论文 采购与付款的内部控制

1、PAGE 第2页关于BSD酒店店企业采购与与付款的内部部控制摘 要随着外资服务务行业的不断断驻入我国，我我国酒店行业业的竞争异常常激烈。各个个酒店都在为为自己寻找出出路。大部分分酒店选择了了降低成本以以求稳步发展展。采购环节节虽然不直接接服务于客户户，但采购质质量的好坏将将直接影响到到酒店的正常常经营。根据据酒店出现食食材不新鲜的的投诉后，总总经理携各部部门经理做出出全面调查。我我根据国内外外正规采购程程序和企业内内部控制指引引的规定，结结合酒店采购购管理中出现现的问题提出出几点建议。分分别从采购员员的选择、岗岗位的安排、职职责分工、采采购程序的规规范和供应商商的管理几方方面全面探讨讨了改善酒

2、店店采购管理控控制的思路，科科学的管理制制度结合实际际，酒店的采采购肯定会更更上一个新的的台阶。关键词：成本控控制，采购员员，付款，改改善ABSTRACCTWith coontinuued fooreignn inveestmennt in serviice inndustrries iinto CChina, the Chinaa hoteel inddustryy is ffierceely coompetiitive. All hotells finnd a wway ouut forr themmselvees. Moost hootels have choseen to reducc

3、e cossts inn ordeer to grow steaddily. Procuuremennt chaain, wwhile not ddirecttly seerve ccustommers, but tthe quualityy is ggood oor badd purcchase will direcctly aaffectt the normaal opeeratioons off the hotell. Inggredieents aaccordding tto thee hoteel theere iss not freshh compplaintt, genneral

4、 managger wiith thhe deppartmeent maanagerr to mmake aa fulll inveestigaation. Normmal prrocureement proceeduress in aaccorddance with interrnatioonal aand innternaal conntrol guideeliness, commbinedd withh the hotell manaagemennt in the pprocurrementt probblems a feww sugggestioons. SSeparaately fr

5、om the bbuyers chooice, job aarranggementts, diivisioon of respoonsibiilitiees, prrocureement proceeduress of tthe sppecifiicatioon andd suppplier managgementt aspeects oof a ccompreehensiive sttudy tto impprove the ccontrool of the hhotel procuuremennt mannagemeent iddeas, scienntificc manaagemennt

6、 sysstem wwith rrealitty, thhe hottel annd it will be onn the procuuremennt to a neww leveel. KEYWORRDS: cost contrrol, bbuyerss, payyment, imprrove TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc232933458 前 言 PAGEREF _Toc232933458 h 1 HYPERLINK l _Toc232933459 第1章 适应现现代企业制度度的会计管理理模式的概述述 PAGEREF _Toc232933459 h 3

7、HYPERLINK l _Toc232933460 1.1 现代企企业制度的概概述 PAGEREF _Toc232933460 h 3 HYPERLINK l _Toc232933461 1.1.1 现现代企业制度度的定义 PAGEREF _Toc232933461 h 3 HYPERLINK l _Toc232933462 1.1.2 现现代企业制度度的基本特征征 PAGEREF _Toc232933462 h 3 HYPERLINK l _Toc232933465 1.2 现代企企业制度对会会计管理模式式的影响 PAGEREF _Toc232933465 h 5 HYPERLINK l _

8、Toc232933466 1.2.1 会会计管理视角角转变 PAGEREF _Toc232933466 h 5 HYPERLINK l _Toc232933467 1.2.2 会会计管理重心心移位 PAGEREF _Toc232933467 h 6 HYPERLINK l _Toc232933472 1.3 现代企企业制度下的的会计管理模模式的内容 PAGEREF _Toc232933472 h 7 HYPERLINK l _Toc232933473 1.3.1 适适应现代企业业特点的财务务管理机制 PAGEREF _Toc232933473 h 7 HYPERLINK l _Toc23293

9、3474 1.3.2 适适应现代企业业特点的会计计管理机制 PAGEREF _Toc232933474 h 7 HYPERLINK l _Toc232933475 1.3.3 适适应现代企业业特点的审计计监督机制 PAGEREF _Toc232933475 h 7 HYPERLINK l _Toc232933476 第2章 现代企企业制度和会会计管理模式式的现状及原原因分析 PAGEREF _Toc232933476 h 8 HYPERLINK l _Toc232933477 2.1 我国现现代企业制度度实施过程中中的问题 PAGEREF _Toc232933477 h 8 HYPERLINK

10、 l _Toc232933478 2.2 我国会会计管理模式式存在的问题题 PAGEREF _Toc232933478 h 8 HYPERLINK l _Toc232933496 结 论 PAGEREF _Toc232933496 h 24 HYPERLINK l _Toc232933497 致 谢 PAGEREF _Toc232933497 h 25 HYPERLINK l _Toc232933498 参考文献 PAGEREF _Toc232933498 h 266PAGE 第4页目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc232933458 前 言 PAGEREF

11、 _Toc232933458 h 1 HYPERLINK l _Toc232933459 第1章酒店采购购中出现的问问题 PAGEREF _Toc232933459 h 3 HYPERLINK l _Toc232933460 1.1 现代企企业制度的概概述 PAGEREF _Toc232933460 h 3 HYPERLINK l _Toc232933461 1.1.1 现现代企业制度度的定义 PAGEREF _Toc232933461 h 3 HYPERLINK l _Toc232933462 1.1.2 现现代企业制度度的基本特征征 PAGEREF _Toc232933462 h 3 HY

