办公系统中的工作流模型及实现

1、办公系统中的工作流模型及实现摘要：工作流技技术是办公自自动化系统的的关键技术之之一。正确使使用工作流技技术可以提高高办公效率，加加快信息化步步伐。本文首首先对工作流流的基本概念念、工作流系系统的分类进进行了详细介介绍，并结合合实际工作提提出了一套行行之有效的解解决方案。关键字：工作流流；办公自动动化；Lottus/ DDominoo；电子邮件件 A WorkFFlow MModel and iits immplemeent Inn Offiicial EnvirronmenntWangzheen WanngYinxxue XiiaopinngComputeer andd Infoormatii

2、on Managgementt Centeer, Tsinnghua Univeersityy. Beijjing , 1000084 【Abstraact】Workfflow TTechnoology is thhe keyy techhnologgy in Officce Auttomatiion Syystem whichh can improove woork effficieency aand prromotee the progrress oof infformattionizzationn if pproperrly immplemeented. Thiss papeer fir

3、rst diiscussses thhe bassic cooncepttion oof Worrkfloww and its cclassiificattion , thenn pressents our ssolutiion too it wwhich have been proveed to be prractical.【Key woords】Workfflow; Officce Auttomatiion; LLotus/Dominno; E-mail社会需求是技术术进步的动力力。随着知识识经济、网络络经济的到来来，社会变革革速度的加剧剧，人们迫切切希望使用更更有效的办公公方式来提高高工

4、作效率，增增强竞争力。因因此，工作流流技术成为近近年来计算机机应用领域发发展最快的技技术之一。1 工作流的基基本概念工作流（woorkfloow）是为提提高工作效率率而提出来的的。七十年代代后期，对办办公自动化的的研究通常被被认为是工作作流研究的开开始。而到了了1993年，国国际工作流管管理联盟（WWorkfllow Maanagemment CCoalittion，WfMC）的的成立标志着着工作流技术术开始进入相相对成熟的阶阶段。WfMMC对工作流流管理系统中中的相关术语语、体系结构构及应用编程程接口等方面面制定了一系系列标准，并并给出了工作作流定义11：工作流流是指整个或或部分经营过过程在

5、计算机机支持下的全全自动或半自自动化。可以以更广泛地把把凡是由计算算机软件系统统（工作流管管理系统）控控制其执行的的过程都称为为工作流。一个工作流由由一组具有某某个业务目标标的事件（环环节）组成。事事件之间存在在相互顺序，并并且任何事件件只有其激活活条件满足时时才可被执行行。需要注意意的是，工作作流的自动化化是指业务过过程中的各个个事件被有效效管理，但并并不意味着所所有事件的实实施全部由计计算机来支持持。自动化的的目的是事件件自动激活和和事件间的自自动连接。工作流管理系统统指运行在一一个或多个工工作流引擎上上用于定义、实实现和管理工工作流运行的的一套软件系系统。它的作作用包括：与工作流执行者者

6、（人、应用用）交互，推推进工作流实实例的执行；协调主要事件间间的相互作用用关系；监控主要监察工工作流运行期期间各种工作作状态，当发发生意外情况况时，处理意意外事件，控控制工作流正正常运行。2 工作流系统统的分类工作流系统的分分类标准有多多种。可以根根据工作流产产品实现的业业务过程和底底层实现技术术对工作流管管理系统及其其产品进行分分类3。 (1) 根据所所实现的业务务过程，该系系统可分为四四类： 管理型工作作流 活动可以预预定义，并且且有一套简单单的任务协调调规则。 设定型工作作流 与管理型工工作流相似，一一般用来处理理异常或发生生几率较小的的情况。 协作型工作作流 参与者的数数量和协作的的次

7、数较多。在在一个步骤上上可能反复协协调，直至得得到某种结果，甚至可可能回到前一一阶段。 生产型工作作流 实现重要业业务过程的工工作流管理，特特别是与业务务组织功能直直接相关的工工作流管理。与管理型型工作流相比比，生产型工工作流一般应应用在大规模模、复杂和异异构的环境下下，整个过程程涉及多个人人和不同组织织。 (2) 根据底底层实现技术术，可将工作作流产品分为为三类： 以通讯为中中心 以电子邮件件为底层的通通讯机制。这这类工作流管管理系统适合合于协作型工工作流和不确定型工作流流，而不适于于生产型工作作流。 以文档为中中心 基于文档路路由，同外界界应用的交互互能力有限。许许多基于表的的管理型工作作

8、流可以用以文档为中中心的工作流流实现。 以过程为中中心 对应于生产产型工作流。一一般建立在数数据库之上，有有自己专用的的通信机制，并并且提供同外部交交互的接口。3 THOA工工作流系统模模型及实现清华大学计算算与信息管理理中心在多年年办公自动化化系统成功实实施的基础上上，通过对清清华大学行政政办公活动的的深入调研，综综合政府机关关、兄弟院校校办公活动的的实际经验，利利用世界领先先的Lotuus/ Doomino信信息平台开发发了THOAA工作流系统统。该工作流流系统以电子子邮件为底层层通讯机制，在在统一的Lootus/ Dominno平台上解解决了协作型型工作流的管管理和实施问问题。首先，根据

