OA项目需求调查研究报告V

1、.xxxxx销售有限公司OA办公系统需求调研报告版本 引言项目背景编写依据本需求调研报告依据该项目现场调研的结果编写完成。编写目的本报告的编写是为了对用户的需求及相关数据进行收集,明确客户的需求及相关数据。根据用户的需求确定本系统的功能范围。本需求主要为系统建设提供依据。预期读者管理成员：项目经理、项目实施顾问；客户成员：高层领导、项目组。版本记录修订历史记录版本日期AMD修订者说明V1.32015-06-09A宗秋良、赵杰起草需求调研报告A-添加,M-修改,D-删除项目概述企业现状信息化XXX公司2015年组织架构图目前管理基本采用当面安排,电话安排,和定期会议方式；各部门业务用人工传递的审

2、批方式进行日常工作。 办公现状日常沟通：日常工作中,主要使用电子邮件、会议、口头传达、手工、电话、QQ等方式；业务审批：以纸质人工送领导审批的方式；知识管理：纸质文件存档在档案柜,电子文件存储在部门各自电脑中,缺少知识共享；文档管理现状处于纸质文档管理阶段,未实现集中、共享的知识管理体系；没有知识沉淀,人员调离后的资料损失严重；项目建设目标通过搭建FE业务协作平台,建立以计算机为手段的综合管理信息系统,遵循流程自定的模式,以实现公司日常办公、沟通、协作资源共享、高效的事务处理机制,提升管理水平,规范管理过程,提高效率,支持跨地域、跨部门进行协同工作。3业务需求分析满足多种条件下的业务需求实现收

3、文管理、发文管理、督办催办、流程监控、代理授权公文管理网络通讯人力、财务、行政、后勤、档案等日常管理流程收文管理、发文管理、督办催办、流程监控、代理授权公文管理网络通讯人力、财务、行政、后勤、档案等日常管理流程工作流程工作流程协同办公、会议管理、车辆管理、行政采购、固资管理行政办公协同办公、会议管理、车辆管理、行政采购、固资管理行政办公公共信息通知公告、新闻动态、内部论坛、调查问卷公共信息通知公告、新闻动态、内部论坛、调查问卷OA办公系统功能电子邮件即时通讯通讯录OA办公系统功能电子邮件即时通讯通讯录个人设置、工作日志、待办事宜、日程安排、消息提醒、个人计划个人办公个人设置、工作日志、待办事宜

4、、日程安排、消息提醒、个人计划个人办公公司文件、内部刊物、内部信息、标准规范、政策法规知识共享公司文件、内部刊物、内部信息、标准规范、政策法规知识共享提高办事效率,随时随地,任何时间任何地点轻松办公提高办事效率,随时随地,任何时间任何地点轻松办公移动办公员工管理部门管理参数设定权限设置角色管理日志记录数据备份数据恢复员工管理部门管理参数设定权限设置角色管理日志记录数据备份数据恢复系统管理系统管理3.1流程中心内部申请单：包扩XX运营中心流程、乡镇经营部流程、公司各职能部门流程,以及经销商申请流程。如下图：内部申请单FYNB2015 号申请部门申请人申请日期转送部门申请事项说明部门经理文员业务管

5、理部经理销售总监总经理内部申请单FYNB2015 号 XX运营中心流程：发起人-部门经理-百得文员-业务管理部经理-百得文员分发或发起人-部门经理-百得文员-业务管理部经理-销售总监-百得文员分发内部申请单FYNB2015 号 乡镇经营部流程： 发起人-乡镇文员- 业务管理部经理-乡镇文员分发或发起人-乡镇文员- 业务管理部经理-销售总监-乡镇文员分发内部申请单FYNB2015 号 公司各职能部门流程： 发起人部门经理销售总监总经理发起人部门经理销售总监经销商申请单FYJXS2015 号申请部门申请人申请日期转送部门申请事项说明区域经理区域文员业务管理部经理销售总监总经理经销商申请表：FYJX

6、S2015 号经销商流程：发起人-区域经理-区域文员-业务管理部经理-销售总监-总经理-区域文员分发发起人-区域经理-区域文员-业务管理部经理-销售总监-区域文员分发授信审批流程：对经销商授信审批流程。如图:授信表申请人所属区域申请时间申请额度申请期限利率授信承诺提醒区域经理区域文员财务经理销售总监总经理授信：发起人-区域经理-区域文员-财务经理-销售总监-总经理-区域文员分发财务审批流程：包括拟办事项申请单、业务招待申请单。如图：拟办事项申请单部门流水号申请人拟发生日补办与否事项性质借款与否预算原因事项类别预估费用大写附件申请事项说明部门经理销售总监总经理出纳财务部拟办事项申请单：发起人部门

7、经理销售总监总经理出纳发起人部门经理销售总监出纳业务招待申请单申请人流水号拟发生日部门补办与否招待人数借款与否陪同人数预估费用招待标准附件招待对象及名单陪同人员名单部门经理销售总监总经理出纳财务部业务招待申请单：发起人部门经理销售总监总经理出纳发起人部门经理销售总监出纳服务中心审批流程：包括配件要货计划、退换货报告。两种业务通过协同方式实现。订单管理部：业务流程包括要货计划。如图：要货计划表客户名称联系电话申请人订货时间订货类别提货时间订货型号单位气源数量订单员订单管理部门经理总经理秘书订单管理部18号前提交次月月度计划要货计划：经销商发起人-订单员-订单管理部门经理-总经理秘书行政人事部：包

