ISO文件编写指引-XXXX

1、 管 理 体 系 文 件编 写 指 引1目录录1.ISO9000质量体系系文件1.1概念1.2质量体系系文件的的价值1.3质量体系系文件的的作用1.4质量体系系文件的的结构1.5质量体系系文件的的要求2.文件格式式的基本本要求3.编写技巧巧3.1内容框架架的确定定3.2流程图3.3事项描述述六要素素4.举例4.1质量手册册4.2质量体系系程序4.3作业指导导书或工工作规范范5.练习231.4体系文件件的结构构管理手册册程序文件件工作文件件或作业业指导书书质量记录录描述质量量体系总总体结构构和要求求的纲领性文文件规定活动动或过程程的目的的、要求求、方法法的文件件规定某项项具体工工作的方方法、要要

2、求和标标准的文文件证明质量量体系有有效运行行和作为为质量体体系改进进分析依依据的特特殊文件件（一阶）（二阶）（三阶）（四阶）4文件类别别区分管理手册册(一阶文件件):叙述公司司管理政政策之文文件如质质量手册册，环境境手册;作业程序序文件（二阶文文件）：与管理理手册体体系相关关之所需需程序文文件；支持文件件(三阶文件件):作业指导导书,检检验规范范及标准准书;工程文件件:BOM,ECN,PCB图,电路图图,线材材图,产产品结构构图,模模具图等等;记录(四阶文件件):所使用之之各类记记录,质质量记录录,图表表等;5文件的制制订、签签核文件类别分类代码制订审核批准（质量/环境）手册（Q/E/R）M管

3、理者代表管理者代表总经理程序文件（Q/E/R）P各部门主管管理者代表总经理作业指导书等（Q/E/R）WI相关人员部门主管管理者代表记录表单QF/EF/RF相关人员部门主管管理者代表行政管理文件PM部门主管管理者代表总经理工程技术文件WI/SOP相关人员项目工程师技术主管6文件编号号原则:一阶文件件编号系系统QM-01流流水号文件属性性(Q：表示质质量管理理R:表示危害害物质过过程管理理；E:表示环境境管理；M:表示手册册/纲领性文文件。)QM01流水号7文件编号号原则:8文件编号号原则:9制工部SOP编编号系统统（文件件属性+工序+产品类类型+版版本+页页码+流流水号）10记录表单单编号原原则

4、:11部门代号号121.2质量体系系文件的的价值在体系中中，编制制和使用用文件是是具有动 态的的高增值的的活动131.5体系文件件的发行行要求文件编制制者必须须向文件控制制中心索索取文件件编号和和版本号号。编制者者依照现现有文件件的格式式编制文文件，如如现有格式不适适用，可用其其他格式式，但文文件应有有文件名名称、编编号、版版本、页页码及生生效日期期等文控中心心收到经经批准的的文件需需进行另另存归档档。所有有以上文文件必需需经文控控中心登登记且建建立健全全文件一览览表。拟发行的的文件由由文控中中心在每每页文件件的适当当位置盖盖“受控控文件”章，按拟好好文件管制制总览表表中要求的的发行部部门进行

5、行点击发发行。使用其他他格式必必需得到到管理者者代表批批准141.5体系文件件的发行行要求体系管理理文件由由文控中心心将各部部门经审审批合格格的文件件打印一一份,按照文件件的审批批流程要要求各部部门进行行手工签签核(工程技术术文件不不在此范范围)。文控中中心在对对其进行行归档管管理时，应在每每页正本本文件背背面的适适当位置置盖“正正本文件件”章。此正本本文件由由文控中中心保存存.文件副本本用电子子档发行行，文控控中心保保存一份份纸质正正本文件件。151.5体系文件件的修订订体系管理理文件(一至三阶阶)需要修订订或废止止时,各单位提提出修订订及废止止之意见见且提交交文件修订订/废止申请请单,经部

6、门主主管签核核后,交原制定定部门主主管审核核.经同意后后再交管管理者代代表核准准，由文控中中心将可可编制的的电子文文件发给给文件修修订申请请人进行行修订；体系管理理文件废废止经管管理者代代表核准准后,由文控中中心且将将原文件件由服务务器上作作撤回另另存入文文件作废废文件夹夹中.且建立健健全作废文件件一览表表161.5体系文件件的修订订要求记录(四阶文件件)的变更由由现行单单位填写写文件修订订/废止申请请单，经单位位主管审审核，管管理代表表核准后后交由资讯讯部做统统一更新新动作，另外，记录变变更后，表格样样式需经经文控中中心确认认方可执执行 为确保各各单位使使用之文文件为最最新版本本,文控中心心

