交通工程监理咨询有限责任公司办文程序管理办法

1、市交通工程监理咨询有限责任公司办文程序管理办法为进一步加强和改进公司现行的办文流转程序，根据国家行政机关公文处理办法的要求，结合我司实际，特制定如下办文程序管理办法（以下的“部门”泛指职能部、分公司、项目部、组等） ：资源部负责对公司公文的统收统发和统管。一、 发文办理：指以公司名义制发公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程。1、草拟：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来确定； 拟制紧急公文应当体现紧急的原因，并根据需要确定紧急程度；人名、地名、数字、引文准确，引用公文时应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义，日期应当写

2、明具体的年、月、日；结构层次序数， 第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1、”，第四层为“（1）、”；文中若用计量单位，要用国家法定的计量单位；文中的数字、除成文日期、 部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素和数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数字；使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称， 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。2、 职能部门起草的公文送负责人签发前，应当由资源部进行审核，审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合相关规定等。3、以公司名义制发的上

3、行文，由公司总经理签发，以公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或授权的副总经理签发。4、公文正式印制前， 资源部应当进行复核， 重点是：签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否统一、规范。5、资源部行政主管负责用印、缮印，行政主办负责登记和分发。二、 收文办理：指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。1、行政工作人员签收公文后，应及时进行登记和审核。审核的重点是：是否应由本部门或公司来办理，是否符合行文规则， 文种使用、公文格式是否规范。对审核合格的公文， 资源部行政主办应当及时呈送给资源部经理，请他提出拟办意见。凡是上级部门或有上级领导批示的来文，由资源

4、部经理阅后，送公司相关领导批示，再按领导批示意见送有关部门办理；其它来文可视其具体情况由资源部经理决定交领导批阅或可直接交有关部门办理；需要两个以上部门办理的公文应由分管领导来明确主办部门。对审核不合格的公文，经资源部经理批准后退回呈报单位并说明理由。2、 办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调， 如仍不能取得一致意见，可以报请公司分管领导进行协调或裁定。3、为提高办文实效。受文部门具体办文人员接受任务后，应依据本部门业务的有关规定和要求及时提出办理意见，并按办公网公文流转程序办文。公文办结后，应及时按分发程序发送给拟文部门；

5、不能发送电子邮件的部门，应按照拟送部门提供的联系方式及时将处理结果答复拟文部门。对拟文部门提出的不符合业务规定或不能解决的请示事项， 主办人员要及时答复拟文部门，同时，在收文办理情况栏说明理由，并报资源部备案。4、 资源部认真督办。凡是公司领导批示或者交有关部门办理的公文，由资源部行政主办负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 每季度末，由资源部行政主管负责汇总本季度各部门办理的请示件和上级明确的督办件的办理情况 （包括转办件数、催办情况、完成时间及存在的问题等） ，在公司办公网上对各部门的公文办理情况进行通报，并作为公司部门绩效考核的重要内容之一。5、 办文的时

6、限要求 。外来公文从受文到资源部分发完毕的时限为 1 个工作日。具体承办部门接受任务后要迅速办理。 对于有明确办理时限要求的上级督办件，必须在规定时限内办结并反馈； 没有明确办理时限的，一般应在 7 个工作日内提出处理意见并反馈。 对报文部门的请示、 转报件或需回复的请示应在 5 个工作日内答复。 紧急公文的办文时限为 3 天，加紧公文的办文时限为 2 天，特急公文的办文时限为 1 天。不能在规定时间内完成办文工作的，起督办作用的工作人员应在规定时内主动向拟文单位说明未办完的理由。办文完毕后应在公司办公网上注明该文的办理情况及批复文号；情况复杂难以在规定时限内反馈或办结的， 经分管领导签字同意并报资源部备案后，及时向来文部门通报办理情况，并抓紧时间继续办理。6、收文程序、发文程序、催办记录见下表：发文程序：资源部审核：草拟：1、 审核行文方式各职能部门、 分公司2、 审核行文规则3、 审核行文格式资源部复核：送相关领导签发1、 签发手续2、附件材料资源部用印（缮印）资源部登记资源部分发收文程序：资源部统收资源部登记资源部审核：资源部经理视情况1、 是否由本公司来