12、PERLINK l _Toc232933465 1.2改善采购购与付款制度度的目标 PAGEREF _Toc232933465 h 5 HYPERLINK l _Toc232933466 1.2.1 会会计管理视角角转变 PAGEREF _Toc232933466 h 5 HYPERLINK l _Toc232933467 1.2.2 会会计管理重心心移位 PAGEREF _Toc232933467 h 6 HYPERLINK l _Toc232933472 1.3 现代企企业制度下的的会计管理模模式的内容 PAGEREF _Toc232933472 h 7 HYPERLINK l _Toc2

13、32933473 1.3.1 适适应现代企业业特点的财务务管理机制 PAGEREF _Toc232933473 h 7 HYPERLINK l _Toc232933474 1.3.2 适适应现代企业业特点的会计计管理机制 PAGEREF _Toc232933474 h 7 HYPERLINK l _Toc232933475 1.3.3 适适应现代企业业特点的审计计监督机制 PAGEREF _Toc232933475 h 7 HYPERLINK l _Toc232933476 第2章 现代企企业制度和会会计管理模式式的现状及原原因分析 PAGEREF _Toc232933476 h 8 HYPE

14、RLINK l _Toc232933477 2.1 我国现现代企业制度度实施过程中中的问题 PAGEREF _Toc232933477 h 8 HYPERLINK l _Toc232933478 2.2 我国会会计管理模式式存在的问题题 PAGEREF _Toc232933478 h 8 HYPERLINK l _Toc232933496 结 论 PAGEREF _Toc232933496 h 24 HYPERLINK l _Toc232933497 致 谢 PAGEREF _Toc232933497 h 25 HYPERLINK l _Toc232933498 参考文献 PAGEREF _T

15、oc232933498 h 266 28/28前 言随着我国改革开开放的不断深深入，外资旅旅游企业不断断进入中国市市场，跨国经经营和国际标标准管理将全全面参与中国国酒店业的市市场竞争，我我国酒店业正正面临着前所所未有的危机机和挑战。面面对更加激烈烈的国际竞争争，各酒店业业提出创新项项目，降低成成本，提高效效率，加速发发展，各自寻寻找生存及盈盈利的出路。降降低成本是酒酒店业发展的的根本出路，大大部分管理人人员会考虑人人员成本、经经营成本、管管理成本而忽忽略了采购成成本的重要性性。酒店采购管理工工作是酒店成成本控制的一一个重要环节节,采购工作作虽然不直接向客客人提供服务务，但采购工作的好好坏将直接

16、影影响到整个酒酒店向客人提提供服务的质质量，因此，做做好酒店的采采购工作的管管理不仅能提高酒酒店的服务质质量，还有利于提提高酒店的经济效效益。撰写本文的目的的是通过案例例分析采购过过程中出现的的问题，发现现酒店企业内内部控制中存存在的不足，然然后针对问题题完善企业采采购与付款的的内部控制制制度，加强采采购管理以实实现企业的经经营目标。第1章 酒店采采购中出现的的问题BSD酒店分设设中式宴会厅厅、零点厅、多多功能厅、快快餐厅，共设设有10000多个餐位。酒酒店拥有标准准间、单人间间、豪华套间间、商务房等等各类型客房房。房间清洁洁卫生，各项项服务设备一一应俱全，长长期经营下酒酒店拥有大批批优质的老

17、客客户，也不断断吸引着新客人。但但是酒店里最最近渐渐多了了客人关于食食材不新鲜的的投诉建议，还还有客人需要要的东西酒店店里没有。出出现这种情况况不仅影响酒酒店的经营，还还将会影响到到公司的整体体信誉，所以以引起管理人人员的特别关关注。经过分析，问题题聚焦在食材材的供应上。管管理部门从采采购部开始调调查。首先分分析了采购经经理和采购员员的岗位设置置与分工，仔仔细研究了公公司当前的采采购管理制度度以及公司的的采购流程，我们很快找出了公司在采购环节上存在的问题， 初步总结如下： 采购工作缺乏计计划性。 采购计划是整整个采购工作作的起点，而而目前酒店的的采购工作缺缺乏计划性。以以酒店仓储物物资为例，依

18、依靠仓库管理理人员人工判判断存货的充充足率，从而而决定采购与与否以及采购购数量。这种种不科学的管管理方法会导导致仓库部分分存货过多，甚甚至出现有些些商品存放时间间超过保质期期而无法使用用的现象，而而且大大增加加了库存成本本，还有随时时变动数量的的商品准备不不足或过多。审批环节多、效效率低。 酒店为了加强内内部管理，建建立了相当多多的审批环节节。一般来讲讲，从使用部部门提出申请请开始，需要要经过部门经经理审查、部部门总监同意意、仓库核对对采购经理初初审、财务总总监审批、总总经理批准，部部分请购还要要经过业主代代表财务总监监联签。然而而这些看似面面面俱到的签签字环节却大大大降低了采采购效率。而而且

