物业服务公司文件管理制度

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档文件管理制度 1. 目 的建立统一的公司文件管理制度，明确文件管理的原则和工作程序，发挥文件在公司管理工作中的功效。2. 适用范围适用于公司各单位，凡以公司或部门名义所形成的文件资料，都应遵循此规则。3. 定 义3.1 质量管理体系文件是根据公司参与认证的ISO9001：2000标准要求，制定的指导和控制组织与质量有关的相互协调的活动的文件。3.2 管理制度是公司各部门（管理处）为实现公司管理目标，对各项管理工作所制定的独立于质量管理体系文件之外的制度性文件，是规范指导公司员工进行各项管理活动的准则。3.3 行政公文是公司领导者或管理部门，为传达贯彻

2、上级政策，或者履行其职责和处理具体事务中所形成的文件。该文件需要加盖公司印章，并以年字号进行分类和发放。3.4 外来文件指来自外来单位（包括国家立法机关、行政管理机关、上级主管单位、相关平行单位以及其他部门）的对我公司工作具有指导性、规定性作用的文件、资料等。4. 职 责4.1 行政部：负责对公司产生的三类文件的标准化、规范化进行统一的指导，并组织编写。负责全公司文件管理，同时行政部是公司文件的归口管理部门，所有公司文件（质量管理体系文件、管理制度A类文件、行政公文、外来文件）的分发皆归口其管理，负责文件的编号、定稿、复印、发放、回收以及原件的保管等工作。4.2 各部门（管理处）：根据本部门日

3、常工作需要，负责制订本单位相关的工作文件和管理制度B类文件，完善本单位的文件体系。如需以公司名义发放的文件，交由行政部进行发文。4.3 各部门（管理处）文件管理岗位：负责本部门文件的收发、传阅管理，以及文件的登记、保管、提供利用、存档工作。5. 文件管理主要工作准则5.1 文件的分类原则公司文件按形式分为四类，即质量管理体系文件、管理制度、行政公文、外来文件。5.1.1 质量管理体系文件分为质量手册、程序文件、工作手册。5.1.2 公司的管理制度分为两类：A类文件和B类文件。A类文件指由公司发文，在全公司范围内实施的文件；B类文件指由各部门（管理处）发文，在本单位范围内实施的文件。5.1.3

4、行政公文一般指各类对内对外通知、信函、办法、规定、会议纪要、请示、报告、计划、总结、方案等。5.1.4 外来文件包括国家法律法规、技术规范、上级机关来文、政府单位来文等。5.2 文件编码原则5.3.1 公司产生的所有文件应进行分类编号。5.3.2 公司质量管理体系文件、管理制度文件、行政公文的编码方法见附件1。5.3.3 所有公司产生的文件都由公司行政部统一登记取号。5.3 文件标识原则5.4.1 公司产生的三大类文件须采用统一规范的封面、内容格式：质量管理体系文件采用程序封面的形式（见附件2），管理制度采用专用的管理制度封面（见附件3），行政公文以红头文件形式。5.4.2 每份文件上要按规定

5、要求标识文件名、类别、版次、编号、密级、发放范围等。5.4 文件电脑管理系统行政部负责建立公司文件浏览系统，逐步实现文件目录和全文的电脑检索，逐步实现文件档案的电脑化管理。6. 文件管理主要程序6.1 文件编制、审核和批准权限文件编制、审核和批准权限表如下：序号 文件名称 编写部门 审核部门/人员 批准人员 是否受控1 质量管理体系文件 质量手册 管理者代表组织 管理者代表 总经理 是程序文件 管理者代表组织 管理者代表 总经理 是工作手册 各相关部门 管理者代表 总经理 是2 管理制度 A类文件 公司职能部门 制度涉及单位 总经理 是B类文件 各部门（管理处） 本单位 本单位负责人 否3 行

6、政公文 业务部门 主管领导 总经理 否6.2 受控文件管理流程受控文件包括质量管理体系文件和A类管理制度文件。受控文件管理流程图及主要责任部门见附件4。6.2.1 受控文件编制质量管理体系文件及A类管理制度文件应有统一的内容格式，文件编制人员应按照附件6管理文件的格式内容要求进行文件的编写。6.2.2 受控文件审批1) 文件编制后，按照规定的审批权限，由受控文件编制部门填写受控文件审批单（见附件7）送交相应人员审批。编制部门在审批单上需填写以下栏目：文件类别、文件名称、编写日期、编写部门（个人）、发放范围等，并且跟踪、修改。受控文件经批准人批准后交行政部制发。2) 受控文件的审核人员必须对文件

7、的适用性负责。文件的批准人必须对文件的有效性和接口性负责。3) 受控文件的审查包括文件内容和形式的审查。文件内容的审核应注重在可操作性及协调一致性，文件形式的审查包括文件格式、标识、发放范围等符合要求。4) 受控文件涉及多个部门时，要请相关部门会签。会签主要是使相关部门明确本部门的职责、与其他相关部门工作接口以及了解本部门的活动方式等。6.2.3 受控文件分发归档1) 文件经批准后，由行政部按照规范的受控文件格式和文件编号规则确定该文的文件号，并予登记、排版、打印、校对后，交相关人员签发。文件应由文件批准人确定文件开始实施日期，并在文件上做出说明。2) 受控文件的发放，由行政部填写受控文件发放

