人力资源系统的概述与业务流程分析

会计信息系统

AccountingInformationSystem

安徽工业大学管理学院第九讲人力资源源管理系系统本讲主要要内容人力资源源管理系系统概述述人力资源源管理系系统业务务流程分分析薪资处理理系统1.人力资源源管理系系统概述述人力资源源管理对对组织的的经营成成功至关关重要。。传统上上，人力力资源的的管理职职能被分分散在组组织的各各个部门门，人事事部门负负责雇用用、培训训、评价价、解雇雇人员，，会计部部门负责责计算和和支付工工资，其其他业务务职能部部门如生生产、销销售、财财务等负负责记录录各自部部门员工工的工作作情况。。这样，，会计的的重点集集中在人人力资源源过程的的工资发发放方面面。然而而，在现现代许多多大中型型组织中中，为组组织工作作的员工工被看成成最有价价值的资资产，人人力资源源管理越越来越成成为组织织的重要要活动，，其业务务范围正正在逐步步扩大。。1.人力资源源管理系系统概述述因为人力力资源已已经发展展到这样样一个程程度，并并持续向向许多方方向发展展，所以以，几乎乎没有什什么业务务领域像像人力资资源领域域那样要要求管理理人员拥拥有如此此广泛的的技术专专长。今天的人人力资源源工作人人员需要要知道所所有范围围的赔偿偿和福利利规划，，从退休休计划，，到医疗疗保险。。他们需需要通晓晓员工聘聘用和劳劳动法的的各个方方面，例例如性骚骚扰、聘聘用活动动、聘用用的终止止和劳工工组织的的关系。。除了这这些专业业技能之之外，他他们还需需要在传传统业务务和管理理学、心心理学或或社会学学方面有有良好的的背景。。在某些些行业这这些人力力资源人人员则需需要在公公众关系系、培训训、教育育和甚至至在安全全过程上上博学多多知。其其他专业业技能还还包括差差旅管理理、工资资处理、、人力规规划和合合同审查查。1.人力资源源管理系系统概述述由于责任任和职责责不断扩扩充，信信息的记记录、维维护和管管理已经经成为人人力资源源管理中中越来越越重要的的内容。。因此，，在上述述责任中中还要增增加有关关信息系系统的知知识，用用以掌握握公司的的员工信信息、记记录所有有的人事事事件、、管理所所有与人人力资源源有关的的信息。。.......2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析人力资源源管理的的主要活活动：人力资源源组织管管理（岗岗位描述述、人类类工程学学、工作作地点评评估、薪薪酬/工工资结构构）。员工规划划（劳动动力市场场、需求求规划、、招聘计计划等））。招聘（对对内岗位位广告、、临时人人员、对对外岗位位广告、、应聘人人员挑选选、聘用用合同））。劳动力规规划和管管理（介介绍和培培训，劳劳动和社社会立法法，因内内部调动动、终止止、解雇雇、退休休而引起起的组织织重组））。员工发展展（绩效效考评，，职工合合理化建建议系统统，薪酬酬/工资资政策））。员工培训训和进一一步教育育（新员员工培训训、职工工培训计计划）。。社会福利利（社会会设施、、闲活动动、聘用用保护））。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析许多所谓谓的"人力资源源管理解解决方案案"实际只是是一个简简单的"人事信息息记录系系统"。而SAPHR是一个真真正意义义的完整整方案：：它不仅仅能帮助助HR人士快速速地处理理日常事事务，如如人事信信息维护护、组织织信息维维护、考考勤和休休假、计计薪等，，还大力力支持HR部门所有有的战略略活动，，如：组织计划划、人事事成本控控制、员员工训练练和发展展、绩效效评估、、战略招招聘等。。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析SAPHR提提供的业业务方案案：员工管理理业务事件件处理差旅费用用管理时间管理理工资核算算薪酬管理理福利管理理这些业务务方案描描述了在在人力资资源管理理流程中中全面的的功能和和活动。。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析员工管理理人力资源源的中心心责任是是围绕着着新员工工的录用用和他们们在组织织中的发发展和成成长。管理层层应当懂懂得，不不仅要知知道如何何聘用职职工，而而且应当当使他们们适应自自己的工工作岗位位、富有有效率，，而且身身心舒适适，这些些是整个个业务过过程的驱驱动力。。这个过程程需要满满足公司司现在和和未来需需要的规规划策略略。招聘策策略必须须考虑动动态的劳劳工条件件，以及及公司内内部的员员工职业业生涯发发展。