深圳天音通信有限公司文件管理流程

1、18/24文档治理流程深圳天音通信有限公司分销信息系统 编写人员:AMT咨询项目组文档编码:天音/0001 文档版本:1.0批准人员:文档操纵修改记录日期编写人员版本备注批阅记录批阅人员批阅日期备注分发记录序号分发至备注项目资料库按照项目文档治理流程的要求，文档接收者请注意：假如您收到本文档的电子版，请打印本页并在相应的栏目中签字。假如您收到本文档的原件，请直接在相关栏目中签字。目录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc13712784 文档操纵 PAGEREF _Toc13712784 h ii HYPERLINK l _Toc13712785 修改记录 PAGERE

2、F _Toc13712785 h ii HYPERLINK l _Toc13712786 批阅记录 PAGEREF _Toc13712786 h ii HYPERLINK l _Toc13712787 分发记录 PAGEREF _Toc13712787 h ii HYPERLINK l _Toc13712788 文档概述 PAGEREF _Toc13712788 h 4 HYPERLINK l _Toc13712789 目的 PAGEREF _Toc13712789 h 4 HYPERLINK l _Toc13712790 适用范围 PAGEREF _Toc13712790 h 4 HYPER

3、LINK l _Toc13712791 相关文档 PAGEREF _Toc13712791 h 4 HYPERLINK l _Toc13712792 项目资料库 PAGEREF _Toc13712792 h 5 HYPERLINK l _Toc13712793 目的 PAGEREF _Toc13712793 h 5 HYPERLINK l _Toc13712794 资料库结构及分类 PAGEREF _Toc13712794 h 5 HYPERLINK l _Toc13712795 文档操纵流程 PAGEREF _Toc13712795 h 7 HYPERLINK l _Toc13712796

4、目的 PAGEREF _Toc13712796 h 7 HYPERLINK l _Toc13712797 流程讲明 PAGEREF _Toc13712797 h 7 HYPERLINK l _Toc13712798 文档操纵标准 PAGEREF _Toc13712798 h 9 HYPERLINK l _Toc13712799 目的 PAGEREF _Toc13712799 h 9 HYPERLINK l _Toc13712800 软件标准 PAGEREF _Toc13712800 h 9 HYPERLINK l _Toc13712801 编写标准 PAGEREF _Toc13712801 h

5、 10 HYPERLINK l _Toc13712802 命名标准 PAGEREF _Toc13712802 h 12 HYPERLINK l _Toc13712803 附录：项目文档模板 PAGEREF _Toc13712803 h 12文档概述目的本文档要紧明确所有交付成果及其项目文档的治理流程和标准，并将在深圳天音通信有限公司分销信息系统的全过程中加以运用和操纵。适用范围本文档就项目文档治理中的以下方面进行明确。项目资料库文档操纵流程文档操纵标准文档公布流程本文档治理流程将同时适用于参与实施的AMT实施项目组（包括实施联合体科讯公司实施组及PTC公司技术支持组等）和深圳天音项目组的所有成

6、员。相关文档AMT项目实施文档标准 项目资料库目的按照本项目的实施范围和总体策略，将建立集中治理的项目资料库，便于各类实施文档的更新、批阅、批准和公布治理。同时将在项目开始的初期，快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文档公布的交互平台，本文档中确定的资料库分类及其他相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。 项目资料库由以下要素构成：主目录目录子目录主页标题资料库结构及分类主目录与本实施项目有关的所有文档及其他相关资料将统一存放在“分销信息系统资料库”主目录内。目录依照实施项目的范围和总体策略，将按照各个分项目对目录进行分类：1-项目治理文档2-财务治理系统实施文档3-人力资源治理系

7、统实施文档4-项目设计治理系统实施文档5-项目施工治理系统实施文档6-办公与企业信息门户系统实施文档7-集成与技术开发文档子目录按照AMT实施方法论(AIM)和项目治理方法论(PJM)，建立以下分类子目录：项目治理文档目录下：1-总体实施打算及治理标准2-每周工作打算3-每周项目进度报告4-变更报告5-问题报告6-风险和争议报告7-时期确认报告8-备忘录及会议纪要9-质量检查和审计报告10-文档公布通知11-文档模板12-其他文档及参考资料分不在财务治理系统、人力资源治理系统、项目设计治理系统、项目施工治理系统和办公及企业信息门户系统目录下：1-流程重组2-需求报告3-解决方案4-系统设置5-

