Internal communications plan 内部沟通计划书

1、NZTEE Innterrnall Coommuuniccatiionss Pllan1 Juuly 20007- 30 Junne 220088PurpposeeThe purrposse oof tthiss doocummentt iss too seet oout NZTTEss innterrnall coommuuniccatiionss sttrattegyy foor 220077/088 annd hhow it willl bbe ddeliiverred.BackkgroounddInteernaal ccommmuniicattionns iis eesseentiia

2、l to goood bbusiinesss.Orgaanissatiionss arre llikee coommuunittiess eaach witth iits ownn cuultuure, sttruccturre aand orgganiisattionnal hieerarrchyy annd eeachh meembeer oof tthatt coommuunitty ffromm thhe CCEO to thee reecepptioonisst hhas neeeds thaat ccan andd shhoulld bbe mmet by welll-mmanaa

3、gedd innterrnall coommuuniccatiionss. Effeectiive intternnal commmunnicaatioons hellps senniorr maanaggemeent to commmunnicaate vissionn, ccreaatess a cullturre wwherre eemplloyeees beccomee enngagged witth tthe goaals andd vaaluees oof tthe orgganiisattionn, aand keeeps mannageemennt iin ttunee wii

4、th whaatss gooingg onn arrounnd tthe orgganiisattionn. IIt eencoouraagess enngaggemeent andd innterracttiviity bettweeen aall levvelss off thhe oorgaanissatiion.Orgaanissatiionss neeed thee abbiliity to quiicklly iidenntiffy, sennd, recceivve, andd unnderrstaand infformmatiion thaat iis ccreddiblle,

5、 sennsibble andd reelevvantt too sttafff inn ennabllingg annd eenerrgissingg thhem to carrry outt ann orrgannisaatioonss sttrattegiic iinteent. Inteernaal ccommmuniicattionns iis aabouut ttrannslaatinng mmanaagemmentt inntennt (ie infformmatiion andd beehavviouur) intto mmesssagees tthatt arre ccons

6、sisttentt accrosss tthe orgganiisattionn, aand prooviddingg thhe cconnnecttionns tthatt peeoplle nneedd inn orrderr too buuildd unnderrstaandiing.Nothhingg iss ass poowerrfull ass maanaggemeent leaadinng bby eexammplee annd aan oorgaanissatiions ccommmitmmentt too innforrmedd reelattionnshiips witth

7、 iits empployyeess iss att thhe hhearrt oof ggoodd innterrnall coommuuniccatiionss. Rewaardss frrom efffecttivee innterrnall coommuuniccatiion aree maany. EEffeectiive intternnal commmunnicaatioon iimpaactss onn orrgannisaatioonall cuultuure andd onn thhe aabillityy off thhe oorgaanissatiion to carr

8、ry outt itts sstraateggic inttentt annd aalsoo haas aa diirecct rrelaatioonshhip to extternnal commmunnicaatioon iin ppartticuularr inn reespeect to isssuess annd ccrissis mannageemennt. Our empployyeess seervee ass thhe mmostt efffecctivve aambaassaadorrs ffor NZTTE iin tthe bussineess envviroonmee

9、nt andd too thhe wwideer ccommmuniity. Daamniing heaadliiness caan bbe ddamaaginng ffor empployyee morralee iff sttafff arre uuninnforrmedd annd ccan leaad tto aa neegattivee immpacct oon tthe commpannyss reeputtatiion thrrouggh wwordd off moouthh.Thatt iss whhy ggoodd innterrnall coommuuniccatiion

10、is so esssenttiall annd mmustt bee clloseely aliigneed wwithh exxterrnall coommuuniccatiionss acctivvityy. In NNZTEEs casse, 6500 emmplooyeees wwho feeel ccomfforttablle iin ttheiir rrolee, aare welll iinfoormeed aand havve aa seensee off acchieevemmentt inn thheirr woork, trransslattes intto 6650 e

11、xpponeentiiallly pprodducttivee coonveersaatioons witth eexteernaal sstakkehooldeers.Thiss innterrnall coommuuniccatiionss pllan setts oout NZTTEss appprooachh too innterrnall coommuuniccatiionss annd iis ssuppportted by a gguidde tto tthe toools andd chhannnelss thhat aree avvaillablle aas aa reeso

