《办公自动化实训教程》

1、办公自动化实训教程Office2003在工作中的应用快要工作作了，肯定会面面临各种种各样的的电脑文文书工作作，我能够应应付自如如吗？Sure !本学期实实训安排排涵盖Word,Excel,PowerPoint三大办公公软件的的12个工作实实例演示示根据实例例，每堂堂课做一一次上机机实战，作为平平时成绩绩第13周/14周，随堂堂上机期期末考试试实训一：制作培培训通知知输入内容容（建立立文档、日期的的插入、拼写和和语法的的检查、字数的的统计）设置文字字格式设置段落落格式（间距和和缩进的的设置、格式刷刷、边框框和底纹纹的设置置）项目符号号和编号号（添加加项目符符号、添添加编号号、录入入文字时时自动创

2、创建项目目符号或或编号）制作回执执表保存培训训通知打印培训训通知使用电子子邮件发发送培训训通知实训二：制作成成绩统计计表初始化页页面为表格添添加标题题插入表格格修改表格格结构输入表格格内容美化表格格利用公式式进行自自动计算算排序成绩绩统计表表跨页设置置表格标标题插入图表表单元格的的标识Word表格中每每个单元元格都有有一个默默认的唯唯一标识识，标识识的名称称由单元元格所在在的列标标和行号号组合而而成。列标使用用字母A、B、C等表示，行号用用数字1、2、3等表示，列标在在前，行行号在后后。如：第三列列第二行行的单元元格标识识为C2。实训二：制作成成绩统计计表求平均值值的公式式=Average（C

3、2，D2，E2，F2，G2，H2）=Average（C2：H2）实训二：制作成成绩统计计表页面设置置（页边边距、页页面视图图）制作流程程图标题题（绘制制矩形，颜色填填充，添添加艺术术字并编编辑文字“双色填充充”效果、“朝鲜鼓形形状”、设置置阴影样样式）绘制流程程图框架架（画布布框的调调整，绘绘制图形形准备、过过程、决决策、结结束，复复制图形形Ctrl+D，改变自自选图形形）美化流程程图（图图形的对对齐方式式、自定定义三维维样式、颜色填填充）绘制连接接符实训三：制作购购物流程程图绘制连接接符连接符看看起来像像线条，它始终终与附加加在一起起的图形形相连。也就是是说，不不论怎样样拖动各各种图形形，只

4、要要它们是是以连接接符相连连的，就就始终连连在一起起。实训三：制作购购物流程程图实训四：制作产产品宣传传手册第一步：设置小小册子页页面纸张大小小-自定义大大小-宽度21.2厘米、高高度27.8厘米；页边距-纸张横向向-上下1厘米、左左右1.27厘米；分隔符-分页符；设置虚框框，辅助助对齐插入表格格：1行3列，线型型：无边边框；实训四：制作产产品宣传传手册第二步：制作小小册子封封面标题的制制作：绘绘制圆角角矩形，调节黄黄色菱形形控制点点；设置置大小高高度1.86厘米，宽宽度8.33厘米）；设置填填充效果果（预设设-宝石蓝）；将所所有图形形组合文本框设设置：颜颜色-其他颜色色-自定义-模式RGB，

5、红色102、绿色153、蓝色153；粗细-2磅插入图片片：浮于于文字上上方实训四：制作产产品宣传传手册第二步：制作小小册子封封面（续续）说明部分分的制作作：绘制制椭圆，拖动绿绿色控制制点，向向左旋转转10度，高度度1.44厘米，宽宽度4.78厘米文本框设设置：字字体二号号；格式式-字体菜单单-字符间距距-缩放80%，磅值1；电话信信息文本本框的填填充颜色色（红色色102、绿色102、蓝色204)将图片与与文本框框组合-复制-选择性粘粘贴-图片（增增强型图图元文件件），使使其变为为图片格格式添加阴影影样式6插入剪贴贴画实训四：制作产产品宣传传手册第三步：制作小小册子内内页添加背景景图片：格式-背

