公文写作常见问题

1、公文写作常见问题公文，又称公务文书，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。一、总则公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文要素（一）公文版头不规范版头 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、

2、签发人、版头中的分隔线等组成。二、具体问题表现 发文机关标志 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”2字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，因此发文机关标志的上边缘距上白边应为72mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。版心 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。发文字号之下4mm处居中印一

3、条与版心等宽的红色分隔线。公文规范格式 1、页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm公文用纸订口（左白边）为28mm1mm版心尺寸为156 mm225 mm。37 mm1 mm28mm1mm7mm156mm225mm页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数

4、字后加“号”字。（二）发文字号和签发人编排不规范公文首页版式 3、版头：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。3号黑体字 正文3号仿宋 4 mm 两行 标题2号小标宋 编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字为红色 主体：主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。发文字号 居中 六角括

5、号“”发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 联合行文公文首页版式 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个

6、签发人姓名处在同一行。 签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。“签发人：”不应标注成“签发：”。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。联合行文公文首页版式签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每

7、行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。全角冒号3号仿宋体3号楷体（三）公文标题不规范1.公文标题编排不规范。公文标题编排于红色分隔线下空2行（约20mm）位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.公文标题写作不规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中，除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用任何标点符号。3.附件标题不规范。附件顺序号与附件标题应当与附件说明表述一致。（四）主送机关不规范 1.主送机关名称标注不规范。上报省人民政府的公文，主送机关应规范为“省人民政府：”；上报市人民政府的公文

8、，主送机关应规范为“市人民政府：”。 2.根据党政机关公文处理工作条例，向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送有关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（五）公文结构层次序数使用不规范规范的结构层次序数应为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （六）附件说明标注不规范 公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。一个附件不需要标注顺序号，多个附件的顺序号使用阿拉伯数字右下角加圆点标注。附件名称不使用书名号，名称后不标注文号、不加标点符号，名称较长需要回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。印发、转发的内容

9、不能作为附件，因此不能标注附件说明并在其左上角标注“附件”字样。 （七）发文机关署名、成文日期、印章不规范发文机关署名署发文机关全称或规范化简称。发文机关署名应与标题中的发文机关名称一致（行政机关公文一般署全称）。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。一般右空4字编排。 公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说

10、明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 （八）公文缺附注及附注位置编排不规范附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，一般居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。行政机关的公文附注一般用于上行文和不相隶属机关之间行文，为方便对方了解情况和询问有关问题，应标注主办机关联系人及电话。（九）附件标注不规范附件作为公文正文的说明、补充或者参考资料，与公文正文

11、具有同等效力。只有一个附件的，在每一个附件首页左上角第一行顶格标注“附件”；有2个以上附件的，在每一个附件首页左上角第一行顶格顺序标注“附件1”、“附件2”，汉字用3号黑体字，数字用黑体阿拉伯数字。附件标题居中编排在首页第三行，格式要求同正文。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称多个附件使用阿拉伯数字附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长

12、需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。公文规范格式 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。（十）版记不规范1.版记中抄送机关不规范。抄送机关，是指除主送机关外需要执行或者知道公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

13、一般用4号仿宋体字，编排在版记第一条分隔线之下，左右各空一字。“抄送”2字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后首字对齐，最后一个抄送机关名称标句号。不论是抄送上级、平级、下级机关，一律以“抄送”标注范围，不得使用“抄报”、“印发”来加以区分，一般按照机关性质和隶属关系分行排列。2.版记标识不规范。版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行，也就是版记一定要设在公文的最后一页最下面的位置。如果公文主体之后的空白处容不下版记位置，可以另加一页在最下面标注版记。3.版记中印发机关及印发日期位置编排不规范。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左

14、空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日，不编虚位（即1不编为01），后加“印发”2字。4.版记中不需要标注主题词、印制份数、打字、校对等要素。公文规范格式 12、抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。抄送机关名称之间顿号和逗号隔开句号公文末页版式成文日期中

15、的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01） 加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文印章联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印

16、章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 不加盖印章的公文 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。公文规范格式 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印

17、发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。4号仿宋体字左空一字右空一字带附件公文末页版式 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（十一）页码编排不规范页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的

18、，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（十二）字体字号使用不规范公文标题一般用2号小标宋体字，推荐使用2号方正小标宋_GBK；主送机关和正文使用3号仿宋体字，推荐使用3号方正仿宋_GBK；一般第一层标题使用3号黑体字，推荐使用3号方正黑体_GBK；第二层标题使用3号楷体字，推荐使用3号方正楷体_GBK；其他层级标题使用3号仿宋体字，推荐使用3号方正仿宋_GBK；文号使用3号仿宋体字，推荐使用3号方正仿宋_GBK；上行文中，签发人由“签发人”3字后加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”3字使用3号仿宋体字，推荐使用3号方正仿宋_GBK，签发人姓名使用3号楷体

