q采购管理-采购手册

1、PAGE 采 购 手 册PAGE PAGE 113 采购手册的编订目的采购手册的的编订目目的为了使公司司有关采采购事务务均能遵遵循制度度办理，便便于最适适当时间间、在可可能范围围内以最最低价格格，向最最适当的的供应商商，购买买品质最最佳、数数量最恰恰当的原原料、辅辅料、商商品或服服务，特特制订本本手册。 采购的定定义采购的定义义企业根据需需求提出出采购计计划、审审核计划划、选好好供应商商、经过过商务谈谈判确定定价格、交交货及相相关条件件，最终终签订合合同并按按要求收收货付款款的过程程。 适用范围围适用范围1原料：是指直直接使用用于生产产之原材材料，是是构成产产品最主主要的成成分。通通常，原原料

2、是在在产品的的制造成成本中，所所占比例例最高的的项目。（1）（2）、（3）（4）2辅料：在产品品的制造造过程中中，除了了原材料料之外所所耗用的的材料均均属之。（1）油漆漆： （2）胶粘粘剂（3）包装装：纸箱箱、热收收缩膜、PPE缠绕绕膜、PPE珍珠珠棉、防防潮膜、机机用打包包带、透透明胶带带、钢卷卷带、打打包扣、托托盘 3燃料：煤4其它：（1）砂带带（2）刀具具 采购政策策一采购政政策1本公司司物料供供应采用用集中采采购制度度。2本公司司物料采采购计划划系根据据物料需需求计划划而拟订订。3本公司司对储备备物料采采用预购购备用方方式采购购，对非非储备物物料采用用现用现现购方式式采购。4本公司司采

3、购人人员应采采取客观观公正之之态度并并保持价价值观念念从事业业务。5本公司司采购得得经由供供应商或或制造商商以询价价、比价价、议价价方式办办理。6每一购购案之供供应商或或制造商商，除因因采购金金额微小小或因事事实上不不可能外外，应以以指定两两家或两两家以上上询价为为原则。7本公司司采购在在必要时时以订立立长期合合约或短短期采购购合约方方式办理理。是否否以订约约为宜，及及订约有有效期限限之长短短，应以以与本公公司最有有利之因因素考虑虑。8本公司司对物料料采购应应加强计计划与预预算之功功能，以以增进效效率，降降低成本本。9本公司司对物料料采购应应实施市市场调查查工作，建建立有关关资料，作作为选择择

4、供应商商之依据据。10本公公司对物物料采购购工作之之进行，应应实施独独立之追追踪制度度，以增增进工作作效能。11本公公司对物物料采购购过程应应保持完完整之记记录，以以供充分分参考运运用。二采购政政策之评评估与修修订采购政策之之评估作作业，应应先依据据公司现现行的采采购政策策，对各各采购项项目的供供应来源源展开研研究，并并列出其其优、缺缺点；其其次再以以“采购项项目”为主，针针对每一一个项目目的采购购政策，予予以检讨讨修正，进进而消除除现有政政策对采采购项目目所既存存的缺点点。在检检讨修正正采购政政策时，同同时应以以业种别别、厂商商别及零零件别为为基准，进进行检讨讨其影响响购入成成本的变变动因素

5、素，例如如：目前前及日后后的经济济动向市市场变化化等因素素，加以以思考分分析，才才决定是是独家采采购，还还是多家家分散采采购或一一般性订订购方式式，以使使购买政政策具有有高度弹弹性。在评估采购购政策时时，可使使用下列列检核项项目，进进行检讨讨：1采购政政策是否否具有可可配合市市场、经经济动向向或其交交易内容容变异之之弹性？2中、长长期或年年度的采采购执行行方式是是否明确确？3在执行行订货前前，是否否已检讨讨集中及及分散采采购等方方法的优优缺点？4交易形形态能否否适切的的运用，以以降低采采购成本本？5改变订订货量对对于采购购成本会会有影响响吗？6是否对对供应商商进行评评鉴？7是否依依供应商商评鉴

6、结结果进行行订货？8是否积积极的辅辅导或培培育协力力厂？9对协力力厂的辅辅导成果果是否反反映在采采购成本本上？ 采购制度度采购制度 采购购制度系系指企业业对采购购工作之之管理。依依据企业业的规模模、地理理条件、产产品种类类等采取取中央集集权方式式的“集中制制”，或是是地方分分权方式式的“分散制制”，或是是兼分权权与集权权的混合合方式的的“混合制制”。一集中制制 将采购购工作集集中一个个部门办办理，做做到极点点时，总总公司各各部门、分分公司及及各工厂厂均无采采购权责责。（一）优点点1集中采采购可使使数量增增加，提提高对卖卖方的谈谈判力量量，较易易获得价价格折让让与良好好服务。2只有一一个采购购部

7、门，因因此采购购方针与与作业规规则，比比较容易易统一实实施。3采购功功能集中中，减少少人力浪浪费；便便利人才才培养与与训练；推行分分工专业业性，使使采购作作业成本本降低，效效率提升升。4建立各各部门共共同物料料的标准准规格，可可以简化化种类，互互通有无无，亦可可节省检检验工作作时间。5可以统统筹规划划供需数数量，避避免各自自为政，产产生过多多存货，各各部门过过剩物资资，亦可可相互转转用。（二）缺点点1采购流流程过长长，延误误时效；零星、地地域性及及紧急采采购状况况难以适适应。2非共同同性物料料集中采采购，并并无数量量折扣利利益。3采购与与使用单单位分离离，采购购绩效较较差。例例如规格格确认，物