19、在支付环环节为赶进度度签发紧急支支票，还容易易产生错误和和重复支付。 采购员权力监督督不够。酒店目前看似繁繁多的审批环环节其实并没没有能正真起起到对于采购购员权力的监监督作用。以以生鲜食品采采购为例，在在厨师长确定定每天所需采采购的生鲜物物品后，采购购员通过电话话询问主要供供应商价格，并并确认最合适适的供应商。采采购员一人决决定了询价的的过程以及结结果，并确定定最终供应商商的选择，其其权力仅受采采购经理的约约束，操作过过程缺乏透明明度，且没有有采购部以外外的监督。 订单不规范。 酒店目前采购购环节的控制制要求基本都都是针对酒店店内部员工的的，但忽视了了采购环节是是需要大量与与外部联系的的活动。

20、酒店店目前的订单单往往采用电电话等方式，由由采购员直接接向供应商下下订单。这种种操作方式虽虽然速度快、灵灵活性高，但但也存在一定定的风险。电电话下单时不不能确认要采采购商品的质质量标准，收收货部门最终终检验货物质质量时难以把把握，有可能能因此与供应应商发生争执执。 信息沟通不畅。酒店采购信息沟沟通不畅，主主要表现在两两个方面： 采购信息的的传递方面。由由于目前采购购流程中传递递信息的主要要工具是纸质质的请购单， 可能填写请请购单的人员员包括仓库管管理员、厨师师长、工程维维修人员、使使用部门经办办人员，同一一样物品不同同的经办人员员可能对其描描述会有不同同。这给采购购人员确定采采购商品带来来了难

21、度。 采购信息的的反馈方面。使用部门递递交请购单后后对于请购物物品无法得到到及时的反馈馈，这种信息息反馈包括审审批情况以及及价格信息。 缺乏对供应商的的管理。 酒店目前没有有意识到建立立与供应商的的合作伙伴关关系对发挥酒酒店竞争优势势的促进作用用。目前酒店店对供应商的的管理比较重重视 “三方比价” ，通过供供应商的多头头竞争，从中中选择价格最最低的作为合合作者。总结结起来其主要要缺点表现为为:6.1信息闭塞塞。在采购过程中，采采购部为了能能够从多个竞竞争性的供应应商中选择一一个最合适的的供应商，往往往会保留一一些私有信息息，因为如果果给供应商提提供的信息越越多（心理价价格等） ，供供应商的竞争

22、争筹码就越大大。而供应商商也会在和其其他的供应商商竞争中隐瞒瞒自己的信息息。这样，采采购、供应双双方都不进行行有效的信息息沟通，这就就造成非信息息对称的博弈弈过程。6.2对供应商商的考核不科科学。对供应商的供货货质量、交货货期、交货数数量无规范的的记录和统计计，缺乏对供供应商供货能能力的后续评评价体系。缺缺乏科学的供供应商的考核核，酒店对采采购物品质量量和交货期控控制的难度增增加，难以正正真把握好货货物的质量。6.3与供应商商缺乏长期合合作关系。通常情况下，公公司与供应商商只是建立简简单的短期买买卖关系，过过分注重三方方比价和价格格的谈判，不不利于与供应应商建立新型型的长期合作作关系，影响响供

23、应商的合合作积极性，进进而影响采购购流程中的质质量控制。第2章 改善采采购与付款制制度的目标经过对酒店采采购问题的探探讨，然后根根据国内外先先进的酒店采采购控制流程程、内部会计计控制制度以及抱着着对公司经营营负责的态度度，针对问题题完善做出了了以下几点目标标：1.制定采购计计划和采购预预算；2.分级授权，提提高采购效率率；3职责分工，提提高员工素质质；4加强对采购购与验收环节节的控制；5规范采购涉涉及到的单据据和付款事项项；6加强对供应应商的管理。第3章 采购计计划和采购预预算的制定合理的采购计计划是一项成成功采购业务务的基础。有有一个合理的的计划，采购购的流程才能能清晰的让采采购员去执行行，

24、让酒店的的经营顺利运运行。之前公公司没有注意意到这点，由由仓库员根据据库存量决定定采购量，是是不科学的。比比如某天客户户定了婚宴等等宴会或者某某公司预订的的会议及会餐餐，这种情况况，食材就会会比平时用量量大；还有像像旅游旺季比比如最近的牡牡丹花会的举举行，就会有有大批游客来来菏，客房需需求采购量也也会加大，而而再以平时的的库存量估计计，必定会有有库存的短缺缺状况出现，反反之淡季时还还有可能出现现存货的囤积积，加大了库库存成本。那么针对BSDD酒店我认为为应该做出的的改进：1.缩短采购周周期，每日编编制采购计划划。快餐和宴宴会每天的食食材比如蔬菜菜、海鲜、鸡鸡鸭鱼肉等必必须新鲜，而而且使用量大大

25、，各部门负负责人每天晚晚上根据平时时用量和第二二天的订餐情情况以请购单的形式式，列明名称称、申购数量量、规格等报报给采购员，由采购员与供应商联系询价，询价后填好市场调查价格交给酒店负责人即总经理审批，审批后才可以购买。2.提高库存管管理水平。不不仅编制每日日采购计划，还还要编制月度度采购计划，比如大料、台布、床品等都放入仓库不必每天进货，有仓管员管理，这些商品的采购不仅只有各部门的请求做决定，仓管部门负责人还要根据库存量、储存成本、采购成本等因素计算出采购经济批量，做好采购计划。作为公司的一员，应该为公司的利益着想，即以较少的资金投入来换取相对较多的投资回报。3把握原材料料的季节性和和原材料的