在在为一个个组织确确定员工工现在和和将来的的成长和和发展的的规划时时，其他他重要问问题如员工晋升升规划，，岗位接接替计划划，员工工培训等等都必须须作为考考虑因素素。而且，，所有规规划阶段段必须集集成起来来，所有有聘用活活动—从岗位描描述，到到招聘程程序的记记录—均将成为为有效的的流程。。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析员工管理理人事管理理业务流流程可以以帮助公公司建立立起它自自己的组组织结构构，这个个组织结结构将成成为计划划人事成成本、需需要等的的基础。。在R/3中，将将存档的的数据集集成到其其他R//3领域域的能力力—例如人事事管理、、财务或或成本会会计功能能—可以更好好地进行行跨领域域的规划划。另外外，在这这个模块块中，还还设计了了各种应应用程序序，来帮帮助处理理诸如岗岗位申请请、招聘聘、员工工发展规规划和制制定工作作说明书书及任职职资格描描述等工工作。.......2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析对于员工工管理来来说，这这个业务务流程是是从岗位位描述开开始的，，下图说说明了用用于员工工和组织织管理的的过程。。要编辑的组织结结构组织规划处理编辑公司司组织结构构更改合同同要聘用的的人岗位描述述更新职工工状况规划和发发展的职工状况况处理人员安排排无需进一步培训训职位被占据员工成本规划员工成本本规划完成成需要进一步教育育使用资源源成分确定的的人付款处理人员安排排完成的纯报酬管理费用管理，具有灵活的标准成本管理确定员工需求和获得业务事件处理.......2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析员工管理理组织规划划处理职务描述述处理职工工的规划划和发展展状况人员安排排人事成本本规划2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析组织规划划处理在员工管管理中，，首要任任务之一一是制订订组织计计划。在组织计计划中，，公司的的总体任任务被分分为执行行总体任任务所需需要的许许多子任任务。这这种子任任务以及及随后子子任务的的组合便便产生了了职务的的定义。在一个个整体组组织结构构中，各各种职务务必须组组合在一一起，并并彼此相相连。员工规划划和发展展会产生生组织单单元、职职务、职职位、工工作中心心和任务务。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析组织规划划处理组织规划划需求下下面的信信息：当前的组组织结构构所设置的的各个职职位和汇汇告结构构，及职职位之间间的上下下级关系系所设置的的不同类类型或分分类的职职务工作中心心即完成成这些职职务和职职位的实实际物理理位置执行这些些职务和和职位时时要完成成的各种种任务2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析职务描述述职务是由由员工执执行的任任务的总总的分类类；职位位是公司司中单个个职工的的具体安安排或分分配的工工作。职职务用来来作为职职位的基基础；职职务的属属性自动动传给职职位。职务描述述的主要要目的是是对责任任进行清清楚的定定义，没没有遗漏漏或重叠叠。职务描述述包括，，确定职职务在组组织结构构中的地地位、职职务的功功能、岗岗位的责责任和资资格。职职务描述述还应该该确定职职务对它它的任职职者的要要求。最最后，职职务描述述可以促促进员工工之间进进行合作作和相互互的理解解、帮助助培训新新员工和和确定员员工培训训的需要要。.......2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析处理职工工的规划划和发展展状况在组织变变化和员员工发展展的生命命周期中中，对员员工进行行“测评”、“追踪”职工要求求，人事管理理方案的的设计应应能体现现对员工工状态这这一业务务过程的的洞察力力，应能能不断更更新员工工的的信信息和监监督员工工的状态态。在人事管管理中，，利用职工状态态，可以总总览公司司员工发发生的所所有重要要变化，，记录员员工发展展最重要要的步骤骤，对于于诸如合合同终止止、聘用用、组织织变更等等等事件件，都将将被处理理和记录录。职位的填填充（员员工的岗岗位安排排）和招招聘的处处理由员员工状态态触发并并受其影影响。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析人员安排排人员安排排一个积积极意义义是鼓励内部部招聘，即空缺缺职位尽尽可能地地由现在在的公司司员工担担任。