秘书学第三版方晓蓉课件-第四章-秘书工作的规律与原则

1、第四章秘书工作的规律与原则理解秘书工作的一般规律理解秘书专项职能活动规律理解秘书工作的原则 能运用秘书工作中的对立一规律 能运用秘书工作中的质变量变规律第二节 哲学规律在秘书工作中 的运用第一节秘书工作规律第三节秘书工作原则第一节秘书工作规律一、秘书工作一般规律二、秘书专项职能活动规律相关链接一、秘书工作一般规律秘书工作的一般规律，是指秘书工作的共同规律。秘书工作一般规律，即秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律，揭示了领导对秘书公务服务需要。1. 领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐

2、的工作关系状态。2. 主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。3. 领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。4. 秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。（一）秘书工作一般规律的表述1. 把握目标，坚持主辅配合的正确方向秘书与领导的主辅配合的有效程度的表现（见图4-1）。 （二） 秘书工作一般规律的运用图4-1 秘书与领导的主辅配合的有效程度的表现 2. 加深主辅理解，提高综合辅助的有效性在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为四种状况：和谐共振型、领导牵引型、秘书促动

3、型、配合失调型（见图4-2）。（二） 秘书工作一般规律的运用图4-2 领导与秘书相互理解和配合程度的分类 3. 协调主辅配合，提高综合辅助的效率秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满足领导工作的需要，在主辅和谐配合中，提高近身综合辅助的有效程度，促进领导工作效率和效益的提高。4. 增强主辅素质，提高综合辅助的效能领导者不断提高自身素质，是不断提高领导工作效率的重要条件，秘书不断提高素质，能有效增强工作能力，也能优化对领导的近身综合辅助。两方面的素质都能在实践中得到不断提高，就能有效地增强主辅配合的效能。 （二） 秘书工作一般规律的运用秘书工作一般规律的公式秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有

4、效程度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）等要素间的关系和联系，可用公式表述（见图4-3）。用公式表达为： KL（S+A） 图4-3 秘书工作一般规律的公式 秘书工作一般规律的公式由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平的影响，所以它是一个具有方向性的矢量（见图4-4）。图4-4 的正负值 二、 秘书专项职能活动规律 （一） 经常性工作的规范化、程序 化、科学化规律 这一规律揭示了在秘书处理经常性工作的实践中，随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素之间联系和关系的科学认识的深入，为了提高效率和加强管理，必然要制定有关工作规范、工作程序和科学可行的工作要求，并尽可能纳入以电子计算机为

5、中心的现代化办公网络控制系统，实现规范化、程序化、科学化。这一规律揭示了秘书知识、能力、素质，必须与所在组织的行业性质、领导者的职责分工、职权范围、管理层次，以及秘书业务知识和涉及各方面的职能要求相适应，呈现出既有一定广度，又有一定深度的知识能力素质。用“T”型知识能力素质模式图（见图4-5）。 （二） 秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律 图4-5 “T”型知识能力素质模式图这一规律揭示了秘书公务写作所表达的是组织意图，即领导意图，所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容目的、观点等要素的规定性。只有不违背领导的立

6、意，秘书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。 （三） 领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律第二节哲学规律在秘书工作中的运用一、 对立统一规律在秘书工 作中的运用二、质量互变规律在秘书工 作中的运用 对立统一规律是唯物辩证法科学体系的核心。它揭示了事物与事物间普遍联系的实质和内容，揭示了事物发展变化的内在源泉。 遵循对立统一规律，正确处理秘书工作中各要素、各相关方面的联系和关系，在主辅配合、近身综合辅助的工作实务中就能提高工作效率，优化工作效果。对立统一规律在秘书工作中的运用 （一）事务与政务从工作内容看，事务与政务是不同的职能，统一到秘书的职能活动中，就能全面地发挥其参谋助手的

7、职能作用。秘书通过辅助决策，提出参谋建议参与政务，一般是随机性的。秘书的事务工作越做得有成效，越能取得领导的信任，同时也越能取得有价值的信息，参与政务，提出的参谋建议也就越有效。对立统一规律在秘书工作中的运用（二）被动与主动从秘书服务于领导和组织管理工作的地位看，其工作是被动的。秘书必须根据领导工作和管理工作的需要，提供公务服务。但在具体的工作中，秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动提供给领导各方面的公务服务。要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中，既要注重务实求真、准确地了解现状，又要注意分析各方面的变化和发展，把握住未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。对立统一规律在秘书工

