某公司年度费用报销管理规定

1、*空调公司2004年度费用报销管管理规定定编制: 审核: 批准: 二零零三年年十二月月目 录 费用报销管管理制度度分公司费用用管理制制度差旅费开支支报销销管理规规定费用报销管管理制度度一、目的：为控管空调调公司资资金支出出，规范范费用报报销作业业特制定定本办法法。二、范围：凡需从空调调公司财财务科申申领资金金（现金金及支票票）均按按本办法法办理。三、审批权权限：根据公司销销售管理理规范和和空调公公司财务务科的有有关规定定，结合合空调公公司实际际情况，特特作如下下规定：1、空调公公司费用用额度以以内发生生的费用用按费用用项目经经权责主主管签批批后报销销。2、超出空空调公司司费用额额度的费费用由集

2、集团总裁裁签批后后报销。3、集团公公司另有有规定的的，以其其规定。四、报销额额度：为更合理地地使用资资金，对对差旅费费、招待待费、通通讯费、市市内交通通费等几几种主要要费用由由相关部部门制定定开支额额度，各各种费用用在额度度内凭票票据实报报销，超超过规定定额度部部份不予予报销。五、报销凭凭证： 11、外部部凭证，凡凡需从财财务科报报销，不不论金额额大小，均均须取得得合法的的与经济济活动相相符的外外部凭证证，若因因故确实实不能取取得凭证证，应说说明未取取得单据据的原因因，几种种主要费费用的原原始凭证证具体要要求如下下：1）、 广广告费a、 发票票b、媒体报报价单c、广告合合同d、电视、电电台播出

3、出证明，报报纸整张张样报e、项目审审批表2）、专卖卖店、展展台、灯灯箱、户户外广告告、条幅幅等制作作费发票制作费用预预算单制作合同照片项目审批表表3)软性新新闻发布布费A、软性报报道： a)经手人人、部门门主管、市市场部部部长等三三人以上上签字证证明的支支付证明明 b)电视、电电台播出出证明，报报纸整张张样报 c)项目审审批表 B、公公关活动动类： 参照广广告费执执行 C、软软文硬操操作 a)、发票票 b)、媒体体报价单单 c)、广告告合同 d)、电视视、电台台播出证证明，报报纸整张张样报 e)、项目目审批表表 4）、仓仓租、房房租 a）、发发票 b)、租赁赁合同 5）、其其他费用用所需单单据

4、按国国家及公公司有关关规定提提供： 22、内部部凭证，报报销时，还还需填制制内部凭凭证，具具体为：1）、报销销差旅费费，须填填制空调调公司差差旅费报报销单，准准确、完完整填写写出差事事由等相相关栏位位，车资资应注明明起讫地地点；并并将外部部凭证工工整地粘粘贴于空空调公司司差旅费费报销单单背面。2）、报销销差旅费费以外的的其他费费用，须须填制空空调公司司费用报报销单，准准确、完完整填写写摘要等等相关栏栏位。3、凭证粘粘贴要求求：1）、从外外部取得得的原始始单据除除差旅费费单据采采用“差旅费费报销单单”粘贴外外，其余余各项费费用采用用“费用报报销单”进行分分类粘贴贴。2）、费用用单据应应分类粘粘贴

5、，不不可将不不同种类类费用的的单据汇汇合粘贴贴在同一一张“费用报报销单”上。3）、费用用单据粘粘贴时应应折叠整整齐，错错落有序序，便于于单据的的审核和和装订、保保管。六、报销程程序：1、报销人人凭合法法之报销销凭证，呈呈部门主主管审批批后，送送财务科科费用审审核主管管审核。各部门主管管对报销销事项审审批时，须须确认该该事项事事先已报报备，且且支出真真实合理理，并对对支出的的真实合合理性负负责，若若经部门门主管审审批后的的费用支支出不真真实或不不合理，一一经查实实，将对对经办人人和部门门主管分分别处以以不实金金额两倍倍的罚款款。2、财务科科费用审审核主管管对单据据是否齐齐全、合合法及支支出的真真

