319第1章办公自动化概述

1、办公自动化主讲：电气信息工程学院牛 莹1第1章办办公自动动化概述述2本章目录录 1.1 办公自动化的发展状况1 1.2 办公自动化的定义、特点与模式2 1.3 办公自动化系统的要素和目标3 1.4 办公自动化系统的功能41.5 办公自动化系统的层次模型5 1.6 办公自动化系统的安全与保密63办公自动动化是信信息化社社会的必必然产物物，也是是一门多多种科学学技术和和设备的的综合运运用，因因此，办办公自动动化过程程实际上上是多学学科、多多技术、多种设设备综合合运用的的过程。1.办公自动动化是多多学科的的综合实现办公公自动化化的理论论支持是是一种多多学科的的综合运运用。其其中经常常涉及到到的主要要

2、学科有有行为科科学、管管理科学学、系统统科学、社会科科学和人人机工学学等等，此外，还有其其他一些些软科学学理论，如管理理心理学学、人群群素质学学、办公公环境学学等等。1.1办公自动动化的发发展状况况42.办公自动动化是多多技术的的综合办公自动动化系统统无论是是操作层层的事务务型办公公系统，还是最最高层的的决策型型办公系系统，都都是一个个多种技技术综合合运用的的系统。主要技技术通常常包括：（1）计算机机技术：包括多种种硬件技技术，如如各种信信息的输输入、转转换、存储、处理、加工和和输出等等；多种种软件技技术，如如文字处处理、图图形图像像处理、数据处处理、分分布处理理技术、数据库库技术、方法库库、

3、模型型库和知知识库技技术等。（2）通信技技术：包括电信信技术和和网络技技术。（3）自动化化技术：包括复印印技术、激光照照排和激激光打印印技术术以及轻轻印刷系系统技术术等。5办公自动动化(Office Automation，OA)，是20世纪70年代中期期发达国国家为解解决办公公业务量量急剧增增加的背背景下，发展起起来的一一门综合合性学科科。是信信息化社社会最重重要的标标志之一一，它将将人、计计算机和和信息三三者结合合为一个个办公体体系，构构成一个个服务于于办公业业务的人人机信息处处理系统统。1.1办公自动动化的发发展状况况1.1.1办公自动动化的6人类办公公活动是是随着人人类的生生产活动动产生

4、和和发展的的。随着生产产力和科科学技术术的发展展，人类类办公活活动经历历了三次次变革，办公工工具也从从人类正正式办公公活动开开始的农农业时代代使用的的“老三三件”（纸、笔笔和算盘盘），发发展到第第二次工工业革命命时代使使用的“老三机机”（打打字机、电话机机和电传传机），第三次次工业革革命时代代使用的的“新三三机”（复印机机、传真真机和微微缩设备备）；再再到如今今信息时时代的以以计算机机、各种种通信设设备，以以及功能能强大的的智能化化办公设设备。1.1.1人类办公公活动的的发展7第一次变变革：“老三件件”（纸纸、笔和和算盘）抛弃了了原始落落后的铁铁制、石石制的雕雕刻、绘绘画文字字的工具具，使信信

5、息和文文字的生生成、存存储和输输出发生生了具大大变化。支持这这种具大大变化的的技术是是造纸术术和印刷刷术。第二次变变革：以“老三三机”和和“新三三机”为为代表，是人类类社会进进入工业业时代的的标志，也是近近代人类类文明的的象征。第三次变变革：以信息社社会的“3A”革命办公自动动化（OfficeAutomation）、工厂厂自动化化（Factory Automation）、家庭庭自动化化（Home Automation），以三三大类办办公自动动化设备备和四大大支持技技术为代代表。81.以数据处处理为中中心的传传统办公公系统阶阶段（1977年以前）2.以工作流流为中心心的办公公自动化化系统阶阶段（

6、1977年1982年）3.以知识管管理为核核心的办办公自动动化系统统阶段（1983年至今）1.1.2国外办公公自动化化的发展展概况9第一阶段段：1985年以前，是我国国办公自自动化发发展的准准备期。主要标标志是办办公过程程中普遍遍使用现现代办公公设备，如传真真机、打打字机、复印机机等。第二阶段段：1985年1990年，是我我国办公公自动化化系统的的发展期期。主要要标志是是办公过过程中普普遍使用用计算机机和打印印机。第三阶段段：1990年至今，是我国国办公自自动化系系统完善善普及期期。主要要标志是是办公过过程中网网络技术术的普遍遍使用。1.1.3我国办公公自动化化的发展展101、起步较较慢，还还