8、括外出单、请假单、出差申请单、调休单。如下图：请假单申请表部门人员入职日期申请日期假别请假开始日期请假结束日期天数累计请假天数部门经理行政人事部经理人事专员销售总监行政人事部请假单：3天以上发起人-部门经理-销售总监行政人事部经理-人事专员3天以内发起人-部门经理行政人事部经理-人事专员外出申请单申请人申请部门前往地点外出时间预计返回时间外出事由部门经理行政人事部经理人事专员行政人事部外出单：发起人-部门经理行政人事部经理-人事专员出差申请单包括以下三种流程：出差申请单职务分类流水号申请人部门出差开始日期出差结束日期出差地点预算内补办与否预估费用借款与否附件新建 / 删除城际交通费住宿费其他合

9、计事由部门经理业务管理部经理行政人事部经理人事专员销售总监行政人事部：出差申请单：部门经理及以上职务发起人-销售总监行政人事部经理-人事专员行政人事部出差申请单：业务部门及市场部 发起人-部门经理-业务管理员行政人事部经理-人事专员行政人事部出差申请单：公司职员发起人-部门经理行政人事部经理-人事专员人员调休单调休人姓名工号部门调休前应休息日期调休后实际休息开始日期调休后实际休息结束日期调休事由部门经理销售总监行政人事部经理人事专员行政人事部调休单：公司职员发起人-部门经理行政人事部经理-人事专员部门经理及以上部门经理-销售总监行政人事部经理-人事专员3.2行政办公：协同管理：实现点对点、一对

10、多的工作协同；支持协同事项中进行关联、痕迹保留；能上传各自部门内的协同模板供大家应用。会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况,避免使用冲突；各角色能自主发起部门及会议,并通知相关参会人员,参会人员能进行参会反馈；会议室管理员、会议管理员能对会议室、公司层面会议类型进行原始数据的登记,并对预定的情况进行会议报表统计,以便管理查询；车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理,包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能；实现车辆预警等功能,3.3网络通讯此系列模块功能提供一系列通讯模块,包括电子邮件和即时通讯,为协同办公提供方便：

11、电子邮件： 融合个人的邮箱,实现通过oa自动登陆；.即时通讯：实现点对点、部门内部、公司内部间的在线沟通交流；通讯录：根据系统人员情况,自动生成公司通讯录；个人可以对通讯录进行导出和条件查询。3.4个人办公：此系列模块主要起辅助工作的作用,是全体员工工作的好助手。个人设置：设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方式等基本信息。待办事宜：待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块,如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后,各类待办事宜分类列出,点击相应链接即可进入相应页面办理,起到引导用户完成工作的作用。日程安排：方便个人安排每天日程,

12、将个人计划自动添加到日程中；消息提醒：设置消息提醒功能 每当用户登陆系统时弹出提示窗口。3.5公共信息公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布、交流和共享。系统要支持不同风格的信息栏目的设置,可实现各类信息的编录、审核和发布,信息发布格式可自定义,各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。通知公告：是单位内部的公告栏,以方便内部人员及时了解相关公告。登记了新公告栏后,即可发布到首页的最新消息里。工作动态：每个部门都可以发布本部门的工作动态,以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。首页的工作动态是各部门工作动态的集合。调查问卷：实现基于web的某一主题的观点开展意见征求。可以指定参与的部

13、门或人员,也可以不指定。内部论坛：可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,授权用户通常为部门负责人可在各版面提出话题发起讨论,并可进行咨询、解答和收集意见等活动。以期实现对公司重大发展,重要决策,重点政策的民主讨论。3.6知识管理实现信息共享功能,实现过往及新生成电子文档通知、公告、文件等、内部刊物、规章制度及标准、规范的共享,方便存取、汇集、管理和查询。资讯来源可以是办结公文、收集整理的外部来文、法律法规,或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。由于政务信息来源于不同部门,因此,要能支持自定义不同的分类栏目,并指定不同栏目管理员和管理部门,由栏目管理员收集、管理和发布各类资讯。具体栏目可以

14、定义显示在部门文件夹或公司文件夹中。信息检索：提供整个系统所有公文和信息的关键字、发布时间等检索或全文检索引擎。3.7领导日程实时安排领导和自己的工作日程,根据权限查看他人的日程安排。并能设定提示时间；领导日程自动添加到相关领导个人日程中；需支持短信提醒。3.8移动办公信息浏览：对业务、公文、新闻、通知公告的信息展现。参照协同办公平台可以查看信息的详细内容。业务查询：能够通过查询各类审批事项的基本信息。包括业务的基本信息、办理日志信息和附件列表。会议管理：查看会议通知信息。公文查询：通过查询各类收文、发文的信息。包括公文的基本信息、办理日志信息和正文。业务签批：能够在手机上签批待办业务,并与协同办公平台保持同步。签批可以实现流程的提交、回退、完成、结束操作。签批时可以查看历史审批意见、填写并保存审批意见。支持使用常用审批语。公文签批：在手机上签批待办公文,并与协同办公平台保持同步。签批可以实现流程的提交、回退、完成、结束操作。签批时可以查看历史审批意见、填写并保存审批意见。支持使用常用审批语。日程查看：个人日程安排查询3.9系统管理：用户管理：包含下列功能显示用户列表,查看用户信息；添加删除用户,修改用户信息；检索用户资料信息；修改设定各用户在各模块的权限；查看所有在线用户的情况。部门设定：设定单位树状组织结构,部门名称等；角色管理：设定角色名称,支持