6、实合理理进行审审核，对对支出不不真实、不不合理、不不合法的的各项费费用，空空调公司司财务科科费用审审核主管管具有否否决权。如如审核合合格即转转呈相应应权责主主管审批批；如财财务科费费用审核核主管认认为单据据不合规规范或超超出报支支范围，有有权要求求报支人人提供真真实合理理合法之之凭证或或拒绝付付款。3、权责主主管签批批后，转转财务科科科长审审核，审审核合格格后转出出纳付款款（注：若需更更高一级级领导审审批，尚尚需相关关领导审审批后，方方可付款款）。4、出纳人人员支付付款项，均均须凭已已经相应应权责主主管核准准和财务务科科长长审核的的凭证付付款，不不得擅付付款项。七、报帐时时间：已经发生的的费用

7、务务必及时时报帐，在在费用发发生时及及时收集集相关单单据，当当月发生生的费用用务必在在次月55日前报报销完毕毕，次月月5日后后不再接接受任何何报支。八、本办法法解释权权归空调调公司财财务科，从从公布之之日起实实施。附：流程图图 费费经 粘贴工工整之费费用凭证证 部 真实、合合理性审审核 用用手 门 审审人 主 核核 管管 主 管 付 审 款 核出 财 集集团总裁裁 权 付付款审核核 务 责责纳 科 核准准（空调调公司额额度内） 主主 长长 管分公司（办办事处）费费用管理理制度本着励行节节约，明明确权责责的费用用管理原原则，为为了保障障分公司司/办事事处（指指有限公公司直辖辖的分公公司、办办事处

8、，不不含分公公司在区区域内设设置的二二级办事事处）销销售业务务开展正正常费用用的开支支，坚持持对费用用“定额管管理、据据实报销销、先申申请后实实施再付付款，做做到单证证齐全、手手续完整整、程序序合法，保保证各项项费用的的发生真真实、合合理、高高效”，对分分公司（办办事处）日日常的费费用管理理如下：一、费用的的分类：为了便于对对分公司司（办事事处）发发生的费费用实行行定额、比比率管理理，依据据各项费费用的来来源，申申报、审审批方式式以及费费用控制制责任的的不同将将费用划划分为：1、空调公公司总部部主控费费用：空调公司总总部主控控费用，由由分公司司（办事事处）根根据空调调公司有有关规定定和分公公司

9、（办办事处）实实际工作作需要申申报，经经空调公公司相关关部门审审批后，限限额使用用。限额额内费用用由空调调公司承承担，限限额外费费用由分分公司（办办事处）主主控费用用中扣回回。空调公司主主控费用用包括：开办费费，分公公司会计计人员工工资及资资金，总总部统一一安排实实施的广广告费、宣宣传费，空空调公司司统一安安排的广广告宣传传品制作作费，空空调公司司统一制制作的促促销礼品品费，客客户订货货（展销销）会会会务费，安安装维修修费，仓仓租及长长途运输输费，装装卸费，以以及空调调公司批批准承担担的其他他费用。2、分公司司（办事事处）主主控费用用：分公司（办办事处）主主控费用用，由空空调公司司根据销销售政

10、策策规定下下拨给分分公司（办办事处）使使用，由由分公司司（办事事处）经经理根据据空调公公司有关关规定在在额度内内负责主主要控制制的费用用，分公公司（办办事处）主主控费用用超支由由分公司司（办事事处）经经理自行行承担，严严禁坐支支或挪用用其他款款项。分公司（办办事处）主主控费用用包括：分公司司、办事事处人员员（会计计除外）的的工资及及奖金，办办公费，邮邮电费，差差旅费，招招待费，交交通费，水水电费，办办公、住住宿房租租，以及及除空调调公司主主控费用用、分公公司（办办事处）协协控费用用以外的的其他费费用。3、分公司司（办事事处）协协控费用用：分公司（办办事处）协协控费用用，由空空调公司司根据销销售

11、政策策规定下下拨费用用使用额额度给分分公司（办办事处），在在额度内内由区域域经理根根据需要要并经过过相应的的审批程程序，协协助空调调公司控控制使用用，该项项费用年年终决算算时不得得超支，若若有超支支，空调调公司有有权给予予有关分分公司（办办事处）相相应惩处处，若有有节余，在在基本完完成销售售任务的的前提下下，空调调公司可可给予相相应分公公司（办办事处）一一定的奖奖励，具具体办法法由空调调公司另另行制定定。分公司（办办事处）协协控费用用暂定为为：由分分公司组组织实施施的市场场推广费费，具体体包括以以下几项项：1）、广告告宣传费费：含媒媒体广告告发布费费、户外外广告发发布费、现现场POOP制作作费

