公司信息档案管理实施细则（试行版）模版

1、文档信息*资料文件名称xx有限公司信息档案管理实施细则*资料文件编号*资料文件所有者公司办公室资料文件密级普通资料文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx)新资料文件建立资料文件说明*目的为规范xx有限公司（以下简称“公司”）信息档案管理，确保信息档案的真实、完整和安全，结合公司实际情况，制订本细则。*适用范围xx有限公司*流程结构关联资料文件xx有限公司信息档案管理实施细则第一章 总则第一条 为规范xx有限公司（以下简称“公司”）信息档案管理，确保信息档案的真实、完整和安全，根据xx有限公司档案工作规定，结合公司实际情况，制订本细则。第二条 本细则适用于公司总部及各业务单元信息档

2、案的管理。第三条 本细则中的信息档案是指在信息化管理、xx、运营和服务等活动过程中造成或产生的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的历史记录。第二章 组织与职责第四条 档案管理部门应根据统一领导，分级管理的原则，对信息档案管理工作进行业务监督与指导。第五条 公司信息管理部门是信息档案的归档责任部门，公司信息档案应向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁造成或产生，谁保管”的原则进行信息资料文件资料的实物管理。第三章 收集、整理与归档要求第六条 档案分类：详见附件1：xx信息档案归档范围和保管期限表。其中一、二级类目由集团统一设定，三、四、五级类目各企业可以按需修订。 第七条 本细

3、则中的IT项目是指在一定约束条件下（主要是限定时间、限定资源），为满足业务需求，而开展的信息系统或平台、基础设备等咨询、xx及优化活动。第八条 整理要求（一）信息档案按件整理归档，IT管控治理和IT运营服务的档号结构为“全宗号年度分类号保管期限件号”，IT项目xx的档号结构为 “全宗号分类号件号”，档号由档案管理系统按上述规则自动生成。（二）IT项目xx过程中造成或产生的照片、音频、视频等声像材料作为专项声像档案进行管理，按卷整理，档号结构为“全宗号分类号专项声像代码（S）案卷号”，归档资料文件实行数字化管理，所有声像材料需转存为电子资料文件，档案员可按卷建立资料文件夹整理卷内电子资料文件，并

4、在档案管理系统中履行数据著录和电子资料文件挂接。（三）兼职档案员按归档范围收集并整理归档资料文件后，应及时在公司档案管理系统中履行档案数据著录和电子资料文件挂接。（四）信息档案的实体资料文件整理工作包括资料文件分类、资料文件质量检查、打号（档号）和装盒等，装盒时应放置完整的资料文件目录清单，参见归档资料文件目录（附件3），信息档案装盒后填写档案盒脊背标签和备考表，参见背脊与备考表样式（附件4）。（五）信息档案根据实际情况进行数字化管理，只有纸质实体资料文件没有电子资料文件的，按xx有限公司档案数字化技术规范要求，结合实际情况进行数字化加工。（六）保管期限为永久的归档资料文件，须确保实体和电子资

5、料文件双套保管。第九条 归档要求（一）信息档案是公司档案资源的组建部分，凡是属于归档范围的资料文件均应按要求整理归档，任何组织或个人不得拒绝归档。（二）归档范围：参见信息档案归档范围与保管期限表（附件2），其中IT项目xx类项目执行阶段的归档范围按华润（集团）有限公司信息化项目实施规范要求执行，并结合所有目协议商定或项目SOW（工作说明书）要求进行归档。（三）归档的资料文件应为原件，归档资料文件应齐全、完整，签章手续完备；归档资料文件的载体和字迹应符合耐久性要求。（四）归档时间：归档责任部门应在每年一季度（xx月31日前）履行上一年度IT管控治理、IT运营服务资料文件的整理归档； IT项目xx

6、资料文件应在项目终止后三个月内履行全部项目档案的整理、归档工作,并向档案主管部门进行归档信息报备。（五）归档手续：档案移交时应办理移交手续，参见信息档案移交清单（附件5），移交清单一式两份，经交接各方签字确认后各存一份以备查考。第四章 附则第十条 本细则由公司办公室负责说明。第十一条 本细则自发布之日起施行。附件：1.xx信息档案分类方案表2.xx信息档案归档范围与保管期限表3.归档资料文件目录4.背脊与备考表样式5.信息档案移交清单附件1.xx信息档案分类方案表一级类目二级类目三级类目四级类目五级类目信息档案01IT管控治理02IT项目xx01管理信息化01战略管理01（项目名称）02项目0

7、3项目02财务管理同上03人力资源管理04知识管理05审计与风险管理06法律事务管理07 EHS08数据管理09总部应用10其他02业务信息化01 ERP02客户关系管理03供应商关系管理04电子商务05其他03协作应用01 Coremail邮件系统02 Exchange邮件系统03视频会议系统04即时通讯系统05其他04技术平台01网站基础平台02门户基础平台03安全身份管理平台04企业服务总线平台05移动平台06通用开发平台07其他05运营平台01运维服务管理平台02监控管理平台03其他06其他03IT运营服务01应用运营02基础运营附件2.xx信息档案归档范围与保管期限表类目归档资料文件

8、保管期限IT管控治理1.信息化战略规划、战略检讨、商业计划永久2.信息化业务考核、信息化水平评价30年3.信息化协同管理30年4.信息化审计和风险管理永久5.信息化管理制度30年6.IT架构设计方案文档 30年7.体系、方法论、流程管理30年8.创新孵化、咨询服务类资料文件30年9.内控管理资料文件30年10.重大信息安全事件报告、未整改履行的高危信息安全漏洞信息记录30年11.信息化宣传交流材料30年12.其他30年IT项目xx1.项目前期筹备资料文件1.1项目立项阶段项目立项报告30年项目立项申请及批复资料文件30年2.项目协议商务资料文件2.1招投标资料文件招标公告、招标资料文件/委托招

9、标资料文件30年资格/资质预审资料文件、资格/资质预审结果、评标资料文件（技术有效性评估表、开标记录表、评标报告）中标公示、中标通知30年投标资料文件(正本)（包含商务资料文件、技术资料文件、其他资料文件）30年2.2竞争性谈判资料文件30年竞争性谈判公告、竞争性谈判邀请资料文件30年资格/资质预审资料文件、资格/资质预审结果、评标资料文件（技术有效性评估表、开标记录表）中选公示、中选通知30年投标资料文件(正本)（包含商务资料文件、技术资料文件、其他资料文件）30年2.3.询价资料文件询价资料文件、报价单30年2.4.协议资料文件协议审批资料文件（采购需求单、协议审批表、签报）、协议书或协议

10、书30年协议变更、索赔、支付等资料文件30年3.项目执行资料文件参见华润（集团）有限公司信息化项目实施规范中关于交付件的相关规定30年IT运营服务应用运营1.运营服务体系管理资料文件30年2.重大问题、变更、事件的清单、记录或解决方案30年3.IT服务质量监督与考核资料文件30年4.其他30年基础运营1.场地、网络、系统、存储等管理与服务资料文件30年2.监控、巡检、保障等工作资料文件30年3.IT资产与资源管理资料文件30年4.IT基础设备服务管理资料文件30年5.其他30年附件3.归档资料文件目录归档资料文件目录序号档号题 名资料文件日期页数备注 附件4.背脊和备考表样式全宗号年 度保管期限分 类 号起 止 件 号（件号）（件号）