6、景-水印-图片水印印-选择图片片，缩放放150%文本框的的链接运运用：连连续画出出2个空白文文本框，右键点点击第一一个，选选择“创创建文本本链接”，鼠标标变成小小水壶样样式，点点击第二二个空白白文本框框（作用：当第一一个文本本框内容容填满时时，文字字会自动动移到下下一个文文本框中中）实训五：制作统统一的信信函通过邮件件合并，可轻松松地批量量制作信信函、信信封、标标签、工工资条、学生成成绩通知知单、商商品报价价单等。理解邮件件合并邮件合并并中，要要处理三三个不同同的元素素：主文档；为主文档档提供信信息的数数据源；合并文档档（完成成的文档档集）。邮件合并并并不一一定真的的是指信信函邮件件的合并并，

7、使用用这一功功能可以以将主文文档和数数据源合合并为一一。理解邮件件合并主文档：Word文档。数据源：可以是是Word表格、Excel工作表、Outlook联系人列列表或Access数据库等等。合并文档档：主文文档的副副本，是是个Word文档，此此文档不不必保存存。案例知识识点讲解解：掌握邮件件合并的的三个操操作步骤骤1、建立主主文档：简单Word文档2、建立数数据源：Word表格（或或Excel表格、Outlook表格）3、文档合合并（邮邮件合并并）案例知识识点讲解解：邮件合并并操作方方法通过“邮邮件合并并”任务务窗格操操作执行【工具】【信函与邮邮件】【邮件合并并】菜单命令令在任务窗窗格中选选

8、择文件件类型信函，使用当当前文档档选取收件件人使使用现有有列表浏览打开数数据源确定/编辑撰写信函函定位位插入点点其它它项目插入合合并域预览信函函合并并完成编辑个个人信函函/打印合合并到新新文档实训六：毕业论论文的排排版案例知识识点讲解解：掌握样式式的设置置方法新建样式式执行菜单单栏上的的【格式】【样式和格格式】命令提示：Word使用层次次结构来来组织文文档，Word目录的自自动生成成是基于于大纲级级别和段段落样式式的。案例知识识点讲解解：掌握样式式的设置置方法修改样式式案例知识识点讲解解：熟悉长文文档的阅阅读方式式执行菜单单栏上的的【视图】【大纲】命令。执行菜单单上的【视图】【阅读版式式】命令

9、。【窗口】【拆分】右下角的的“按对对象浏览览”功能能案例知识识点讲解解：熟悉插入入目录的的方法1.自动提取取目录。执行菜单单栏上的的【插入】【引用】【索引和目目录】命令。案例知识识点讲解解：熟悉插入入目录的的方法2.使用制表表位修改改目录执行菜单单栏上的的【格式】【制表位】命令。实训七：制作客客户信息息表案例知识识点讲解解：熟悉Excel2003的基本功功能建立文档档双击桌面面Excel图标，或或从开始始菜单启启动Excel启动后，默认打打开一空空白Excel文档。也也可以单单击“常常用”工工具栏中中【新建空白白文档】按钮进行行创建。案例知识识点讲解解：熟悉Excel2003的基本功功能保存文

10、档档单击“常常用”工工具栏中中【保存】按钮另存为设置统一一的密码码：123案例知识识点讲解解：熟悉Excel2003的基本功功能输入数据据手工输入入，可输输入中、英文文文本、数数字、公公式等使用自动填充充功能快速复制制或填充充有序数数据编号的输输入技巧巧：+001案例知识识点讲解解：格式的设设置单元格字字体、对对齐方式式 、数数字格式式 、边边框和底底纹等设设置单击菜单单栏的【格式】【单元格】命令通过“格式”工工具栏进进行设置置案例知识识点讲解解：格式的设设置数字格式式设置数字字格式可可改变单单元格中中数据的的显示格格式。常常见的数数字格式式有常规规、数值值、货币币、日期期、时间间、百分分比、