12、、总总部统一一制作的的促销礼礼品费，新新闻媒体体发布的的新闻、报报道、通通讯、消消息、专专题的直直接费用用，以及及其他广广告宣传传费用。2）、终端端建设费费：含专专柜展台台制作费费、场地地费等涉涉及终端端建设的的费用。3）、导购购费用：含导购购人员工工资、提提成、商商场管理理费等。二、费用的的定义和和执行标标准：空调公司主主控费用用：1）、开办办费：分分公司（办办事处）新新设之初初用于购购置必要要的办公公设施和和资产的一次次性开办办支出费费用，主主要包括括传真机机、有线线电话、办办公桌椅椅，床具具及其他他一些必必要的日日常生活活用具，该该项费用用按空调调公司有有关批文文限额使使用。2）、分公公

13、司会计计人员工工资及奖奖金：空空调公司司派驻分分公司的的会计人人员的工工资，具具体工资资标准由由空调公公司办公公室与财财务科共共同制定定，分公公司会计计人员的的奖金按按空调公公司主管管人员的的奖金标标准，根根据综合合考评结结果发放放。3）、空调调公司统统一安排排实施的的广告费费、宣传传费：空空调公司司针对各各分公司司（办事事处）销销售市场场实际情情况，策策划实施施的广告告活动费费用、宣宣传费用用。4）、安装装维修费费：安装装费指按按公司统统一规定定结算给给特约单单位的安安装费以以及公司司自行安安装发生生的安装装费用；维修费费指因质质量原因因发生的的空调维维修费，标标准按公公司统一一规定执执行。

14、5）、仓租租及长途途运输费费：指公公司在外外租赁的的中转仓仓仓储费费、由公公司成品品仓发送送到中转转仓的运运输费，以以及按公公司规定定由公司司承担的的为客户户送货上上门的运运输费用用。仓租租标准由由空调公公司根据据分公司司（办事事处）全全年销售售任务，分分公司（办办事处）所所在地城城市消费费水平等等统一制制定。6）、空调调公司批批准承担担的其他他费用：该项费费用主要要包括： = 1 * GB3 、公司司总部统统一组织织的开会会、学习习、培训训、旅游游等费用用； = 2 * GB3 、突发发事故处处理费用用； = 3 * GB3 、财务务人员外外出对帐帐差旅费费； = 4 * GB3 、空调调公

15、司统统一制作作的促销销礼品等等。2、分公司司（办事事处）主主控费用用：分公司（办办事处）主主控费用用分为：1）、销售售环节费费：包括括分公司司人员工工资及奖奖金（财财务除外外）、通通讯费、业业务人员员差旅费费、业务务招待费费、市内内交通费费、销售售佣金等等。2）、销售售管理费费：办公公、住宿宿用房房房租、办办公费、邮邮电费、水水电费、财财务费用用（财务务人员的的业务传传真费、往往返仓库库对帐的的市内交交通费）。分公司（办办事处）主主控费用用的来源源及标准准： = 1 * GB3 、分公司司（办事事处）营营运最低低保障金金：按220044年度分分公司/办事处处保障金金确定办办法。 = 2 * G

16、B3 、分公司司/办事事处包干干费：按按分公司司（办事事处）220044年销售售年度费费用控制制及薪资资方案执执行。 = 3 * GB3 、其他费费用补充充，如：空调公公司总部部根据市市场状况况临时制制订的面面向分公公司（办办事处）的的费用补补充政策策。三、分公司司（办事事处）协协控费用用：分公司（办办事处）组组织实施施的市场场推广费费：分公公司（办办事处）组组织实施施的市场场推广费费按销售售净回款款的2%计提，由由空调公公司市场场部主要要控制，分分公司（办办事处）在在辖区内内按空调调公司规规定的审审批程序序批准后后，操作作使用。费费用包括括：分公公司（办办事处）自自行策划划的媒体体广告发发布

17、费、户户外广告告发布费费、现场场POPP制作费费、新闻闻媒体发发布的新新闻、报报道、通通讯、消消息、专专题的直直接费用用，分公公司自行行制作的的广告礼礼品、宣宣传品制制作费，以以及空调调公司批批准列入入的其他他市场推推广费。年年终决算算，该项项费用不不得超支支，超支支部分从从分公司司（办事事处）主主控费用用来源或或奖金中中扣除；若有结结余，在在基本完完成销售售任务的的前提下下，空调调公司可可给予相相应分公公司（办办事处）一一定的奖奖励。四、费用项项目的申申报、审审批、用用款下拨拨及报帐帐：空调公司总总部主控控费用：1）、开办办费：按按空调公公司的批批准用款款额度，发发生开办办费用时时，由经经办

