办公室档案管理制度4篇

1、Word 办公室档案管理制度4篇 【第1篇】写字楼物业办公室档案管理制度 写字楼物业办公室档案管理制度 1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。 2)档案文件必需设专柜存放保管,存放必需分类编号,清晰编写文件名目,以便查阅。 3.)凡经领导批示传阅的重要文件,必需随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。 4)借阅档案须仔细办理借阅登记手续,保证按时归档。 5)凡借阅重要密件,必需经总经理批准后,方可借阅; 所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。 6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发觉特别或被盗、丢失等状况,准时向领导反映,

2、妥当出路。 如系认为造成,要追究有关人员的责任。 【第2篇】z写字楼物业办公室档案管理制度 写字楼物业办公室档案管理制度 1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。 2)档案文件必需设专柜存放保管,存放必需分类编号,清晰编写文件名目,以便查阅。 3)凡经领导批示传阅的重要文件,必需随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。 4)借阅档案须仔细办理借阅登记手续,保证按时归档。 5)凡借阅重要密件,必需经总经理批准后,方可借阅;所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。 6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发觉特别或被盗、丢失等状况,准

3、时向领导反映,妥当出路。如系认为造成,要追究有关人员的责任。 【第3篇】办公室档案管理制度 为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际状况，特制定本制度。 一、立卷、归档 第一条各部门、各社团平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必需仔细做好。 其次条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件

4、，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。 第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条立卷方法。依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。依据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 (1)永久保存。凡是反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文、社团成立申

5、请书等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。 (2)长期保存。凡是在相当长时间内部门、社团需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。 (3)短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短 期保存。短期保存为15年以下。 第六条文件的组合。组合的基本作法如下： 1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。 4、工作方案、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。 5、特别性文件材料，可依据详细状况进行组合。 第七条档案袋内文

6、件的排列。档案袋内文件应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，方案、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和常常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 第九条归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。 第十条归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷，应符合下列要求： 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必需填写案卷文件名目、编件号、页号、案卷封面

7、，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清楚。 3、档案袋的名称要留意内容精确 ，文字简练通顺，结构完整，必需揭示卷内文件的内容和成份。 第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。 二、档案的管理和利用 第十二条办公室根据社团联合会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索名目，搞好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。 第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。常常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有方案的进行修补、

8、复制，爱护档案的平安与完整。 第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应准时归还。 第十六条借用档案人员必需爱惜档案，要保证档案的平安与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要认真检查，发觉对档案有损坏或泄密者，应准时向分管主席报告，按有关规定处理。 第十七条档案室工作人员，接待档案利用人员要热忱，仔细负责，按规定供应利用。填写好查阅档案登记表。 第十八条平常汇合，按实际挨次或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应准时恳求补发或取得复印件，以便存档和查阅。 第十

9、九条确保文件、材料的平安，做好保密工作。 为进一步提高我办档案管理工作水平，依据中国档案法和省、市档案主管部门的相关规定，结合实际，制定本制度： 归档范围 一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，由综合处负责收集、整理和归档。 二、各处室公文办完后，应准时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。 三、财会、统计和固定资产登记等档案，在会计、统计年度终了后，编造清册，交由综合处归档。 四、市信息化建设项目全过程档案。 档案保管 五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。 六、办理完毕的文书档案资料,一般应以年为单位，在次年

10、六月底前按规范格式立卷归档。 七、档案管理员应当做好以下工作： 1、维护好档案的平安,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,准时实行修补、复制、收集等补救措施。 2、每季度对档案进行检查,发觉问题准时向领导汇报,确保档案平安与完整。 3、严格按规定办事，对进出档案室的档案做到“五清”，即:登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。 4、保持文档室内清洁卫生，适时通风透光，保持相宜的温、湿度。 八、档案管理员工作调整时，应履行交接手续。 档案查阅 九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。 1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料，需经综合处审核，分管领导