11、文文本和自自定义等等。调整工作作表行高高列宽鼠标操作作拖动列标标右边界界调整列列宽；双双击列标标右边界界“最适适合的宽宽度”单击菜单单栏的【格式】【行】或【列】命令使用自动动填充功功能快速速复制表表格的底底纹案例知识识点讲解解：插入图片片单击菜单单栏的【插入】【图片】【来自文件件】命令Excel中，可以以插入剪剪贴画、图片文文件、艺艺术字、自选图图形等图图形对象象，与Word不同的是是，插入入的图形形总是浮浮于文字字上方。案例知识识点讲解解：工作表的的操作增加、删删除、命命名工作作表在工作表表标签区区中单击击选择工工作表标标签单击右键键，在快快捷菜单单上选择择【插入】/【删除表】/【重命名】命

12、令冻结窗格格光标停留留在A4单元格，单击菜菜单栏中中的【窗口】【冻结窗格格】隐藏工作作表中的的网格线线单击菜单单栏中的的【工具】【选项】命令，打打开的【选项】对话框选择【视图】选项卡，在“窗窗口选项项”中取取消“网网格线”的勾选选案例知识识点讲解解：打印工作作表页面设置置设置纸张张的页面面大小、边距、页眉/页脚等页眉/页脚的设设置单击菜单单栏中的的【文件】【页面设置置】命令，打打开的【页面设置置】对话框。选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页页眉/页脚】按钮，打打开【页眉/页脚】对话框案例知识识点讲解解：页面设置置设置标题题行使得每页页顶端或或左端都都出现标标题在【页面设置置】对话框中中选择

13、【工作表】选项卡在“顶端端标题行行”或或 “左左端标题题列”选选项框中中选择择设置标标题行或或列打印预览览打印工作作表实训八制制作作个人收收支明细细表案例中一一些基本本的原始始数据外外，其他他的各项项统计项项都是通通过Excel提供的公公式和函函数自动动计算完完成的。同时通通过有效效性及保保护来尽尽量避免免在输入入数据时时的误操操作。案例知识识点讲解解：公式和函函数插入函数数选择结果果单元格格，单击击菜单栏栏中的【插入】【函数】命令打开的【插入函数数】对话框，选择应应用函数数打开【函数参数数】对话框，设置置函数各各计算参参数案例知识识点讲解解：公式和函函数输入公式式选择结果果单元格格输入等号号

14、“=”，输入运算算公式，按回车车键确认认。Excel中的公式式的书写写规则与与常规的的代数公公式基本本一致。它总是是以“=”开始，可可以使用用+（加）、-（减）、*（乘乘）、/（除）、（乘幂）、()（小括号号）、（大于号号）、=（大于等等于号）和&（连字符符）等运运算符。公式和函函数可通通过复制制粘贴或或自动填填充进行行复制案例知识识点讲解解：单元格引引用引用指标标识并指指明公式式中所使使用数据据的单元元格位置置。相对引用用 如：A2绝对引用用 如：$A$2混合引用用 如：$A2或A$2相对引用用与绝对对引用的的区别：当复制制公式时时，相对对引用会会根据其其发生改改变，而而绝对引引用不会会。在

15、公式中中输入单单元格引引用，可可直接选选择该单单元格或或区域，支持Ctrl键和Shift键。引用运算符含义示例说明:（冒号）区域运算，两个引用间的连续单元格区域SUM(A2:B3)A2B3四个单元格的和,（逗号）联合运算，多个引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三个单元格的和 （空格）交叉运算，同属于两个引用的单元格SUM(A2:B3 B2:B4)B2,B3二个单元格的和IF函数需要要三个参参数：第一个参参数Logical_test为条件第二个参参数Value_if_true为条件成成立时函函数的返返回值第三个参参数Value_if_false为条件不不成立时时函数的的返回值值

16、以单元格格O5为例（插插入-函数-逻辑）：$N$8=0，表示如如果单元元格$N$8等于0（即全年年收入合合计为0）“”，表示那那么单元元格O5显示为空空白（“”表示空字字符串）N5/ $N$8，否则显显示公式式N5/ $N$8的计算结结果（即即工资占占总收入入的比例例）计算各项项收、支支所占收收、支总总额的比比例（IF函数及绝绝对引用用的合并并使用）考虑除法法中被除除数不能能为0和公式复复制的问问题案例知识识点讲解解：验证数据据有效性性通过给单单元格设设置“数数据有效效性”，来限制制单元格格数据的的输入，从而避避免输入入数据时时误操作作。选定设置置“数据据有效性性”的的单元格格区域单击菜单单栏