8、物品转运运等费事事耗时。（三）使用用状况1企业产产销规模模不大，采采购量值值小，全全公司只只要一个个采购单单位来办办理，即即可充分分满足各各部门对对物品或或劳务的的需求。2企业各各部门及及工厂集集中一处处，采购购工作并并无因地地制宜之之必要。或或部门与与需用部部门虽非非同处一一地，但但因距离离亦非遥遥远，通通信工具具相当便便捷，采采购工作作集中由由一单位位办理，尚尚不至于于影响需需求时效效。3企业虽虽有数个个生产机机构，但但是产品品种类大大同小异异，集中中采购可可以达到到“以量制制价”的效果果。二分散制制将采购工作作分散给给各需用用部门分分别办理理。此一一种制度度通常使使用于企企业规模模较大，

9、工工厂分散散与较广广区域的的企业。此此类企业业，若采采用集中中制，则则容易产产生采购购上的迟迟延，且且不易应应付紧急急需要，而而购用部部门的联联系相当当困难，采采购作业业与单据据流程显显得漫长长复杂。除了前述地地理因素素造成采采用分散散制的理理由外，若若散布各各地的工工厂，在在生产设设备、贮贮藏设备备、社区区的经济济责任等等，具有有独特的的差异性性时，亦亦以采用用分散制制较为适适宜。三混合制制兼取集中、分分散制优优点而成成。凡属属共同性性物料，采采购金额额较大者者，或进进口品等等，均集集中由总总公司采采购部办办理；小小额、因因地制宜宜、临时时性的采采购，则则授权分分公司或或各厂执执行。公司组织

10、架架构图参参见后附附图 采购授权权采购授权为了圆满执执行工作作并达到到目标，采采购部门门应有下下列四种种决策权权：供应商之选选择。交易价格及及条件之之决定。采购规范之之确认。4 与潜潜在供应应商之接接触联系系。再就采购部部门而言言，为实实施分层层负责，提提高工作作效率，通通常会实实施下列列两种授授权措施施：内部授权采购主管秉秉承上级级主管或或公司制制度，在在一定金金额内有有决定采采购之权权。超过过此一权权限，仍仍需呈请请上级主主管核定定。外部授权除了采用混混合式采采购制度度之外部部授权状状况外，尚尚有对于于执行专专案计划划人员之之授权（不不受公司司原有采采购制度度之约束束），或或采购部部门认定

11、定由使用用部门自自行办理理更为妥妥当之授授权。金金额较大大之外部部授权，采采购部门门应保留留查核之之权，以以免发生生流弊。公司采购核核决表 负 责责 人权项 目 限限供应部负责责人技术部负责责人质量部负责责人财务部负责责人公司副总经经理公司总经理理原辅材料采购合同复审复审复审复审复审核决原辅材料采购订单复审核决零星材料采购复审复审复审核决采购计划及预算复审核决入库单核决检验单核决退货单核决结算单复审核决税票复审核决 作业流程程作业流程凡企业规模模愈大，采采购金额额偏高者者，对程程序的设设计愈为为重视。兹兹将一般般采购作作业的流流程设计计应注意意的要点点，列述述如下：1先后顺顺序及时时效控制制即

12、应注意其其流畅性性与一致致性，并并考虑作作业流程程所需要要时限。譬譬如，避避免同一一主管对对同一采采购案件件，做数数次的签签核；避避免同一一采购案案件，在在不同部部门有不不同的作作业方式式；避免免一个采采购案件件会签部部门太多多，影响响作业时时效。2关键点点之设置置即为便于控控制，使使各项在在处理中中的采购购作业，在在各阶段段均能追追踪管制制。3划分权权责或任任务即各项作业业手续及及查核责责任，应应有明确确权责规规定及查查核办法法。譬如如，请购购、采购购、验收收、付款款等权责责均予区区分。4作业过过程中发发生摩擦擦、重复复与混乱乱即注意变化化性或弹弹性范围围以及偶偶发时间间之因应应法则。5繁简

13、或或被重视视的程度度，应与与所处理理业务或或采购各各项的重重要性或或价值的的大小相相适应即凡涉及数数量较大大，价值值较高，或或易发生生舞弊之之作业，应应有较严严密之处处理监督督。反之之，则可可略予放放宽，以以求提高高工作效效率。6程序应应合时宜宜即应注意程程序的及及时改进进。早期期设计的的处理程程序或流流程，经经过若干干时日后后，应加加以检讨讨，不断断改进，以以因应组组织的变变更，或或作业上上的实际际需要。由上述采购购作业流流程设计计应注意意的各项项要点，可可以了解解采购流流程对采采购作业业的影响响及重要要性。采采购作业业基本步步骤如下下：1需求即在采购之之前，应应先确定定买哪些些物料？买多少

14、少？何时时买？由由谁决定定等？2需求说说明即确认需求求之后，对对需求的的细节如如品质、包包装、售售后服务务、运输输及检验验方式等等，均须须加以明明确说明明，以便便来源选选择及价价格谈判判等作业业，能顺顺利进行行。3选择可可能的供供应来源源即就需求说说明，从从原有供供应厂商商中，选选择实绩绩良好厂厂商，通通知其报报价。 4合宜价价格的决决定即决定可能能的供应应商后，进进行价格格的谈判判。 5订单安安排即于价格谈谈妥后，应应办理订订货签约约手续。合合约或订订单，均均属具有有法律效效力的书书面文件件，对买买卖双方方的要求求、权利利及义务务，须予予列明。6订单追追踪与稽稽核即签约订货货之后，为为求销售

15、售厂商之之如期、如如质、如如量交货货，应依依据合约约规定，督督促厂商商按规定交运运，并予予严格验验收入库库。7核对发发票厂商交货验验收合格格后，随随即开具具发票，要要求付清清货款时时，对于于发票的的内容是是否正确确，应先先经采购购部门核核对，财财务部门门才能办办理付款款。8不符与与退货处处理即凡厂商所所交货品品与合约约规定不不符而验验收不合合格者，应应依据合合约规定定退货。并并立即办办理重购购，予以以结案。9结案即凡验收合合格付款款，或验验收不合合格退货货，均须须办理结结案手续续，清查查各项书书面资料料有无缺缺失，绩绩效好坏坏等，签签报高阶阶层管理理或权责责部门核核阅批示示。10纪录录与档案案

