彼岸造船有限公司文件和资料档案管理办法

1、石首市彼岸造船有限公司 文件和资料档案管理办法受 控 状 态： 编 制 ：质检部 审 核 ：xxx 批 准 ：xxx 发 放 编 号： 持 有 者 ： 2017年1月25日发布实施 文件和资料档案管理办法 页码1/31、总则1.1根据公司文件控制程序要求，为规范本公司的文件管理，制定了本办法。1.2本办法适用于公司质量管理体系文件档案管理。基建、财务等方面的文件参照此办法管理。2、机构及职责2.1办公室负责公司年终归档文件的档案管理与协调工作。2.1.1质量管理体系人力资源文件管理；2.1.2公司日常行政文件的档案管理；2.1.3年终或每条转播交船完工后档案文件（记录）的收集、整理、检索、保管

2、、鉴定、销毁、记录等工作；2.2技术部负责日常产品设计和开发文件、顾客图纸、质量计划方面的文件文件档案管理；2.3生产部负责日常基础设施和生产过程中有关文件的管理。2.4质检部日常负责监视和测量装置、产品检验等文件档案管理；2.5经营部负责日常采购、与顾客有关的过程文件的管理；2.6财务工作方面的文件资料，财务另设档案专柜，由财务主管会计专管。3、收集形式、范围与时间3.1收集形式：3.1.1各部门、车间在产品的设计和开发、生产和服务提供完成后应及时整理组卷，年终或每条船舶交船完工后移交办公室统一归档管理；3.1.2档案移交手续，由交接双方清点，确认签字，移交目录一式二份，作为查证依据各自留存

3、。3.2收集范围：3.2.1质量体系文件、质量记录；3.2.2公司经营管理方面的文件资料；3.2.3 技术质量管理方面的文件资料；文件和资料档案管理办法 页码2/33.2.4 产品生产方面的文件资料；3.2.5 基建设备方面的文件资料；3.2.6 公务活动、外来文件和资料；3.2.7 内审人员培训方面的文件资料；3.2.8 职工档案；3.2.9 财务方面的文件资料。（由财务专管）3.3 归档时间3.3.1 当年形成的产品质量原始记录性文件，应在次年上半年归档；3.3.2 基建档案在工程竣工验收后立即归档；3.3.3 设备档案在设备验收后立即归档；3.3.4 外来文件有关部门一般应在年终移交归档

4、。4、归档要求4.1 案卷质量要求案卷文件应分类整理，合理组卷编号，卷内文件排列有序，目录填写清楚，封面填写符合要求，装订牢固。4.1.1 齐全：归档的档案在门类和项目方面应当齐全；4.1.2 完整：应在一个项目内归档的文件或资料不得有所短缺；4.1.3 准确：必须准确地记录和反映其对象；4.2 整理、检索档案兼职人员应将文件或资料分类、立卷，编制“卷内文件目录汇集”，使用此方法时要注意具体确切地提示案卷的内容。5、档案保管5.1 档案文件资料属公司财产，而非个人私有，应统一管理而不能分散或私存，要维护其完整性。5.2 要有防潮、防晒、防霉、防盗、防火、防尘、防虫、防鼠的措施，要有保密意识，防

5、止有意、无意的泄密行为，维护其安全性；5.3 应根据档案保存期限，配备专门的文件档案柜、卷盒等包装材料，提供适 文件资料档案管理办法 页码3/3宜的保管环境。5.4 保管期限可按质量记录清单规定的保存期予以分类。6、档案鉴定与销毁6.1 分类立卷时候，确定并注明保存期限；6.2 对保管期满的档案进行重新签定；6.3 对决定销毁的档案，执行文件控制程序4.8.4条款规定。7、统计与利用7.1 档案管理人员要按有关规定做好相关的统计工作；7.2 发挥档案服务功能，为生产经营、质量管理等提供借、查阅服务；7.3 协助满足顾客的某些查阅提供有关历史资料；7.4 查阅涉及保密项目时，要由管理者代表批准，并不得将档案借出厂外；7.5 查、借阅档案要做