19、字，推荐使用3号方正楷体_GBK；版记中的抄送机关一般用4号仿宋体字。（十三）文字内容表述不规范1.“政府”的提法不规范。“政府”的规范提法应该是“人民政府”。在公文中除了表述为“市委、市政府”或“市政府办公室”外，其他情况均应表述为“人民政府”，不能只表述为“政府”。如“各县（市）区人民政府：”应为“各县（市、区）人民政府：”，“市政府”应为“市人民政府”，“镇政府”应为“镇人民政府”。2.根据省政府办公厅要求，“各”是代表全部，“有关”是代表部分。规范的提法是：代表全部规范表述为“各级各部门”，代表部分规范表述为“各级有关部门”；“各有关单位”规范表述为“有关单位”。3.“行政区域”“辖区

20、”使用不准确。以人民政府为参照物时，应表述为“行政区域”，如“各乡（镇）人民政府负责其行政区域内”；而在以公安局、派出所等具有管辖权的单位为参照物时，才能表述为“辖区”。4.“请示”、“报告”、“函”中不能出现“我市”、“我局”等第一人称，“我市”应为“XX市”、“我局”应为“XX局”。（十四）易混词使用不规范 1.“相关”与“有关”混用。“相关”指彼此关联；互相牵涉的意思。“有关”指有关系，涉及的意思。根据省政府办公厅要求，今后出现类似词时，原则上用“有关”。2.“截止”与“截至”混用。“截止”和“截至”均为动词，二者用法上有区别。（1）表意不同。“截止”是指（到一定期限）停止，是终止、结束

21、的意思。“截至”是指截至某个时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味终止和结束。（2）用法不同。“截止”是不及物动词，后面不能直接带宾语，一般只出现在句末，如：“报名时间本月底截止”。如果要加宾语，则应在“截止”后加“到”，如：“截止到X月X日”或“截止日期：X月X日”。而“截至”是及物动词，后面要接宾语。“截至”用于日期之前，不能用于日期之后，如：“截至2016年X月X日”。（十五）机构简称使用不规范公文中如果使用机构简称，应使用规范化简称，如“曲靖经济技术开发区管理委员会”应规范简称为“曲靖经济技术开发区管委会”、“曲靖市国土局”应规范简称为“市国土资源局”、“曲靖市住房和城乡建设

22、局”应规范简称为“市住房城乡建设局”、“曲靖市文化体育局”应规范简称为“市文化体育局”。（十六）时间段的表述和数值范围的表述不规范1.时间段的表述。公文中表述时间段，一般不要表述为“去年”、“今年”、“明年”，应当写明具体的年、月、日。如“今年”应规范为“2016年”，“明年”应规范为“2017年”。同样，“18月”的表述也是不规范的，应规范表述为“1月8月”。2.数值范围的表述。数值范围也就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如“小煤矿资源回采率只有1015%”，10后面的百分号不能省略，因为回采率不可能大于1，所以数值10显然是错误的。正确的数值范围表述应

23、为“小煤矿资源回采率只有10%15%。在用整数表述数值范围时，也应按照上述规定执行。如“人口达到50100万”，正确的数值范围表述为“50万100万”。（十七）标点符号使用不规范1.“其中”后的标点符号使用不规范。如“其中：XXXXXXX”或“其中XXXXXXX”表述都是不规范的，规范表述应为“其中，XXXXXXX”。2.根据省政府办公厅要求，时间段、数值范围等之间的连接词“至”应为“”，如“2015年5月11日至7月10 日” 应规范为“2015年5月11日7月10日”。“40万元至60万元”应为“40万元60万元”。（十八）引用公文不规范引用公文应先引用标题，后引发文字号，并且必须引用完整

24、标题。有少数单位只引标题，未引发文字号；有的只引发文字号，未引标题；有的引用标题时，漏引了发文机关。另外，根据省政府办公厅要求，引用公文末尾不应加“文件”字样，如“根据曲靖市人民政府关于XXXXXXX的通知（曲政发2016XX号）文件精神”，“文件”2字就多余。规范表述应为“根据曲靖市人民政府关于XXXXXXX的通知（曲政发2016XX号）精神”。（十九）报告中不得夹带请示事项根据党政机关公文处理工作条例规定，请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（二十）上行文结束语使用不规范按照省政府办公厅要求：请示性公文结束语，统一规范为“当否，请示。”结束语不需要下空一行编排。“报告

25、”不需要结束语。（二十一）印制装订不符合要求制版要求。版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。印刷要求。双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为

26、3mm5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。三、问题的解决（一）进一步深化对公文处理工作重要性的认识牢固树立以文辅政观念，紧密结合当前经济社会发展实际，从发展大局和战略高度充分认识公文处理工作的重要性。通过公文贯彻落实好党的路线方针政策和省委、省政府、市委、市政府的重大决策、部署和工作安排，在服务领导决策、推进科学发展方面作出应有贡献。（二）进一步提高公文办理实效2016年3月，省政府办公厅建立了全省政府系统公文运转联动机制，市政府办也于2016年4月6日下发了全市政府系统公文办理联动机制（试行），各县（市、区）、各部门要按照省政府办公厅和市政府办的统一安