档案管理基础知识

TOC\o"1-3"1引言11.1编写目的11.2适用对象及范围11.3设计计依据112.1档案案管理分分系统222.1.11功能描描述22.1.22系统功功能22.1.33模块功功能定义义22.1.33.1档档案录入入22.1.33.2归归档统计计42.1.33.3档档案查询询52.1.33.4打打印报表表62.1.33.5档档案借阅阅管理882.1.33.6档档案销毁毁91引言1.1编写写目的本需求规格格说明书书定义应应用系统统软件完完成的功功能、业业务流程程、计算算的数学学模型、输输入信息息（数据据来源）、输输出信息息（报表表）。本需求规格格说明书书作为项项目合同同的附件件之一，是是双方组组成项目目组进行行工作的的基础性性文件。本需求规格格说明书书作为验验收的依依据。本需求规格格说明书书由甲乙乙双方签签字并加加盖公章章后方可可生效,,协议内内容如需需修改，应应由合作作双方协协商一致致，并签签字盖章章。任何何一方不不可单独独修改。1.2适用用对象及及范围本需求规格格说明书书适用于于参加本本项目的的所有管管理人员员、开发发人员和和维护人人员。1.3设计计依据《西安供电电局综合合信息管管理系统统招标文文件》《西安供电电局综合合信息管管理系统统技术协协议》《需求调研研报告》GB/T1190001—IISO990011质量量体系设设计、开开发、生生产、安安装和服服务质量量保证模模式GB/T1190000.33—ISSO90000--3软软件开发发、供应应和维护护中的使使用指南南GB85666—888《计计算机软软件开发发规范》西安协同软软件股份份有限公公司《计计算机软软件开发发规范》2.1档案案管理分分系统2.1.11功能描描述档案管理分分系统实实现对供供电局所所有档案案、文件件以及收收发文的的管理，并并对档案案的借阅阅进行管管理。档案管理分分系统主主要包括括档案录录入、档档案统计计、档案案查询、打打印报表表、档案案销毁以以及系统统维护几几个模块块。文档录入、删除、修改科档录入、删除、修改2.1.22系统功功能文档录入、删除、修改科档录入、删除、修改会档录入、删除、修改会档录入、删除、修改档案录入档案录入声档录入、删除、修改文档查询档案管理分系统打印报表档案查询归档统计声档录入、删除、修改文档查询档案管理分系统打印报表档案查询归档统计科档查询科档查询会档查询会档查询声档查询声档查询借阅管理借阅管理档案销毁档案销毁系统维护系统维护2.1.33模块功功能定义义2.1.33.1档档案录入入数据流程：：功能描述：：对文书书档案、科科技档案案、会计计档案、声声像档案案进行录录入、删删除、修修改。每每一个题题名都对对应一个个文件，通通过题名名找着文文件内容容，实现现全文录录入。输入数据（报报盘数据据格式要要求、输输入数据据样式）文书档案的的录入：：对文书书档案按按一级类类目下保保管期限限的大流流水进行行录入，主主要是对对0到66大类即即党群工工作、行行政管理理、经营营管理、生生产技术术管理、财财务审计计、人事事劳资、其其他文档档，保管管期限主主要分永永久、长长期、短短期。流流水号、类类目名称称、分类类号、部部门、文文件类型型、字号号、文号号、日期期、盒号号、归档档号、件件号、文文件题名名、主题题词、附附件、责责任者、缩缩微号、页页数、保保管期限限、密级级、归档档标志、备备注。科技档案的的录入：：按年年度及工工程代号号进行大大流水录录入。文件卡卡片：流流水号、案案卷号、卷卷内序、档档号、工工程代号号、字号号、文件件题名、责责任者、日日期、保保管期限限、密级级、主题题词、缩缩微号、本本数、页页数、图图纸张数数、备注注。案卷卡卡片：流流水号、全全宗号、目目录号、案案卷号、档档号、工工程代号号、工程程名称、案案卷题名名、编制制单位、编编制日期期、保管管期限、密密级、缩缩微号、本本数、页页数、图图纸张数、库库位号、备备注、备备考表。会计档案录录入：声像档案录录入：按载体体分类并并细分录录入，载载体分照照片、软软盘、音音像及缩缩微。按照片片录入：：流水号号、卷内内序、分分类号、题题号、事事项说明明、拍摄摄人、拍拍摄日期期、拍摄地地点、保保管期限限、密级级、底片片号、参参见号、备备注（卡卡片录入入）。流流水号、目目录号、分分类号、题题名、起起始日期期、截止止日期、保保管期限限、密级级、库位位号、张张数、备注（案案卷录入入）。数学计算模模型输出数据（报报盘数据据格式要要求、报报表样式式）2.1.33.2归归档统计计数据流程：：功能描述：：对文书书档案、科科技档案案、会计计档案、声声像档案案进行归归档统计计，按类类目名称称和年度度进行统统计。