7、应于计计算机系系统中建建立一份份文件一览览表，当有制制、修、废时，均须更更新文件一览览表之相关内内容。文件首次次发行版版本为1.0,首次变更更为1.1,第二次为为1.2一直编至至1.9,后为2.0,再至2.1,以此类推推.171.5体系文件件的修订订体系管理理文件(一至三阶阶)需要修订订或废止止时,各单位提提出修订订及废止止之意见见时，如出现跨跨多部门门的职责责与流程程变更时时，需由由管理者者代表主主导完成成相关部部门的协协调工作作。最后由由总经理理核准。记录(四阶文件件)的变更时时，如出出现多个个部门在在使用同同一份表表格时，则需由由管理者者代表主主导完成成相关部部门的协协调工作作。且征征求

8、相关关部门的的意见，如没有有异议由由管理代代表核准准文件修订订/废止申请请单，交由资讯讯部做统统一更新新动作。181.5体系文件件的要求求A.简洁、易易懂B.实际工作作中能完完全做到到C.既符合标准准，也不不违背组组织现实实D.及时更改改文件的的不符合合注意：“任何时时间、任任何部门门都适用用”是不不可求的的192.文件格式式的基本本要求文件编号号A.统一原则则B.简洁C.易懂、易易记D.数字与英英文字母母有机结结合E.易于标准准化202.文件格式式的基本本要求版次A.单页文件及多多页文件件的区别别B.总版本及及修订本本C.数字与英英文字母母有机结结合212.文件格式式的基本本要求页码总页码与

9、与分页码码生效日期期及截止止日期222.文件格式式的基本本要求章节区分分及编号号(以程序文文件为例例)1.目的2.范围3.职责4.定义4.1(小标题)4.1.1(次小标题题)4.2 4.3 5.工作内容容5.1流程图5.25.2.15.2.25.2.2.1 5.3 6.相关文件件6.1 7.附件7.1 233.编写技巧巧3.1内容框架架的确立立A.本文件的的编写目目的或功功能B.本文件控控制的活活动(包括人、事、物)C.列出具体体的内容容条目D.有先后工工作顺序序的，需需流程图图E.文字描述述工作内内容243.2流程图3.2.1流程图符符号表示事项项或活动动的起始始及结束束OK/NGYES/N

10、O表示事项项或活动动之中间间步骤表示决定定性过程程(如:审批、判判断、检检验等等等)表示事项项进行方方向合格/不合格；通过/不通过是/不是例：简单单组合OKNG253.2.2流程图的的配合要要求职责责:确定各步步骤担当当的部门门或个人人文件/表格:进行某项项工作步步骤时依依据的文文件制度度和需填写写的记录录26例:客户投诉诉管理程程序客户投诉诉接收登记备案案处理分类类处理实施施结果确认认结果反馈馈记录归档档流 程职 责文件/表格主管人员员主管人员员授权人员员授权人员员责任部门门/人主管人员员主管人员员解释OKOKNGNGOKNG信函、电电话、传传真、面面谈等客户投诉诉记录表表相关法规规、标准准

11、及文件件纠正预防防措施报报告纠正预防防措施报报告客户投诉诉记录表表客户档案案274.2.1章节要求求(见2.6)序号项目说明1目的的本本文文件的制制订目的的或功能能2范围围本本文文件适用用范围，如人、事、物物3定义义说说明明本文中中的特别别用词、代码等等4职责责本本文文中各项项具体工工作的职职权划分分5工作内容容具具体的流流程及文文字说明明5.1流 程图图图图解解方式说说明流程程6参考文件件本本文件件中引用用的文件件制订本文文件参考考的文件件包括内部部的和外外部的7附件件标标识式样样关系图表格格式式其他图表表284.2.2培训管理理程序演练第一步：确定目目的通过对本本组织所所有与质质量活动动有

12、关的的人员实实施必要的的培训，使其掌掌握相应应岗位的的工作技技能和质量量意识，确保员员工素质质满足质质量体系系的要求。294.2.2培训管理理程序演练第二步：确定范范围本组织所有有与质量量活动有有关的员员工的培培训304.2.2培训管理理程序演练第三步：列出具具体的内内容条目目人员员：所所有人员员培训事项项：A.入职培训训B.在职培训训计划培训训调岗培训训提升培训训其他他注:以上培训训事项分分类编写写31第四步：流程图图A.入职培训训流程新员工入职培训考 核转 正辞 退OKNG流 程职 责文件/表格人 事员工招聘聘程序“入职登记记表”人事+各部门员工培训训大纲“培训签到到表”人事+各部门新员工