11、批准; 2、外单位查阅档案的，应持公函,并出示查询人员有效证件,经综合处审核，报分管领导批准后，方可查询。 十、查阅档案应在文档室内进行，档案材料不外借。 十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照,因工作需要,经分管领导批准，方可复印、拍照。 十二、凡查阅档案,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时，档案员必需进行检查，如发觉有损坏档案的现象，应当追究查阅者的责任。 档案保密 十三、仔细贯彻实施保密法，严格执行国家和国家的保密制度，维护档案的完整与平安。 十四、未经许可，非档案工作人员不得进入文档室,不得翻阅档案案卷。 十五、查阅涉密文件资料时，应

12、报分管领导批准后方可查阅，不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制的，须报单位主要负责同志审批，并严格根据保密法的相关规定执行。 十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时,不得翻阅其它无关档案。 十七、文档室和档案柜应当随时加锁，确保档案的平安。 十八、未经批准,文档管理员不得擅自供应、抄录、拍照、公布档案内容。 档案登记统计 十九、建立档案统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用等状况进行登记和统计，做到准时精确 无误。 二十、根据有关规定，按时向档案行政管理部门和专业主管部门的档案管理部门报送档案统计年报。 二十一、按时完成上级档案行政管理部门部署的登记和统计任务。 档案鉴定与销毁

13、 二十二、根据国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的全部行文进行鉴定。 二十三、档案鉴定后，对没有保存价值的文件和保存期满的档案才能进行销毁。 二十四、凡需销毁的档案,应编制销毁清册,由办领导批准后,方可在有保密资质的造纸厂销毁。 二十五、批准销毁的档案,必需由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。特别状况可暂缓销毁。 二十六、因档案管理人员责任心不强造成不良后果的，视情节赐予处分。 市信息化项目档案管理 二十七、市信息化项目档案管理遵循科学技术档案案卷构成一般要求(gb/t11822-_年)和归档文件整理规章(da/t22-_年)相关规范。 二十八、综合处统一受理项目

14、建设单位的文档报送和档案管理，建设单位不得拒报、瞒报。对不按规定提交项目建设档案的，市信息办有权暂停该信息化建设项目后续工作，全部后果由项目建设单位负责。 二十九、依据合肥市信息化项目管理实施细则规定，信息化项目建设档案包括： 1、项目申报材料：财政预算“一上”截止前，向市信息办申报下一年度信息化专项资金的建设方案和项目预算;申请立项报告及项目建设方案。 2、项目论证材料：项目建设方案。 3、项目立项材料：项目建设内容及预算简表;项目正式批复。 4、项目实施材料：项目建设合同;合肥市信息化建设项目执行状况表 5、项目验收材料：技术报告、开发工作报告、测试报告、监理报告、用户报告、经费使用报告及

15、建设合同要求供应的有关资料;项目验收看法书。 6、经费支付材料：工程款支付状况 7、绩效评估材料：自我评估和第三方绩效评估报告 三十、信息化项目建设单位在报送项目纸质材料时，应一并供应电子版以供存档。 三十一、为保证档案质量，项目建设单位应根据以下统一标准，整理标准文档。 1、文档的编制应遵循科技文件材料的形成规律，根据产生的时间挨次，并根据案卷内科技文件材料的有机联系进行整理，各类材料应完整、精确 ，照实反映项目审批、建设、完善、验收、运行的全过程。 2、文档使用纸张规格统一为a4纸张(国家委系统文件使用16k标准用纸除外)，纸张规 格不行超过310mm220mm(长宽)，整卷厚度不得超过40mm。 3、整卷文档应执行完整的页码标识(空白页不标识页码)，并在文档首页前编制名目索引。 4、文档不行使用金属及塑料材料进行装订。 三十二、本制度由综合处负责解释 三十三、本制度自公布之日起施行 【第4篇】办公室档案管理制度范文(7) 办公室档案管理制度范文(七) 1、办公室对各类文件、重大活动照片都要准时进行整理立卷归档; 2、归档方法按题目分类、按时间挨次存放。按题目分类为:收、发文类,基建类(包括水、电管道图等),人事档案,设备档案及各类报表; 3、档案需准时整理、分类、立卷、做好归档,立卷时必需在档案封面上清晰地标明题目,要本着利于查找的原则,按挨次排列好,精确