企业档案信息资源开发

企业档案信息资源开发摘要企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。关键词企业档档案信息资资源信息息化一、企业档档案是是是企业信信息源的的核心企业在生产产经营等等一系列列经济活活动中，需需要各种种各样的的信息。根根据信息息的来源源大致可可分为：：企业内内部信息息资源，包包括人才才资源、财财务、销销售、设设备、新新产品开开发、日日常生产产、广告告及企业业会议记记录等信信息；企企业外部部信息资资源，包包括政府府各部门门文件、客客户、市市场竞争争对手及及图书资资料等信信息。其其中，人人才资源源、财务务、销售售、设备备、新产产品开发发、企业业会议记记录、政政府各部部门文件件属于企企业档案案范畴。由由此可见见，企业业信息源源的主体体是企业业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储备实际上已成为企业技术储备的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和发展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和发展的财富。二、开发企企业档案案信息资资源存在在的阻碍碍（1）档案案观念依依然落后后，档案案价值未未被充分分认识现在，仍有有大部分分企业员员工，甚甚至不少少企业中中高级管管理人员员，档案案意识薄薄弱，档档案观念念落后。他他们对档档案的认认识仍停停留在“档案就就是历史史记录”，“档案就就是保密密材料”，“档案只只要被保保管好、不不丢失就就行了”，“档案就就是写在在纸上的的书面材材料”的层面面上，而而没有充充分意识识到作为为企业重重要的信信息资源源、知识识资源，除除了记录录历史、收收藏秘密密外，档档案还具具有服务务于企业业现实的的重要价价值。除除了纸质质档案之之外，电电子档案案是企业业档案的的新成员员，数字字化平台台是企业业档案信信息管理理和服务务的新舞舞台。（2）企业业档案信信息资源源分散，无无法提供供系统服服务随着企业规规模不断断扩大或或企业合合并，涌涌现了许许多大型型公司或或集团公公司。这这些公司司或集团团公的下下属机构构或分公公司，出出于方便便自己利利用的目目的不愿愿向公司司或集团团公司档档案机构构移交档档案。特特别是一一些企业业的分公公司，由由于产权权关系不不明，或或者由于于驻地分分工不愿愿向总部部档案机机构移交交档案。自自20世世纪800年代代以来，人们一一直在倡倡导图书书情报档档案一体体化管理理，但至至今仍没没有取得得实质性性进展。即即便一些些企业将将图书情情报机构构和档案案机构合合并，成成立信息息中心，但但也只是是停留在在机构合合并的层层次上，并并没有真真正地将将图书、情情报、档档案这些些信息资资源进行行有效整整合，提提供系统统的、综综合的、集集成的信信息服务务。（3）企业业领导意意识淡薄薄,对档档案工作作不够重重视。企业领导应应有的重重视,是档案案工作好好坏的关关键一环环。有些些企业领领导就忽忽略了企企业档案案对企业业经济发发展有着着重要性性的认识识,有有的企业业档案机机构被撤撤销,档案工工作无分分管领导导，档案案人员被被削减或或一岗多多职,或把机机构改革革优化下下来的干干部硬性性安排在在档案部部门,人员更更换频繁繁,使使档案人人员处于于新手上上岗的局局面。还还有一些些档案人人员耐不不住寂寞寞和冷落落,想想方设法法下海、跳跳槽或从从事第二二职业,,这些些都导致致了档案案部门的的档案人人员业务务素质下下降,基础管管理出现现严重滑滑坡现象象。不少少企业原原有的档档案库房房条件不不符合“八防防”要求,,升过过级、达达过标的的企业,,很长长时间档档案工作作没有发发展,等等。（4）企业业形成的的文件材材料收集集难。档案工作的的最终目目的是“收、管管、用”。收收集文件件材料是是一项重重要的基基础工作作,可可以说是是档案工工作的源源泉。只只有收集集到齐全全完整的的文字材材料,才可能能有丰富富的档案案内容,,也才才能充分分发挥档档案工作作的服务务作用。个个别企业业建厂多多年,发展到到今天,,也有有些规模模,可可案卷数数量少得得可怜,,根本本不能反反映企业业的历史史面貌和和发展情情况,更更谈不上上案卷的的规范标标准化。