26、价价格变动趋势势适时采购。蔬蔬菜的时令性性比较强，客客人都喜欢天天然种植比较较新鲜的菜品品，所以适时时采购比较重重要。然而有有些材料在市市场冲击下价价格变动比较较大，比如去去年的“蒜你狠”、“豆你玩”、“姜你军”等风波中，这这些食品的价价格一直在上上涨，适时大大批购买囤积积变得可行。制定计划时可以防止盲目采购，造成原料的积压、变质腐败和资金积压。第4章 分级授授权，提高采采购效率采购部门应该合合理安排各个个岗位和部门门工作人员，依据本酒店的规模和经营状况，我们选择了简单的组织安排。岗位包括：1.采购部经理理。采购部经经理主要负责责采购部的运运作和与其他他部门的紧密密合作，采购购部经理还要要合理

27、运用资资金，努力安安排在降低公公司采购成本本的基础上，保保证满足公司司运营供应的的需要。2采购部科长长。科长主要要负责安排每每日的采购计计划以及长期期月度采购计计划。协调内内部工作并对对内部工作人人员进行控制制和管理。对对每个采购员员的工作及采采购的物品及及询价情况要要定期审查 对大的采购购项目要亲自自参与、货比三三家，保证质质量，给上级级及使用部门门做决策提供供准确的信息息和依据掌握握每项物品的的付款的期限限和时间，不不能出现提前前付款，多付付款的情况，对对每项付款要要认真核对，保保证其准确性性 经常与使使用部门及仓仓库沟通，保保证库存合理理，不积压，不不断档负责建建立采购资料料、合同等采采

28、购档案，并并妥善保存 经常进行市市场调查，掌掌握各类物品品的价格动态态，及时调整整进货价格渠渠道，在保证证质量的前提提下，做到价价廉物美对采采购过程中出出现的难于解解决的问题及及时向财务总总监汇报每季季度组织召开开一次采购例例会，对采购购中出现的问问题及时与各各部门沟通，健健全完善采购购制度3.采购员。他他是采购业务务的执行者，他他会根据各部部门制定的采采购计划来进进行采购工作作。他不仅要要非常熟悉每每项物品的进进货渠道、质质量要求、价价格等，还要要能够认真审审核各部门送送来的采购申申请单，如果果有不清楚的的应该及时与与天蝎申请单单的部门沟通通并以认真负负责的态度货货比三家，在在保质的情况况下

29、询出最低低价格，之后后将申请单转转交给采购部部经理复核。由由于采购业务务量多，所以以我们设置了了六个人来合作作。部门的采购申请请经过部门经经理审查、部部门总监同意意、仓库审核核、采购经理理初审、财务务总监审批、总总经理批准，每每一个环节都都突出了酒店店内部管理的的严格控制，减减少采购员或或其他人员的的暗箱操作。但但是审批级次次过多，一个个审批下来可可能要一俩天天时间，大大大降低了采购购效率。支付付时也存在这这种问题，如如果出现某批批紧急采购，请请购单的审批批和支票的审审核工作会有有很长时间。采采购部门会请请求签发紧急急支票，录入入计算机一般般会在业务之之后时间一段段时间，之后后两份支票可可能会

30、重复录录入而出现重重复支付的问问题。这种业业务看来很是是无稽之谈，但但在实际业务务中却频繁发发生。小额发票数额不不大，积少成成多将会影响响到公司的利利益。出现这这种情况是因因为业务采购购权全部集中中到总经理一一人手中，但但是一个人的的知识面和精精力有限，他他也不能掌握握酒店采购的的每一个环节节和每一项采采购内容。而而且我们经常常发现一种现现象，把请购购单发到总经经理那里时，总总经理看到已已经有各个部部门的签字盖盖章，他以相相信自己员工工的态度也跟跟着签字而没没有仔细看请请购单内容，这这样的话，虽虽然我们有很很多级次的审审批却不能达达到真正的监监督管理。那那么我们可以以将采购业务务金额区间和和不

31、同供应商商分成不同等等级，然后分分级授权给采采购部经理和和采购部科长长。根据采购购部门个岗位位人员对采购购活动的每个个环节每项业业务的熟悉程程度，相信他他们不仅会胜胜任这份工作作，还会的到到心理上的激激励而更加努努力工作。此此外，通过年年度的考核，也也可以有效地地约束部门职职员的权利。第5章 职责分分工，提高员员工素质员工是公司的一一大财富，员员工的精神状状态和对公司司的忠诚度对对公司的经营营产生很大影影响。1.目前酒店采采购部门出现现的问题主要要有：1.1 有些采采购人员的选选择不恰当。有有些领导或上上级部门捎带带他们身边的的人进来做采采购员，他们们的采购能力力不能保证，不但缺乏相关知识，信

32、息不灵，责任心不强，图省事采购前不能货比三家，季节差价掌握不准，长此以往，漏洞会越来越大，加大了酒店经营成本。有裙带关系的庇护，这些人把采购当成简单的买东西，而没有正规的根据采购流程去办事，采购单、订货单、验货单、支票等，从来不关注这些单据的重要性，经常出现混乱，以致月底不能与供应商明细对账，还有可能出现重复支付的状况，损害公司利益。1.2 有些采采购人员以权权谋私。不光光出现公司领领导的亲人朋朋友，部分酒酒店管理人员员与采购人员员走的很近，充充当着这些采采购员的保护护伞，他们肆肆无忌惮的联联系劣质货源源掺入优质商商品里，以此此取得回扣捞捞提成。出现现问题后由管管理人员的打打理，便大事事化小，

