浅谈电子签名在工程项目档案信息化管理中的应用

1、浅谈电子签名在工程工程档案信息化管理中的应用浅谈电子签名在工程工程档案信息化管理中的应用1传统文笔签名方式已不适应工程工程档案信息化开展的要求1.1工程工程产生大量需要及时归档文件1.来源于人工整理的纸质文件，未到达及时归档的要求。工程在建立期间，由于各种因素经常造成资料的缺失，致使工程完工后档案不及时、不完好、不标准、不系统问题；普遍存在卷内目录与实际整理文件不符合，卷内资料漏失等现象。在立卷时间上，档案人员通常累积起来一次立卷，这既不符合立卷要求，也不利于查找利用。2.其他管理系统广泛应用需要脱离文笔签名。例如，随着工程质量监视系统的应用，产生的大量电子文件，这些电子文件采用电子签名的方式

2、代替手工签名。按照目前档案处理方法，需要在系统中打印纸质文件再进展手工签名再存档。在信息技术高度兴旺、日臻完善的今天，这样的工作效率非常低下。1.2传统文笔签名阻碍工程工程信息管理系统的应用1.现行文笔签名形式给工程建立工程档案管理带来沉重负担。现场施工技术人员为清稿记录而新产生的文件原始记录本，将原始记录本的数据录入信息系统，系统各责任人进展审核签名后，打印成纸质文件需再次审核签名。这样，二次转录行为给数据的准确性带来较大的风险，也增大了文件单位的工作量。2.施工单位、监理单位档案的形成工本文由论文联盟.Ll.搜集整理作量倍增。除工程结算表格外，工程质量监视系统产生的电子文件占施工单位、监理

3、单位所做档案的80%以上。按照目前文笔签名的处理方法，把数据录入到工程质量监视系，在档案软件中搜集组卷后，再打印纸质文件进展手工签名，比原来只做纯手工资料的工作量要翻倍增加。3.施工、监理单位档案的形成难以做到同步。目前，在施行工程质量管理系统，施工单位普遍存在施工原始记录录入不及时、相关责任人签署不及时的现象。施工原始记录录入并审核完成时间与施工实际时间相距较远。笔者对工程档案资料的同步性调查，普遍反映从数据录入到完成审核，需要7-10个工作日。施工单位最短完成时间为2天，甚至长达半年之久。监理情况亦出现类似情况。4.为满足档案数字化条件，再次将签名后的纸质档案以扫描存储成PDF文件。这种用

4、传统签名的方式已无法适应当前普及自动化办公系统和工程工程信息化管理的需要，使工程文档管理过程复杂化，降低了信息管理系统自动化程度和工作效率。5.影响了工程档案的内在质量。监理、工程经理和工程技术人员每天要完成大量的工程文档签认工作，面对成堆的工程文档，需要逐页签署，把大量的时间用于签字，容易造成为尽快完成文件签署而忽略对文件内容的审阅，影响了工程文档的质量。6.真正具有原始记录性的数亿业务系统电子文件丢弃，没有存档。档案的根本属性是原始记录性，由各业务信息管理系统打印出来形成的纸质文件，与?档案法?中档案的定义是相悖。一是，从理论来看，由业务系统打印出来形成的纸质文件，不是直接形成的历史记录；

5、纸质文件局部因事后重签名，从时间上看，不符合档案的定义直接形成的历史记录。二是，使用电子签名，施工记录经相关责任人在计算机上审核签名后应生效；实际上，工程质量监视系统、自动办公A系统、计量支付系统等信息管理系统产生的大量电子文件，由于采用输入签字形式不具法律效力，只能作资料查阅方式保存，失去了其应有的意义。1.3传统文笔签名带来弊端在实行工程档案信息化，原始施行记录是纸质形成，记录上并没有显示出实际填写内容的时间，这种情况下给施工记录的形成带来滞后、造假、篡改的时机。2施工、监理单位档案的形成难以同步的原因2.1客观原因工程参建单位普遍存在重建立、轻档案现象。如监理单位很少将公路工程工程档案管