16、维护即凡经结案案批示后后之采购购，应列列入档案案登记编编号分类类，予以以保管，以以备参阅阅或事后后发生问问题之查查考。（档档案都有有一定保保管期限限之规定定）。第八章 采购表表单 XXXXXX有有限公司司供应商商送货单单 NOO 00000884 送货单位： 钩钩稽单号号:年 月 日日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价价金 额备 注合 计送货人：制表人：三联存根根联送货联联升达联联 XXXXXXX有限限公司入入库单 NNO 00000084 送货单位： 钩钩稽单号号:年 月 日日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价价金 额备 注合 计记帐人：经办人：库管：四联存根根联仓库联联记帐联联供应

17、联联 XXXXXXX有限公公司退货货单 NOO 00000884 退货单位： 钩钩稽单号号:年 月 日日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价价金 额备 注合 计记帐人：经办人：库管：四联存根根联仓库联联记帐联联供应联联请 款 单请款金额请款部门请款人请款日期合同编号合 同经 办 人人签 订付款额已付款额欠付款入库验收人人入库时间财 务 部部审核意见付款时间收款单位开 户 行行帐 号请款理由：供 应 部部审核意见审批意见：编号 请 购 单 编号 年 月月 日 编 号品 名规 格格单位数量需用日期请购原因 及 用 途途备 注核准： 供供应部负负责人： 请购购部门负负责人： 请购人人： XXXXX

18、X有限公公司货款款结算单单 NNO：供应商： 合合同号： 时间： 收货货单号： 验验收单号号：品种规格结算规格换算率（每每片）计算单位数量（片）面积含税单价不含税单价价税率（%）金额税额价税合计合 计预付金额：实付金额（大大写）：备注：经办人：财务负责人人：制表人：四联存根根联财务联联客户联联供应联联有限公司联联络单NO：供方： 联络内容品 种规 格（mm）等级数 量（）交货时间备 注合 计我公司向贵贵公司采采购如下下业务：要求：敬请贵公司司收到本本单后，签签署一份份传回本本公司。经办人： 负责责人：时 间：回复内容品 种规 格（mm）等级数 量（）交货时间备 注合 计经办人： 负责责人：时

19、间：第九章 采购部部门之隶隶属采购部门之之隶属总经理总经理行政副总经理生产副总经理行政副总经理生产副总经理人事部部长行政部部长财务部部长质管部部长供应部部长生产部部长研发部部长销售部部长人事部部长行政部部长财务部部长质管部部长供应部部长生产部部长研发部部长销售部部长第十章 采购部部门之建建立采购部门之之建立第十一章 采购购部门之之职责供应部工作作职责1审查请请购单之之内容，包包括是否否有采购购之必要要及请购购单之规规格与数数量等是是否恰当当。2与技术术、品管管等部门门人员共共同参与与合格厂厂商之选选择。3执行采采购功能能，包括括询价、比比价、议议价及订订购。4交货之之稽催与与协调。5物料之之退

20、货与与索赔。6物料之之开发及及价格调调查。7采购计计划与预预算之编编订。8供应厂厂商之管管理。9采购制制度、流流程、表表单等之之设计与与改善。二供应部部部长工工作职责责1拟订采采购部门门工作方方针与目目标。2负责主主要原料料之采购购。3编制采采购计划划与预算算。4签核合合约与订订购单。5采购制制度建立立与改善善。6撰写部部门月报报。7主持采采购人员员教育训训练。8建立与与供货商商的良好好关系。9督导采采购部门门全部业业务及人人员考核核。10主持持或参与与采购相相关业务务的会议议，并做做好部门门间的协协调工作作。三部门人人员相关关工作职职责1协助部部长工作作。2请购单单、验收收单之登登记。3订购

21、单单与合约约之缮记记。4交货记记录及稽稽催。5访客之之安排与与接待。6采购费费用之申申请与报报支。7供应厂厂商之考考核。8电脑作作业与档档案管理理。四原料采采购主管管工作职职责1经办生生产原料料采购。2查访厂厂商。3与供应应厂商谈谈判价格格、付款款方式、交交货日期期等。4确定交交货日期期。5一般索索赔案件件办理，处处理退货货事宜。6监督和和协调原原材料供供应厂商商的质量量执行。7收集价价格情报报，调查查市场行行情。五辅料采采购主管管工作职职责1经办生生产辅料料采购。2查访厂厂商。3与供应应厂商谈谈判价格格、付款款方式、交交货日期期等。4确定交交货日期期。5一般索索赔案件件办理，处处理退货货事宜

22、。6监督和和协调辅辅料供应应厂商的的质量执执行。7收集价价格情报报及替代代品资料料。1第十二章 采购购人员之之选用一才能方方面（一）成本本意识与与价值分分析能力力采购支出系系构成销销货成本本的主要要部分，因因此采购购人员必必须具有有成本意意识，精精打细算算，锱铢必争，不不可“大而化化之”。其次次，必须须具有“成本效效益”观念，所所谓“一分钱钱一分货货”，不可可花冤枉枉钱，买买品质太太好或不不堪使用用之物品品。随时时将投入入“成本”与产出出（使用用状况时效效、损耗耗率、维维修次数数等）加加以比较较。此外外，对报报价单的的内容，应应有分析析的技巧巧，不可可以“总价”比较，必必须在相相同的基基础上，