33、小事事化了。上月发现海鲜不不新鲜的举报报后，经过调调查，就是因因为这些人的的暗箱操作。他他们根据订单单去采购海鲜鲜，跟供应商商达成协议，高高额购进一批批有问题的鱼鱼虾蟹，然后后从供应商那那里取得回扣扣。这批海鲜鲜不得过长时时间储存，以以致上到酒桌桌上的海鲜不不新鲜，遭到到投诉后，还还要赔偿客户户来挽回公司司颜面。如果果没有遇到投投诉，这些问问题被隐秘的的重复发生着着，积少成多多，公司的资资金就这样白白白浪费。这这些采购员的的行为严重损损失公司利益益，用错一人人，损失几十十万是常有的的事。据统计计有3%至55%的利差在在没进酒店前前便流失在采采购环节中，日日积月累不是是一个小数字字。2一个完善的

34、的公司管理体体系不能允许许采购如此损损害公司利益益，否则公司司很难在如此此激烈竞争的的酒店行业中中长久立足，因因此我们提出出几点改进建建议：2.1 精选采采购人员。采采购人员通常常是由综合素素质比较高，责责任心比较强强，能够鉴别别商品优劣，懂懂得商品相关关知识的人去去担任。那么么我们2.1.1不能能选用领导亲亲属担任采购购人员，上级级部门指派的的人最好也不不用，根据以以上出现的问问题，我们得得知，一旦出出现问题，处处理起来很棘棘手。从公正正出发，有损损上级人员的的面子，也会会影响自己在在公司的低位位及形象；从从自身利益出出发，这些问问题一件件不不处理，让这这些采购人员员的行为更加加迅猛，不仅仅

35、有损公司利利益，也让其其他采购人员员脱离正轨，公公司管理制度度名存实亡。2.1.2不能能选用之前在在别处做过采采购，来后百百般要求再干干的人。这样样的人不仅熟熟悉采购各环环节和各项内内容，连暗箱箱操作也是轻轻车熟路。2.1.3不能能采纳有过劣劣迹的人。采购是个“良心心活”，采购人员员整天面对很很多诱惑，许许多供应商想想尽办法与采采购人员拉关关系，回扣绝绝对少不了，这这就要求采购购人员凭着良良心办事，面面对金钱的诱诱惑处之坦然然。这些采购购人员不是那那么容易得到到。因此我们们选择采购员员时首先要选选择他们的素素质和品德，采采购员的知识识和经验与素素质相比都是是次要的，对对产品的了解解可以在公司司

36、慢慢了解，经经验可以在采采购中慢慢摸摸索，而为人人正直，不受受小恩小惠诱诱惑的心态不不是后天形成成的。选择一一个受过良好好教育，工作作坚持原则，责责任心强，关关心酒店经营营的人做采购购员，让我们们采购管理完完善了一大步步。2.2做好监控控措施。做好好监控措施并并不断更新反反馈对绝大多多数采购员都都能起到约束束作用。2.2.1首先先要实行心里里监控，由行行政部门定期期组织政治学学习，拿出酒酒店采购中出出现的问题让让采购员探讨讨，并把已经经处理了的反反面教材作为为学习内容，首首先增强其法法制意识，让让他们意识到到拿不义之财财的犯罪事实实和犯罪后的的追悔莫及，然然后让他们再再去处理采购购中出现的问问

37、题，必定取取得良好效果果。2.2.2其次次采购进货时时，必须坚持持两个人或两两个以上共同同采购，共同同参与意见，不不能单独行动动或一个人说说了算。还可可以硬性规定定所采购的原原料物品在保保证质量的前前提下，必须须低于市场同同类物品价格格，因为酒店店都是批量进进货，供求双双方的利益较较为稳定。2.2.3然后后让其他部门门与采购部门门互相监督。由由快餐部、宴宴会部门、客客房部监督采采购订单的流流向及订单内内容及价格；由行政部定定期监督进行行对业务员考考核和组织政政治学习；这这样让采购变变得透明化，让让采购员没有有犯罪时机。配置市场物价调查分析人员，根据每日市场调查，预测价格走势，提供给采购部门参考

38、，并对采购人员采购原料物品的价格实行监督。特别是财务部的的监督作用。由财务部与采购部根据必要性和经济性联合编制采购预算，采购之后将采购成本与预算进行对比，分析问题所在。指派专门验货人员，归属财务部门管理，并给予一定的权力，对每一批采购来的货物都必须进行价格、质量、称重检验；对大宗物品的采购实行公开竞标，择优采购。采购人员也可光明正大地讨价还价要供货方的回扣，并将回扣交酒店财务部门入账，作为酒店年终对采购部门实行奖励的依据。有财务部的参与，同时也能根据具体采购最大限度运用资金获取较大投资回报。2.3职责分工工，让员工各各司其职。根根据企业内内部控制应用用指引第7号号采购与付付款业务的的规定，采购