员员工状态态和由组组织计划划定义的的工作描描述被用用于人员员安排。。根据职职业模型型的方法法和在职职务描述述中所定定义的工工作要求求可以检检查，是是否有任任何合格格的内部部员工可可以转到到空缺的的职位。。如果找到到了潜在的员员工，通过职职位要求求和员工工资格的的比较，，可以检检查这个个员工是是否需要要进一步步培训，，如果确确实需要要，就直直接进行行培训安安排。员员工然后后可以分分配到新新的组织织部门的的成本中中心。如如果职位位需要由由外面的人人员担任任，则公司司的劳动动力需求求会在招招聘系统统中表现现为空缺缺。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析人员安排排通过计算算实现特特定业务务目标所所需的时时间、质质量和数数量，来来确定劳劳动力的的需求。招聘系系统的任任务是保保证通过过聘用的的新员工工来满足足这些要要求。外部招聘聘是从公公司外部部潜在的的劳动力力中获得得所需要要的员工工。外部部招聘涉涉及到这这样一些些任务：：做对外的的招聘广广告；处理有应应聘者的的信件和和简历；；检查推荐荐信；应聘人员员挑选过过程；审查聘用用合同。。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析人事成本本规划人事成本本规划的的任务是是通过为为确定将将来的人人事政策策提供基基础，以以帮助公公司进行行决策。。在人事成本本规划中中，可以：：确定最新新的、实实际的人人事成本本预测将来来的人事事成本规划将来来预计的的人事成成本（根根据组织织以及工工资结构构中可能能发生的的改变））。人事成本本计划记记录实际际的和计计划的成成本。实实际成本本同目标标成本相相比较，，来评估估将来的的人事政政策的决决策。规划的的方法包包括预测测成本项项、基本本工资或或实际工工资结果果。人事成本本计划也也可以用用来模拟拟不同的的人事方方案，各各种可选选的方案案的方式式，例如如支付扣扣除、工工资协议议或纳税税，都可可以进行行模拟，，以便以以图形方方式显示示各种人人事事件件在成本本方面的的全面影影响。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析业务事件件处理通常，人人力资源源要负责责规划、、指导和和管理业业务事件件，其范范围从小小型培训训研究会会，到大大型会议议。这个业务务流程方方案被设设计来监监督业务务事件的的所有阶阶段，包包括：数据处理理和参加加者管理理市场工作作开具帐单单业务事件件计划参加者管管理；人事发展展。.......2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析差旅费用用处理在这个方方案中，，通过提供供对人力力资源、、工资、、应付账账款和成成本核算算系统的的访问的的方法，，探索集集成业务务系统的的效益。。第一步是是建立差差旅的组组织程序序和规则则（交通通、住宿宿和饮食食）。然然后，由由它们来来管理差差旅费用用的单据据流、授授权和会会计分配配。然后后，建立立特定的的员工的的数据，，这些数数据包括括可用花花费、授授权级别别和标准准成本分分配模板板。组织织和员工工主数据据一起建建立了对对差旅计计划、单单据流和和会计核核算的自自动控制制。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析差旅费用用处理方案的下下一步是是管理差差旅的申申请。差旅数数据经检检查后发发出，并并以电子子方式获获取批准准。还可可以对每每项差旅旅申请的的预提款款进行处处理。在在出差结结束后，，员工提提供必要要的单据据。系统统再一次次检查差差旅数据据，另外外，根据据需要，，补充数数据也输输入系统统中。会计和成成本分配配生成并并过帐到到系统中中。付款得到到批准，，并传送送到应付付帐款科科目或工工资系统统。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析时间管理理处理这个方案案为规划划、记录录和分配配员工时时间提供供了综合合的工具具。系统定义义并产生生公司的的工作日日历，并并考虑到到常规的的、地区区性的和和当地的的公共的的假日。。每个员工工所分配配的工作作时间包包含了加加班和其其他规则则。系统统要记录录例外的的情况，，例如缺缺席（例例如，由由于生病病或休假假）、加加班或员员工换班班，并同同时记录录职工没没有上班班的情况况（追踪踪事件））。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析时间管理理处理前端考勤勤系统收收集实际际员工时时间和出出勤信息息，通过过用标准准的接口口与R//3系统统联系。