8、控制单（见附件8），一般情况下由行政部经理审核，文件批准人批准。然后加盖受控章后按发放范围分发。3) 受控文件实行分级管理，公司行政部负责受控文件的发放、回收、保存和归档。各部门（管理处）指定专人负责文件的签收工作，并及时做好文件目录的修改。各部门（管理处）文件管理责任人接收到公司文件后，应及时交部门负责人处理，部门负责人应进行识别，确定进一步发放范围，以公司发放文件为母本，按照文件受控原则在本单位范围内进行文件分发和回收等工作。对于涉及到重要岗位的相关文件应发放到班组（个人）。4) 文件经审核批准后，原版文件由行政部归档。5) 已批准发放的受控文件的电子版要做好备份，分类存磁盘，并登记备查。

9、6.2.4 受控文件的评价1) 收文单位在文件实施过程中如发现现问题等，应将有关信息及时反馈给编制部门，以便及时修改更正。2) 受控文件实施后，由管理者代表或文件批准人定期（每年一次）或适时地组织有关人员对文件符合性、操作性进行评价，提出处理意见（如修改、改版等）。6.2.5 受控文件的变更及回收1) 文件的变更采取两种形式文件更改通知单和文件改版申请单。当只对文件进行少量修改或个别换页时，采用文件更改通知单。当文件经多次修改或大幅度修改时应进行改版，需填写改版申请单。2) 文件的变更和修改一般由原来编写、审核和批准文件的部门和人员进行，特殊情况由原批准人指定另一合适的部门或人员来编审。被指定

10、的部门或人员有权获得作为编审依据的有关背景材料，并充分了解文件的要求和意图。3) 文件少量修改时由文件修改人员填写文件更改通知（见附件9），经原审批人员审批后，交行政部发放。4) 文件改版由文件修改部门填写文件改版申请单（见附件10），经批准后，交行政部按文件发放流程进行发放。5) 行政部按照文件分发的规定把批准修改的文件分发给各有关部门和人员。在发放新版文件时，同时将所有旧版文件收回，并做好记录（见附件11受控文件回收单），除归档保存一份外，其余由行政部集中销毁处理。若保留旧版文件作为参考文件时，盖上“过期保留”标识，与有效文件分开存放，并在文件回收单上做好记录。6) 作废文件回收时亦由行政

11、部根据发文登记收回。6.2.6 人员、部门变动时受控文件的处理1） 公司文件发放针对各单位岗位，当个人发生岗位异动时，不得带走相关的受控文件。2） 部门撤销或合并时，由行政部发出工作联系单，回收相应的受控文件。3） 当新增部门或管理处时，由相应部门提出受控文件发放申请，经批准后由行政部增发相应的受控文件。6.2.7 受控文件的丢失处理受控文件资料丢失后，使用人填写文件资料丢失报告，说明原因，部门负责人签暑意见，由行政部提出处理意见，经总经理批准后，可补发新的文件和资料。6.2.8 管理制度B类文件管理流程各部门（管理处）参照受控文件管理流程制定本部门管理制度文件管理流程。各部门（管理处）制定的

12、所有管理制度B类文件应送一份公司行政部登记备案，并及时更新。6.3 行政公文管理流程6.3.1 发 文1) 以公司名义对内、对外行文的行政公文、信函统一由公司行政部起草，指定由其它部门拟稿的除外。2) 草拟公文送审前尽量打印，并填写公文会稿表（见附件12）。3) 公文送公司领导签发前，应由拟稿部门负责人核稿；公文如涉及到多个部门，要请相关部门会稿。主办部门与会稿部门取得一致意见后行文。4) 以公司名义对内行文的各类通知、办法、规定等公文，应请支部书记会稿。5) 会稿和核稿时，起草部门负责跟踪和修改。公文核稿、会稿完毕后，交由公司总经理签发，总经理签发稿件为定稿。6) 任何以公司名义盖公司印章的

13、发文，必须由总经理或总经理授权人批准签发。7) 发文稿签发后，由行政部根据规定的公文格式和公司制定的发文字号确定该公文的发文字号，并予登记后打印、校对、缮印、加盖公章。8) 发文稿及公文会稿表由行政部归档。已批准签发的公文电子版统一由行政部归档，并做好备份，分类存磁盘，并登记备查。9) 制文由行政部按规定负责发送。公文、信函的发送，由行政部填写发文登记表（见附件13），一般情况下由行政部经理审核，总经理批准。然后按发放范围分发，并请收件人签收。10) 以传真件形式发送的公文，传真之后需加盖“已传真”章，原件仍按正常发文渠道发送。11) 各管理处是公司的派出管理机构，对外代表公司，对因工作需要向

14、大业主（客户）、总公司各单位、地方政府职能部门发函联系较重大问题的，由各部门（管理处）以工作联系单形式将对外联系内容书面送公司行政部，行政部以公司名义草拟相关函件，经总经理签批后，对外发送。6.3.2 收 文1) 所有发往公司的外来文件和总公司内部单位向公司的来文，统一由公司行政部处理。公司任何部门（管理处）不论从哪种渠道收到来文，必须将原件交公司行政部处理，不得私自处理。2) 对于外来文件，公司行政部收到来文后，进行收文登记，送总经理批示处理意见；对于总公司内部来文（含局域网来文），要求办理的，由行政部送总经理批示处理意见。3) 对于总公司内部来文（含局域网来文），属各类管理文件、计划、办法、纪要等知照性文件，需相关部门传阅的，由行政部提出初步传阅意见，编制传阅登记表（见附件14），送总经理批示。4) 行政部按总经理批示意见，将来文及批示复印后送有关部门传阅或承办，原件归档5) 来文需要传阅的，传阅件在所有传阅人签名后交回行政部归档。6.3.3 公司内部文件传递、审批1) 公司内部的请示、报告统一交由行政部登记，附发文登记表送总经理批示意见。2) 行政部根据批示意见和确定的发文范围送相关部门处理。7. 员工在文件制度方面的权利和义务7.1. 每位员工在其为本公司利益工作的过程中，都有权利用与其工作有关