6、理工作列入议事日程，在工程施工过程中没有落实管理制度、缺乏相应的控制措施，难以做到贯穿始终的档案管理效劳工作。造成在工程建立过程中工程档案材料没有及时归档，陷入建立积压丧失补做怪圈。尤其是进入工程建立后期，文件材料脏、乱、残、缺的场面凸显，甚至文件材料的丧失，监理工程师这时才匆忙整理内业材料，影响了工程建立过程中文件材料的有机整理工作，其后果是监理工程文件材料搜集和整理工作不能与工程建立进度同步进展。1.二次录入问题。在现行形式下，施工现场数据需记录于原始施工记录，并录入到工程工程质量管理系统，导致现场记录人员与系统录入人员重复工作。2.表格使用不确定问题。工程建立过程中管理表格更换，导致全线

7、相应分项资料需重新形成，对施工人员及录入人员普遍存在早做不如晚做的等待态度。3.赶工造成原始记录填写不及时。行政命令的下达，要求业主按详细通车时间完成，通常一个工程的施工期为36个月，特殊桥梁等构造物可能长达40个月以上，由于赶工，工程中所有任务都围绕工程实体，内业资料往往被无视，业主对内业资料的管理也随之弱化。2.2主观原因1.认知因素。我国电子文件管理落后，根源在于对电子文件管理的认识跟不上，不到位。一是缺乏证据意识。没有认识到文件作为业务活动的原始记录，是重要的法律凭证；没有形成在工作中生成并保存文件，以生成并保存法律证据的习惯和制度标准。进入数字时代后，相当多的单位和个人没有将电子文件

8、视为正式文件，不认可电子文件的证据效力。二是缺乏资产意识。电子文件作为电子化业务的凭证性信息，是不可再生的信息资源、极具价值的信息资产和知识资产；电子文件作为信息资产，最有价值的工作不仅是对其进展有序的物理保管，而是对其进展充分的开发利用，从而实现社会效益、产生经济价值。三是风险意识的不当认识。由于信息技术的复杂性与脆弱性，电子文件面临严峻和多重风险。普遍存在两种不适当的态度对待：一种态度错误地认为数据备份了，就平安了，电子文件管理的质量要求就是数据不丧失，大不了，再重录入一遍。缺乏对电子文件风险事故可能造成的严重损失观念；另一种态度过分强调计算机风险意识，认为电子文件保存方式有一定风险，误解

9、了电子档案而不敢应用、推广。2.体制因素。目前，我国实行分段式文件管理形式。文件自生成至归档阶段称为文件处理，文件自归档至被永久保存或销毁，称为档案管理，由档案部门负责。一是，文件处理与档案管理的标准标准、技术方法完全不同、互相之间缺乏衔接与协同，存在严重的工作脱节与管理空白现象。二是，由于业务部门与档案部门职责不同、利益不同，互相之间必然会在文件管理问题上存在一定的矛盾和冲突。尤其是前端的业务人员很少兼顾后端的档案人员对电子文件真实性、可靠性、完好性与可用性的专业要求。综述，传统的文笔签名形式已成为工程工程档案信息化管理开展的瓶颈。以高速公路工程为例，信息化管理系统所产生的数亿份电子文件，假

10、设我们还是照旧沿用传统纸质文件管理思维，还是没有将电子文件视为正式文件，不认为电子文件的证据效力，以为把电子文件刻录成光盘或打印成文字，送进库房就算完事；或者认为，将电子文件打印硬拷贝成纸质文件使之具有证据效力，但是电子邮件、电子施工与试验表格等电子文件打印成纸质文件后，由于许多原来依附于计算机系统的元数据的缺失，造成信息不完好，反而使其不具有证据效力。况且数据库文件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件等类型的电子文件是根本无法打印出来的。工程工程档案信息化是新时代的产物，假设我们仍不根据电子文件的特性，在保证电子凭证的根底上，充分发挥流通利用上下功夫，那么它就在旧的档案管理形式下进入