39、购与付款业务务中，有些岗岗位不能相互互兼任，否则则有些员工权权力集中，操操作难以透明明。2.3.1首先先请购与审批批不能是同一一个人，一般般请购都是由由各部门盘点点之后，根据据平时用量和和第二天的订订餐情况报给给部门负责人人，然后由部部门负责人报报给采购部门门，仓库核对对，采购经理理审批之后才才可以通过。2.3.2询价价与确定供应应商不能使同同一个人，否否则不合乎公公司供应要求求的供应商可可能是由同一一个人捎带裙裙带关系进入入供应商名单单，这样也会会影响到采购购货物的质量量，间接影响响到酒店的经经营。2.3.3采购购合同的订立立与审核不能能是同一个人人。一般我们们酒店都确定定了固定供应应商，合

40、同的的审核主要是是产品的规格格及质量、价价格、数量。如如果采购合同同订立和审核核是同一个人人，直接给采采购合同订立立人员一个机机会从中做手手脚，虚报价价格，以次充充好等，虽然然这种情况不不一定全部发发生，但是必必须杜绝，保保证合同的合合法性和条款款的严密性，以严格做好公司采购管理。2.3.4采购购、验收与相相关会计记录录不能是同一一个人。验收收是采购后必必须经过的步步骤，采购数数量可能较大大，通常验收收员根据每个个包装袋里的的数量以及包包装袋的数量量验收货物，质质量也是随意意挑选几个来来检查，很少少人会每一个个都检查每个个包装袋里数数量有多少，质质量如何。这这个工作可能能需要大量人人工，但是必

41、必须抽出人手手抽出更多一一点的样本来来保证供应商商送货的保质质保量。不同同人即使如此此，如果采购购和验货是同同一个人，那那采购货物的的质量数量更更不能保证，公公司的利益便便被埋没。一一般验货人员员由财务部门门选人担任，会计记录工作不能与验货是同一个人。2.3.5付款款的申请、审审批与执行不不能是同一个个人。申请付付款的人一般般是采购员，他他拿到发票便便会有一定提提成，代表工工作的完成。但但是采购员不不能确保付款款时间的合理理性和公司获获得的最大时时间折扣，所所以必须有高高一级管理人人员审核，财财务部经理和和总经理批准准才能签发支支票。而且执执行付款的的的人不能使申申请和审批付付款的人，否否则采

42、购付款款的内部状况况不能控制。根据公司采购业业务的种类不不同，我们也也可以实行采采购人员定期期岗位轮换制制度，这样不不仅让采购人人员可以稍微微改变工作环环境，不会太太烦腻，而且且可以有效的的防范采购人人员利用职权权和工作便利利收受回扣红红包等，损害害公司利益的的风险。2.4定期进行行员工培训。对对采购部各岗岗位人员进行行培训，比如如采购的流程程管理、经济济批量的确定定，如何在新新的形势下做做好采购询价价等等，然后后让新老员工工分享自己的的采购经验，让让其他人员取取其精华去其其糟粕，并提提出不同观念念，共同学习习共同进步。经过培训加强采购人员的职业道德教育，提高采购人员的专业素质，使其及时全面了

43、解市场情况，保证采购信息渠道畅通。2.5设立绩效效考核制度。在在人力资源管管理角度上，每每一个部门对对每一个员工工都要定期进进行绩效考核核。月末时采购购部经理根据据一个月内每每一个员工的的采购业绩进进行考核和评评比。根据采采购货物的质质量优劣、数数量盈缺、价价格高低、经经营必要与否否等业绩将采采购员工分类类，由总经理理主持，定期期召开采购工工作分析会，优秀员工进行物质奖励，并赐予优秀采购员称号，年度最有采购员还可以做升职的奖励。让采购部门看到酒店领导对他们工作的重视程度，增强荣誉感。而且用绩效考核来进行岗位轮换的准则也是一个不错的激励方式。然后有问题的采购员不仅不能奖励，还要调查其出现的主要问

44、题，如果是家庭或自己实在有困难才会出现动了恻隐之心，那么公司会尽力帮助他解决困难，然后劝其规正。对于那些有上司庇护而不管公司利益，在采购过程中耍手段的人，用公司管理章程惩罚。警告其进行改正，或者我们可以辞退这种人以免遇到这种棘手的问题，而且影响公司效益。2.6 建立重重视成本的企企业文化。控控制采购成本本包括产品成成本和人力资资源成本，控控制人力资源源成本不仅是是要控制职工工数量、提高高职工工作效效率，而且要要建立重视成成本的企业文文化，让职工工心理臣服自觉觉遵守章程，节节约成本为公公司利益着想想。公司以“提高效率，加加快速度，降降低成本”作为经营理理念，以“相互学习，相相互监督，积积极向上，

45、开开拓创新”为工作态度度。提高采购购人员的责任任心，为降低低经营成本，能能够严格按采采购管理制度度执行，自觉觉抵制不正之之风，树立将将强的组织观观念和严明纪纪律性。让每每个员工认同同企业文化，渗渗透企业文化化。一个员工工节约成本都都是有限的，让让全部员工一一起厉行节约约，省下来的的钱才是可观观的。在一个个团结、积极极、正气上行行的团队里，任任何品行低劣劣的人和行为为都是无法立立足的。不过过在组织内部部建立重视成成本的企业文文化，培养员员工的成本意意识，需要时时间和耐心。第6章 加强对对采购和验收收环节的控制制虽然采购本身的的成本在企业业整个生产经经营成本只占占很少一部分分，但在采购购环节就已确