23、逐逐项（包包括原料料、人工工、制造造费、税税金、利利润、交交货时间间、付款款条件等等）加以以剖析评评断。（二）预测测能力在动态经济济环境下下，物品品的采购购价格与与供应数数量经常常调整变变动。采采购人员员应能依依据各种种产销资资料，研研判货源源是否充充裕；与与供应商商的接触触，从其其“惜售”的态度度，亦能能揣摩物物品可能能供应日日绌；从从物品原原料价格格的涨跌跌，亦能能推断采采购成本本将受影影响的幅幅度有多多少。总总之，采采购人员员必扩充充视闻，具具备“察言观观色”的能力力，对物物品将来来供应的的趋势能能预谋对对策。（三）表达达能力采购人员无无论是用用语言或或文字与与供应商商沟通，必必须能正正

24、确、清清晰表达达所欲采采购的各各种条件件，例如如规格、数数量、价价格、交交货期限限、付款款方式等等，避免免语意含含混，滋滋生误解解。特别别是忙碌碌的采购购工作，必必须使采采购人员员具备“长话短短说，意意简言赅赅”的表达达能力，以以免浪费费时间。“说之以理，动之以情”来争取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。（四）专业业知识采购人员对对其经办办的产品品，若能能了解原原料来源源、组合合过程、基基本功能能、品质质、用途途、成本本等，将将有助与与供应商商的沟通通，并避避免“敌暗我我明”吃亏上上当。有有了专业业知识，更更能主动动开发新新来源或或替代品品，有助助于降低低采购成成本。二品德方方面

25、（一）临财财不苟得得采购人员所所处理的的“订购单单”与“钞票”并无太太大差异异，因此此难免被被“惟利是是图”的供应应商所包包围。无无论是威威迫（透透过人际际关系）或或利诱（回回扣或红红包），采采购人员员必须维维持“平常心心”、“不动心心”，否则则以牺牲牲公司权权益，图图利他人人或自己己，终将将误人误误己。“重利忘忘义”之徒，实实难胜任任采购职职责。（二）敬业业精神“缺货或断断料”实为采采购人员员最大之之耻辱。固固然造成成料品短短缺之原原因甚多多，若采采购人员员不能抱抱持“舍我其其谁”的态度度，负责责调度所所需之货货品或物物料，则则公司之之损失，必必将可观观。（三）虚心心与耐心心采购人员虽虽然较

26、占占上风，但但对供应应商之态态度，必必须公平平互惠，甚甚至不耻耻下问，虚虚心求教教，不可可趾高气气扬，傲傲慢无礼礼。与供供应商谈谈判或议议价的过过程，可可能相当当艰辛与与复杂，采采购人员员更需有有忍耐、等等待的修修养，才才能“欲擒故故纵”，气定定神闲进进行工作作。居于于劣势时时，亦能能忍让求求全，不愠不不火，克克尽事功功。第十三章 采购购计划与与预算采购计划与与预算是是属于生生产计划划中的一一部分，也也是企业业年度计计划与目目标的一一部分。通通常，业业务部门门的行销销计划（即即销货收收入预算算）为年年度营业业计划之之起点，然然后生产产计划才才随之订订定。而而生产计计划系包包括采购购预算（直直接

27、原料料成本）、直直接人工工预算及及制造费费用预算算。由此此可见，采采购预算算乃是采采购部门门为配合合年度的的销售预预测或生生产数量量，所对对需求的的原料、辅辅料、零零件等之之数量及及成本做做详实的的计划，以以利整个个企业目目标之达达成。亦亦即，采采购计划划与预算算虽是整整个企业业预算的的核心，尚尚若单独独编订，不不但缺乏乏使用的的实用的的价值，也也失去其其他部门门的配合合。所以以，采购购预算之之编制，必必须依循循企业预预算制度度为之，而而有其一一定的流流程与步步骤。一采购计计划（一）编订订采购数数量计划划的目的的企业之经营营始自购购入原料料、物料料后，经经加工制制成或经经组合装装配成为为产品，

28、再再透过销销售过程程获取利利润。其其中如何何获取足足够数量量的原料料、物料料，即是是采购数数量计划划的重点点所在。因因此，数数量计划划乃是为为维持正正常的产产销活动动，在某某一特定定的期间间内，应应在何时时购入何何种材料料多少的的估计作作业。此此项数量量计划应应达到下下列的目目的：1预估材材料需用用数量与与时间，防防止供应应中断，影影响产销销活动。2避免材材料储存存过多，积积压资金金，占用用堆积的的空间。3配合公公司生产产计划与与资金调调度。4使采购购部门事事先准备备，选择择有利时时机购入入材料。5确立材材料耗用用标准，以以便管制制用料成成本。（二）采购购量之决决定过程程1生产计计划由销售预测

29、测，加上上人为的的判断，即即可拟订订销售计计划或目目标。此此一销售售计划，系系表明各各种产品品在不同同时间的的预期销销售数量量；而生生产计划划即依据据销售数数量，加加上预期期的期末末存货减减去期初初存货来来拟订。2用料清清表生产计划只只列示产产品的数数量，并并无法直直接知道道某一产产品需用用哪些物物料，以以及数量量多少，因因此必须须借助用用料清表表。本表表是由研研究发展展或产品品设计部部门所拟拟订的，内内容列是是各种产产品由哪哪些材料料所制造造或组合合而成。根根据此表表可以精精确计算算制造某某一种产产品的用用料需求求数量。用用料清表表所列的的耗用量量，即通通称的标标准用量量，与实实际用量量相互

30、比比较，作作为用料料管制的的依据。3存量管管制卡若产品有存存货，则则生产数数量不一一定要等等于销售售数量。同同理，若若材料有有库存数数量，则则材料采采购数量量也不一一定要等等与根据据用料清清表所计计算的材材料需用用量。因因此，必必须建立立物料的的存量管管制卡，以以表明某某一物料料目前的的库存状状况；再再依数量量，然后后才开具具请购单单，进行行采购活活动。兹将采购数数量之决决定过程程，归纳纳为如图图所示：原物料采购计划预算采购政策与库存政策（存量水准）90材料ABC分析（存量管制卡）月份材料需求计划生产计划销售计划销售预测原物料采购计划预算采购政策与库存政策（存量水准）90材料ABC分析（存量管