12、uurcee foor BBoarrd, mannageemennt aand staaff.Situuatiionaal AAnallysiisThe passt yyearr haas sseenn thhe ddeveeloppmennt aand connsollidaatioon oof iinteernaal ccommmuniicattionns ppoliicy andd chhannnelss.NZTEE allreaady hass a widde rrangge oof ccommmuniicattionn chhannnelss inn pllacee too seer

13、vee itts eemplloyeees inccluddingg thhe sstafff iintrraneet (SupperTTED), IInsiightt, IInsiide Entterpprisse, Chiief Exeecuttivee e-maiil, Chiief Exeecuttivee Brrieffingg, CCasccadee brrieffingg, IIgniite andd thhe SStafff SSemiinarr Seeriees. Theese aree geenerrallly wwelll reeceiivedd annd aatteen

14、deed, andd ovver thee paast yeaar aadvaancees hhavee beeen madde iin mmakiing morre mmateeriaal mmoree acccesssibble viaa onnlinne cchannnells.Resuultss frrom thee Cuultuure Surrveyy annd ffromm onngoiing 3-mmontthlyy sttafff reevieews andd exxit pollls inddicaate thaat ccommmuniicattionns aare genn

15、eraallyy weell recceivved butt thhat theere is rooom ffor impprovvemeent. Annecddotaal ffeeddbacck ssugggestts tthatt sttafff baasedd inn thhe iinteernaatioonall offficces couuld be bettterr innforrmedd annd eengaagedd annd tthatt acccesssibbiliity to andd off thhe CCEO, whhilee goood, coouldd bee i

16、mmproovedd.Therre aare inddicaatioons thaat ccorpporaate pollicyy iss allso nott wiidelly aand connsisstenntlyy unnderrstoood andd taakenn upp. TThiss caan bbe aaddrresssed thrrouggh iinteernaal ccommmuniicattionns.Inteernaal ccommmuniicattionns iis ddeliiverred efffecttiveely by a ccombbinaatioon o

17、of sstafff ffromm muultiiplee teeamss accrosss tthe orgganiisattionn inncluudinng CCommmuniicattionns, HR, Knnowlledgge SSoluutioons andd ITT. Thiss innterrnall coommuuniccatiionss pllan willl nneedd too suustaain thee goood worrk aalreeadyy unnderrwayy ass weell as expplorre nnew chaanneels andd op

18、pporrtunnitiies forr enngaggingg moore efffecttiveely witth aall memmberrs oof tthe orgganiisattionn, bbut parrticculaarlyy thhosee baasedd inn thhe iinteernaatioonall offficces.A keey cchalllennge forr thhis yeaar wwilll bee thhe iinteernaal rrolll-ouut oof NNew Zeaalannd NNew Thiinkiing. Thhis wil

19、ll nneedd too bee innterrwovven thrrouggh aall NZTTEss doocummenttatiion andd acctivvityy, iin cconjjuncctioon wwithh NZZTEs ccorpporaate commmunnicaatioons plaan.We wwilll allso neeed tto bbegiin pprepparaatioons forr thhe rresttruccturre aand dessignn off thhe IIntrraneet tto ssit aloongssidee thh

20、e rresttruccturre oof NNZTEEs onsshorre aand offfshoore faccingg weebsiitess.Valuue PPropposiitioonNZTEEs intternnal commmunnicaatioons willl:suppportt thhe ccorpporaate goaals andd sttrattegiies of NZTTE refllectt NZZTEs ccommmitmmentt too hoonessty in commmunnicaatioonmodeel NNZTEEs valluess (aacc

21、oounttabiilitty, honnestty, colllabboraatioon, agiilitty aand innnovaatioons, leeadeershhip, prrofeessiionaal ddisccipllinee) iin iinteernaal ccommmuniicattionnrefllectt deesirred braand atttribbutees (insspirre, eneergiise, deelivver) inn deesiggn aand lannguaagerefllectt annd ccommmuniicatte NNew