7、停留在在使用没没有联网网的计算算机，仅仅仅使用用MSOffice系列、WPS系列应用用软件以以提高个个人办公公效率。2、已经建建立了自自己的网网络，但但没有好好的应用用系统支支持协同同工作，单位内内部员工工通过电电子邮件件交流信信息，实实现了有有限的协协同工作作，但产产生的效效益不明明显。3、已经建建立了自自己的网网络，使使用经二二次开发发的通用用办公自自动化系系统，能能较好地地支持信信息共享享和协同同工作，与外界界联系的的信息渠渠道畅通通；通过过Internet发布、宣宣传单位位的有关关情况，已经对对单位的的管理产产生了明明显的效效益。现现在正着着手开发发或已经经在使用用针对业业务定制制的综

8、合合办公自自动化系系统，实实现科学学的管理理和决策策，增强强单位的的竞争能能力，使使企业不不断发展展壮大。目前各个个单位办办公自动动化程度度有所不不同，大大致分为为三种情情况：111.2办公自动动化的定定义、特特点与模模式1.2.1办公自动动化的定定义季斯曼（M.C.Zisman，美国麻麻省理工工学院教教授）定定义：办公自动动化就是是将计算算机技术术、通信信技术、系统科科学与行行为科学学应用于于传统的的数据处处理技术术难以处处理的数数量庞大大且结构构又不明明确、包包括非数数值型信信息的办办公事务务处理的的一项综综合技术术。12我国专家家的定义义：办公自动动化是利利用先进进的科学学技术，不断使人

9、的的办公业业务活动动物化于于人以外外的各种种设备中，并并且这些些设备与与办工人人员构成成服务于于某种目标的的人机信息处处理系统统。一个完整整的办公公自动化化系统，应当包包括信息采集集、信息息加工、信息传传输和信信息保存存四个环节，分为三三个层次次：事务务型、信信息管理理型和决策支支持型。131.2.2办公自动动化的特特点集成化：软硬件及及网络的的集成、人与系系统的集集成，单单一办公公系统同同社会公公众信息息系统的的集成。智能化：面向日常常事务处处理、辅辅助人们们完成工工作。多媒体化化：对数字、文字、图像、声音和和动画的的综合处理理。运用电子子数据交交换：通过计算算机网络络，在计计算机间进行交交

10、换和自自动化处处理。14办公自动动化的目目的：尽可能充充分利用用信息资资源，提提高生产产率、工工作效率率和质量量，辅助助决策，取得更更好的经经济效果果，以达达到既定定（即经济济、政治治、军事事或其它它方面的的）目标。办公自动动化的作作用：实现办公公活动的的高效率率、高质质量。实现办公公信息处处理的大大容量、高速度度。实现办公公活动的的智能化化。151.个个人办公公自动化化个人办公公自动化化指支持持个人办办公的计计算机应应用技术术，这些些技术包包括文字字处理、数据处处理、电电子报表表处理以以及图像像处理技技术等内内容。2群体办公公自动化化群体办公公自动化化用来支支持群体体间的动动态协同同办公，一

11、般是是指针对对越来越越频繁出出现的跨跨单位、跨专业业和超地地理界限限的信息息交流和和业务交交汇的协协同化自自动办公公的技术术和系统统。办公自动动化的两两种模式式：161.2.3办公信息息系统的的类型政府型：其职能主主要是保保证政令令、法令令的畅通通与实施施。事业型：适用于学学校、研研究所、公共事事业单位位，其人人事、财财务、后后勤等职能具有有很多共共性，专专门的子子系统如如教务、医务、科研管管理需单独开发发。企业型：其职能分分为生产产管理和和决策管管理，办办公信息息处理应应围绕生生产管理（如生生产计划划、原料料供应、生产组组织、库库存管理理、财务务管理等）进行行。经营型：以经营管管理为主主，包