18、人据实制单单列出明明细开支支项目。分分公司（办办事处）会会计审核核、经理理签字证证明，根根据费用用原始单单据填制制费用报报销单寄寄回空调调公司，办办理报帐帐冲帐手手续。2）、仓租租：在空空调公司司核定的的仓租的的定额内内，由分分公司（办办事处）经经理、会会计填写写项目申申请，采采用空调调公司统统一制定定的租赁赁合同范范本与出出租单位位签订合合同后寄寄回空调调公司备备案。该该项费用用报销时时，凭核核定的分分公司（办办事处）仓仓租定额额、项目目审批书书、租赁赁合同和和原始发发票连同同费用报报销单定定期寄回回空调公公司进行行此项费费用的审审核、报报销（一一般按月月或季、半半年进行行审核）。3）、工资

19、资：分公公司（办办事处）人人员工资资的审批批权属空空调公司司办公室室，每月月凭空调调公司审审核、传传真的工工资表发发放工资资，并将将员工签签收之工工资表回回传空调调公司办办公室审审查、备备案。4）、奖金金：空调调公司总总部根据据百分考考核制度度确定分分公司（办办事处）奖奖金发放放总额，分分公司（办办事处）经经理拟定定内部奖奖金分配配方案报报总部审审核、备备案，由由财务部部发放。5）、空调调公司统统一安排排实施的的广告费费、宣传传费：分分公司（办办事处）根根据空调调公司的的广告项项目审批批表、按按要求填填写，经经批准并并组织实实施后，将将有关原原始单据据连同费费用报销销单寄回回空调公公司报销销。

20、附：空调公公司主控控费用使使用一般般流程图图费 用 项项 审 批 审审 核核 借借支费目 申 请请 备 案 用（用用款）分公司（办办事处） 空调公公司 费用项项目经手手人 费用报报帐 付 款 或或 审 核核 传递递表 费用单单据传递递 单单据转移移 收集费费用单据据、填 转 帐 跟踪踪表 制费用用报销单单 空调公司财财务 相相关部门门 分公公司（办办事处）财财务 费费用项目目经手人人 22、分公公司（办办事处）主主控费用用：费用发生后后，由经经办人据据实制单单，会计计审核、经经理审批批。分公司（办办事处）主主控费用用原始单单据由分分公司（办办事处）装装订存档档、备案案，定期期将单据据转回总总部

21、存档档。附：分公司司（办事事处）主主控费用用使用一一般流程程图定期计算定定额 款项划划拨 办办 事事 处处汇款至分公公司 帐 户 空调公司财财务科 分公公司（办办事处）财财务 支 付 费报销记帐 审批 审审核 费费用发生生 用 （经手手人制单单）分公司财务务 分公司司经理 分分公司财财务 经手手人（普普通员工工） 33、分公公司（办办事处）协协控费用用：分公司（办办事处）组组织实施施的市场场推广费费用的申申报、审审批、用用款下拨拨、报帐帐程序与与空调公公司统一一安排实实施的广广告费、宣宣传费程程序相同同。五、具体费费用报销销的附件件要求：1、客户政政策费用用：具备备项目审审批表、客客户出具具的

22、收款款收据。2、广告费费、宣传传费： = 1 * GB3 、媒体发发布费：具备广广告合同同，相应应的电视视、电台台节目播播出单、报报纸、报报刊、杂杂志样报报和报价价单以及及项目审审批表。 = 2 * GB3 、路牌、灯灯箱制作作费：具具备制作作合同，工工程预（决决）算表表及广告告制作物物现场照照片以及及项目审审批表。 = 3 * GB3 、广告印印刷品：具备广广告合同同，公司司广告品品管理人人员签收收入库单单以及项项目审批批表。 = 4 * GB3 、广告礼礼品：具具备广告告制作合合同，公公司广告告礼品管管理人员员签收入入库单以以及项目目审批表表。 = 5 * GB3 、专柜展展台制作作：具备