通通过调查查分析这这一问题题,应应该归档档却收集集不上来来的材料料领导手手中有、业业务部门门有、做做具体工工作的个个人手中中有。文文件材料料收集不不齐全,,严重重影响了了档案工工作服务务作用的的发挥。如如此薄弱弱的档案案意识,,档案案工作的的地位不不能提升升到相应应的位置置,形成成一种恶恶性循环环,影影响了档档案工作作的发展展。（5）档案案管理人人员业务务素质偏偏低。企业档案工工作几年年来发展展缓慢,,档案案人员专专业知识识、业务务素质偏偏低也是是一个制制约因素素。从基基层调查查部分企企业档案案人员的的基本情情况来看看,企企业中档档案人员员的文化化素质、年年龄结构构、业务务水平,,很难难适应新新形势下下企业档档案工作作的需要要。企业业档案人人员更换换频繁,,同样样是制约约企业档档案工作作的因素素,为为什么文文化业务务素质不不高的同同志任档档案人员员而还时时常更换换呢主要要是企业业领导头头脑中有有一种思思想上的的认识偏偏差,认为做做档案工工作量小小、要求求低,不需要要太高素素质的工工作人员员,认认为差不不多就可可以了。（6）档案案工作转转身慢,,信息息服务跟跟不上。在市场经济济改革中中,许许多新鲜鲜事物不不断出现现。有些些地方根根据企业业发展的的需要,,对企企业进行行重组转转制,鼓励二二次创业业。在这这种活动动中,迫切需需要企业业一些原原始性的的文件材材料。在在这种需需要档案案工作大大显身手手的时候候,许许多企业业的档案案室由于于前面的的诸多原原因,不能迅迅速提供供出准确确无误、充充分的档档案证明明,造造成许多多不应该该的遗憾憾。如此此种种,,在新新的形势势下,企业档档案工作作转身慢慢、主动动服务差差,还还停留在在“守摊摊”的水平平上,早已不不能满足足企业在在市场竞竞争中的的需要。四、如何做做好企业业档案信信息资源源开发随着信息化化时代的的到来,,人们们对信息息的获取取和传递递方式发发生了革革命性的的变化,,对档档案信息息的收集集、管理理和开发发利用提提出了划划时代的的要求。档档案信息息的收集集、存贮贮、处理理和传递递将以“数字字化”、“网络络化”为主,,如馆馆藏档案案的数字字化、电电子文档档管理的的一体化化、档案案信息提提供利用用的网络络化等。因因此,强调档档案管理理的多方方面、多多角度和和综合性性、信息息化,是现代代档案工工作的新新特点,,是对传传统的档档案信息息管理思思想、管管理目标标和管理理方式的的重大突突破。信信息化是是当今世世界经济济及社会会发展的的主题,,它已已渗透到到社会各各个领域域,改改变和影影响着社社会的方方方面面面。企业业办公自自动化、资资源配置置联动化化、产品品销售信信息化等等管理体体系的建建立,已成为为现代企企业参与与市场竞竞争的关关键条件件。企业业档案作作为企业业内部运运行中不不可或缺缺的宝贵贵资源,,对企企业的生生产和发发展起着着不可估估量的作作用,只有加加快企业业档案的的信息化化建设,,才能能及时高高效地向向企业管管理者及及相关人人员传递递企业所所需要的的信息,,才能能使企业业在竞争争中立于于不败之之地。档档案管理理包含两两方面的的含义,,即档案案实体管管理和档档案信息息管理。企企业档案案管理人人员要充充分认识识到在保保管好档档案实体体的同时时,努努力开发发档案信信息资源源的重要要意义。要做好企业业档案信信息资源源开发，首首先要在在传统档档案工作作基础上上做到四四个创新新：（1）档案案工作的的观念创创新树立档案是是信息资资源的观观念。随随着企业业生产经经营活动动的日渐渐扩大，网网上交易易、电子子商务、远远程交流流、涉外外经济技技术合作作等一系系列活动动中产生生了大量量的、新新型的、不不同载体体的档案案。这些些档案是是流动和和传播中中不断增增值的知知识，是是企业经经营管理理活动中中生成的的重要的的信息资资源。因因此，企企业必须须将档案案信息列列入企业业整体信信息化进进程中，将将档案作作为企业业发展的的重要资资源，充充分发挥挥其作用用。树立立档案信信息管理理创新的的观念。知知识经济济是以科科技为导导向，要要在竞争争中培育育自身的的核心竞竞争力赢赢得优势势，既要要靠整体体战略的的实施和和物质资资源的整整合，也也要靠最最新的信信息、最最新的知知识和知知识人才才的相对对优势，谁谁最先掌掌握了第第一手信信息，谁谁就会在在竞争中中取胜。