新奥集团员工人事档案管理办法

1、 新奥集团员工人事档案管理办法（试行）1 总则则 1.1 为加强强集团员员工人事事档案管管理工作作，有效效地保护护和利用用人事档档案，充充分发挥挥档案的的作用，根根据国家家档案案法及及相关法法规，结结合我集集团实际际情况，制制订本办办法。1.2 员工人人事档案案是记载载集团员员工个人人经历、政政治思想想、品德德作风、业业务能力力、工作作表现、工工作实绩绩等内容容的文件件材料，是是历史地地、全面面地考察察了解和和正确使使用员工工的重要要依据。员员工人事事档案的的管理工工作，是是集团人人力资源源管理工工作的重重要组成成部分。本管理办法法适用于于集团公公司及各各成员企企业。2 管理理权限2.1 员工

2、人人事档案案由集团团公司人人力资源源部和各各成员企企业人力力资源管管理部门门分级统统一管理理。2.2 集团公公司各部部门人员员及外派派人员的的人事档档案由集集团公司司人力资资源部管管理。各成员企业业的员工工人事档档案由本本单位人人力资源源管理部部门指定定专人负责管理理。集团公司人人力资源源部负责责指导、监监督成员员企业进进行员工工人事档档案管理工作作。3 档案案管理人人员工作作职责 3.1 收集、鉴鉴别、整整理和保保管员工工人事档档案材料料。3.2 登记有有关员工工人事变变动情况况。3.3 为集团团的管理理决策部部门提供供有关员员工人事事方面的的基本信信息。3.4 做好人人事档案案的安全全、保

3、密密及保护护工作。3.5 办理人人事档案案的查阅阅、借阅阅和转递递工作。4 档案案材料的的分类 每每位员工工自录用用之日起起即应为为其建立立员工人人事档案案，其中中包括以以下各类类材料：4.1 履历历材料、自自传材料料。4.2 鉴定定、考核核、考察察材料。4.3 学历历和评聘聘专业技技术职务务材料，包包括毕业业证书、学学位证书书复印件件、学绩绩、培训训结业成成绩和评评聘专业业技术职职务、考考绩、审审批材料料等。4.4 参加加中国共共产党、共共青团、民民主党派派的材料料及政治治历史情情况的审审查材料料，包括括甄别、复复查材料料和依据据材料，党党籍、参参加工作作时间等等问题的的审查材材料。4.5

4、奖励励材料（包包括科学学技术、业业务奖励励及其他他奖励）。4.6 处分分材料（包包括甄别别、复查查材料，免免予处分分的处理理意见）。4.7 录用用（包括括劳动合合同书）、任任免、聘聘用、转转业、工工资、待待遇、出出国、退退（离）休休、退职职材料及及各种代代表会议议登记表表等材料料。 其它可供供组织参参考的材材料。5 档案材材料的收收集、鉴鉴别与归归档对接收员工工原单位位转递而而来的人人事档案案材料内内容，一一概不得得加以删除或销销毁，不不得擅自自向外扩扩散。5.2 人事档档案管理理人员须须通过有有关部门门及时全全面收集集员工工工作中新新形成的的反映员员工德、能能、勤、绩绩等方面面的材料料，充实

5、实档案内内容。5.3 人事档档案管理理人员要要在形成成人事材材料后的的一个月月内，按按要求将将其归入入员工人人事档案案。5.4 对收集集的材料料，必须须进行认认真鉴别别。属于于归档的的材料应应真实，完完整齐全全，文字字清楚，对对象明确确，手续续完备，需需经主管管部门审审查盖章章或本人人签字的的，必须须盖章签签字后方方能归入入人事档档案。不不属于归归档范围围的材料料，不得得擅自归归档，经经过鉴别别可分情情况予以以处理。凡凡销毁材材料，必必须详细细登记，并并报请本本单位主主管负责责人审查查批准，指指定专人人监销。5.5 对伪造造材料，涂涂改档案案内容的的，一经经发现，要要清除伪伪造、涂涂改材料料，

