会议准备作业指导书

沿海集团作业指导书板块名称会议准备作业指导书编号编制/修改部门审核版本页码第9页共9页所属流程会议准备作业指导书目的明晰会议准准备工作作的注意意事项，帮帮助会议议组织者者成功进进行会议议准备。范围集团发展管管理部、总部各各职能部部、各地地区公司司职责集团发展管管理部负责制制定本指指导书，各职能能部和地地区公司司遵照执执行。会议准备工工作程序序对一次会议议而言，高高效的会会议其实实在正式式宣布开开始之前前就开始始了，可可见会议议准备工工作的重重要程度度。4.1、确确定是否否真的有有必要开开会一次高效会会议的第第一步准准备工作作是确定定是否真真的有开开会的必必要性。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，使那些没有必要开的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。4.1.11、无需需开会的的“五个如如果”如果还有比比开会更更好的方方法，即即如果能能够通过过一些看看似原始始的方法法达到与与开会同同样的目目的，就就无需举举行会议议，例如如写纸条条、打电电话或发发邮件等等，这些些方式简简洁有效效，对于于一些问问题的解解决具有有经济实实用的优优势。如果你你是唯一一可以做做决策的的人，那那么一定定不要浪浪费自己己和他人人的时间间，召开开耗时长长久的所所谓会议议。首先先，因为为他人的的参与可可能只能能把问题题变得更更糟；其其次，决决策既然然只能由由你做出出，就无无需聚集集他人集集团讨论论，结果果又全盘盘推翻他他人的意意见，这这种做法法既不利利于解决决问题，又又容易令令自己陷陷入尴尬尬境地。如果会会议成本本过高。会议成本是一个不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。如果已已经按惯惯例每周周聚会。如果没没什么特特别的事事情需要要讨论。4.1.22、必须开开会的“五个如如果”“听取部门门汇报工工作”最好采用用会议的的形式，不不能用每每周或每每月交一一次书面面报告的的方式取取代。定定时交书书面报告告往往会会流于形形式，容容易使公公司上下下形成为为了交报报告而交交报告的的不良风风气，使使公司内内部缺乏乏沟通，问问题和建建议无法法畅顺流流通。因此，每每月一定定要召开开正式的的会议，听听取部门门汇报工工作，使使各种信信息在公公司内部部高效流流通。采用会议的的形式表表扬或批批评，有利于于充分发发挥表扬扬或批评的作作用。在大会上当当众表扬扬“明星员员工”可以树树立标杆杆，充分分发挥榜榜样的好好作用，有有效推动动竞争；；当众批批评某些些情节严严重的错错误行为为，有利利于警醒醒员工，避避免类似似事情再再度发生生。当你给某一一个项目目小组，或或者给你你的部门门分配任任务时，最好用会议的形式，而不宜采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。必须把信息息同时传传达给很很多人。要让别别人参与与决策以以集思广广益。4.2、计计算会议议成本会议成本包包括时间间成本、直直接会议议成本和和效率损损失成本本3种，会议议成本是是非常可可观的一一笔数目目，不能能等闲视视之。在在每次决决定开会会前，把把以下三三种成本本考虑一一下，并并大致算算一下，也也许会令令你改变变主意。4.2.11、会议的的时间成成本会议的的时间成成本=参加会会议的人人数×（与会会者的准准备时间间＋与会会者的旅旅行时间间）＋会会议组织织者准备备时间如如果时间间成本不不太直观观，可以以将其转转换成金金钱成本本，即开开会的时时间成本本×参会者者平均时时薪。4.2.22、直接的的会议成成本直接的会议议成本==会议议设施租租用费＋＋与会者者的差旅旅食宿费费＋文件准准备费4.2.33、效率损损失成本本开会时，主主管人员员必须离离开自己己的岗位位，这有有可能造造成公司司整体管管理效率率的下降降。由于于管理效效率下降降而造成成的损失失，就是是效率损损失成本本。效率率损失成成本包括括以下三三种情况况：因不能能及时接接听重要要客户的的电话而而损失一一笔生意意；不能及及时处理理客户的的投诉而而得罪一一批客户户；不能及及时解决决自己管管辖范围围内的突突发事件件而停工工停产。4.3、确确定会议议的各项项准备工工作就绪绪根据会议准准备核对对单检查查是否有有遗漏的的事项；；根据高高效会议议预防性性管理措措施进行行核对会会议准备备情况。详见作业表单《会议准备工作核对单》。