9论信息系统项目的采购管理

摘要2019年3月，我作为项目经理参与XX区〃智慧政务”一张网项目的建设，该项目总投资1200万元，总工期9个月。我公司在公开招标中赢得了该项目该项目建设目标是以用户为中心、以统一网络延伸为基础、以统一数据共享为支撑，对外建立统一服务入口，对内实现统一集成管理，构建智慧政务〃一张网〃体系，提高政务服务能力和水平。经过项目组全体成员的共同努力，项目于2019年12月顺利通过业主方验收，运行至今可靠稳定，得到了各方的一致好评。该项目的成功离不开对采购的管理，下面我结合实际情况，以制定采购管理计划、实施采购、控制采购、结束采购等过程为主线，阐述项目成本管理基本理论及工具技术的应用，探讨成本管理中遇到的各种问题和应对措施，最后总结了成本管理中的经验和教训。正文近年来，我国坚持把优化营商环境作为推动经济高质量发展的重要支点,推行审批服务〃马上办、网上办、就近办、一次办〃。XX区政府为进一步优化营商环境，运用信息化手段解决企业和群众反映强烈的办事难、办事慢、办事繁的问题，决定于2019年3月建设智慧政务〃一张网”系统，我有幸作为项目经理参与了项目的建设，该项目总投资1200万元，总工期9个月。我公司在公开招标中赢得了该项目该项目建设目标是以用户为中心、以统一网络延伸为基础、以统一数据共享为支撑，对外建立统一服务入口，对内实现统一集成管理，构建智慧政务〃一张网〃体系。该项目利用大数据、Web2.0、开放平台等先进技术和理念设计开发，系统基于Java语言环境，数据库使用mysql以及国际流行的开发工具实现稳定便捷的B/S架构采用WebService和SOA技术构建系统应用框架，采用XML技术作为系统接口的数据交换标准，通过数据共享交换强化内外部信息资源的有机整合和高效利用，构建开放、协同、互联、可扩展的软件环境。该项目建设内容包括数据共享中心、统一业务办理平台、系统对接与整合。该项目具有功能多、工期短、业务复杂、干系人多等特点，良好的成本管理对该项目的成功至关重要，因此在该项目的采购管理中，我采用专家判断、自制/外购分析、检查与审计、采购审计等方式，对制定采购管理计划、实施采购、控制采购、结束采购等过程进行了重点管理，圆满的完成了项目，得到了各方的一致好评，下面我将结合项目实际进行具体论述：一、制定采购管理计划制定采购管理计划是记录项目采购决策、明确采购方法和识别潜在的卖方的过程，制定采购管理计划的作用是为整个项目的采购管理提供指南和方向。在该过程中，我带领团队成员根据项目管理计划、需求文档、干系人登记册、活动资源要求、项拠度计划、项目成本估算、风险登记册，组织相关专家和干系人召开会议，解决买什么、谁去买、买谁的、什么时候买和花多少钱买的问题。于是我们通过自制外购分析、专家判断、市场调硏、合同类型等工具和技术,研究制定了采购计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、自制外购决策，更新了项目文件。然后我将整理好的上述标准、文件和决策等上报双方高层批准，纳入配置管理，由项目管理办公室通知相关人员，进行后续过程组的实施和执行。本项目是深化〃互联网+政务服务〃的重要平台，涉及政府各部门以及政务数据共享交换，对数据保密性、系统安全性、软件的可靠性要求非常高，而我公司在这方面的研发是强项，因此咨询内部和外部专家后，决定系统的软件研发部分为公司自制，硬件部分为采购。涉及到软件方面的采购内容包括服务器操作系统和数据库软件等；涉及到硬件方面的采购内容包括，网络服务器、存储设备、防火墙、交换机、入侵检测设备及综合布线材料等。对项目的每一次采购都制定了采购工作说明书其内容包括：前言、服务范围、服务期限、交付标准、收费和付款方式、变更管理等。由于本项目的采购产品定义明确，因此合同均采用总价合同中的固定总价合同的方式。二、实施采购实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。在该过程中，我带领团队成员是根据采购计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、自制外购决策、项目文件，采用投标人会议、专家判断、分析技术、采购谈判等工具和技术，得到了选中的卖方、合同，并根据该过程的结果更新了项目管理计划。— 买硬件设备网络服务器6台、存储设备2台、2台防火墙、交换机2台、入侵检测设备2台及综合布线材料50万，累加超过200万元人民币，因此须进行招投标，通过招投标选中A公司。需购买软件方面的采购内容服务器操作系统2台约12万元/台和数据库软件50万元/台，金额未达到招投标标准，因此选择一家经常合作的公司B进行采购。虽然这两家公司，A是业界大咖，B是经常合作公司，但是为了公司的利益，我在与其签署合同之前，仍进行了采购谈判。明确了双方责任、使用的条款和法律、技术和商务要求「所有权、付款以及价格等，取得一致意见后，签署合同。三、控制采购控制采购是管理采购关系、监督合同绩效以及采取必要的变更和纠正措施的过程。根据采购计划、采购文件、合同、工作绩效数据等，采用检查与审计、采购绩效审查等工具与方法形成工作绩效信息、变更请求、更新的项目管理计划、项目文件以及组织过程资产的过程。在项目执行过程中，我根据合同规定展开了采购设备的检查与审计。本项目涉及全区50多个部门上传的业务数据，按照使用期限3年测算，需购置1T硬盘100块。到货验收时，我组织进行了不合格品识别，发现10块硬盘外表破损,安装到设备有5块发出设备告警。于是我要求验货人将不合格品进行“不合格”标识，联系供货商进行换货。四、 结束采购结束采购是项目收尾或阶段收尾过程的一部分，每完成单次项目采购都要进行结束采购过程。在该过程中，我带领团队成员依据合同、合同收尾程序、项目管理计划和采购文件，采用采购审计和采购谈判等工具与技术对每次采购都进行了合同收尾和组织过程资产的更新。在设备达到后，我与业主方根据合同、标准和会议内容对相关硬件进行验收，事后移交相关文档（产品说明书、产品使用说明书、数量、质量保证书、保修卡、采购合同），业主方对该货物质量和活动进度相当满意。我以书面形式通知业主方该采购合同完成，经业主方领导签字后，我纳入基线管理，让配置管理员做好相关文件的归纳更新并存档保存。项目完成后，我将整个项目实施过程中的经验和教训分门别类的形成记录，形成经验教训知识库，为公司后续的项目提供经验积累。五、 总结经过我们团队不懈的努力，历时9个月，本项目终于在2019年12月15日，提前15天通过了业主方组织的验收，节约成本近30万元。智慧政务〃一张网”项目的投入使用，简化了办事流程，减轻企业群众办事负担，改善了营商环境。本项目的建设，使得该区在优化营商环境评估中位居全市前列。回顾而言，项目的成功很大程度上归功于我对成本的有效管理