31、制卡）月份材料需求计划生产计划销售计划销售预测二采购预预算为了使预算算对实际际的资金金调度具具有意义义，采购购预算应应以现金金基础编编制，而而非采用用传统上上的应计计基础；也就是是说，采采购预算算应以付付款的金金额来编编订，而而不以采采购的金金额来编编订。三采购计计划与预预算之影影响因素素影响采购计计划与预预算的准准确性的的要素，有有下列各各项：（一）年度度行销计计划除非市场出出现供不不应求的的状况，否否则企业业年度的的经营计计划多以以行销计计划为起起点；而而行销计计划之拟拟订，又又受到销销售预测测之影响响。销售售预测的的决定因因素，包包括外界界的不可可控制因因素，如如国内、外外经济发发展情况

32、况（GNNP、失失业率、物物价、利利率等）、人人口成长长、政治治体制、文文化及社社会环境境、技术术发展、竞竞争者状状况等；以及内内部可控控制因素素，如财财务状况况、技术术水准、厂厂房设备备、原料料零件供供应情况况、人力力资源及及公司声声誉等。（二）年度度生产计计划一般而言，生生产计划划根源于于行销计计划，行行销计划划过于乐乐观，将将使产量量变成存存货，造造成企业业的财务务负担；反之，过过度保守守的行销销计划，将将使产量量不足以以供应顾顾客所需需，丧失失了创造造利润的的机会。因因此，生生产计划划常因行行销人员员对市场场的需求求量估算算失当，造造成生产产计划朝朝令夕改改，也使使得采购购计划与与预算

33、必必须经常常调整修修正，物物料供需需长久处处于失衡衡状况。（三）用料料清表特别在高科科技行业业，产品品工程变变更层出出不穷，致致使用料料清表难难做即时时之反映映与修订订。以至至根据产产量所计计算出来来的物料料需求数数量，与与实际的的使用量量或规格格不尽相相符，造造成采购购数量过过于不及及，物料料规格过过时或不不易购得得。因此此，采购购计划之之准确性性，有赖赖维持最最新、最最正确的的用料清清表。（四）存量量管制卡卡由于应购数数量必须须扣除库库存数量量，因此此，存量量管制卡卡之记载载是否正正确，将将是影响响采购计计划准确确性的因因素之一一。这包包括料账账不一致致，以及及物料存存量是否否全为良良品。

34、若若账上数数量与仓仓库架台台上的数数量不符符；或存存量中并并非全数数皆为规规格正确确之物料料；这将将使仓库库的数量量低于实实际上的的可取用用数量，故故采购计计划中的的应购数数量将会会偏低。（五）物料料标准成成本之设设定在编订采购购预算时时，对将将来拟购购物料之之价格预预测不易易，故多多以标准准成本替替代之。若若此标准准成本之之设定，缺缺乏过去去的采购购资料为为依据，亦亦无工程程人员严严密精确确地计算算其原料料、人工工及制造造费用等等组合或或生产之之总成本本，则其其正确性性不无疑疑问。因因此，标标准成本本与实际际购入价价格的差差额，即即是采购购预算准准确性的的评估指指标。（六）生产产效率生产效率

35、的的高低，将将使预计计的物料料需求量量与实际际的耗用用量产生生误差。产产品的生生产效率率降低，会会导致原原物料的的单位耗耗用量提提高，而而使采购购计划中中的数量量不够生生产所需需。过低低的产出出率，亦亦会导致致经常进进行修改改作业，而而使得零零组件之之损耗超超出正常常需用量量。所以以，当生生产效率率有降低低趋势时时，采购购计划必必须将此此额外的的耗用率率算计进进去，才才不会发发生原物物料的短短缺现象象。（七）价格格预期在编订采购购预算时时，常对对物料价价格涨跌跌幅度、市市场景气气之荣枯枯、乃至至汇率变变动等多多加预测测，甚至至列为调调整预算算之因素素。不过过，因为为个人主主观之判判定与事事实的

36、演演变常有有差距，亦亦可能会会造成采采购预算算的偏差差。由于影响采采购计划划与预算算的因素素颇多，故故采购计计划与预预算拟订订之后，必必须与产产销部门门保持经经常的联联系，并并针对现现实的状状况做必必要的调调整与修修订，才才能达成成维持正正常产销销活动的的目标，并并协助财财务部门门妥善规规划资金金的来源源。第十四章 采购购方式一合约采采购原辅材料之之采购，供供应部应应事先选选定厂家家，议定定供应价价格及交交易条件件，办理理合约采采购,以以确保料料源，简简称采购购作业。二一般采采购供应部依“请购单单”逐案办办理询价价、议价价作业。第十五章 询价价 报价价 成本本分析一询价欲有效地执执行采购购作业

37、流流程中之之询价工工作，则则其首要要之途乃乃在寻求求合格的的供应商商。因为为合格的的供应商商，才能能提供适适当的品品质、充充分的数数量、准准时交货货、合理理的价格格以及热热忱的服服务，所所以如何何选择适适合的供供应商，是是采购工工作最重重要的任任务之一一。(一) 供供应商之之评选如何选定最最适当的的供应商商，是许许多企业业与机构构的采购购部门最最重要的的职责之之一。一一般而言言，供应应商的家家数愈多多，选择择最适当当供应商商的机会会就愈大大。因此此，如何何扩大寻寻找供应应商的来来源，便便是采购购人员相相当重要要的课题题。寻找找供应商商，可由由下列各各种途径径来进行行：1. 利用用现有的的资料在