R/3系统核核算和格格式化接接受的数数据，确确定加班班费，并并为工资资核算准准备数据据。计划划的工作作时间和和实际的的工作时时间进行行比较。。劳动成成本分配配功能按按小时计计算劳动动成本，，并把劳劳动成本本过帐到到项目、、成本中中心和工工作订单单。计划划的劳动动时间和和实际发发生的劳劳动时间间的差异异将用于于劳动中中成本分分配的过过程。.......2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析薪酬管理理在一个公公司，再也没有有比薪酬酬体系更更具潜在在内部矛矛盾的领领域了。但是，，公正而而平等的的体系并并不是很很容易就就能获得得的。一一方面，，公司必必须不断断努力，，在职务务级别的的基础上上，为自自已的员员工能够够争取到到一个比比较平等等的工资资。等级级制度另另一方面面，必须须建立激激励机制制，来刺刺激员工工能有更更好的表表现。通通常，除除了这个个微妙的的平衡，，对于人人力资源源管理人人员来说说，预算上的的限制和和工资管管理可以以说是一一场艰难难的挑战战。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析薪酬管理理在现代管管理中，，在组织织的每个个级别上上，都要将报报酬与人人们的表表现联系系起来，，以鼓励励员工实实现共同同的目标标。为此，，工资管管理方案案应帮助助建立工工资报酬酬和奖励励制度，，为全体体员工或或个别员员工。提提供工资资管理和和评测，，另外，，它还能能够帮助助分析工工资增加加或减少少对组织织单位和和部门的的影响。。可根据工资等级级和员工工表现建建立矩阵阵式的薪薪酬管理理。工资等等级通过过当前的的工资级级别与相相应的员员工职位位挂钩来来定义。。员工表表现通过一个个考评系系统，根根据各种种考评信信息和考考证项确确定。在这个个距阵中中，按照照当前的的工资级级别数据据，从低低到高设设定各种种考证的的条件，，结果会会得到一一个简单单的组合合，以得得到预定定的报酬酬额。在在这样的的系统中中，能够够保证增增加工资资有一个个标准的的过程，，对成绩绩的奖励励有一个个确凿的的标准。。2.人力资源源管理系系统业务务流程分分析福利管理理在福利管管理方案案中，提提供了一一个综合合性的工工具，以以管理人人力资源源的福利利。第一步是是确定每每项福利利计划。。在每项项福利计计划内，，要定义义多个成成本和保保险范围围选项，例如，，要根据据依附人人的人数数，保险险范围的的金额和和类型，，或可扣扣除的部部分。然然后，通通过预先先定义的的条件，，例如岗岗位类别别、聘用用时间或或员工状状态，来来建立符符合条件件的规则则。和人事管管理的集集成、福福利范围围以及不不同员工工的工资资、服务务年数、、年龄和和工作地地点确定定了福利利成本。然后，，员工可以以根据他他们可用用的成本本和保险险范围来来选择参参加的福福利计划划。扣除除的金额额在工资资计算中中自动处处理。3.薪资处理理系统传统上，，工资处处理是作作为计算算功能而而存在的的。过去去人们一一般把工工资处理理看做一一个单位位会计信信息系统统的一个个子系统统，而把把人力资资源管理理当作管管理信息息系统的的组成部部分，两两者往往往分开处处理，工工资处理理是最早早予以电电算化处处理的，，工资处处理软件件也是最最早开发发和流通通的商用用软件。。但是随随着计算算机技术术在管理理中应用用的普及及，工资资处理和和人力资资源管理理正在合合并为一一个人力力资源管管理系统统。3.薪资处理理系统薪资处理理文档流流程图BankCashDisbursementTimekeepingCostDistributionProductionGeneralLedgerInternalAuditAccountsPayablePayrollPersonnelPaychecksDepositSlipPayrollBankStatementCheckVoucher1JobTimeSummaryJobTimeSummaryJournalVoucherEmployeeTimeCardsEmployeeTimeCardsAuthorizationandNotificationAuthorizationandNotificationPayrollRegisterPaychecksPayrollRegisterJournalVoucherVoucher2DepositSlipPayrollBankStatementJobTimeSummaryCheckVoucherVoucher12EmployeeHiring,,Termination,Rates,DeductionsPayrollDistributionPreparePayrollReconcileReviewandPrepareVoucher/CheckForSignature,ReviewandDistributeIndependentPaymasterForSignature,CheckDrawntoPayrollAccountReviewDepositinImprestPayrollAccountReconciliationCompare.......3.