46、确定下来的所所采购物品的的价格和质量量对企业以后后的经营成本本和经营业绩绩都将产生深深远的影响。因此加强采购环节的控制至关重要。由各部门、仓库库和财务部相相互配合，确确定最优采购购批量。一些可以长时间间存储，不同同阶段都会用用到，数量又又比较稳定的的产品，比如如餐具、可防防用品、饮料料、冷冻食品品等，都适合合运用最优采采购批量模型型来计划最优优采购批量、最最优采购时间间和最优资金占用。采购成本与与采购批量之之间存在负相相关关系，而而储存成本与与采购批量之之间存在正相相关关系，使使酒店订货成成本、储存成成本和缺货成成本三者之和和达到最低的的订货量就是是最优采购批批量。针对我们酒店，蔬蔬菜海鲜新鲜

47、鲜比较好，所所以我们采购购这些物品时时可以少买、勤勤买只要做到到心中有数，每每天需要多少少原料就采购购多少原料，生生意好时，可可以夺去采购购几次，库存存的货尽量用用完再进，这这样不仅避免免货物久放变变质，也能减减少储存成本本。2.规范采购信信息的传递。不不同部门可能能对同一种物物品有需求，而而在不同部门门的作用不同同，而导致不不同部门负责责人对其描述述不一致，让让采购员没有有明确的购买买标的也没有有购买标准。比比如客房部的的毛巾与快餐餐部得抹布等等可以是同一一种，也可以以分不同客房房使用不同的的毛巾浴巾，如如果不特殊清清楚的说明容容易让采购员员为难。为处处理这种状况况，我们应该该对每一种物物品

48、进行编号号，在提出请请购时，产品品都标明序号号这样就能节节省很多采购购的时间，并并提高效率。然后采购部门要要及时与使用用部门沟通反反馈。如果急急用某一产品品就要准确得得知该产品的的审批情况，如如果没有，使使用部门还可可以尽快选择择另一种可以以替代的产品品去采购，或或是更换供应应商。另外采采购物品的价价格也要及时时反馈给使用用部门，适应应部门更了解解这种商品的的市场状况，可可以帮助采购购部门选择供供应商并能为为公司节约成成本。3.网上建立采采购信息平台台，餐饮采购购网上可以查查询到各类原原材料的价格格走向及趋势势，不仅可以以作为考核的的标准，还可可以作为平时时采购询价的的标准。利用互联网可将将信

49、息进行整整合和处理，统统一从供应商商订货，以获获得最大批量量折扣。利用用互联网技术术可将生产信信息、库存信信息和采购信信息连接在一一起，可以实实现实时采购购。企业可根根据需要采购购，最大限度度降低库存，从从而减少资金金占用和仓储储成本。这对对酒店业来说说意义重大，因因为酒店采购购产品的易损损性决定了酒酒店不能有过过多的积压库库存，酒店应应该根据经营营需要实施实实时采购。因因此，提高酒酒店信息水平平，充分发挥挥互联网作用用，是酒店降降低采购成本本的一个有效效途径。目前前，我国酒店店中，真正能能利用互联网网技术来达到到实时采购的的还很少，这这说明我国酒酒店在提高信信息化方面还还需引起重视视、加快步

50、伐伐。4重视酒店店验收环节。无论是供应商还是采购购回的物品必须首先与库房联系，由库房根据申购表验收货物。对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。 购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。酒店产品大部分分都必须要新新鲜，所以验验货时必须注注意这点，特特别是食品要要新鲜。员工工的暗箱操作作时有发生，验验货工作就变变得很

51、重要，严严格把守验货货关，把腐败败扼杀在这一一关，以免造造成更大的损损失。质量的检查很简简单，而数量量或重量不好好把握，如果果在袋里，我我们没有太多多精力去仔细细清点。酒店店会大量采购购肉类食品，而而且大都使用用冷冻车运输输，如果运输输人员在肉上上洒水，经过过冷冻后就可可以增加肉的的重量，而运运输人员就可可以把多出来来的货物据为为已有，这种种情况在实务务中很常见，那么验收人员一定要严把质量关，尽快查明肉上形成冰块的原因，并及时上报给管理人员。让上级做出处理。第7章 规范采采购涉及到的的单据和付款款事项采购订单以电话话方式虽然便便捷、迅速、灵灵活性高，但但是存在很多多风险，首先先是违约风险险，口

52、头合同同不能落实，而而第二天供应应状况不能保保证，或是材材料不对，引引起矛盾。不不仅是采购单单，验收单、发发票以及支票票等等单据都都要严格按照照规定程序以以书面形式签签发。首先，采购订订单由各部门门负责人编制制好之后交给给仓库核对，由由采购部科长长审批并分类类汇总，必须须以书面形式式通知采购员员去采购货物物。这样才能能采购的货物物准确一点。当供应商送货时时，仓库和各各部门验货之之然后验收单单一式三联后后，仓库管理理员和部门负负责人签字，将将一联给供应应商，二联财财务记账，三三联作为采购购部存根。单单据都要及时时录入电脑和和账本，每月月定期财务部部与仓库进行行对账，与供供应商对账，保保证账账一致