38、管理比较较上轨道道的公司司，多会会建立合合格厂商商的档案案或名册册，因此此采购人人员不必必舍近求求远，应应该就现现有的厂厂商去甄甄选，分分析和了了解他们们是否符符合要求求适当当的品质质、准时时交货、合合理的价价格及必必需的服服务等。2透过同同业介绍绍所谓“同行行是冤家家”是指业业务人员员之间，因因为彼此此间竞争争顾客，尔尔虞我诈诈；反之之，同行行的采购购人员之之间倒是是“亲家”，因为为彼此可可以联合合采购或或互通有有无。采采购人员员若能广广结善缘缘，同业业必乐与与提供供供应商的的参考名名单，因因为“于己无无害，于于人有利利”，何乐乐不为。3阅读专专业刊物物采购人员可可从各种种专业性性的杂志志或

39、刊物物，获悉悉许多产产品的供供应商，也也可以从从“采购指指南”、“工商名名录”、“黄页”电话话分类广广告等，获获得供应应商的基基本资料料。4协会采购人员可可以洽询询拟购产产品的同同业协会会，提供供会员厂厂商名录录，此外外也可洽洽询采购购专业顾顾问公司司，特别别是来源源稀少或或取得不不易之物物品，例例如精密密的零件件或管制制性的仪仪器。5参加产产品展示示会采购人员应应参加有有关行业业的产品品展示会会，亲自自收集适适合的供供应商资资料，甚甚至当面面洽谈。最后，值得得一提的的是，供供应商的的寻找不不应局限限于本地地，也应应该利用用外地的的供应来来源。二供应商商之评选选程序（一）成立立评选小小组供应商

40、之评评选，第第一步应应该是成成立调查查小组，对对合格厂厂商的各各项资格格或条件件进行分分析及审审议。小小组的成成员可包包括采购购部门、工工程部门门、生产产部门、品品质保证证部门、财财务部门门等。（二）决定定评审的的项目由于供应商商之间的的条件，可可能互有有轩轾，因因此，必必须有客客观的评评分项目目，作为为选拔合合格厂商商之依据据。评审审项目通通常包括括：1一般经经营情况况（1）公司司成立的的历史。（2）负责责人的资资历。（3）登记记资本额额。（4）员工工人数。（5）主要要客户。（6）财务务状况。（7）营业业证照。2供应能能力（1）生产产设备是是否新颖颖。（2）生产产能力是是否已充充分利用用。（

41、3）厂房房空间是是否足够够。（4）工厂厂地点是是否邻近近买方。3技术能能力（1）技术术是自行行开发或或依赖外外界。（2）有无无与国际际知名机机构技术术合作。（3）现有有产品或或试制样样品之技技术评估估。（4）技术术人员人人数及教教育程度度。4管理制制度之绩绩效（1）生产产作业是是否顺畅畅合理，产产出效率率如何？（2）物料料管制流流程是否否以电脑脑化，生生产计划划是否经经常改变变。（3）采购购制度是是否能确确实掌握握材料来来源及进进度。（4）会计计制度是是否对成成本计算算提供良良好的基基础。5品质能能力（1）品质质管制制制度之推推行是否否落实，是是否可靠靠？（2）有无无品质管管制手册册。（3）是

42、否否订有品品质保证证的作业业方案。（4）有无无政府机机构的评评鉴等级级。（三）设定定评审项项目之权权数即针对每个个评审项项目，权权衡彼此此的重要要性，分分别给予予不同的的权数。不不过，无无论评审审项目多多少，各各项目权权数的总总和必定定是1（1100%）。然而每个评评审项目目的权数数，在评评选小组组各组员员之间，仍仍必须按按其专业业程度加加以分配配。譬如如以技术术能力而而言，生生产人员员所占的的该项权权数的分分配比率率，应该该比其他他组员为为高。评选小组决决定了供供应商的的评审项项目及权权数后，可可将供应应商调查查问卷送送交相关关厂商填填写。然然后进行行访谈或或实地调调查，并并定期召召集评选选

43、会议，按按照供应应商资格格评分表表（如下下表示）进进行评定定的工作作。供应商资格格评分表表公司名称：电 话：地 址：评审状况（ ）初初审（ ）追查查（ ）改改进（ ）核准准（ ）不不合格审查评分表评核项目配分审 查 小 组分数工程品管采购1一般经营状状况150.20.20.62制造能力200.40.40.23技术能力200.50.30.24管理制度绩绩效150.30.30.45品管能力（成成品）200.30.40.36品管能力（原原料）100.30.40.3100总 分分注：1 每每一评核核项目均均予适当当配分2 除非另另有规定定,否则则总分在在60分分以下视视为不合合格供应应商一般评语采购部

44、门评评审：工程部门评评审：品管部门评评审：（四）合格格厂商之之分类分分级合格厂商分分类系按按各厂之之专业予予以归类类，分级级系将各各类的合合格厂商商按其能能力划分分等级。分分类的目目的，避避免厂商商包办各各种采购购条件，预预防外行行人做内内行事；分级的的目的，防防止厂商商大小通通吃，是是配合采采购的需需求，选选择适当当的厂商商。通常，采购购人员最最不欢迎迎“什么都都能交（物物品）”的厂商商。因为为他们通通常并非非专业厂厂商，只只是到处处承揽业业务的“掮客”，对货货品的性性质并不不十分熟熟谙，且且多在拿拿到订单单后，才才寻找来来源。一一旦交货货有问题题或品质质出错，经经常缺乏乏能力解解决，且且极

45、力规规避责任任。换言言之，在在高度分分工专业业化的时时代，每每一个供供应商应应有其“定位”最专专精的产产品或服服务，因因此，供供应商的的分类及及分级，可可以避免免“鱼目混混珠”，达到到寻求最最适当来来源之目目的。合格厂商之之分类分分级表(略)三询价的的方式询价通常可可分为下下列两种种方式：1口头询询价由采购人员员以电话话或当面面向供应应商说明明采购案案件的品品名、规规格、单单位、数数量、交交货期限限、交货货地点、付付款及报报价期限限等资料料。口头询价的的方式相相当便捷捷，可以以免除以以书面方方式询价价所需耗耗费的邮邮寄时间间；不过过，询价价的物品品应以双双方经常常交易，且且规格简简单、标标准化