薪资处理理系统人事部门门(Personnel)人事部门门需要填填写各种种人事活活动资料料表格，，送往薪薪资部门门。这些些人事活活动资料料表格列列出经过过批准领领取薪资资的人员员的名单单及其工工种类别别、薪资资变动和和代扣薪薪资等有有关项目目（AuthorizationandNotification)。生产部门门(Production))生产部门门需要填填制员工工的作业业时间报报告(JobTimeSummary)，此报报告记录录每个员员工耗费费于各项项作业的的总时间间，送往往考勤部部门审核核。3.薪资处理理系统考勤部门门(Timekeeping)考勤部门门将审核核后的作作业时间间报告送送往成本本会计部部门，由由成本会会计部门门把直接接人工费费用分配配给相关关的在制制品账户户。员工工每天打打卡上班班，打卡卡下班，，员工工工时卡((EmployeeTimeCards)是员工工作业时时间的正正式记录录，由考考勤部门门审核后后送往薪薪资部门门计算与与编制员员工薪资资登记表表。成本会计计部门((CostDistribution))成本会计计部门根根据作业业时间报报告把人人工费用用分为直直接人工工费用和和管理费费用，记记录入“在制品”账户，然然后填写写记账凭凭单(JournalVoucher)送往总总分类账账部门处处理。3.薪资处理理系统薪资部门门（Payroll））薪资部门门从人事事部门获获得员工工薪资级级别和代代扣款项项等资料料，从考考勤部门门得到员员工工作作时间的的资料后后执行如如下处理理：填写薪资资登记表表（PayrollRegister)。表中中列有薪薪资总额额、代扣扣款项、、加班费费、应付付薪资净净额等项项目。填写员工工薪资支支票（Paychecks)。把员工薪薪资支票票送至现现金支出出部门，，薪资登登记表的的一份副副本送往往应付账账款部门门处理。。3.薪资处理理系统应付账款款部门（（Accountpayable)应付账款款部门检检查薪资资登记表表（PayrollRegister）是否存存在差错错，然后后根据薪薪资总额额填制两两份现金金支出凭凭单（Voucher）。一份份送现金金支出部部门，另另一份送送往总分分类账部部门。现金支出出部门（（CashDisbursement））现金支出出部门经经理查核核送来的的薪资支支票并加加以签名名，然后后由出纳纳员（IndependentPaymaster）分发给给员工。。现金支出出部门同同时收到到现金支支出凭单单（Voucher）。现金金支出部部门开出出一张相相当于薪薪资总额额的特殊殊支票存存入定额额薪资备备用银行行账户。。这是一一个专用用账户，，员工薪薪资全部部由此账账户存取取。.......3.薪资处理理系统总分类账账部门（（GeneralLedger））总分类账账部门从从成本会会计部门门收到人人工费用用分配的的记账凭凭单（JournalVoucher）），同时时从应付付账款部部门收到到薪资支支付凭单单（Voucher))。薪资资支付凭凭单列有有应付薪薪资总额额、应付付税和其其他代扣扣款项目目等具体体资料。。总分类类账部门门根据这这些资料料作相应应处理。。3.薪资资处理系系统薪资处理理系统的的内部控控制不言而喻喻，薪资资处理系系统的内内部控制制极其重重要。由由于薪资资计算与与支付面面临较大大的差错错或舞弊弊的风险险，企业业必须建建立良好好的内部部控制，，其要点点应包括括如下几几个方面面：交易授权权职责分割割监督会计记录录资产接近近控制独立性核核验3.薪资资处理系系统交易授权权薪资系统统的主要要授权控控制，侧侧重于人人事活动动表。人人事活动动表列示示经批准准禽薪资资的员工工名单，，对防止止薪资诈诈欺事件件的发生生至为重重要。常常见的薪薪资诈欺欺现象是是伪造已已经离开开公司的的雇员的的工时卡卡冒领薪薪资。人人事活动动表列出出现有员员工的名名单，薪薪资部门门可以用用来核对对工时卡卡的真实实性。3.薪资资处理系系统职责分割割考勤计时时部门和和人事部部门的职职责需