9、其是是否在一段时时间内相对稳稳定，系统将将实际办公工工作中存在的的各种业务流流程划分为两两类：在一段时间内固固定的业务流流程根据需要随时指指定的业务流流程对于两种业务流流程系统采用用不同的处理理方式，由工工作流系统统统一管理。对对于在一段时时间内固定的的业务流程，系系统可以指定定该流程的责责任部门、处处理环节以及及负责人组成成；一旦某个个业务进入这这种处理方式式，系统就会会按照预先设设置好的流程程自动通知、监监控相应环节节的组成人员员对其进行处处理。对于根根据需要随时时指定的业务务流程，系统统不预先定义义处理环节，由由当前环节负负责人决定下下一环节的如如何组成，或或者建议下面面多个环节的的组成

10、；系统统对于整个处处理过程中的的各种信息自自动进行整理理记录。整个解决方案包包括三大功能能模块：流程程控制模块、系系统配置模块块、系统授权权模块。31 流程控控制模块流程控制模块由由流程定义、流流程转换、流流程监控、信信息整理四大大部分组成。311 流流程定义对于一段时间内内保持相对稳稳定的业务流流程，使用流流程定义子模模块定义其各各环节的人员员组成。业务务进入这种处处理方式之后后会自动按照照预先定义的的流程依次处处理。考虑到到多人同时处处理同一环节节的实际情况况，可以指定定本环节有决决定权的人，用用于处理下列列意外情况：某环节处理成员员因外出等原原因无法参与与处理某环节处理成员员使用其他手手

11、段参与了处处理过程当发生上述情况况时，本环节节有决定权的的人可以提前前终止本环节节处理，直接接进入下一处处理环节。由于实际的办公公过程具有灵灵活多变的特特点，工作流流系统必须具具有对无法固固定流程的业业务进行处理理的能力。针针对这类业务务，THOAA工作流系统统提供了根据据需要随时指指定（Deccide oon Demmand）的的处理模式：由当前业务务处理人决定定下一环节业业务处理人员员组成，同时时，系统自动动整理记录整整个处理过程程中的各种信信息。312 流流程转换实际工作中，业业务负责人有有时可能需要要将业务从固固定流程处理理模式转入到到根据需要随随时指定处理理模式。流程程转换子模块块可

12、以满足这这种需要。313 流流程监控提供对业务流程程过程的监控控能力，通过过流程监控模模块可以了解解当前业务所所在的环节及及状态。以公公文流转为例例，如果在此此发现流程已已经结束，可可以采取相应应的处理，例例如通知提交交人、归档等等等。314 工工作进度工作进度子模块块负责对用户户处理业务的的信息进行整整理，自动将将与本人有关关的业务进行行归类，例如如,显示：所有待本人处理理的业务所有本人已办理理的业务32 系统配配置系统配置模块块用于配置业业务处理部门门及其人员组组成，定义部部门的业务负负责人。对于于已经定义处处理流程的业业务，处理的的起点就是部部门的业务负负责人。以公公文流转为例例，可以将

13、行行政部门中负负责接收、发发送来文的人人定义为公文文分发负责人人。所有提交交给该部门的的公文都由系系统提交给该该部门相应的的公文分发负负责人，由该该负责人决定定采用何种处处理方式。33 系统授授权系统授权模块用用于定义用户户的角色、权权限。用户的的权限控制到到读写。不在在当前业务处处理流程中的的用户无法访访问当前业务务。以公文流流转为例，无无论公文当前前处于固定流流程处理方式式还是处于根根据需要随时时指定流程处处理方式，只只有当前环节节中的人员才才能访问该公公文。对于已已经归档的公公文，每个人人都只能看到到自己提交的的公文归档记记录；如果要要看到他人提提交的公文归归档记录就必必须经过授权权。4

14、 THOA工工作流系统的的特点及运行行环境清华大学办公公自动化系统统（THOA）是根根据清华大学学的实际需求求开发的。其其中的工作流流系统具有以以下特点：适应性强：该工工作流系统既既可以满足固固定的业务流流程，又可以以满足无法预预知的业务流流程，灵活可可靠。应用面广：除可可以进行公文文处理外，该该工作流系统统可以扩展到到其他日常的的办公事务处处理流程，如如请示、车辆辆管理、会议议管理、报销销审批、出差差审批、休假假审批等等。方便实用：系统统提供了自动动提醒待办理理业务、自动动整理已办理理业务的功能能，整个操作作过程富有交交互性，充分分体现了以人人为本、方便便实用的设计计思想。系统运行环境：系统

15、以Lotuus/Dommino RR5为基础信息平平台；支持所有主流操操作系统，包包括WIN995/WINN98, WWINNT44，WIN20000，UNIX（Solarris，AIX，HP-Uxx）、Linuux、OS/2等，并并提供了C/C+语言言API支持,使不同平台台和不同语言言编制的应用用程序间可以以互相交流信信息。5 结束语本文提出的TTHOA工作作流解决方案案灵活、可靠靠地解决了办办公系统中多多人协作处理理办公事务的的问题。该方方案经受了实实践的检验，有有广泛的应用用前景。1 Worrkfloww M C. The workfflow rrefereence mmodel. WfMC10003R. WFMMC TC000-10003, 1999