46、者者为宜。2书面询询价鉴于口头询询价可能能发生语语言沟通通上的错错误，且且口说无无凭，若若将来发发生报价价或交货货规格上上的差异异，不但但浪费时时间，也也容易引引起交易易纠纷。因因此，对对于规格格复杂且且不属于于标准化化的产品品，应采采用书面面询价为为宜。但但为了节节省双方方通信时时间，目目前许多多公司皆皆使用传传真机或或电脑将将询价单单送发给给供应商商，不但但详实而而且快速速。询价单的参参考格式式如下：询价单/报报价单NO：03110品种规格结算规格等级数量单价金额mmmmm2元/m2元980110316.5920992115A19001033166.518209215A9801103179

47、20992115A1900103317718209215A说明： 一、报报价须知知 11、 交货期期限：订订购后 天内交交清。 22、 交货地地点：工工厂仓库库。 33、 结算价价格：含含税价 44、 付款方方法：交交货验收收合格后后付款。 55、 订购方方法：签签订一年年期合同同，每月月20日下下达下月月订单。 二、报报价期限限 报价单单请于 年年 月月 日日以前惠惠予报价价以便洽洽购。单位：XXXXXXXXXXXXX业业有限公公司供应应部 单位位：地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 地址：电话：XXXXXXXXXXXX 电电话：传真：XX

48、XXXXXXXXXXX 传传真：负责人签字字（盖章章）： 负负责人签签字（盖盖章）：年 月 日日 年 月 日四报价（一）报价价的基础础一般而言，供供应商的的报价可可根据三三种基础础来推行行：1成本加加成法指供应商的的报价是是以其提提供物品品或劳务务所必须须投入的的成本总总额（包包括材料料成本、器器具损耗耗、人员员费用、运运销费用用、管理理费用以以及税金金等），加加计预期期的利润润成数而而订定。此此一定价价方式，即即俗称的的“将本就就利”。但是是卖方削削价求售售时，它它的订价价可能只只吸收一一部分成成本而非非全部成成本。2市价法法指价格系以以供需双双方的关关系而订订定。当当卖方市市场价格格趋高时

49、时，供应应商可能能获取暴暴利，只只要一个个愿、打打一个愿愿挨，交交易仍然然顺利成成立；反反之，买买方市场场货品滞滞销时，供供应商也也会血本本无归。由由于供需需情况变变化无常常，价格格往往脱脱离成本本基础，暴暴起暴落落。（二）报价价的种类类供应商的报报价依付付款方式式不同，可可分为下下列几种种：到厂价与出出厂价到厂价系指供应商商的报价价，负责责将物品品送达买买方的工工厂或指指定地点点，其间间所发生生的各项项费用概概由卖方方承担。出厂价系指卖方的的报价不不包括运运送责任任，即由由买方雇雇用运输输工具，前前往卖方方的制造造厂提货货。此种种情形通通常出现现在买方方拥有运运输工具具或卖方方加计的的运费偏

50、偏高时，或或当卖方方市场时时，供应应商不再再提供免免费的运运送服务务。2现金价价与期票票价现金价以现金之方方式支付付货款。期票价买方以延期期付款的的方式来来采购物物品。通通常卖方方会加计计延迟付付款期间间的利息息于售价价中。3现货价价与合约约价现货价指每次交易易时，由由供需双双方重新新议定价价格，若若有签定定买卖合合约，亦亦以完成成交易后后即告终终止。在在众多的的采购项项目中，采采用现货货交易的的方式最最频繁；买卖双双方按交交易当时时行情进进行，不不必承担担预立契契约或价价格可能能发生巨巨幅波动动的风险险或困扰扰。合约价指买卖双方方按照事事先议定定的价格格进行交交易，此此一合约约价格涵涵盖的期

51、期间依契契约而定定，短者者几个月月，长者者一两年年。由于于价格议议定在先先，经常常造成与与时价或或现货价价的差异异，使买买卖时发发生利害害冲突。因因此，合合约价必必须有客客观的计计算公式式或定期期修订，才才能维持持公平、长长久的买买卖关系系。4定价与与实价定价指物品标示示之价格格。若商商场的习习惯是不不二价，自自然牌价价（定价价）就是是实际出出售的价价格，但但有些商商场仍然然流行“讨价还还价”的习惯惯，例如如某些老老式的商商场或一一般的艺艺品店等等，常使使不知道道内情的的外地人人吃亏上上当。当当然，使使用牌价价在某些些行业却却有正常常的理由由。当买买方叫货货时，卖卖方则以以调整折折扣率来来反应

52、时时价，亦亦无需提提供新的的报价单单给买方方。所以以牌价只只是名目目价格，而而非真实实价格。实价是指买方实实际上所所支付的的代价。特特别是卖卖方为了了达到促促销的目目的，经经常会提提供各种种优惠的条件给买买方，例例如数量量折扣，免免息延期期付款，免免费运送送与安装装等，这这些优待待都会使使买方真真实的总成本本降低。（三）报价价的方式式一般而言，供供应商在在接获采采购部门门的询价价后，应应在买方方约定的的期限内内提出报报价。若若以报价价的方式式而言，可可分为：1口头报报价此即由供应应商以电电话或当当面向采采购人员员说明报报价内容容，报价价之物品品则以买买卖双方方常交易易、规格格简单且且不易产产生