11、了铁皮柜中漫漫长眠，犹如像冰水煮青蛙，缺失了凭证性的法律效力、缺失了互动利用功能的电子档案就如此失去了生命的意义。为此，如何保证电子文件的凭证性成为解决交通工程工程及信息化的管理开展瓶颈的打破口，亟需解决的问题。3电子签名在电子档案系统应用3.1电子签名的法律根据档案的根本属性是原始记录性，根据这一特性，使档案成为历史的真凭实据，具有法律效力。1999年10月1日施行的?合同法?明确规定了电子合同是书证的一种形式；2022年4月1日施行的?电子签名法?规定可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。3.2建立法律认可的在线电子认证平台和工程电子档案系统在线电子认证平台采用了第三方电子认

12、证机构颁发的数字证书，在线验证数字证书的合法性、真实性和有效性，提供了用户身份认证、电子签名、时间戳等技术，为电子档案系统提供合法的电子签名，保障电子档案的准确性、完好性和可用性；协助工程单位进展档案编研的工具，具备文件搜集、录入、整理、组卷、查询、统计、验收申请等功能，并使用在线电子认证平台颁发的数字证书对电子文件的形成、电子档案进馆、保存和利用进展全过程控制的电子签名。确保了电子文件材料与工程建立同步搜集、同步整理、同步归档，进步了工程文件资料归档的及时性和准确性。3.3电子签名贯穿在电子档案系统每一环节过程中电子档案的信息形态是数字化的，其信息与载体具有可离性、易改性。通过使用数字证书对

13、电子文件的形成、归档及电子档案进馆、保存和利用进展全过程控制的电子签名方式，解决了电子文件中相关责任人电子签名不可抵赖性和有效性问题以及进馆后电子档案防篡改和可追溯性问题。实现电子档案的原始性、完好性、真实性，充分发挥电子档案的凭证作用，其流程如下：四电子档案风险对策建立电子档案数据、异地备份及恢复体系。电子档案数据保存在省级机房，数据在机房存储设备备份的根底上，同步复制到异地的灾备中心，实现数据的异地保护。4电子签名在工程工程档案管理系统全过程实现后的效果一防止篡改，代签，杜绝伪造现象。一是，电子签名的法律地位，具有不可伪造，不可抵赖的属性。系统采用了软、硬件加密认证方式，即采用电子签名签章

14、方式和usbkey签名方式的两种签名。签名完毕后可用根据业务逻辑相对应表单单元格锁定，杜绝了传统工程工程文件中的伪造，篡改，代签现象其次。二是，数据库中保存审核修改电子签名在工程计量中的应用记录，自动记录各级审核耗时，具有过程监视，事后追溯的才能。二有效降低工程工程管理的工作强度，进步工作效率。在电子文件经审核无误后，可通过批量签署的方式，一次性对数百甚至数千页的多份文件进展签署，不会出现漏签或签错名的现象，防止了电子文件打印形成纸质文件，相关责任人再次核对后补手工。以高速公路建立工程档案为例，每公里产生100卷档案为标准，一个80公里的高速公路工程，每页施工表、评定表或试验检测表至少有4个手

15、工签名计算，按4厘米案卷盒每卷250页计算，那么一个工程的施工记录至少产生250页4个100卷80公里80%=6，400，000个签名。应用了电子档案后，可减少上千万次的手工签名。三保证了工程文件的完好性。一次性网上填报审批程序，堵塞了先网上签署后文本补签形成的破绽；预先设置档案报审模块，统一和完善各建立工程单位对工程档案的整理和归档要求，进步了工程建立单位的档案管理、报送工作效率。通过系统自检，过滤出目录树对应表单漏项、表单填写不完好、电子印签印章不完好。对系统检查无误的开工资料，通过预先设置的规那么进展自动组卷生成结果文件，提交档案库与原先数据库对接进馆存档。四统一各项归档文件的标准。工程电子档案标准及系统，以PDF/A文件格式作为电子档案系统接收和使用的标准格式，即电子文件在进入电子档案管理的系统前，电子文件必须转换为PDF/A格式且经过有效的数字签名。五节省纸质文件的耗用及保存本