13、考考评标准准总经理“员员工考核核表”32B.在职培训训流程流 程职 责文件/表格培训需求求申 请审 批资料保存存退 件OKNG各部门员工培训训大纲实 施考 核各部门“培训申申请表”内训：部部门领导导“培训申申请表”外训：人人事、总总经理预定部门门/人员“培训训签到表表”/授课资料料NG外训内训OK授课部门门/人员“培训训签到表表”/培训证明明人事“员工工培训履履历”/档案33第五步：文字描描述工作作内容5.工作内容容：5.1流程图（见前两两页）5.2各部门领领导根据据所属各各岗5.3员工入职职培训5.3.1人事部依依据员工招聘聘程序实施新员工的招招聘，入入聘新员员工填写写“入职职登记表”（附件

14、件一），转入一一个月试试用期。5.3.2人事部在在其入职职第二周周内安排排入职培培训，内容容包括：5.3.2.1组织概况况介绍-由人事部部负责A）本组织质质量方针针、目标标及企业业文化B）本组织发发展历程程及目前前状况C）本组织机机构入主主要领导导成员D）规章制度度5.3.2.2工作规范范及质量量意识教教育-由用人部门负负责按员工培训训大纲的要求，对新员员工培训训。5.3.3以上培训训需填写写“培训训签到表表”（附附件二），结束后后由授课课人对学学员进行卷面考考试，合合格后进进行综合合考核。5.3.4试用期满满，人事事部开出出“员工工考核表表”（附件三三），并并会同用用人部门门依新员工考核核标

15、准实施新员员工转正正考核。5.3.5考核不合合格的新新员工由由人事部部通知离离职。考核核合格的的，由人人事部负负责登记记员工花名名册及其其他个人人档案的的建立和和修订。5.4在职培训训（略）34第六步：完善程程序文件件1.目的：（见第第一步）2.范围:（见第二二步）3.定义: (无)4.职责: (只含入职职培训部部分)4.1人事部：会审员工培训训大纲新员工招招聘新员工的的培训（组织概概况部分分）及参与转转正考核核4.2用人部门门：起草草员工培训训大纲新员工培培训（工工作规范范及质量意识部部分）及及参与转转正考核5.工作内容容：（见见第三步步）6.相关文件件（只含含入职培培训部分分）6.1员工培

16、训训大纲6.2员工招聘聘程序6.3新员工考考评标准准7.附件7.1附件一入入职登记记表(*-01)7.2附件二培培训签到到表(*-02)7.3附件三员员工考核核表(*-03)35企业流程程与ISO9000企业流程程能否与与企业的的策略及及目标配配合ISO9000的内容不不太可能能满足企企业各方方面管理理的需求求流程的开开发、分分析、简简化及整整合没有有必要以以ISO9000的内内容为基基础最好以TQM的的方式开开展流程程（到后后阶段再再考虑和和ISO9000标准准要求的的配合）36ISO对对文件体体系的要要求ISO从从未对文文件的结结构或形形式有任任何固定定的要求求（文件件体系应应描述管管理体

17、系系的核心心要素及及其相互互关系，并为文文件提供供查询指指引-ISO14001）文件的使使用者是是企业自自身，是是为企业业员工而而编写审核员必须以企业的的角度来来评审文文件体是是否健全全、有效效37全盘考量量企业需需求的重重点使用部门门是否满满意？有有什么改改进意见见？营运现状状和预期期状态有有何差异异？企业是否否有明确确的发展展方向、策略及及目标？企业的人人力、物物力、财财力及技技术资源源是否能能配合？不同体系系是否要要整合（S，E，Q等等）？目前的管管理体系系是否配配合公司司的发展展？各种流程程是否要要增改？组织是是否要改改变？38制作文件件的目的的增加管理理控制功功能使操作者者得到足足够的信信息培训增加各种种政策、程序解解释的一一致性方便程序序的审核核及修改改提供管理理效能的的证明39体系文件件简化整整合的优优点减轻使用用者的负负担、员员工易于于接受减短流程程周期、提高工工作绩效效（符合合TQM精神）节省编写写及维持持的资源源使用方便便（培训训、参阅阅、沟通通）避免重复复及矛盾盾的情况况便于整合合、增改改、评审审40如何简化化、整合合文件体体系避免多层层次的结结构（可可以在一一阶文件件中说明明的流程程，便不不