4.4、会会议议题题、议程程、文件件报告的准准备4.4.11、议题准准备环节节会议的议题题准备是是非常重重要的环环节，会会议效率率不高和和会议流流于形式式基本上都有有会议议议题准备备不充分分相关。会议召集人必须对会议的议题准备负责，拟定总议题、分议题，并根据重要程度安排各个议题的讨论时间。4.4.22、议程安排排确定各个分分议题的的讨论时时间、安安排顺序序、主持持人，即即会议的的议程，会会议议程程以打印印会电子子文档形形式分发发到每个个参会人人手中。4.4.33、确定会会议记录录人根据会议的的规格和和具体要要求，比比如说议议题范围围、专业业程度、保保密级别选定条件件合适的的会议记记录人。4.4.44、会议文文件准备备通知各项文文件资料料准备的的负责人人，让其其清楚需需准备资资料内容容、篇幅幅、质量量、以及及完成时时间通知知和汇集人，并并有专人人进行跟跟踪资料料准备情情况，保保证在会会议召开开前保质质保量完完成所有有所需文文件资料料的准备备工作。大型会议可成立会议筹备组，由筹备组来跟踪和督办会议文件的准备。需在会前讨讨论的文文件和资资料，应应另行书书面通知知文件讨讨论稿完完成时间间、讨论论时间、讨讨论地点点、参加加人员。4.5、选选择最恰恰当的决决策方式式在议议题准备备环节，召召集人还还必须为为需要表表决的议议题选择择最恰当当的讨论论和表决方式，选选择的原原则是基基于议题题的重要要程度、紧紧急程度度、议题题涉及范范围、决决策的影影响层面面。通常常根据对对提案的的支持程程度，可可分为权权威决策策、少数数服从多多数决策策、共识识决策和和无异议议决策四四种。召召集人可可根据议议题选择择最小目目标，即即最小支支持率必必须达到到多少才才通过。4.5.11、权威决决策权威决决策出现现于最高高掌权者者具有决决策权和和否决权权，单方方面做出出决定时时。适宜使用：：当组织织授权团团队领导导人做最最终决策策并全权权负责时时。不宜使用：：当团队队领导人人希望团团队成员员接纳并并支持某某项决策策时。优点：决策策迅速高高效；在在急需行行动的情情况下最最实用；；在权力力界限明明显的地地方最有有效。缺点：虽然然可迅速速做出决决策，但但实际支支持和执执行建议议也不易易；当复复杂性增增高时，权权威决策策的质量量会因为为考虑面面不宽而而受到影影响。4.5.22、少数服服从多数数决策少数服从多多数决策策出现于于多数成成员同意意议案时时，它以以民主原原则为基基础。适宜使用：：当时间间有限，而而决策结结果不会会对反对对者造成成消极影影响时。优点：允许许绝大多多数人对对问题发发表自己己的意见见。决议议可通过过简单唱唱票，相对迅迅速和高高效做出出。缺点：投票票一向促促成人们们分派。这这种竞争争会影响响一项决决议的质质量和执行。投票票容易导导致输赢赢之争，输输方将难难以尽职职和投入入。4.5.33、共识识决策共识决策出出现于所所有成员员都不同同程度地地支持某某项提议议，每一一团队成成员均有有否决权权。共识识决策提提供一种种反映所所有成员员想法的的全面解解决方法法，能够够提高成成员实施施决策的的积极性性，体现现平等之之风。但但如果决决策时间间有限，或或团队成成员不具具备决策策的足够够技巧时时，决策策就难以以形成。优点：保证证所有问问题和思思想得到到公开辩辩论，每每个团队队成员有有机会发发表意见见。复杂杂的决议议经过深深思熟虑虑，从而而产生高高质量的的决议。缺点：达成成一致需需要相对对长的时时间，并并具有挑挑战性。而而且需要要大量的的沟通、耐耐心的聆聆听并理理解他人人观点；；为确保保所有团团队成员员有机会会发表意意见和分分享其见见解，会会议上，必必须进行行有效的的推动。4.5.44、无异异议决策策无异议决策策产生于所有成成员对某某项提议议完全赞赞同时。当当提案非非常重要要，要求求所有成成员达成成完全一一致时，团团队应做做出无异异议决策策。然而而，因为为没有哪哪两个人人的思想想完全合合拍，达达成无异异议决策策也许会会花费很很长的时时间。而而且无论论团队具具备什么么样的经经验，达达成无异异议决策策都很高高。4.6、会会议主持持人的准准备工作作会议支持人人可能是是会议召召集人，也也可能是是会议指指定的主主持人，主主持人必必须在会前对对会议的的议题、议议程、希希望达成成目标、表表决方式式、主要要参会者者可能的的态度都都心中有有数。会议主持4.6.11、主持持人的四四个准备备工作：：设定沟通目目标、制定行动计计划、预备可能的的争执、进行SWOOT分析析。4.6.22、SWWOT分分析自身Strenngh优势Weaknnesss劣势环境Opporrtunnityy机会T