12、括括市场需需求、商商品流通通、供销销渠道、客户服务、市市场信息息反馈、预测决决策等，商业公公司、服服务业、银行、保险公司司等。专业型:面向各种种专业人人员，如如律师、会计师师等使用用的办公公信息系系统。案例型：以案例为为主要业业务，如如法院的的诉讼裁裁决系统统、公安安局的案案例分析系统等等，均需需数据库库和决策策支持系系统的配配合。控制型：主要供测测试控制制中心、计算中中心、卫卫星发射射中心等等单位使使用。事务型：突出以某某项业务务性处理理和文字字处理为为主的办办公信息息系统，如订单处理系系统、订订票系统统、进出出口商品品商检系系统等。171.3办公自动动化系统统的要素素、目标标及发展展趋势办

13、公自动动化系统统组成要要素有：办公人人员、技技术工具具、办公公机构、办公制制度、办办公信息息和办公公环境六六要素。18办公自动动化系统统目标：（1）提供电电子邮件件功能（2）支持协协同工作作和移动动办公（3）完整的的安全性性控制功功能（4）满足公公文及会会议程序序（5）具有完完善的档档案管理理功能（6）集成Internet（7）系统界界面友好好，使用用方便19办公自动动化的发发展趋势势办公环境境网络化化办公操作作无纸化化办公服务务无人化化办公业务务集成化化办公设备备移动化化办公思想想协同化化办公信息息多媒体体化20办公自动动化的发发展趋势势可以总总结为：办公自自动化设设备向高高性能、多功能能、

14、复合合化和系系统化发发展；办办公系统统向数字字化、智智能化、无纸化化、综合合化发展展；多媒媒体技术术在办公公自动化化领域中中将得到到进一步步发展；网络通通信在办办公自动动化系统统中的地地位进一一步加强强，全球球网络体体系将逐逐步完善善。21办公自动动化对现现有办公公体制的的影响（1）办公系系统与设设备的自自动化，促使办办公内容容、方式、制制度的变变化。（2）办公信信息流的的网络化化，促使使办公组组织结构构从层次型向向网状型型变化。（3）办公新新技术的的使用，促使办办公人员员知识结结构向更高层层次的变变化。（4）办公自自动化系系统，促促使领导导决策向向更科学学化和更民主主化的变变化。221.4办

15、公自动动化系统统的功能能业务信息管理人员权限管理领导日程管理个人办公管理部门事务处理文档资料管理会议管理公文管理办公自动化系统办公自动动化系统统的基本本功能23文字处理理（录入、编辑文文字；文文档版式式编排；表格制作作；文档档的智能能检查、使用模模板文档）数据处理理（快捷数数据录入入、根据据数据快快速生成成图形图表表；数据据统计）语音处理理（声音输输入、语语音合成成、语音音识别）图形和图图像处理理（输入、存储和和编辑、输出及及传送、图图形识别别）文件处理理（收发文文件管理理、文件件输入和和存储、邮件处理理）通信功能能电子日程程管理电子行文文办理视频会议议24在网络办办公环境境下，一一个完整整的

16、办公公自动化化系统应应具有七七个方面面的集成成化功能能：建立立内部通通信平台台 、建建立信息息发布平平台、工作流流程自动动化、文档管管理自动动化、辅助办办公自动动化、业务信信息集成成、实现现分布式式办公。办公自动动化系统统的集成成功能25办公自动动化人员员的技能能要求信息检索索文稿处理理表格绘制制数据处理理图表创建建幻灯片制制作文件共享享网络发布布办公设备备应用26小张是我我国某外外资公司司人力资资源部人人才科的的一名办办公室人人员，其其工作职职责是协协助科长长做好企企业在各各个阶段段、各种种形式的的人才招招聘、录录用与岗岗前培训训工作。27 日期/星期 工作内容工作成果形式 所需技能3月2日