8、数据转换6-系统测试7-用户培训8-上线运行及维护9-其他集成与技术开发目录下：主页以下的文档同时要求以主页的方式存放：总体实施打算及治理标准每周工作打算每周项目进度报告时期确认报告文档公布通知备忘录及会议纪要重大的变更报告、风险报告及问题报告其他需要跨项目小组或职能部门协调的报告或文档标题以下的文档同时要求以标题的方式存放：文档模板质量检查和审计报告要紧的培训教材其他需要公布的参考资料等文档操纵流程目的本操纵流程明确项目文档的编写、分发和更新流程，并适用于所有项目文档的编写和收发过程。流程讲明1. 新建项目文档所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。按照AMT实施方法论和项目治理

9、方法论以及项目工作打算和交付成果清单，采纳本项目特定的文档模板创建项目文档，并：分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。在文档操纵的修改记录栏记录文档更新的所有记录。在批阅栏中，将需要批阅本文档的人员填列出。在分发栏中，将本文档所有的分发对象分不填列，包括项目资料库。创建文档目录，目录的显示级不为3层。创建文档概述，表明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。编写实施文档。2. 文档复核、修改所有文档在分发前必须通过项目治理打算中指定人员的复核和批阅。本项目中各类文档的批阅级不请参见附表，并遵照以下的流程和标准：由文档编写人或项目小组组长按照文档批阅级不填列批阅人。将文档分发

10、给相关的批阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。由批阅人批阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，由指定人员对文档进行修改更新。按照文档级不，获得最终的审批（审批能够通过会议纪要或电子邮件的方式）但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。正式公布文档，定期通过文档公布通知项目组及所有的相关人员。3. 对差不多批准的文档更新对所有的通过最终审批公布的文档需要进行修改的，必须按照项目治理打算中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新，未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。文档操纵标准目的文档操纵标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格执行统一的文档标准：

11、文档软件标准文档编码文档版本文档封面文档页眉页脚文档字体文档命名标准软件标准1. 文档软件标准建议项目文档采纳统一的MS OFFICE 2000版本作为编写工具，关于部分技术文献资料需要采纳ACROBAT READER 4.0以上进行扫瞄，其他相关软件的采纳都需要通过项目经理的审定。以下是常用的文档类型及软件列表： 文档类型建议采纳的软件文字类MS-OFFICE WORD 2000表格类MS-OFFICE EXCEL 2000培训演示类MS-OFFICE POWERPOINT 2000流程图类VISIO 2000打算类MS PROJECT 2000/ 每周工作打算采纳MS-OFFICE WOR

12、D 2000编写标准2. 文档编码文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识，要求按照以下的格式进行编排：项目/PPP/CCC/NNNN， 其中:PPP= 分类名称缩写CCC= 功能分类缩写NNNN= 顺序4位数字编号 按照AMT实施方法论和项目治理方法论的要求结合地铁项目文档的分类，各类文档编码参见下表：文档对应目录文档对应子目录文档编码项目PPPCCCNNNN项目治理文档总体实施打算及治理标准分销PMSOP以0001为起始号顺序编排每周工作打算WWP每周项目进度报告PPR变更报告CRF问题报告TSF风险和争议报告RIF时期确认报告AC备忘录及会议纪要MM质量检查和审计报告QA文档公布通

13、知RN文档模板DT其他文档及参考资料REF分销系统实施文档流程重组ERPPI需求报告RD解决方案SD系统设置TA数据转换DC系统测试ST用户培训TR上线运行及维护TM其他REF集成与技术开发文档系统安装及维护TIDIM需求报告RD数据接口解决方案ISD客户化开发方案CUX开发程序文件PRG系统测试ST用户培训TR集成切换及后期维护TM其他REF3. 文档版本所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本，当所提交的项目文档通过另一方的确认并做修改时，主版本号进行递增；假如所提交的项目文档只在实施同一方进行批阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本操纵示例：版本版本讲明1.0文档的起始版本

14、1.1文档通过内部的修改或批阅2.0文档提交实施另一方批阅或修改2.1在对方确认后的再次修改4. 文档封面文档封面一般由以下内容组成：主标题，包括：分项项目名称缩写，参见文档编码表文档名称，参见文档命名标准项目单位，统一采纳“深圳天音通信有限公司”项目名称 ，统一采纳“分销信息系统”文档讲明，包括：编写人员，统一采纳“深圳天音项目组”、“AMT咨询项目组”、“科讯实施小组”和“PTC技术支持小组”等编写日期，按照文档创建的日期，一般不做修改更新日期，按照文档更新或修改的最新日期文档编码，参见文档编码标准文档版本，参见文档版本标准审批记录：对需项目经理批准的，应以原件打印并签字后由项目经理保留原件。5. 文档页眉页脚所有文档应保持统一的版式，其中：页眉：左侧为深圳天音的图标，右侧为AM