秘书手册-接待工作做好外宾接待工作高级

中国管理资源网/秘书手册接待工作>做好外宾接待工作[高级]一、外宾接待工作的一般程序(一)学习目标要求把握外宾接待工作的一般程序(二)外宾接待工作一般程序1.接到接待外宾的工作任务后，要尽可能具体地了解外宾的基本状况，弄清晰其来意，以及抵达的日期、地点。2.会同或协作外事部门，拟订出具体的接待方案，报请有关领导审定。3.依据领导批准的接待方案，组织有关部门或单位预备好会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。4.事先安排好参观、考察的地点和路途，组织有关单位作好各方面的预备。5.依据外宾的身份，安排好住处。6.依据外宾不同的生活习惯、妥当、周到地安排好伙食。7.安排好外宾用车和陪随人员用车。8.外宾抵达时，安排有关人员前往迎接。9.同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。10.安排有关领导会见外宾，事先确定好会见时间和地点。11.依据有关规定和外宾的身份，安排有关领导人出面宴请，事先确定好标准和席位。12.按活动日程，具体组织承办或安排有关单位组织会谈、参观、考察、访问等项活动。13.如需要，通知公安部门做好外事平安保卫工作。14.安排好必要的文娱、体育活动。15.安排外宾巡游当地风景名胜。16.重要外事活动应组织安排新闻报道工作。17.如确需跟外宾交换或互赠礼品、纪念品，应事先做好预备。18.为外宾预订车、船票或飞机票。19.外宾临走前，应按规定作好接待经费的结算。20.安排有关领导或工作人员为外宾送行。21.接待工作结束后，应作出接待总结，呈报有关领导或外事部门。(三)相应学问为了有效地进行国际交往，我们应遵循国际礼仪行事，既要对特定国家的习俗和礼仪有较详尽的了解，又要对国际交往的礼仪原则有基本的生疏。1.留意教养(1)讲究仪表和衣帽洁净，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。(2)举止大度得体、看法端庄和气、挺胸正颈，精神饱满，任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失风完的。(3)讲究身分，说话客气，不做任何越礼之事。说话时神情矜持和气，略带微笑。(4)遵守时约。与人约会必需严格守时，不能失约超时。承诺别人的事不能遗忘，必需按时做好，失信或失约的人是有损于自己的人格。(5)遵守公共秩序。不给别人造成麻烦或不便，不打搅别人、不干扰影响别人，敬重别人。2.礼貌用语礼貌用语作为礼仪的表现形式，把一个人对世界、对人们的爱心和礼节坦露传达出来，使爱者更显完辉，使说话人更被人敬重。在国际交往中"你好"、"请"、"感谢"、"对不起"、"再见"这些礼仪语言具有极高的用法频率。3.敬重习俗不同国家的文化习俗有别，社会制度有异，思维方式和理解角度常常有较大差别，所以在交往关系上要相互敬重，谨慎从事。敬重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止，在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。如韩国人对"四"字特别反感，韩国很多楼房的编号严忌消失"四楼"、"四栋"、"四室"、"四号"之类。4.敬重隐私敬重隐私，在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题，具体而言，就是要做到"五不问"：一不问年龄。外国人的年龄是保密的，他们期望自己永久年轻，对"老"字讳莫如深。二不问婚否。中国人爱谈论彼此的婚姻状况，外国人却不然。事实上，让一个老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配，并不是一件令人开心的事情，对妇女而言尤其如此。三不问经受。很多外国人强调个人至上和共性独立，他们的经受与个人喜好等，纯属个人稳私的范围。四不问收入。每个人的收入都同他的地位和力量有关，被外国人视为自己的脸面，所以是免谈的。五不问地址。与外国人初交，不应要求对方留下地址。外国人不随便邀请人到家里做客。5.女士优先"女士优先"是国际礼仪中重要的原则。