所所以，档档案信息息资源的的储备和和利用状状况直接接影响企企业资源源的配置置和工作作效率，影影响到企企业整体体发展水水平。树树立档案案信息资资源的新新服务观观念。档档案信息息资源作作为企业业信息化化建设的的重要组组成部分分，它要要服务于于企业整整体创新新发展，就就必须打打破封闭闭状态，改改变以往往的工作作方式，为为企业谋谋求发展展提供开开放式、全全方位的的服务。（2）档案案工作业业务的创创新面对知识经经济和国国际化趋趋势，企企业间的的交流与与合作已已成为主主流，档档案工作作内容和和创新必必须以此此为向导导不断发发展。首首先应加加大档案案信息资资源的采采集，扩扩展信息息资源的的范围，增增加信息息资源的的储备，特特别是加加大对有有关企业业资本运运营、科科学管理理、企业业发展定定位等信信息的收收集管理理。其次次，要优优化档案案资源的的结构。一一方面继继续增加加企业现现实业务务发展需需要的信信息；另另一方面面从发展展和战略略的角度度，重新新审视室室藏结构构和质量量，增加加高层次次档案信信息含量量，丰富富档案的的载体形形式。另另外，要要加强档档案的整整理、鉴鉴定，保保证档案案信息资资源的优优化，制制定合理理的归档档范围和和保管期期限，以以确保档档案室藏藏的精炼炼和优化化。在档档案鉴定定的基础础上，对对永久保保存的纸纸质档案案采取必必要的保保护措施施；对可可以通过过计算机机建立的的档案，利利用逻辑辑组合方方法设立立“虚拟卷卷”。（3）档案案工作的的管理创创新企业传统的的档案管管理是一一种封闭闭式管理理体制，室室藏资源源主要局局限于本本企业特特定的经经营范围围内，服服务的对对象也主主要是领领导和各各职能部部门。随随着企业业走向市市场，企企业经营营发展对对信息资资源的依依赖性越越来越大大，未来来的档案案部门应应成为开开放的企企业信息息服务咨咨询机构构。所以以，企业业档案工工作必须须进入企企业信息息管理系系统，扩扩大信息息交流渠渠道，发发挥档案案信息资资源网的的辐射作作用，使使档案真真正成为为企业信信息服务务系统的的重要组组成部分分。企业业档案管管理创新新要求在在观念和和体制创创新的基基础上对对档案管管理全程程进行创创新。一一要增强强整体思思维，注注意档案案利用效效益的整整体性、长长效性。摆摆正档案案利用的的眼前利利益与长长远利益益的关系系，追求求档案信信息资源源开发的的规模效效应。二二要注意意开发与与企业发发展密切切相关的的编研课课题，使使档案编编研工作作贴近企企业经营营工作的的实际。三三要利用用现代技技术手段段加强对对档案信信息资源源的管理理和保护护，如编编目、检检索、统统计、借借阅等等等工作可可利用计计算机完完成。四四要根据据企业档档案信息息管理工工作发展展的需要要，对现现有档案案管理制制度进行行补充完完善，将将档案信信息资源源管理纳纳入企业业管理体体系。（4）档案案工作的的技术创创新技术创新是是企业档档案信息息工作创创新的根根本手段段。企业业档案信信息管理理要改变变原有的的手工操操作方法法和分割割的组织织体系，就就要大力力引入现现代科技技手段，建建立档案案信息中中心，实实现档案案信息收收集、整整理、鉴鉴定、保保存、检检索、利利用和传传播的自自动化和和网络化化。实现现文档一一体化，实实现各种种门类档档案的自自动化管管理。借借助多媒媒体技术术，对企企业档案案进行存存储、加加工，使使档案信信息资源源达到图图、文、声声一体化化传输服服务，使使重要的的历史资资料得以以长久保保护和有有效修复复，也为为未来档档案信息息资源进进一步转转换利用用创造条条件。借借助档案案信息数数据库、档档案信息息资源网网络，通通过网络络的辐射射作用实实现企业业档案管管理的整整体效应应和规模模效应，实实现全员员档案信信息资源源共享，促促进档案案信息管管理的标标准化、规规范化和和现代化化。此外，企业业领导必必须提高高认识,,重视档档案资源源的开发发利用工工作。企企业领导导必须认认识到开开发档案案资源是是企业科科学决策策及管理理的需要要,投投入必要要的设施施,培培养专业业人才,,在实实现办公公自动化化的同时时,逐逐步进行行档案信信息化建建设,以提升升档案信信息的利利用率。鼓励档档案工作作者积极极参与企企业的决决策活动动,使使其在充充分了解解企业项项目进展展及经营营情况的的同时,,深挖挖馆藏内内容,有目的的、有计计划地收收集社会会信息,,对馆馆藏及各各种信息息分析处处理,