22、Zeaalannd NNew Thiinkiingneveer pput NZTTEss brrandd orr immagee att riiskalloow ttwo-wayy coommuuniccatiion wheerevver posssibblerecoogniise thee neeedss off diiffeerennt aaudiiencces andd bee reelevvantt too thhosee auudieencees.Key messsaggesInteernaal ccommmuniicattionns iis aan eesseentiial ele

23、emennt oof tthe bussineess mixxNZTEE sttafff arre tthe orgganiisattionns mosst iimpoortaant andd efffecctivve aambaassaadorrsNZTEE iss coommiitteed tto hhoneest andd trranssparrentt coommuuniccatiionssNZTEE wiill alllow twoo-waay ccommmuniicattionn whhereeverr poossiibleeNZTEE reecoggnisses thee nee

24、edss off, aand willl bbe rreleevannt tto, diffferrentt auudieencees.PubllicssNZTEE MiinissterrsNZTEE BooarddNZTEE Seenioor EExeccutiive TeaamNZTEE sttafffKey staakehholdderssChieef EExeccutiiveGMs Marrkettingg, SStraateggic Humman RellatiionssCommmuniicattionnsRegiionaal mmarkketiing mannageersHRKno

25、wwleddge SollutiionssITSociial CluubInteernaal ccommmuniicattionns rrespponssibiilittiessThiss seectiion setts oout whoo iss reespoonsiiblee foor wwhatt.Commmuniicattionns TTeamm (iin cconssulttatiion witth HHumaan RResoourcces, Knnowlledgge SSoluutioons, ITT annd tthe NZTTE SSociial Cluub):Set thee

26、 Pooliccy fframmewoork forr coommuuniccatiion chaanneels acrrosss thhe ggrouupProvvidee coommuuniccatiionss guuidaancee annd ssuppportt too sttafff inn coonjuuncttionn wiith reggionnal marrkettingg maanaggerssManaage orgganiisattionn-wiide commmunnicaatioon cchannnells aand toools andd ennsurre tthe

27、yy meeet staaff commmunnicaatioon nneedds Undeertaake perrioddic revviewws oof iinteernaal ccommmuniicattionns aacrooss thee orrgannisaatioon Suppportt coolleeaguues witth tthe delliveery of commmunnicaatioons plaans andd acctivvitiies.Seniior Exeecuttivee Teeam:Valuue eeffeectiive commmunnicaatioon

28、s by leaadinng aand chaampiioniing witthinn thheirr reespeectiive Grooup, Commmit to ressponndinng tto aall intternnal queeriees iinclludiing e-mmaillsCommmuniicatte tthe worrk aand succcesssess off thheirr Grroupp too thhe rrestt off NZZTE Suppportt annd uuse alll off NZZTEs iinteernaal ccommmuniic

29、attionns cchannnells aand tooolsWherre pposssiblle uuse facce-tto-ffacee coommuuniccatiion andd allwayys uuse a mminiimumm off thhreee coommuuniccatiion chaanneels wheen ccommmuniicattingg innterrnallly.All NZTTE sstafff:Takee reespoonsiibillityy foor kkeeppingg innforrmedd byy enngaggingg wiith int

30、ternnal commmunnicaatioons chaanneelsSeekk thhe ssuppportt annd gguiddancce oof tthe commmunnicaatioons connsulltannt rrespponssiblle ffor intternnal commmunnicaatioons wheen eengaaginng wwithh sttafffProvvidee feeedbbackk too Coommuuniccatiionss onn innterrnall coommuuniccatiionss reesouurcees aand

31、 delliveeryProvvidee suucceess stooriees aand othher rellevaant infformmatiion to Commmunnicaatioons forr puubliicattionn innterrnallly.ObjeectiivessTo mmainntaiin aand impprovve eeffeectiive andd appproopriiatee liinkaagess accrosss tthe whoole orgganiisattionnTo eempoowerr NZZTE mannageemennt aand

32、 staaff to commmunnicaate intternnalllyTo pprommotee grreatter vissibiilitty aand enggageemennt oof CChieef EExeccutiive amoong NZTTE sstafffTo eencoouraage enggageemennt oof aand feeedbaack froom sstafffStraateggy aand taccticcsObjeectiive Onee: Mainntaiin eeffeectiive andd appproopriiatee liinkaag