17、中的的【数据】【有效性】命令，打打开的【数据有效效性】对话框。选择【设置】选项卡， 设置置“有效效性的条条件”选择【出错警告告】选项卡，设置“输入无无效信息息时显示示出错警警告”案例知识识点讲解解：设置条件件格式通过条件件格式，可将满满足特定定条件的的单元格格以指定定的格式式显示，从而达达到突出出重要数数据的目目的。选定设置置“条件件格式”的单元元格区域域单击菜单单栏中的的【格式】【条件格式式】命令，打打开的【条件格式式】对话框在“条件件？”中中设置满满足条件件单击【格式】按钮，在在打开的的【单元格格格式】对话框中中设置满满足条件件后的格格式还可以单单击【添加】按钮，添添加新的的条件格格式案例

18、知识识点讲解解：保护工作作表保护工作作表的作作用为保保护工作作表中的的锁定单单元格（默认），使得得这些单单元格不不能被编编辑修改改 。选定所有有不需保保护的单单元格区区域单击菜单单栏中的的【格式】【单元格】命令，打打开的【单元格】对话框。选择【保护】选项卡，单击取取消“锁锁定”选选项。单击菜单单栏中的的【工具】【保护】【保护工作作表】命令，打打开的【保护工作作表】对话框。选择“保保护工作作表及锁锁定的单单元格内内容”选选项，在在“取消消工作表表保护时时使用的的密码”文本框框中输入入工作表表的保护护密码，并设置置保护后后可执行行的操作作。案例知识识点讲解解：复制工作作表在工作表表标签区区中，选选

19、中工作作表标签签。单击右键键，在快快捷菜单单中选择择【移动或复复制工作作表】命令，打打开【移动或复复制工作作表】对话框中中在“工作作簿”选选项中选选择目标标工作簿簿选择“建立副副本”（如不选选择则为为移动），单击击【确定】按钮。实训九销售统计计分析案例知识识点讲解解：数据清单单数据清单单（也称称数据列列表），指包含含系列相相关数据据的标准准二维表表格，其其中每行行是一个个完整的的信息，而同列列的数据据项应具具有的相相同数据据类型。记录单可对数据据清单进进行浏览览、修改改、输入入、删除除、和查查找等管管理操作作单击菜单单栏中的的【数据】【记录单】命令，打打开【记录单】对话框案例知识识点讲解解：排

20、序首先选定定数据清清单中任任一单元元格（如如果要排排序的是是部分数数据清单单或非标标准数据据清单，则要选选择要排排序的完完整数据据区域。）单击菜单单栏中的的【数据】【排序】命令，打打开【排序】对话框依次设置置排序字字段及方方式。简单的排排序可直直接选定定关键字字所在列列的任一一单元格格，然后后单击“常用”工具栏栏上的【升序排序序】按钮或【降序排序序】按钮完成成排序。案例知识识点讲解解：筛选自动筛选选 一般般适用于于简单条条件的筛筛选，允允许叠加加。首先选定定数据清清单中任任一单元元格。单击菜单单栏中的的【数据】【筛选】【自动筛选选】命令单击列标标题右侧侧的自动动筛选下下拉箭头头，从下下拉列表表中选择择自动筛选选状态下下，再单单击菜单单栏中的的【数据】【筛选】【自动筛选选】命令，可撤消消筛选案例知识识点讲解解：筛选高级筛选选 可任任意组合合筛选条条件，适适用于复复杂的条条件筛选选首先在工工作表中中空白处处输入筛筛选条件件选定数据据清单中中任一单单元格，单击菜菜单栏中中的【数据】【筛选】【高级筛选选】命令，打打开【高级筛选选】对话框依次选择择设置列列表区域域、条件件区域和和筛选结结果位置置提示：筛筛选条件件中，不不同行间间的条件件是“或或”的关关系，同同一行中中不同列列的条件件是“与与”的关关系。案例知识识点讲解解：分类汇总总指对数据据进行分分类，并并按分类类进行汇汇总进