8、作中的运用（三）综合性与专业性 在各职能系统之间，秘书部门是综合部门，秘书工作是综合性工作。秘书要熟悉组织运转各方面的运转机制，要精通本职专项实务所必备的工作技能。优秀的秘书应当具备“ T ”型能量，运用广泛的知识功底，综合各方面情况；运用比较深厚的专业知识，熟练地完成工作任务。对立统一规律在秘书工作中的运用（四）维持与适应 秘书工作中，既要维持组织的本质属性和固有的特点，又要促进组织适应外界环境。秘书在维持组织本质特征和适应环境变化中发挥职能作用，才能全面地促进组织管理效益。 对立统一规律在秘书工作中的运用（五）听命与劝谏 秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当助手；又要随时提

9、出劝谏，发挥参谋作用。这就需要秘书的职能活动及其思维活动，既要与领导同步，又要与领导异步。对立统一规律在秘书工作中的运用（六）宣传与保密 秘书既要把上级的有关政策、领导的决策意图，向群众作宣传，让群众充分地理解；又要对某些问题，保守机密。秘书必须将宣传与保密的界限严格地区分开，同时，还要注意其中的联系，有分寸地妥善处理。 对立统一规律在秘书工作中的运用（七）谋划与执行秘书职能活动中，既参与决策方案的谋划，又协助领导决断时的论证，还要参与决策计划的执行实施。通过秘书的职能活动，把管理系统中的 “ 谋划决策执行 ” 连接起来，有利于决策的制定、贯彻与实施，有利于执行状况的反馈、决策的修正和优化，执

10、行的控制和调整，使组织的决策与执行系统联系更为紧密，使组织的管理信息系统更为灵便，使行政指挥系统更为有效。对立统一规律在秘书工作中的运用（八）全面与重点秘书活动中只有处理好全面工作与重点工作的统一，才能全面地对组织管理提供公务服务，对组织运转中各环节的重点任务，中心工作或关键问题，进行突击。秘书活动的整体机动效应，能使组织运转功能更为健全（见图4-6）。对立统一规律在秘书工作中的运用图4-6 活动的整体机动效应（九）规范性与随机性 秘书职能活动既有规范性，又有随机性。秘书只有将工作中的规范性和随机性统一起来，才能保证其工作主动有序的进行，灵活机动地完成任务。规范性秘书有规范的职能活动，维系着机

11、关办公事务的有序运转，为领导工作提供有序的服务。随机性秘书职能活动的随机性，能够应付突发事故或随机事件，使组织运转和领导工作不受干扰，以确保组织的动态稳定。对立统一规律在秘书工作中的运用（十） 间接性与直接性秘书职能活动的效益，间接地体现在领导和各子系统的效益中。秘书的职能影响，渗透到组织各个方面，直接联系着组织的上下左右，联系着组织的内外。因此，秘书在组织运转中，能够充分地发挥综合协调作用，使组织各子系统之间，领导与组织成员之间，组织与环境之间，通过秘书的信息沟通和各种职能活动，配合更加和谐，组织运转更能具有整体效益。对立统一规律在秘书工作中的运用质量互变规律在秘书工作中的运用 “量变质变规

12、律”、“量变到质变的转化规律”。唯物辩证法的基本规律之一。它揭示事物、现象由于内部矛盾所引起的发展是通过量变和质变的互相转化而实现的。 量变和质变，前者表现为事物及其特性在数量上的增加或减少，是一种连续的、不显著的变化，后者是事物根本性质的变化，是渐进过程的中断，是由一种质的形态向另一种质的形态的突变。 质量互变规律在秘书工作中的运用质量互变规律方法论意义：在认识和处理问题上要把握适度的原则。在实际工作中，注意把握质量互变规律的指导意义。在经济社会发展中处理好各种质量关系。质量互变规律在秘书工作中的运用（一）在管理活动中合理利用资源 在库存管理中体现有三个变量：最大库存量、最小库存量和再订货量