33、ess accrosss tthe whoole orgganiisattionnWhoWhennMid-yeaar rreviiewBudggetStraateggy: Fouundaatioon Maainttainn annd ggroww coomprreheensiive rannge of intternnal commmunnicaatioons chaanneels to reaach alll innterrnall auudieenceesTactticss:Provvisiion of weeeklyy Innsigght eleectrroniic nnewsslett

34、terr accrosss wwholle oorgaanissatiionDeannna Adaams, JeenniiferrWeekklyOngooinggProvvisiion of quaarteerlyy Innsidde EEnteerprrisee DVVD aacrooss whoole orgganiisattionnJennnifeerQuarrterrlyOn ttracck$1200,0000 +GSTTSuppportt foor KKS-lled proovissionn annd iimprroveemennt oof SSupeerTEED, inccludd

35、ingg deevellopmmentt off coonteent prootoccol, prropoosall foor cconssoliidattionn off innforrmattionn, aand plaan ffor lonng-ttermm ennhanncemmenttsJennnifeerJunee 077UndeerwaaySuppportt foor HHR-lled proovissionn off sttafff seeminnar serriessJennnifeerOngooinggOngooinggSuppportt foor HHR-lled pro

36、ovissionn off Iggnitte sstafff iinduuctiion proograammeeJennnifeerOngooinggOngooinggSuppportt foor HHR-lled proovissionn off innducctioon ppackkJennnifeerOngooinggOngooinggImpllemeent twoo-waay ccasccadee brrieffingg syysteem iincoorpoorattingg coommuuniccatiion froom MMiniisteers thrrouggh BBoarrd,

37、 SETT too sttafff annd vvicee veersaa inn coonjuuncttionn wiith Strrateegicc Reelattionns aand Strrateegy andd EvvaluuatiionJennnifeerJunee 088PenddinggInveestiigatte pprovvisiion of webb sttreaaminng aand/or onllinee auudioovissuall hoostiingJennnifeerDeceembeer 007DoneeEnsuure linnks aree maade be

38、ttweeen aall intternnal commmunnicaatioons to alllow crooss proomottionn annd tooolkiit sceenarrioJennnifeerOngooinggOngooingg; TToollkitt esstabblissheddSuppportt foor SSociial Cluub aactiivittiess annd ccommmuniicattionns crrosss reeferrencce wwithh ottherr chhannnelss whheree poossiibleeJennnifee

39、r, Socciall CllubOngooinggOngooinggObjeectiive Twoo: Empoowerr NZZTE mannageemennt aand staaff to commmunnicaate efffecttiveely intternnalllyBy wwhoBy wwhennMid-yeaar rreviiewBudggetStraateggy: Ressourrcinng Esstabblissh aand maiintaain ressourrcess too heelp mannageemennt aand staaff commmunnicaate

40、Tactticss:Estaabliish andd coommuuniccatee innterrnall coommuuniccatiionss reesouurcees iinclludiing commmunnicaatioons plaan, proocesss ddocuumennt, Q&AA, iinteernaal ccommmuniicattionns pplann teempllatee, llinkks tto NNZTEE sttylee guuidee, NNZTEE coommuuniccatiionss chhannnelssJennnifeerJunee 08

41、8DoneeEstaabliish andd maainttainn SuuperrTEDD innterrnall coommuuniccatiionss reesouurceeJennnifeerJunee 088 onngoiingReviisedd Jaanuaary 08Prodducee annd ooffeer ppressenttatiion on intternnal commmunnicaatioons to teaamsJennnifeerOngooinggOngooinggConttribbutee innterrnall coommuuniccatiionss inn

42、forrmattionn too Iggnitte sstafff oorieentaatioon dday proograammeeJennnifeer, Kellly VoggtheerrOngooinggOngooinggConttribbutee innterrnall coommuuniccatiionss innforrmattionn too sttafff innducctioon ppackkJennnifeer, KelllyOngooinggDoneeProvvidee ann innterrnall coommuuniccatiionss addvicce aand s

43、uppporrt sservvicee too NZZTE teaams andd prrojeectssJennnifeerOngooinggOngooinggObjeectiive Thrree: To pprommotee grreatter vissibiilitty aand enggageemennt oof CChieef EExeccutiive amoong NZTTE sstafffBy wwhoBy wwhennMid-yeaar rreviiewBudggetStraateggy: Enggageemennt esstabblissh aand maiintaain c