6、对当当事人要要严格查查处。5.6 归入员员工档案案的材料料，应按按照国家家规定的的立卷标标准进行行整理。人事档案材材料，统统一使用用16开开规格的的办公用用纸或表表格书写写。文字必须是是铅印、胶胶印、油油印或用用蓝黑墨墨水、碳碳素墨水水、墨汁汁书写，除除电传材材料需复复印存档档外，一一般不得得用复印印件代替替原件存存档。员工人事档档案归档档按部门门、姓氏氏笔划顺顺序排列列，每个个员工档档案夹（或档案案袋）清清楚标明明姓名，以以便查找找。6 档案案的保管管与维护护6.1 员工人人事档案案的管理理，既要要贯彻执执行国家家颁布的的安全保保密制度度，又要要便于查查找利用用，使档档案的保保管严密密、科学

7、学。6.2 档案库库房必须须坚固适适用，配配置铁质质的档案案柜。库库房内应应设置空空调、去去湿、灭灭火等设设备。6.3 库房的的防火、防防潮、防防蛀、防防盗、防防光、防防高温等等设施和和安全措措施要经经常检查查，要保保持库房房的清洁洁和库内内适宜的的温度和和湿度。6.4 要建立立员工人人事档案案名册，每每年全面面检查核核对一次次档案，发发现问题题及时解解决。6.5 档案库库房、阅阅档室和和档案人人员办公公室原则则上应做做到三室室分开；各成员员企业要要做到库库房、档档案人员员办公室室（包括括阅档室室）二室室分开。6.6 严禁任任何个人人私自保保存他人人档案。对对利用档档案材料料营私舞舞弊的，要要

8、予以严严肃处理理。对违违犯中中华人民民共和国国档案法法、中中华人民民共和国国保守秘秘密法的的，要依依法处理理。7 档案案的提供供利用7.1 因工作作需要查查阅人事事档案的的部门须须填写查查阅员工工档案审审批表，办办理审批批手续；不得只只凭调查查证明材材料、介介绍信查查阅员工工人事档档案。7.2 人事档档案管理理部门根根据实际际情况，确确定是否否提供和和提供什什么材料料。7.3 员工人人事档案案一般不不外借。必必须借出出使用时时，要说说明理由由，经过过主管部部门负责责人批准准，并严严格履行行登记手手续，借借阅期限限不得超超过一星星期，不不得擅自自转借他他人。7.4 任何个个人不得得查阅或或借用本

9、本人及其其直系亲亲属的档档案。7.5 查阅档档案，必必须严格格遵守保保密制度度和阅档档规定，严严禁涂改改、圈划划、抽取取、撤换换档案材材料，查查阅者不不得泄露露或擅自自向外公公布档案案内容，违违犯者应应视情节节轻重，予予以批评评教育直直至纪律律处分。属属于假公公济私者者，按违违犯档档案法处处理。 7.6 借用、查查阅档案案的单位位或个人人，不得得擅自摘摘抄、复复制（拍拍摄）档档案内容容。因工工作需要要从档案案中取证证的，必必须经人人事档案案主管部部门负责责人审查查批准后后才能摘摘抄、复复制。8 档案案的转递递8.1 员工工工作调动动及时转转递档案案。 8.2 人人事档案案应通过过机要交交通转递

10、递或派专专人送取取，不准准交由员员工本人人自带。8.3转出出的档案案必须齐齐全，符符合整理理要求，不不得扣留留材料或或分批转转出，否否则，接接收单位位拒绝接接收。8.4 转转递档案案必须按按统一规规定的员员工档案案转递通通知单的的项目详详细登记记，严格格包装，加加盖密封封章。8.5 接收单单位收到到档案核核对无误误后，将将回执签签名盖章章立即退退回。逾逾期一个个月未退退回执者者，转出出单位应应马上写写信催问问，以防防丢失。对离职人员员档案,原则上上是转递递到离职职人员新新接收单单位或当当地人才交流中中心。9 附则则 本本办法自自20001年77月 225日起起执行。解解释权归归人力资资源部与与集团办办公室。 附件： 1.查查(借)阅员工工档案审审批表 2档档案转递递通知单单 查（借借）阅员员工档案案审批表表 内容容项目姓 名单 位职 务被查（借）阅阅人查（借）阅阅人查（借）阅阅理由查（借）阅阅内容查（借）阅阅人所在在单位意意见 主主管领导导签字： （盖公公章） 年 月 日日 档案主管管部门意见 主管管领导签签字： 年 月月 日档案转递通通知单存存根 新奥第第 号现将等 名名同志的的档案袋袋 册 份份转往： 年年 月 日.档案转递通通知单 ： 兹兹将 等等 名同同志的档档案材料料转