发手续不全和张页残缺的文件材料应补齐后再收⑸正文和附件要同时收⑹文件处理单要同文件一起收。⑺请示与批复等往来文件要注意收齐。口头、电话批复的应注意收集批复记录，最好将答复标注在请示文件上。实在没有批复的，请示也要收。⑻