44、haanneels forr Chhieff Exxecuutivve tto aactiivelly eengaage witth sstafffTactticss:Faciilittatee Chhieff Exxecuutivve bbrieefinngs to onsshorre sstafff oout of Auccklaand, Weelliingtton andd Chhrisstchhurcch Fionna AAcheesonn, JJennnifeerQuarrterrlyOngooinggIntrroduuce proograammee off innforrmall

45、Chhieff Exxecuutivve bbrieefinngs to reggionnal andd innterrnattionnal staaff, inncluudinng mmakiing quaarteerlyy brrieffinggs aavaiilabble onllineeJennnifeerOngooinggDonee, oongooinggFaciilittatee inntrooducctorry aand cloosinng ccommmentts tto IInsiide EntterpprisseJennnifeerQuarrterrlyOngooinggFa

46、ciilittatee Chhieff Exxecuutivve ee-maail forr immporrtannt aannoounccemeentssFionna, Jennniffer, Doorotthy HarrperrOngooinggOngooinggInveestiigatte pprovvisiion of webb chhat facciliityJennnifeerJunee 088InveestiigattinggInveestiigatte pprovvisiion of bloog wwithh RSSS ffeedd annd ccommmentt faacil

47、lityyJennnifeerJunee 088InveestiigattinggObjeectiive Fouur: To eencoouraage enggageemennt oof, andd feeedbbackk frrom, sttafffBy wwhoBy wwhennMid-yeaar rreviiewBudggetStraateggy: Commmunnityy esttabllishh annd mmainntaiin cchannnells tto eencoouraage staaff to enggagee wiith, annd tto ffeell enngagg

48、ed in, thhe oorgaanissatiionTactticss:Incoorpooratte ooppoortuunitty ffor feeedbaack wheere posssibble in alll innterrnall coommuuniccatiionss chhannnelssJennnifeerOngooinggOngooinggPrommotee sttafff coontrribuutioon tto IInsiighttDeannna, JeenniiferrOngooinggOngooinggPrommotee sttafff coontrribuuti

49、oon tto SSupeerTEEDJennnifeer, Deaannaa, KKS OngooinggOngooinggPrommotee sttafff coontrribuutioon oof iideaas ffor Inssidee EnnterrpriiseJennnifeerOngooinggOngooinggInveestiigatte pprovvisiion of SupperTTED messsagge bboarrdJennnifeerJunee 088Insiide Claassiifieed eestaabliisheedInveestiigatte pprov

50、visiion of ticckerr seerviice forr SuuperrTEDDJennnifeerJunee 088OngooinggEstaabliish andd maainttainn OOur Peooplee sseriies on SupperTTED, prromootedd inn InnsigghtJennnifeer, DeaannaaJunee 088UndeerwaayIncoorpooratte NNZTEE brranddingg accrosss aall intternnal commmunnicaatioonsJennnifeerOngooing

51、gOngooinggBudgget$1200,0000 +GSTT (IInsiide Entterpprisse)EvalluattionnFeeddbacck oon iinteernaal ccommmuniicattionns cchannnells aand proovissionn wiill be acttiveely enccourrageed oon aan oongooingg baasiss viia NNZTEEs exiistiing intternnal commmunnicaatioons chaanneels.Periiodiic rreviiew andd r

52、eevissionn off thhe iinteernaal ccommmuniicattionns pplann wiill be undderttakeen dduriing thee cooursse oof tthe yeaar aaccoordiing to neeed. Evaaluaatioon wwilll taake plaace on an annnuall baasiss annd wwilll coonsiist of a ccombbinaatioon oof mmeassurees oof ooutpput andd ouutcoome.As aa beenchh

53、marrk, a ssurvvey of a rreprreseentaativve ssampple of staaff at alll leevells oof tthe orgganiisattionn wiill be undderttakeen aannuuallly iin JJunee.As aa meeasuure of outtputt, bby 330 JJunee 20008 thee foolloowinng wwilll bee acchieevedd:Inteernaal ccommmuniicattionns ssurvvey carrrieed oout and