17、/星期一为2月底中层干部培训制作活动纪要文档，并将其发布到公司内网一个附培训活动照片的文档图片处理、文档制作、网上信息发布3月3日/星期二为公司3月中旬即将召开的“2010年全国高校校园招聘会”制作相关文档招聘简章、公司情况简介、求职人员申请表图文处理、表格制作、幻灯片制作3月4日/星期三向部长呈交目前公司人力资源状况表制作并打印2月份人力资源月报表表格设计、报表制作3月5日/星期四收集下半年各部门人员培训需求信息10年下半年公司人员培训计划汇总表文件共享、数据汇总3月6日/星期五根据科长要求，分析员工的结构比例相关的饼图、数据透视表、分析报告数据分析、图表制作281.5办公自动动化系统统的层

18、次次模型办公管理理信息系系统的层层次可分分为三级级结构，即事务务型OA系统、管管理型OA系统、决决策型OA系统。事务型OA系统包括括基本的的办公事事务处理理系统和和机关行行政事务务处理系系统两大大部分。管理型OA系统除了了具有事事务型OA系统的全全部功能能外，主主要增加加了管理理信息系系统(MIS)的功能。决策型OA系统(DSS)除了应具具有前两两种模式式的功能能外，还还具备决决策或辅辅助决策策功能。29事务型办办公自动动化系统统通常以文文字对象象为主的的（例如如文字处处理、公公文管理理、档案案管理、编辑排排版和印印刷等）统称为为文字处处理工作作。一般般由计算算机的软软硬件系系统、基基本办公公

19、设备、简单通通信设备备和事物物处理数数据库组组成。管理型办办公自动动化系统统除具备事事务型办办公的全全部功能能以外，主要是是增加了了对信息息的管理理功能，侧重于于完成本本部门的的信息管管理，不不仅具备备事务型型办公自自动化的的全部设设备外，通常还还广泛地地使用计计算机网网络系统统和管理理信息数数据库。决策型办办公自动动化系统统决策支持持功能即即对办公公部门在在诸如计计划平衡衡、发展展规划、效益预预测、结结构分析析等有关关国民经经济和企企业发展展方面，起到决决策支持持作用。30一个完整整的办公公自动化化系统除除了具有有操作层层的事物物处理、管理层层的信息息管理以以外，原原则上还还应具有有最高层层

20、的决策策支持，而且决决策能力力的大小小也反映映了自动动化水平平的高低低。狭义义的办公公自动化化多指事事务型和和管理型型办公系系统，这这种系统统以基础础数据库库和专业业数据库库为主，虽然也也是决策策分析的的基础，但作为为提供真真正的决决策支持持还是远远远不够够的。因因此，只只有在此此基础上上加上模模型库、方法库库、历史史资料库库，使得得决策的的类型由由结构化化上升到到非结构构化，并并进一步步发展成成为知识识库系统统和专家家系统以以后，才才能实现现真正意意义上的的办公自自动化。31办公自动动化系统统组成办公自动动化系统统，应当当包括办办公自动动化硬件系统统和办公自自动化软件系统统两部分。办公自动动

21、化软件件可以分分为两大大类：基基础软件件、应用用软件。32办公自动动化硬件件系统划划分（1）按应用用特性可可分为行行政办公公、秘书书办公、电子邮邮件、远远程通信信。（2）按信息息在办公公业务活活动中的的信息采采集、信信息加工工、信息息存储、信息传传递等不不同环节节可分为为信息处处理设备备、信息息复制设设备、信信息演示示设备、信息传传输设备备。（3）按设备备本身的的性能可可分为：图文数数据处理理设备和和图文数数据传送送设备。其中图图文数据据处理设设备包括括计算机机设备、打印机机、复印印机、扫扫描仪等等。图文文数据传传送设备备包括图图文传真真机、电电传机、程控交交换机以以及各种种新型的的通信设设备

22、。33数码照相相机刻录机34数码摄像像机移动硬盘盘U盘35复印机碎纸机361.6.1加强系统统安全与与保密工工作的必必要性和和重要性性办公自动动化系统统中输入入、处理理、输出出的是政政府部门门、企事事业单位位的有用用信息，都有非非常重要要的经济济和实用用价值以以及一定定程度的的保密性性要求。因此，加强其其安全性性，保证证其内容容的保密密性就显显得非常常重要。特别是是在现在在开放式式的网络络办公环环境下，系统很很容易遭遭到非法法人员、黑客和和病毒的的入侵，传输的的数据也也可能被被截取、篡改、删除。加强系系统安全全与保密密就显得得非常重重要。1.6办公自动动化系统统的安全全与保密密371.6.2办

