公文管理制度

1、PAGE PAGE 6公文管理制度一、总则1 为了规范公司的文件管理工作，做好外来文件的收发、存档工作及公司各类文件拟定、签发、归档工作，特制定本办法。2公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书，是公司进行管理的重要工具。二、收文文1.权限限规定：（1）外外来文件件原则上上由行政政部统一一签收，将该文文件的原原件交董董办机要要秘书存存档，复复印件按按所对口的系统统交由以以下责任任人签收收： 序发文部责任人副责任人人1市委、市市政府、井开管管委会总裁或副总裁2外贸局、农业局局、林业业局总裁或副总裁3人事局、发改委委、科技技局、工工信委行政副总总4工信委

2、（产品批批准文号号）、省省农药管管理局、相关关行业协协会或学学会、农农业部药药检所、环保局局、安全全局、技技术监督督局生产副总总5工商局、税务局局财务副总总6公安局、检察院院、法院院以及涉涉及维权权工作的的政府执执法部门门法务部负责人备注1、发文文部门的的所有文文件统一一由责任任人进行行的签收收和上报报签核，并监督督落实；2、如发发现漏文文、收文文不签核核、文件件落实不不到位，责任人人及承办办人应承承担相应应责任。（2）如如外来文文件是由由对口系系统直接接签收的的，须将将原件交交交董办办机要秘秘书签收收、存档档；（3）外外来文件件的签核核、督办办和存档档由董办办机要秘秘书负责责。（4）承承办部

3、门门请按文文件要求求如期完完成相关关工作，并按机机要类型型，做好好文件的备备份工作作； （5）处理结结果须报报系统分分管领导导。2、收文文流程：（签发）文件复印件交由对口系统负责人签收（原件存档）原件交由董办机要秘书签收存档（签准）交总裁或主管副总裁签准（收文）由行政部或责任部门主办人员签收（执行）交由具体承办部门落实（完成确认）由系统分管领导确认（存档）由行政部负责资料存档（督查）行政部负责督查工作说明：11）由行政部部填写收文登登记及督督办表中的“日期”，“发文单单位”，“标题”等，并拟写“拟办意意见”并交公公司总裁裁（或副副总裁）批办。2）文件件签核时时，经办办部门须须上交文文件原件件。

4、3、操作作表格：收文登记记及督办办表收文日期期发文单位位发文标题题文件签核核文件页数数经办部门门拟办意见见承办人完成期限限重要说明明：机要类型型：办理文文件存档档 办理文文件不存存档 公司领导导核准意见见完成情况况结果查核核 监查人人：归档文件件归档日期期机要秘书书三、发文文1、权限限规定：1）公司司发文统一一由董办行政专员员负责管管理；2）经核核准后，文件的的盖章存存档统一一由行政政专员负负责；3）各经经办或责责任部门门负责文文件的拟拟定、复复核、会会签审批批及下发发落实。2、发文文流程：交部门经理审核（审核）交总裁或主管副总裁签发（签发）交相关部门讨论审核会签由发文部门主办人员起草（拟稿）

5、由行政部负责已发文的归档（归档）由行政部或董办负责分发（分发）加盖公章（用印）交行政部复核后确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案；打印初稿，并经拟稿部门校对后印制（校对）说明：11）由拟拟稿部门门填写发文审审批表中的“文件标标题”，“内容介介绍”，等，并经部部门主管管和分管管领导审审核意见见后，报报系统分分管领导导复核。2）需会会签时，由拟稿稿部门负负责沟通通落实；3）需总总裁签审审时，由由拟稿部部门呈报报审批；4）审批批后，由由行政专专员负责责盖章下下发。 3、操作表表格：发文审批批表日 期拟稿人行文标题题文件类型型内容简介介部门主管管分管领导导行政经理理是否存档档：董 事 长存档确认认

6、存档时间间红头文件件发文审审批表签发：会签：文件编号号：第 号号生效日期期：报：送：发：拟稿单位位：拟稿：核稿：打 印：校对：份数：附件：主题词：标 题题：简要内容容：四、存档档销毁1、权限限规定：1）文件件存档统统一由董董经办行行政专员员负责；2）文件件类型：类型说明系统分类类行政系统统、人力力系统、生产系系统、营营销系统统文件分类类文件等级文件内容一级文件质量环境手册二级文件过程控制的程序文件三级文件部门工作手册作为各部门运行质量环境管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和职务说明书等）；技术标准和文件（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规

