文档管理基本概念4

1、文档管理基本概念4文档管理 Document Management文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子 文档的形式存在，比如微软 格式，xls格式，ppt格式，pdf格式， 纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产 品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目 文档、经验心得等。这些文档可能是过程性质的，也可能是公司 正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再 修改的。文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除 等。文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档 的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、

2、 文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编 写及发布控制等问题。文档管理既是一项应用广泛的日常性工 作，同时又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说，做 好文件档案的归档管理工作，能够及时提供企业所需的第一手资 料，促使企业的健康发展，提高企业的管理水平，也为企业运行 机制的监督管理提供了必须的资料，有利于内、外部的监督管理。文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、广告代 理公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中 最为有用。随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企 业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓

3、慢，效率低下；文档版本管理混乱；文 档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。 所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。文档载体的变化企业文档载体，即企业文档的记录材质和方式。在企业实现 计算机全程管理后，文档已从之前单一的纸质化留存向信息数据 的电子化传递、处理转变，电子文件开始凸显其重要地位，以其 快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。所谓电子文件 是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化 学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、 电子报表、电子图纸等。电子文件具有以下几种特性：它不再是 直观的纸质文件，需要借助现代办公设备才能阅读

4、利用；可以直 接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；是可共享的，也 不再受时间和距离的影响；保存条件和环境要求与纸质档案不 同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性 等条件的要求很高，因此保存电子文档要比保存纸质文档方便、 省时、省力。文档分类的变化在纸质文档时期，企业档案一般有文书档案、科技档案、产 品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方式，随着 企业信息集成系统的形成和使用，企业档案信息分散在管理系统 中的几个模块、流程里，计算机依照规定指令根据工作目标随时 设立和调整类目，各企业档案信息的分类不尽相同，分类更能贴 近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也

5、将更详细、更科学、更规范。文档保存归档的变化因纸质文档和电子文档材质特性的不同，企业文档的保存也 发生了很大的变化。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入 文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。因此企业档案人员如 果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核 心部分甚至接收不到档案。企业文档的保管也不再只以卷盒和柜 架为装具，更多的是经过档案人员鉴定归档的企业文档信息将以 电子文档的形式进行保存。通过以上的变化，我们可以明显看出文档管理工作发展的新 趋势，即加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节 的计算机化。这是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能 的物质技术基础和重要手段。就企业来说，企业现行文件和档案 管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规 范化、系统化管理的轨迹，而且