公司会议管理规范

1、3/3会议管理规范文件编号编 订办公室版 次第1版页 数共 3 页生效日期2008年 09总则第一条 目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本规范。第二条 适用范围：本规范适用于怡海置业集团总部会议管理。第三条 管理责权：办公室负责公司会议的统筹协调及本规范的执行监督。会议发起人或发起部门负责会议的组织工作，并有权对违反本规范的行为提出惩罚。第四条 会议分类：会议名称会议主题会议召开时间会议主持与会人员年度工作会议总结上年度工作及讨论、确定下年度工作目标每年1月15日总经理各副总经理、各部门负责人半年工作会议总结上半年工作目标完成状况及调整下半年工作目标及方案每年7月15

2、日总经理各副总经理、各部门负责人月度工作会议总结上月工作方案完成状况及报告下月工作方案每月5日总经理各副总经理、各部门负责人周工作例会总结上周工作方案完成状况及报告下周工作方案每周六部门负责人部门员工临时会议针对某一特定主题不定时总经理需要参与人员紧急会议针对紧急事项不定时总经理需要参与人员部门协调会议涉及部门工作需要与其它部门协调事项的讨论按部门方案发起部门负责人发起部门邀请的其它部门人员第五条 会议管理规范：会议方案与统筹（1）每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月方案召开的部门协调会议及与总经理确定下月方案临时召开的临时会议，统一报总经理审批后，汇同公司月例会编制月度会议方案，于月底

3、前发放至各副总经理、各部门负责人。（2）凡办公室已列入方案的会议，如需改期，或遇特殊状况需安排新的部门协调会议及临时会议时，会议发起部门应提前3个工作日完成会议提拟和审批手续，并报请办公室调整会议方案。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议方案。（3） 会议要求的原则为：小会听从大会，局部听从整体，临时会议听从例会。各类会议的 优先挨次为：公司例会、公司临时会议、部门会议，紧急会议不受此限制。会议预备（1）会议通知遵照以下规定： 会议通知一般应提前一天以上，通知对象为与会人员及会务服务供应部门。 会议通知形式一般为电子邮件通知。需对会议议题、会议时间、会议地点、需预备的会议资料等作出说明。

4、（2）会议的其它预备工作遵照以下规定： 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、方案草案、决议打算草案、与会人应提交资料等）预备的组织工作。 会务服务供应部门应提前做好会务预备工作，照实行会场，布置会场，备好座位、会议器材、会议资料等会议所需的各种设施、用品等。 总经理主持召开的会议会务服务统一归口办公室负责。（3）会议组织 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务实行状况，做好会前预备。 主持人一般应于会议开头后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推动中应留意的问题等，进行必要的说明。 会议进行中，主持人应依据

5、会议进行中的实际状况，对议程进行适时、必要的掌握，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺当推动及会议效率。 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。会议纪律（1）应准时到会。（2）与会期间应将手机调到振动或关闭，原则上不允许接听电话。如需接听，须征得会议主持人同意并离开会场。（3）做好本人的会议纪录。（4）迟到、早退、缺席 迟到。全部参与会议的人员在会议规定召开时间内未到的，计为迟到。每次迟到罚款50元。 早退。凡参与会议人员，未经会议主持人同意在会议结束前提前离场的，

6、计为早退。每次早退罚款50元。 缺席。凡必需参与会议人员未经请假擅自不参与会议或请假未批准而不参与会议的，计为缺席。每次缺席罚款100元。会议记录公司各类会议原则上应每次都有会议记录。会议记录应遵循以下规定：（1）各部门应指定一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。（2）总经理主持的公司例会、临时会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作。（3）会议记录应尽量接受实录风格，确保记录的原始性。（4）会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名，并提交与会人员签字确认。（5）各部门周例会会议纪要，必需在每周一提报办公室秘书处转呈总经理批阅。会议跟进（1）会议决议、决策事项须会后跟进实行的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则。（2）总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由办公室负责实行。（3）会议跟进的依据以会议记录及会议纪要为准。会议跟进的效果将作为员工工作质量考核的依据。第六条 附则本规范由公司