7、范等）等；其他质量环境管理文件：应针对特定产品、项目或合同编制的质量计划及其他标准、规范等；文件的组成应适合于其特有的活动方式。四级文件记录3）文件件的销毁由由行政经经理主持持，相关关部门参参加，组组成文件件鉴定小小组，半半年度对对文件资资料明细细，提出出存毁意意见，报报请总裁裁批准后后，方可可销毁。4）销毁毁材料，要由二二人以上上并在指指定地点点进行监监销，监监销人要要在销毁毁清册上上签字。五、文件件格式：1：封面面、目录录、页眉眉、页脚脚，正文文部分：目的、适用范范围、术术语和定定义、管管理要求求、相关关文件、记录表表格、附附录标示示。1）封面面：主要要针对正正文内容容较多，独立成成册的文

8、文件。封封面内容容包括：企业名名称、文文件编号号、文件件名称、受控状状态、分分发号、发布和和实施日日期等。2）目录录：文件件编订成成册后文文件主要要内容、章节的的页码索索引。3）页眉眉：页眉眉的内容容包括：文件类类型、文文件名称称、文件件编号、版本及及修改状状态、页页码，要要求用表表格形式式反映，且正文文的每一一页都应应有相同同形式的的页眉。4）手册册编号格格式TR/QQEM01 手手册的版版本号质量环境境手册代代号5）质量量环境管管理体系系程序文文件的编编号方法法TR/QQP（XX）文件顺序序号程序文件件代号6）三级级文件的的编号方方法TR/QQC-XXXX-XX文件件顺序号号 部部门代号号

9、 管管理文件件代号注: 部门代代号如： 寺 /QQR-XXXX-XX 顺顺序号 文文件编号号 记记录代号号8） 页页眉中版版本及修修改状态态的规定定：版本本及修改改状态次次一律用用“第1版版第0次次修改”表示。如果文文件修改改次数较较多已达达3次(不含)或整体体内容改改动较大大已占到到文件内内容的550%以以上章节节，就应应更新版版次，以以123类推推，文件件编号中中的年代代号随换换版时年年号的改改变而改改变。9）页脚脚：在文文件的末末页用表表格形式式标明文文件的编编制、审审核、批批准人及及时间。2、文件件字体、字号要要求文件内容容字体字号位置封面第一行公公司名称称黑体一号居中文件编号号黑体四

10、号处于公司司名称的的下方，并与公公司名称称右对齐齐，前体体现“编号”二字编号下划划线与编号之之间无空空格，居居中文件名称称黑体一号居中起草、审审核、审审批、实实施日期期、发文文单位黑体四号位于封皮皮最下端端目录标题黑体小二居中内容仿宋体三号左对齐，前无空空格正文名称称黑体小二居中文件编号号汇编本的的文件编编号在封封面体现现，见“封面”的字体体、字号号格式要要求。单份文件件或汇编编本中子子文件的的编号体体现在文文件名称称下方仿宋体三号居中编号前要要体现“编号”二字正文章、条黑体三号左对齐正文内容容仿宋体三号首行空两两格，两端对对齐流程仿宋体10-112号居中加粗粗列项每条列项项首行前前空两格格图

11、、表（1）其其图、表表内容根根据实际际情况调调整字体体及字号号（2）图图、表下下方必须须有标注注，图的的下方标标准“图1”；表的的下方标标注“表1”，字体体为黑体体，字号号为小四四。（3）单单份文件件中图、表的标标注顺序序顺次排排列；汇汇编本中中每份子子文件的的图、表表标注以以一份子子文件为为准，顺顺次排列列即可。附件/仿宋三号“附件”二字与与上文空空一行，本行前前空两格格。多个个附件表表示为附件：11.*2.*落款（单份文文件设置置）发文单位位仿宋三号处于“实实施日期期”上方居居中的位位置实施日期期仿宋三号签发时，只写“实施日日期”具体日日期待签签发后输输入或填填写。起草人、审批人人仿宋三号至于文件件末页最最下方3、文件件资料版版式要求求文件资料料版式一一般采用用国际标标准A44型（22102977），左侧装装订。页边距设设置要求求：上边边距377mm，下边距距35mmm，左左边距228mmm，右边边距266mm。 “行距”设置成成“单倍行行距”，或可可根据实实际情况况调整“固定值值”。纸张页面面方向的的设置要要求，正正文需设设置为“纵向”排版；图、表表、附件件可根据据实际需需求设置置成“纵向”或“横向”排版。纸张大小小的设置置要求为为标准AA4打印印纸。4、文件件资料页页码的要要求文件资料料需插入入页码，并体现现在文件件下边距距居中的的位置。首页不不显示页页码