53、致。货款支付是采购购环节的最后后环节，企业业必须在检查查无误的情况况下才能支付付相应的货款款。在支付货货款时保证：1发票价格、运运费、税费等等必须与合同同复核无误，凭凭证齐全后才才能办理结算算；2处理向不能转转账的或不足足转账金额单单位或个人支支付现金外，货货款一般须办办理转账。货货款支付前应应由企业授权权人签字。支支票签章时应应仔细审核有有关单据。3购货发票以外外增加的成本本、费用及损损失，如：装装卸、搬运、在在途损耗等，支支付前须经会会计部门的凭凭证审查和损损耗原因分析析，以确定其其合法性和合合理性；4付款凭证连续续编号，付款款业务及时准准确记录；5与供应商定期期联系，了解解未付款情况况，

54、追查耽误误原因。 支付货款时，要要加强对采购购部门和财务务部门的监督督管理，杜绝绝财务人员收收受采购人员员的好处。对对不合理的采采购要严格执执行采购管理理制度。财务务部门应严格格审查采购物物资价格的合合理性，即使使对手续齐全全的凭证，也也应严格审查查是否超出预预算，对物品品的领用也应应严格审核。采采购人员应严严格执行采购购管理制度，不不按制度执行行的，财务部部门有权不予予报销。比如如，采购制度度严格规定，采采购时必然为为两个人或以以上共同经手手，决不能单单独或一人经经手，当在报报销中发现经经手人只有一一个时，财务务部门可以不不予报销。另另外，酒店还还应指派专门门的验货人员员，对每次采采购物料价

55、格格、质量、数数量进行监督督，验货人员员应当归财务务部门管理，并并给予一定的的权力。特别别强调的是，对对于采购资金金的管理，财财务部门更应应监督采购人人员合理利用用采购资金，对对每笔采购资资金的使用应应严格审查，审审核各部门的的设备，物资资采购计划和和酒店开支计计划，维护酒酒店经济利益益。一般酒店采购购货物会根据据采购量多少少尽快付款，但是大部分人忘记了发票上可能注明了更优惠的价格或更有利的条件。发票上标明的应付账款一般都有付款期、折扣等信用条件。应付账款可以分为：免费信用，即酒店在规定的折扣期内享受折扣而获得的信用；有代价信用，即酒店放弃折扣付出代价而获得的信用；展期信用，即酒店超过规定的信

56、用期推迟付款而强制获得的信用。倘若我们酒店购买货物后在供应商规定的折扣期内付款，便可以享受免费信用，在这种情况下企业没有因为享受信用而付出代价。有些大公司在采采用商业信用用形式销售产产品时，为鼓鼓励我们尽早付款款，他们往往都规规定一些信用用条件，这主主要包括现金金折扣和付款款期间两部分内容。如如果他们提供现金金折扣，我们们会尽量争取取获得此项折折扣，因为丧丧失现金折扣扣的机会成本本很高。可按按下式计算：放弃现金折扣的的成本=CCD/(1-CD)*360/N*100%式中：CD为现现金折扣的百百分比，N为为失去现金折折扣延期付款款天数，N等等于信用期与与折扣期之差差。比如我们在购买买一些鸡心等等

57、大批冷冻食食品时，这些些可以长时间间存储的物品品，而且是在在大公司远距距离运来，我我们会充分考考虑存储成本本、采购经济济批量、采购购期间，在付付款时也会充充分考虑供应应商给我们提提供的商业折折扣。另外，如果支付付时间不是定定期经常出现现发票丢失，签签发错误支票票，从而引起起错误和重复复支付情况。许多重复支付的发生往往是由于没有对原始发票进行及时支付或支付的精确性存在问题。所以支付货款时时，财务部门门要做好发票的的审核工作，到到发票经过采采购部门经理理审批、总经经理同意之后后才能签发支支票。如果对对账时出现错错误和重复支支票时要及时时通知上级部部门，尽快处处理以减少公公司的利益损损失。第8章 加

58、强对对供应商的管管理供应链的研究究结果表明，在在所有降低采采购成本的方方式中，供应应商参与产品品开发最有潜潜力，成本的的降低幅度可可达42%，然然而通过改进进采购过程以以及价格谈判判等最多只能能降低成本111%。因此此，降低采购购成本的最高高境界就是上上游采购，即即在产品开发发过程中就充充分有效的利利用供应商。因因此，供应商商的选择和管管理对于企业业至关重要。采购管理实务114页酒店平时所用用海鲜蔬菜要要新鲜，用量量大，所以必必须要有稳定定的供货渠道道。主要的供供应商的选择择就必须要慎慎重。目前酒酒店注重货比比三家，将价价格作为选择择供应商的主主要标准而根根据市场价格格的变动经常常更换供应商商。这样做是是降低了成本本，但是长期期的竞争，让让供应商压低低价格与酒店店合作却不能能保证质量。而而且没有长期期固定的合作作，供应的及及时性不能保保证，直接影影响酒店的正正常经营。根据这种问题题，我认为供供应商应管理理制度该重新新整改。针对对我们酒店建建立科学的供供应商评估、准准入和淘汰制制度。1.我们应该选选择一个可靠靠的物品质量量好、价格合合理、运输又又方便的供应应商为我们每每天供货。然然后选择两个个备用的供应应商，以备主主要供