23、备广告制制作合同同、费用用预（决决）算表表，宗申申空调专专柜展台台设置申申请表，专专柜展台台现场照照片以及及项目审审批表。 = 6 * GB3 、广告片片制作费费：具备备广告制制作合同同、广告告片实物物以及项项目审批批表。3、维修费费：（指指分公司司、办事事处）维修费用报报帐时，按按公司售售后服务务管理规规定办理理。4、财务费费用 ：分公司司（办事事处）财财务人员员差旅费费的报销销应具备备外出办办公申请请表或述述职报告告。六、费用报报销原始始单据的的要求：1、原则上上所有费费用报销销单据应应符合中中华人民民共和国国发票管管理办法法之要要求，否否则，地地税部门门不给予予进入商商品销售售费用，不不

24、作为公公司所得得税的计计算扣除除数。这这样相应应地加重重了公司司的税收收负担。目目前，税税务部门门认可的的发票有有以下几几种： = 1 * GB3 、增值税税专用发发票和运运输专用用发票（简简称专用用发票）该该类发票票均盖有有国家税税务总局局的椭圆圆形监制制章。 = 2 * GB3 、行业销销售发票票（简称称普通发发票），产产品销售售发票和和商品销销售发票票盖有国国家税务务总局的的椭圆形形监制章章，其他他行业销销售发票票均盖有有地方税税务局的的椭圆形形监制章章。 = 3 * GB3 、国家行行政、事事业单位位、财政政部门印印制的收收款收据据（简称称财政收收据）这这类发票票均盖有有国家行行政、事

25、事业单位位财政部部门的监监制章。2、根据公公司各项项费用的的发生频频率以及及各项费费用所占占费用总总额的比比重大小小，以下下费用必必须具备备正式发发票，严严禁用白白条代替替发票报报销付款款。 = 1 * GB3 、广告费费：具备备广告专专用发票票和商业业销售发发票。 = 2 * GB3 、运输费费：具备备运输专专用发票票或运输输行业发发票。 = 3 * GB3 、维修费费：维修修费中的的保修卡卡费用的的结算必必须具备备商业销销售发票票或财政政收据。 = 4 * GB3 、租赁费费：仓库库租赁费费必须具具备租赁赁业发票票。 = 5 * GB3 、招待费费：餐饮饮业发票票或商业业销售发发票。 =

26、6 * GB3 、小车费费用：小小车修理理费须具具备服务务业发票票。3、所有费费用报销销原始单单据的抬抬头必须须注明：“*空调调公司”字样，并并加盖提提供发票票单位的的财务专专用章或或发票专专用章。七、费用单单据的粘粘贴要求求：1、从外部部取得的的原始单单据除差差旅费单单据采用用“差旅费费报销单单”粘贴外外，其余余各项费费用采用用“费用报报销单”进行分分类粘贴贴。2、费用单单据应分分类粘贴贴，不可可将不同同种类费费用的单单据汇合合粘贴在在同一张张“费用报报销单”上。3、费用单单据粘贴贴时应折折叠整齐齐，错落落有序，便便于单据据的审核核和装订订、保管管。费用用单据转转移至空空调公司司时，必必须填

27、写写分公公司（办办事处）费费用单据据传递跟跟踪表，并并对各项项费用进进行分类类统计。差旅费开支支、报销销管理规规定一、目的：为规范空调调公司差差旅费的的开支、报报销流程程，做到到差旅费费开支合合理、高高效，特特制定本本规定。二、适用范范围：本规定适用用于空调调公司出出差人员员、公司司统一安安排的会会议参加加人员及及派遣到到办事处处的员工工。三、员工出出差，本本人填写写出差申申请单，由由主管部部门经理理以上审审批，经经总经理理批准，方方可出差差；受总经理直直接委托托外出办办事的员员工可将将出差申申请单直直接交派派出领导导审批，并并知会部部门经理理。部门经理以以上人员员出差，由由总经理理批准，方方可出差差。四、出差人人员的费费用报销销：交通费：限限定标准准以内凭凭标实报报销职位 一般般人员 主主 管 部 门 经经 理 副 总总 经 理 总 经 理理项目 （含副副经理）长途交通工工具 火 车车 硬 卧 火 车车 硬 卧 火火 车 硬 卧卧 飞 机 飞 机 （经经济舱） （经经济舱）注：本着节节约费用用的原则则，若出出差路程程以乘坐坐火车（特特快）时时间不超超过122小时以以内的视视出差任任务轻重重对交通通工具应应首选火火车硬卧卧。A：审计人人员、业业务经理理属主管管级B：超标准准乘交通通工具应应由总经经理事先先审批（见见附件）。C：乘火车车硬座，