工程公司档案管理规定

1、工程公司档案管理规定1 目的 加强档案管管理和收收集管理理工作，确确保档案案的机密密性、完完整性和和准确性性，有效效保护和和充分利利用档案案为城市市建设和和企业经经营发展展服务。 2 范围 适用于以文文字图表表、声像像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。3 定义 3.1 公公司档案案工作的的基本原原则是：集中管理与与分散管管理相结结合，以以集中管管理为主主，即公公司文书书档案由由行政部部集中统统一管理理；档案(已交档案案室的除除外)的的日常使使用保管管分别由由有关部部门管理理，以便便于及时时利用，维维护档案案的完整整与安全全。公司司各部门门在各项

2、项活动中中形成的的具有参参考价值值的文件件、材料料，由承承办单位位、主办办人负责责将其中中已办完完的文件件、资料料及时归归档。3.2 归归档文书书包括：1)公司与与有关单单位的来来往信件件、各种种协议书书、合同同等。2)公司会会议原始始记录、纪纪要和决决定(包括发发布的通通知、通通报、机机构调整整、任免免、奖惩惩以及全全公司的的规章制制度)。3)公司制制订的计计划、统统计、预预决算、工工作总结结。4)公司主主持召开开的各种种专业会会议形成成的领导导讲话、文文件和会会议总结结纪要。5)国际国国内同行行业交流流和合作作企业来来往文件件、协议议、报告告和会谈谈纪要等等文件材材料。6)公司各各部门的的

3、发文。7)其他具具有保存存价值的的文件材材料、重重要的工工作经验验材料。8)外单位位直接发发送给公公司各部部门的抄抄送信件件。9)本公司司的历史史沿革、大大事记及及反映本本公司重重要活动动的剪报报、照片片、录音音、录像像等。10)本公公司关于于员工劳动动、工资资、福利利方面的的文件材材料。11)本公公司的科科技档案案。4 权责 4.1 公公司行政政部设立立专门的的档案工工作，受受上级档档案部门门的业务务指导、监监督和检检查，负负责管理理公司的的文书、科科技档案案，其任任务是：1)收集、整整理、立立卷、鉴鉴定、保保管公司司的文书书档案；2)积极开开展档案案的提供供利用工工作；3)进行档档案鉴定定

4、；4)进行档档案统计计；5)保管部部分科技技档案；6)认真学学习中中华人民民共和国国档案法法有关关制度、档档案工作作理论、技技术和业业务知识识，掌握握归档的的基本方方法，保保证档案案质量。4.2 各各部门协协助行政政部作好好档案管管理工作作。5 内容5.1 档档案管理理工作流流程 见见图1。5.2档案案管理工工作说明明见表1。5.3归档档要求5.3.11 归档的的文件材材料，应应按照自自然形成成、保持持历史联联系的原原则和归归档要求求特征及及文件内内容进行行归档。在一个卷内内要按问问题或文文件形成成的时间间，系统统地排列列。5.3.22 案卷标标题要简简明准确确，整理理好的案案卷要确确定案卷卷

5、的保管管期限，按按归档要要求进行行装订、编编号、填填写卷内内目录备备考表。5.3.33 全部案案卷组成成后，要要对案卷卷作统一一排列并并编写档档号，然然后逐卷卷登记，填填写案卷卷目录。5.4 档档案保存存期限文件保存期期限除政政府有关关法令或或本企业业其他规规章特定定者外，依依下列规规定办理理：1)永久保保存：（1）公司司章程；（2）股东东名册；（3）组织织规程及及办事细细则；（4）董事事会及股股东会纪纪录；（5）财务务报表；（6）政府府机关核核准文件件；（7）不动动产所有有权及其其他债权权凭证；（8）工程程设计图图；（9）其他他经核定定须永久久保存的的文书。2)10年年保存：（1）预算算、决

6、算算书类；（2）会计计凭证；（3）事业业计划资资料；（4）其他他经核定定须保存存10年的的文书。3)5年保保存：（1）期满满或解除除之合约约；（2）其他他经核定定保存55年的文文书。4)1年保保存：结结案后无无长期保保存必要要者。5)各种规规章由规规章管理理部门永永久保存存，使用用部门视视其有效效期间予予以保存存。6 相关资资料6.1 相相关文件件 6.1.11中华华人民共共和国档档案法 6.1.22南京京市档案案管理办办法 6.2 附附件 6.2.11卷内文文件目录录6.2.22卷末备备考表图1档案管管理工作作流程流程名称档案管理流流程任务概要档案管理单位总经理行政经理行政部各职能部门门节点

7、ABCD123456789审批审批审批审批审批审批审批审批开始档案利用保管维护分类整理档案鉴定档案收集 档案利用保管维护分类整理档案鉴定档案收集 档案更新档案更新档案销毁档案销毁 结束束档案利用档案利用任务名称节点任务程序、重重点及标标准时限相关资料档案收集鉴定C2C3B3A3程序公司经营管管理手册册各单位结结合实际际情况，制制定归档档文件的的范围。对对哪些文文件应该该归档、哪哪些文件件不应该该归档，做做出相应应的规定定，能反反映本企企业生产产经营管管理活动动职能，具具有查考考利用价价值的文文件材料料等属于于归档范范围在归档中中应该收收集齐全全文件的的订稿、正正本和有有关材料料，保证证档案的的

8、完整性性在档案文文件的收收集过程程中，对对资料进进行去粗粗取精等等工作，确确定资料料的利用用价值1个工作日日收集的档档案文件件经过鉴鉴定，呈呈送行政政经理审审核和总总经理审审批重点档案收集集和鉴定定标准收集及时时、齐全全、完整整档案保管维护C4C5程序1.公司经经营管理理手册2.卷内文文件目录录3.卷末备备考表经过审批批后，行行政人员员对收集集之档案文文件进行行整理2个工作日日整理的基基本任务务是把零零散的、需需要修改改的档案案进行分分类、组组织和编编目，使使其组成成一个体体系，固固定下来来，以便便档案的的使用，其其过程如如下:区分全宗宗：按照照全宗整整理档案案，能完完整反映映企业或或个人活活

9、动的全全部内容容和过程程，便于于档案的的保管和和利用分类：档档案分类类就是根根据立档档单位内内的档案案来源、时时间、内内容或形形式的异异同，按按照一定定体系，分分门别类类、有系系统地区区分档案案和整理理档案，使使其构成成有机的的整体，以以反映立立档单位位的历史史面貌立卷：立立卷是整整理和保保存文件件的一种种方法，即即将处理理完毕的的文件进进行系统统整理，组组合为一一个案卷卷编目：编编目包括括编制卷卷内文件件目录、卷卷末备考考表、案案卷封面面的编目目和案卷卷目录的的编制整理后的的档案文文件开始始保管，档档案保管管指根据据档案的的成分和和状况，采采取存放放和安全全保护措措施，维维护档案案的完整整与安全全，延长长档案的的寿命重点档案保管管和维护护标准保管合理理、正确确 (续表)档案存档销毁C6D6C7C8B8A8程序1.公司经经营管理理手册对资料进进行保管管维护后后，行政政人员根根据档案案的内容容和成分分，记录录、报道道编制档档案文件件的检索索工具，其其他部门门运用各各种检索索工具查查找档案案检索工具具制作后后，定期期对档案案文件进进行资料料的更新新活动，删删除没有有利用价价值和已已被损坏坏的档案案文件，将将其进行行报废处处理经过鉴定定，那些些无继续续保存价价值的档档案应在在一定时时间内销销毁进行鉴定定，提出出销毁意意