23、公自动动化信息息的安全全威胁伴随着办办公自动动化产品品的应用用和发展展，其脆脆弱性也日益益凸显，主要体体现在以以下几个个方面：（1）电子产产品，对对抗环境境能力弱弱（2）数据密密集，分分布少（3）共享与与封闭的的矛盾（4）任何新新技术都都产生新新的安全全隐患（5）软件不不可能完完美无瑕瑕（6）信息处处理过程程中的脆脆弱性38在办公自自动化系系统中，安全是是指为防防止有意意或无意意的破坏坏系统软软硬件及及信息资资源行为为的发生生，避免免企业遭遭受损失失所采取取的措施施，包括括硬件安安全、软软件安全全、数据据安全和和运行安安全；保保密是指指为防止止有意窃窃取信息息资源行行为的发发生，使使企业免免受

24、损失失而采取取的措施施。1.6.3办公自动动化系统统安全与与保密的的含义391.6.4系统安全全的标志志1、能防止止对信息息的非法法窃取；2、预防泄泄露和毁毁坏事件件的发生生；3、在毁坏坏后的更更正以及及恢复正正常工作作的能力力较强，所需时时间较短短。4、安全保保密系统统符合经经济要求求。401.6.5数据保密密基本要要求1、数据隐蔽蔽：避免数据据被非授授权人截截取或窃窃取。2、数据完整整：根据通信信期间数数据的完完整与否否，检验验数据是是否被伪伪造和篡篡改。3、发送方鉴鉴别：证明发送送方的身身份以防防冒名顶顶替。4、防发送方方否认：在保证数数据完整整性有发发送方身身份的前前提下，防止发发送方

25、事事后不承承认发送送过此文文件。411人为为因素人为因素素是指系系统运行行中由人人的行为为造成的的不利因因素。2自然然因素自然因素素是指自自然界、环境等等影响造造成的对对系统的的不利因因素，如如水灾、火灾、雷电、地震、电磁波波等。这这一类因因素的危危害主要要是针对对系统设设备、存存储介质质、通信信线路等等的。3技术术因素物理方面面软件方面面数据方面面物理方面面软件方面面数据方面面1.6.6办公自动动化系统统安全与与保密的的影响因因素421.6.7加强系统统安全和和保密的的对策行政措施施行政法规规、规章章制度社会允许许的各种种方式法律措施施针对计算算机犯罪罪的打击击、制裁裁手段软件保护护措施采用

26、软件件技术辨辨别、控控制用户户和对信信息加密密物理保护护措施对场地环环境和软软硬件设设备及存存储介质质等保护护43为确保办办公自动动化系统统的安全全，在系系统安全全和保密密控制方方面应采采取以下下具体管管理制度度。(1)建建立计计算机管管理和监监察机构构，制定定系统安安全目标标和具体体的管理理制度。(2)对对计算算机系统统的关键键场所，如主机机房、网网络控制制室、数数据介质质库房和和终端室室，应视视不同情情况进行行安全保保护，重重要部位位应安装装电视监监视设备备，有的的区域应应设置报报警系统统。(3)计计算机机系统启启用前进进行安全全性检查查，重要要部门的的计算机机在启用用前要报报请有关关部门

27、进进行安全全保密检检查，如如有否计计算机病病毒或逻逻辑炸弹弹等非法法程序侵侵入等。(4)执执行主主要任务务的机构构应该做做到专机机、专盘盘、专用用；重要要数据应应定时、及时备备份。办公自动动化系统统安全与与保密的的制度管管理44(5)采用口令令识别、分级授授权、存存取控制制等成熟熟的安全全技术。(6)进行安全全审计，掌握非非法用户户访问或或合法用用户的非非法操作作，以便便发现潜潜在的问问题，及及时制止止非法活活动或者者对刚出出现的问问题采取取补救措措施。(7)禁止使用用来历不不明的磁磁盘，严严禁玩游游戏；慎慎重使用用共享软软件，尽尽量不从从网上下下载软件件，来历历不明的的电子邮邮件不要要随便查查阅。(8)完整地制制作系统统软件和