女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何状况下，都要在行动上从各个方面敬重妇女，照看妇女，帮助妇女，爱护妇女。6.不亢不卑国际礼仪的不亢不卑原则，最要紧的是要保持人格公平，避开和克服"亢"和"卑"这两种置对方或置自身于不公平位置上的交往看法。要做到"不亢不卑"，应把握住以下几点：(1)确定不要对对方有金钱和物质利益上的希图，只要把持住了这一点，双方的人格就是公平了。(2)力争价值的公平和超越，要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。(3)坚持实事求是看法，不说过头话，说客气话与虚心都是需要的，但过分了就成为虚伪。外事接待的基本原则和要求随着我国经济与世界经济的接轨，各公司和企业的涉外活动日渐增多，范围逐日扩大。而且由于公务活动带来各式各样的与外宾接触的机会，使私人间的交往也普遍起来。无论是公务活动，还是私人间的交往，都需要了解一些世界各国和各民族的礼俗风情，留意礼貌待客，以免造成不必要的误会，失去合作与交往的机会。1.公平互利的原则公平就意味着相互敬重，它包括敬重对方和捍卫自尊两个方面，敬重对方就要不论对方的国家是否强大、企业是否浩大，或者风俗习惯、宗教法律等等是否和我们相同，都要不卑视对方。敬重往往以其外在形式表现，尤其是表现在言谈举止之中。所以，这时的生活小节往往不比正规礼仪次要。相互敬重的另一方面就是自尊，只有自尊才能得到对方对你、对你的企业、甚至对你的国家的敬重，才能谈得上真诚合作，公平合作。2.依法办事的原则国际间的交往与合作，都有一个原则时刻不能遗忘，这就是合法。无论是我国法律，对方国家的法律，还是国际法和国际私法(如各种双边或多边条约、协议等等)，只有敬重各种法律，才谈得上得到有关法律的爱护而不是法律的制裁。很多国家的司法体系都比较完善，公民的法律意识也比较强，他们大多认为，法律体系的完善是对他们投资与合作的有力保障。而随着我国法律体系的逐步建立和完善，我国公民尤其是从事对外交往人员，更应具备遵守法律观念，忽视了这一点，就会造成意想不到的被动。3.内外有别的原则据说我国过去独有的一项制造工艺就是在一家国外访问团参观时泄密的，当时这家工厂的陪随人员在介绍各种工艺流程时，把绝密的制作工艺无意中泄露了出去，被对方得到了花大价钱都买不到的情报。其实，对那位陪随来说，他介绍的状况可能是他认为很一般的常识，但是由于没有留意到内外有别的原则，造成了不行挽回的损失。内外有别当然也包括保守国家机密，千万不要以为要求保密的某种文件、记录、数据等等不重要而任凭说出去。4.文明客气的原则这里有必要提示涉外人员的是，决不行以己度人，即不要拿自己国家或地区的礼俗来套用外宾身上去，由于各国、各民族的礼俗千差万别，即使你完全是好意，这样做很可能引起不必要的误会。所以，在和外宾打交道时，特别有必要了解一些对方国家和民族的礼俗。我国有句俗语叫做"礼多人不怪"，用在对外交往中还是有确定的现实意义的。其中之一，就是"感谢"不离口，宁多不少，即使在我国从不说"感谢"的场合也要留意常说这个词。比如在我国家庭中，家庭成员相互帮忙从来不说"感谢"，而在西方国家，即使象递个盐瓶这样的小事，也应当向对方道谢才对，而不论他是不是你的亲属。另外，还要留意不向外宾提出或讨论对方国家、民族或宗教等方面的敏感问题，而要多谈论双方都感爱好的问题或对方值得傲慢的某些方面，如悠久的历史、特殊的自然风完、发达的产业等等。5.对外宣扬原则对外宣扬中要留意遵循以下基本原则：(1)依据政策，敏捷运用在对外宣扬中，既要不离原则，又要机动敏捷：既要有集中统一的指导，又要发挥主动性、制造性。只要符合党中心的路途、方针、政策，就应当依据具体状况，放手宣扬。我们的言论必需符合党的方针政策，重大问题按统一口径慎重回答，但不能谨小慎密，一字一句照搬照套。应依据自己的理解，生动形象地加以发挥，并留意认真总结阅历。(2)实事求是，防止片面坚持实事求是，就是要"讲事实、讲真话，讲道理"，要尽量用事实讲话，结论让人家自己去做。要依据事实的原来面目进行宣扬、杜绝"容里空"。宣扬成就要恰如其份，不要浮夸失实，有的还要留有余地。不要有片面性，即讲成果、进步、也讲缺点、困难，但这不是消极的暴露。实事求是并非就事论事，不是客观主义和自然主义。要在摆事实的基础上，讲清道理，阐明党的方针政策。