53、错误误者为宜宜。此种种报价方方式系基基于双方方的互信信，“言出必必行”，可以以节省书书面报价价所必须须的书写写或邮寄寄时间。2书面报报价供应商以自自备的报报价单或或采购部部门的投投标单或或报价单单，将价价格、交交货日期期、付款款方式、交交货地点点等必要要资料填填入后，寄寄给采购购部门；但金额额较大时时，有些些公司规规定报价价单必须须以密封封方式，寄寄给稽核核或财务务单位，以以便将来来公共拆拆封比价价。报价单的表表格形式式见询价价单 。五成本分分析（一）成本本分析之之工作内内容成本分析系系指就供供应商所所提报的的成本估估计，逐逐项作审审查及评评估，以以求证成成本的合合理性与与适当性性。通常常，成

54、本本估计中中应包括括下列的的项目：1工程或或制造的的方法。2所需的的特殊工工具、设设备。3直接及及间接材材料成本本。4直接及及间接人人工成本本。5制造费费用或外外包费用用。6管销费费用及税税捐、利利润。换言之，成成本分析析也就是是查证前前述各项项资料的的虚实，这这包含了了两项工工作：1会计查查核工作作：必要要时，可可查核供供应商的的帐簿和和记录，以以验证所所提供的的成本资资料的真真实性。2技术分分析：系系指对供供应商的的成本资资料，就就技术观观点所作作出的评评估，包包括制造造技术、品品质保证证、工厂厂布置、生生产效率率及材料料损耗等等，此时时采购部部门需要要技术人人员的协协助。（二）成本本分析

55、之之运用采购人员要要求进行行成本分分析，通通常以下下列情形形最为常常见：1底价制制定困难难。2无法确确定供应应商的报报价是否否合理。3采购金金额巨大大，成本本分析有有助于将将来的议议价工作作。4运用制制式的成成本分析析表，可可以提高高议价的的效率。至于，采购购人员如如何增进进自己从从事成本本分析的的能力的的呢？下下列是可可以加强强的途径径：1利用自自己的工工作经验验。2和厂商商学习（了了解他们们的制程程）3建立简简单的制制度如成成本计算算公式等等。4养成分分析成本本、比价价和议价价的观念念。（三）成本本分析表表XX厂家成成本分析析表项目XXXXXXXX厂厂(年产量33万m2)XXXXXXXX厂

56、厂(年产量110万mm2）（元/m22）（元/m22）原料(XXX)27.45563.244辅料（XXXX）1.805.00燃料动力（煤煤、电、水水）1.502.00人工工资11.5008.20制造费修理费1.001.00折旧费3.002.65管理费3.001.50财务费0.401.90林业规费15.5002.00税收11.000成本合计65.15598.499六价格分分析就采购人员员而言，低低价与成成本分析析表只是是提供了了将来议议价的参参考价值值，也就就是获得得一个合合理的价价格之依依据，它它解决“量”的问题题。至于于“质”的问题题，也就就是各供供应商报报价单的的内容，采采购人员员必须先先

57、加以分分析、审审查、比比较，才才能达到到公平竞竞争的基基础，即即所谓“拿苹果果比苹果果”。（一）价格格分析的的效益事先发现报报价内容容有无错错误，避避免造成成将来交交货的纷纷争。确确保供应应商所附附带的任任何条件件，均为为买方可可以接受受者。将不同的报报价基础础加以统统一，以以利将来来的议价价及比价价工作，而而不会发发生“拿苹果果和橘子子比”的错误误。（二）培养养采购人人员成本本分析能能力，避避免按照照“总价”来谈判判价格的的缺失。价格分析是是一种参参考资料料，采购购人员和和厂商谈谈价一定定尽力，不不给厂商商暴利，但但也不给给它们亏亏本，以以合理的的利润，相相辅相成成。采购购主管可可以拿分分析

58、资料料来查核核采购人人员订购购的价格格是否合合理。第十六章 议价价的技巧巧一采购谈谈判的“规划”采购主管的的主要工工作之一一，就是是要降低低采购成成本 ，因因此必须须懂得如如何谈判判。而成成功的谈谈判必须须有妥善善的规划划。谈判判的规划划工作，包包括预测测，学习习，分析析及谈判判策四项项，分析析如下：（一）预测测好的预测包包含下列列几项：1尽早由由供应商商处得到到协助供应商对产产品的了了解，通通常较买买方为多多，要求求供应商商给予技技术、管管理、财财务等方方面的协协助。2使用量量预测收集过去使使用量的的资料，作作为未来来订购量量的参考考。同时时有了过过去及未未来的详详细采购购资料，有有助于在在

59、谈判时时得到较较大的折折扣。3掌握特特殊重大大事件如能掌握有有关罢工工、天灾灾、坏天天气、关关税、法法令、运运输状况况等重大大事件，将将可更准准确预测测合理价价格，而而于谈判判桌上居居于优势势。这些些重大事事件除了了由报章章杂志收收集外，尚尚可由销销售人员员处得知知。4注意价价格趋势势：（1）过去去供应商商有多少少产品项项目价格格上涨（何何时、上上涨幅度度、通报报方式）。（2）比较较供应商商的价格格上涨模模式与该该产业的的模式（是是否比同同业涨得得快，涨涨得多）。（二）学习习谈判模模式从所获得的的资讯中中学习谈谈判的问问题、对对象及内内容，是是谈判成成功的关关键。下下面分为为容易得得到（少少花

60、钱及及时间）的的资讯与与不易得得到（多多花钱及及时间）的的资讯两两部分叙叙述之。1容易得得到的资资讯（1）谈判判及价格格的历史史资料a找出供供应商谈谈判技巧巧的倾向向。b供应商商处理上上次谈判判的方式式。（2）产品品与服务务的历史史资料价格的上涨涨有时是是隐含于于品质及及服务水水准的降降低。工工程部门门及使用用该产品品的制造造部门不不难揭发发实情，此此点可作作为谈判判的筹码码。（3）稽核核结果从会计或采采购稽核核可发现现待加强强控制之之处（例例如供应应商常发发生错误误的账款款）。（4）最高高指导原原则挟公司政策策、政府府法令、和和过去发发生的先先例，以以增强你你的谈判判力。（5）供应应商的营营