保保管期限限为永久久的文件件数目、长长期的、短短期的、未未归档的的以及文文件总数数，另外外对科技技档案、声声像档案案中不立立卷和已已立卷的的进行统统计。输入数据（报报盘数据据格式要要求、输输入数据据样式）数学计算模模型按类目名称称及年度度统计永久=该年年度该类类目保管管期限为为永久的的记录总总数长期=该年年度该类类目保管管期限为为长期的的记录总总数短期=该年年度该类类目保管管期限为为短期的的记录总总数文件总数==永久++长期++短期未归=该年年度该类类目未归归档的文文件总数数对于科技档档案和声声像档案案中未立立卷和已已立卷的的进行统统计输出数据（报报盘数据据格式要要求、报报表样式式）文书档案的的归档统统计报表表：类目目名称、年年度、永永久、长长期、文文件总数数、未归归。科技档案、声声像档案案的归档档统计报报表：类类目名称称、年度度、永久久、长期期、文件件总数、未未归、不不立卷、已已立卷。2.1.33.3档案案查询数据流程：：功能描述：：对文书书档案、科科技档案案、会计计档案、声声像档案案按各种种统计进进行查询询（通用用查询），按按年度和和档案类类型查询询。输入数据（报报盘数据据格式要要求、输输入数据据样式）数学计算模模型输出数据（报报盘数据据格式要要求、报报表样式式）2.1.33.4打印印报表数据流程：：功能描述：：对文书书档案、科科技档案案、会计计档案、声声像档案案中报表表进行打打印.输入数据（报报盘数据据格式要要求、输输入数据据样式）数学计算模模型各档案全宗宗号不输输出数据据（为空空）。文书档案⑴归档文件件封面：：起止件件号5==该盒号号中起始始件号和和终止件件号，其其它均是是从文档档录入表表中取得得。⑵文档脊背背：同归归档文件件封面。科技档案⑴所有字段段均是从从科技档档案录入入表中取取得。⑵科技档案案案卷目目录、科科技档案案卷内目目录、科科技档案案文件目目录中序序号就是是科技档档案中的的流水号号。声像档案⑴所有字段段从声像像档案录录入表中中取得。⑵其中序号号均是声声像档案案录入表表中的流流水号。输出数据（报报盘数据据格式要要求、报报表样式式）文书档案：：⑴归档文件件封面：：全宗名名称、年年度、保保管期限限、机构构、起止止件号、盒盒号⑵文档脊背背：全宗宗号、年年度、保保管期限限、机构构、起止止件号、盒盒号（格格式见下下）号宗全度年限期管保构机号件止起号盒⑶归档文件件目录：：件号、分分类号、责责任者、文文号、题题名、日日期、页页数、备备注件号分类号责任者文号题名日期页数备注科技档案：：⑴科技档案案封面：：档号、档档案馆号号、缩微微号、工工程名称称、案卷卷题名、编编制单位位、编制制日期、保保管期限限、密级级、档号号⑵科技档案案脊背：：号档名题卷案⑶科技档案案案卷目目录：工工程代号号、序号号、档号号、题名名、份数数、页数数、图纸纸张数、密密级、保保管期限限、编制制单位、编编制日期期、备注注工程代号：：序号档号题名份数页数图纸张数密级保管期限编制单位编制日期备注⑷科技档案案卷内目目录：档档号、顺顺序号、字字号、责责任者、题题名、日日期、页页数、备备注档号：顺序号字号责任者题名日期页数备注⑸科技档案案全引目目录：工工程名称称、档号号、题名名、编制制日期、总总页数、库库位号、卷卷内序、字字号、题题名、责责任者、页页数、备备注工程名称：：档号题名编制日期总页数库位号卷内序字号题名责任者页数备注⑹科技档案案文件目目录：工工程代号号、序号号、日期期、档号号、文件件题名、字字号、责责任者工程代号：：序号日期档号文件题名字号责任者声像档案：：⑴声像档案案卷内目目录：（按按分类号号和保管管期限来来打印）分分类号、案案卷号、序序号、题题名、拍拍摄日期期、拍摄摄人、拍拍摄地点点、底片片号、备备注分类号：案案卷号：：序号题名拍摄日期拍摄人拍摄地点底片号备注⑵事项卡：：题名，事事项说明明⑶照片卡：：拍摄时时间、拍拍摄地点点、拍摄摄人、参参卷号⑷声像档案案脊背：：号宗全号类分称名目类限期管保号盒⑸声像档案案案卷目目录：（按按分类号号和保管管期限来来打印）序序号、目目录号、分分类号、案案卷号、题题名，起起始日期期、截止止日期、张张数、密密级2.1.33.5档案案借阅管管理数据流程：：功能描述：：对文书书档案、科科技档案案、会计计档案、声声像档案案按各类类档案的的借阅、归归还、催催还进行行管理，并并对借阅阅人次和和卷次进进行统计计借阅浏览及及登记：：序号、本本人代码码、借阅阅人、年年龄、性性别、职职称、职职务、日日期、单单位、部部门、文文件题名名、字号号、分类类号、案案卷年代代、保管管期限、归归档号、案案卷号、卷卷内序、库库位号、归归还日期期、是否否归还、签签收人归还登记：：将借阅阅登记中中“是否归归还”的状态态由借出出改为已已归还。对借阅人次次的统计计数学计算模