13、。 国内外政治经济文化、行业发展、供求关系等宏观、中观、微观形势的变化影响这三个量，使其成为变量。 秘书在库存管理中如果不能把握各种宏观、中观、微观形势的变化，就不能很准确在确定最大库存量、最小库存量和再订货量，从而达到理想的资源利用的最大化，甚至会大量破坏和浪费资源。质量互变规律在秘书工作中的运用（二）在信息收集时捕捉苗头隐患 在围绕领导工作展开信息收集时，运用质量互变规律，将有助于秘书敏锐地捕捉有价值的信息。秘书有防微杜渐意识，才能发现隐患，找到出现隐患的原因，报告给领导及时处理隐患，从根本上杜绝隐患的发生；秘书有防微杜渐意识，才能看出好的苗头，总结产生苗头的根源，汇报给领导尽快推广，将局

14、部的收益扩大成整体成果。质量互变规律在秘书工作中的运用（三）在人系关系处理中力求适度 秘书与领导、与同事、与客户、与公众相处时，都需要适度。 如让这种熟悉状态继续自由、不规范地发展，越过所谓的“度”，就将变化为另外的角色关系了。质量互变规律在秘书工作中的运用（四）在职业生涯中追求质变跨界 秘书在职业生涯中的量变的成功是容易做到的，从入仕到成长到成才是一个渐变的过程，但成才的那一刻却是质变的跨越。 秘书要想真正创造最大成绩，要想做卓越人士，那么，主要精力就不要把放在量变上，而应把投入到质变跨界之中去。第三节秘书工作原则 一、一般性原则二、专门性原则相关链接一、一般性原则秘书工作中的一般性原则，指

15、的是在全部秘书职能活动中，都应遵守的原则。它是秘书工作一般规律的具体体现，是秘书工作对秘书工作行为的客观要求，也是评价秘书职能活动的重要准则。秘书工作中的一般性原则（见图4-7）。图4-7 秘书工作中的一般性原则正面效益原则，就是秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利，必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为出发点，必须在工作效能作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。（一） 正面效益原则以领导工作为核心原则是指秘书的一切职能活动，必须围绕领导工作展开，按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。以领导工作为核心原则，

16、是由秘书工作的主要任务决定的（见图4-8）。（二） 以领导工作为核心原则图4-8 以领导工作为核心的表现 具体工作流程闭环运作原则，是指在各项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接、首尾相连，形成“闭环回路”和连续运作的工作流程，维护工作进程的有序性、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。遵从具体工作流程闭环运作原则，必须做到：秘书工作职能的分解与目标结构体系相衔接并协调配合；建立秘书工作组织机构体系和人员职责分工系统；系统中，要职能分解与人员分工相结合。（三） 具体工作流程闭环运作原则专门性原则是针对不同具体工作的原则。它在秘书工作的不同工作领域中发挥作用。秘书工作中的专门性原则（

17、见图4-9）。图4-9 秘书工作中的专门性原则二、专门性原则受权理事双重角色原则，指的是秘书在受权办理特定工作事务中，兼有 “ 领导代表 ” 和 “ 秘书 ” 双重角色。在工作上要代表领导在委授权力范围行使职权，处理问题；在工作态度和待人接物上要以秘书身份，不能以领导者自居。（一） 受权理事双重角色原则遵从受权理事双重角色原则，秘书必须做到以下几个方面：要准确把握领导授权的范围，只能在授权范围内代行领导的处置权；忠实地代表领导，处事中维护事业公利和组织整体利益；要摆正自己的位置，说话行事、待人接物仍合乎秘书身份；要将“代表领导行使处置权”与“秘书办事”两者紧密结合起来。 （一） 受权理事双重角

18、色原则综合协调强化整体功能原则，指的是秘书在处理协调工作中，要按照整体大于部分之和的原理，充分发挥综合部门的作用，正确使用各种协调手段，从目标、利益、功能、节奏等多方面促进各子系统、各要素、各相关方面协调配合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织协调运转。（二） 综合协调强化整体功能原则遵从这一原则，秘书要做到：准确把握失调状况、分析失调原因；从整体目标和整体利益出发，具体分析；要在维护整体目标和整体利益的基础上，化解和缓解差异之处；要加强沟通，促进相互理解、相互配合，使失调问题协调解决。 （二） 综合协调强化整体功能原则有效信息沟通原则，指的是要以提高信息利用的效果为出发点，在收集信息时尽可能全面、真实、准确，在加工处理信息时注重识别、筛选、分析、综合，在传输信息时尽可能注重针对性、有效性、适用性，尽可能提高信息的利用价值。在防止信息不全、沟通不畅、传递和反映不及时，信息供给不适应领导的需要的同时，防止信息泛滥、信息失真、信息干扰等。（三