(3)留意对象，加强针对性对外宣扬要留意对象，不断加强针对性，这是一条根本原则。就是要联系国外的具体实际，依据外国人的思想生疏，接受他们简洁理解和接受的方式方法以及文字语言，进行有的放矢的宣扬。这样才能增强宣扬效果，达到预期目的。要依据他们的需求和疑虑。有针对性地进行宣扬，从内容到形式、风格、都要适合不同宣扬对象的特点。照搬国内一套，不能解答外国人的问题：内容单调刻板，调子很高，人家看不懂，不感爱好，要切实订正这些毛病。(4)内外有别，留意分寸对外宣扬要提高保密观念，对于涉及到的一些敏感问题，简洁引起误会或授人以柄对我们是不利的，均应慎重对待，留意内外有别，把握好分寸。6.留意克服两种偏向当前对外宣扬工作中要留意克服两种偏向：(1)克服忽视思想性宣扬的偏向在接待工作中，宣扬的业务性和思想性脱节，只强调"吃好、住好、玩好"，忽视思想内容。只介绍自然风完，不介绍社会风貌：只介绍历史文物，不介绍现行政策和建设成就。在经济技术文化等专业交往中，只谈本行业具体业务，不联系国家方针政策进行宣扬：对常住的外国专家、留同学、商人等，只讲友好，不谈政策。(2)克服界限不清、放松警惕的偏向对外宣扬必需贯彻我国独立自主的外交政策，维护民族自尊心，公平待人。既反对盲目排外，也反对崇洋媚外；既要热忱有礼，又不能卑躬屈节。要订正把外国人看作出类拔萃，而又卑视黑人的现象。对来华的外国人，一般应按他们原来的身份称呼，不统称"外国伴侣"、"国际友人"。要提高警惕，树立敌情观念，防止少数特务和坏人的破坏。(四)留意事项在接待外宾工作中，要有国外宗教及节日学问。1.佛教佛教、基督教与伊斯兰教并称为世界三大宗教，佛教起源于公元前5-6世纪的印度，其制造人为释迦牟尼。佛教可分为大乘、小乘、密宗三大教派。佛教的重要节日有"浴佛节"，也称"佛诞节"，是为纪念释迦牟尼的诞生而定的。2.伊斯兰教伊斯兰教由穆罕默德于公元7世纪所创立。信仰真主"安拉"为唯一的神，认为世间一切事物由安拉所打算。伊斯兰教的主要节日有开斋节和古尔邦节。穆斯林敬拜安拉的主要仪式叫"礼拜"，即在规定的时间以固定的程序，面对圣地麦加"克尔白"(天房)，朝拜安拉。3.基督教基督教是世界上最大的宗教，为天主教、东正教、新教及其它一些小派系的统称。在公元1世纪由巴勒斯坦拿撒勒人耶稣所创立。由于基督教各派在信仰、教义方面存在着差异，导致了各派的礼仪及教徒的习俗也不尽相同。天主教通称公教，崇拜上帝，并尊玛利亚为"圣母"。新教又称基督教或耶稣教，它否认罗马教皇的权威，反对尊称玛利亚为"圣母"。基督教的共同节日为圣诞节和复活节。天主教还有纪念圣母玛利亚的节日。二、涉外活动礼宾次序安排(一)学习目标在涉外活动中，确定要做好礼宾次序的安排，以表示各国主权公平的地位。(二)涉外礼宾次序安排礼宾次序，是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规章和惯例进行排列的次序。一般说，礼宾次序体现东道主对各国来宾所赐予的礼遇，在一些国际性的集会上则表示各国主权公平的地位。1.按身份与职务的凹凸排列这是礼宾次序排列的主要依据。一般的官方活动，常常是按身份与职务的凹凸安排礼宾次序。由于各国的国家体制不同，部门之间的职务凹凸不尽全都，则要依据各国的规定，按相应的级别和官衔进行安排。在多边活动中，有时按其他方法排列。但无论按何种方法排列，都要考虑身份与职务的凹凸问题。2.按字母挨次排列多边活动中的礼宾次序有时按参与国国名字母挨次排列。一般以英文字母排列居多，少数状况也有按其他语种的字母挨次排列。这种排列方法多见于国际会议、体育竞赛等，如联合国大会的首席也按英文字母排列，但为了避开一些国家总是占据前排席位，因此联合国大会每年抽签一次，打算本年度大会席位以哪一个字母打头，以便让各国都有机会排在前列。这可供我们接待外宾参考。3.按通知代表团组成的日期先后排列按通知代表团组成的日期先后排列礼宾次序是常常接受的方法之一。东道国对同等身份的代表团，按派遣国通知代表团组成的日期排列；或按代表团低达活动地点的时间先后排列；或按派遣国打算应邀派遣代表团参与活动的答复时间先后排列。实行何种排列方法，东道国在致各国的邀请信中，一般都加以明确注明。在级别相同的状况下，代表团团长的礼宾挨次将按通知代表团组成的日期先后确定。假犹如时接到两个或两个以上的代表团的组成通