浅谈档案数字化平台如何提高管理水平

1、浅谈档案数字化平台如何提高管理水平摘要：干部人事档案是机关事业单位做好干部人事工作的基础，加快档案数字化平台的搭建是提升干部人事档案工作水平的重要途径。本文从加强干部人事档案信息化建设的必要性、当前信息化建设与管理存在的主要问题、加强信息化建设与管理的措施三个方面进行分析探讨，希望可为机关事业单位加强干部人事档案管理工作提供参考。关键词：干部人事档案；电子；档案数字数据库；信息化建设与管理1引言随着时代的发展和科技的进步，干部人事档案管理进入了信息化阶段。新的管理模式解决了传统手工管理模式中存在的诸多问题，一些不足之处也随着信息化建设和管理水平的提升不断得到优化和改善。但是，当前干部人事档案信

2、息化建设与管理仍存在一些普遍性的问题，对机关事业单位做好干部人事档案管理工作产生了挑战。2加强人事档案信息化建设与管理的必要性当前，信息技术在干部人事档案管理方面的运用有效克服了传统模式存在的诸多缺陷，大大提升了档案管理的效率和水平：一是数字化后的档案可以通过计算机软件对个人信息进行全方位的调取和分类编辑，数据更新更加及时和高效，工作人员操作更加直观便捷；二是使用信息化方式实现档案材料的存储、利用和保管，可以大大减少外来人员接触档案材料原件的机会，辅以规范权限设置和业务审批流程，能够有效避免档案材料丢失、损坏和涂改造假等情况发生；三是在干部选拔、调配等工作中，档案调阅更加方便，可以通过远程查阅

3、电子副本的方式完成档案审核。档案管理电子化流程如图1所示，由此可以看出，通过不断加强干部人事档案信息化建设与管理，可以有效促进机关事业单位提升干部人事档案管理水平，为做好干部人事管理工作提供更加坚实的保障。3人事档案信息化建设与管理中存在的主要问题3.1信息化建设与管理意识不足我们在工作中发现，很多机关事业单位人事档案信息化建设发展比较落后，这与管理者的信息化建设和管理意识不足直接相关。某些单位干部人事档案管理虽然也进行了一些信息化建设，但由于管理者重视程度不够，仅是按规定完成了一些基本要求，未能充分发挥信息化管理的优势。同时，由于管理者没有意识到人事档案信息化管理的重要性，重视程度和支持力度

4、不够，系统建设过程不是很顺畅，系统建成后也没有适应信息化管理模式优化业务流程，仍然保持传统的管理模式。3.2现代化软硬件投入不足干部人事档案信息化管理涉及材料扫描、调阅利用、转入转出管理以及权限管理、信息安全等多个方面，软件平台的搭建和系统互联需要性能卓越的服务器、电脑终端和扫描仪等设备支持。某些机关事业单位为干部人事档案管理配备的硬件设备，仅能够完成简单的信息录入或制作表格，无法满足干部人事档案专用软件系统的运行要求。此外，专用软件以及个性化功能的开发也需要额外投入资金，很多机关事业单位并没有优先考虑安排。3.3信息化建设与管理人才队伍建设不足专业的系统需要由专业的人管理和操作，机关事业单位

5、相当一部分干部人事档案管理人员缺少计算机相关知识，加之相关业务培训跟不上，导致即使单位具备了信息化管理平台也无法充分发挥作用的现象出现，干部人事档案管理始终处于较低水平。4加强干部人事档案信息化建设与管理的措施4.1增强干部人事管理者信息化建设与管理的意识作为干部人事工作的管理者，应当清晰地认识到，信息化建设与管理是全面提高干部人事档案管理水平的根本途径，必须更加重视干部人事档案信息化工作，在档案信息化建设与管理工作中发挥带头作用。此外，还应深刻地认识到，干部人事档案信息化并不是简单地将档案材料数字化后存储在电脑中，而是整个档案管理业务流程的再造。在谋划、推进本单位干部人事档案信息化建设与管理

6、工作中，管理者需要通盘考虑，有力推进。4.2加大软硬件设施投入力度先进的软硬件配套设施是实现干部人事档案信息化管理的必要条件，机关事业单位应当将干部人事档案信息化必备的软硬件视为单位必备的基础设施，持续投入资金予以支持。干部人事档案工作效率和质量的提升，不仅是为干部人事工作提供支持，还可以为其他部门和干部职工个人提供更加高效和优质的服务。4.2.1依托信息技术搭建电子档案数字数据库伴随着机关事业单位干部人数的增加和新老交替，档案在人才快速流转的过程中起到了关键作用。机关事业单位人事档案数字数据库建设在当前形势下显得尤为重要。数字数据库的建设可以有效减少人力管理成本，并进一步开发人事档案的更多价

7、值。电子档案数字数据库通过将信息技术和人工智能技术结合，可以减少对人力资源的浪费，并高效、安全、快速、便捷地实现干部人事档案的流转工作。电子档案数字数据库建设是一个系统性的工程，主要包含信息采集、加工、传输、接收等环节。在日常工作中，电子档案信息不仅是将传统的纸质档案转变成电子档案，也借助信息的传播方式优化着传统的流转模式。同时，电子档案数字数据库更要考虑到在互联网传输中的有效性和安全性。互联网技术与图像识别技术、人工智能技术、加密技术等新技术手段结合，使数据库变成一个整体的、有机的、可编辑的有效存在。尤其是在当下具体的档案工作之中，图像识别、图像处理技术的运用，可为干部人事档案的相关工作提供

8、更多的便捷性。4.2.2自动化机器扫描原始档案的自动化机器扫描是将纸质档案转变成最基础的电子档案。通过图像识别技术、热感应技术、光谱技术的综合运用，传统纸质档案的“年代”“材质”“签名”“修改”等信息以更完全、更立体的形象被采集，从技术层面上杜绝了人事档案的二次造假，干部人事档案以高精度、更真实的数字形象在数据中不断流转。新技术的运用可以反映图像的真实性，杜绝人事档案篡改现象发生。使用数字扫描光谱技术，能有效识别纸质文件的年代和材质，并通过不同时间段个体落款图像潜移默化的变化来综合杜绝档案造假的发生。同时，源于对图像有效性和人事档案文件的数字深度分析，经过数字化处理的档案可以实现对当事人不同时

9、间段人事档案的分析与整合，为人力资源管理提供丰富的数据资料。4.2.3数字化图像识别、处理、分类数字化技术能有效地识别、处理、分类相关档案图像，并且通过SU软件可以将平面化的图像生成三维图像。尤其是在人工智能技术引入之后，数字化图像特征在动态捕捉之下，快速实现着图像的匹配、分类与迭代，颠覆了传统个体图像的识别与加工方式，实现了系统化、批量化的图像处理。换脸技术、绿幕技术、实时影像技术的使用，可以将静态的人事档案转变成一段影像或其他有效的媒介形式。未来的人事档案，可以通过人工智能的介入，有效展现一个人完整的生平。4.3加强定制开发和信息共享干部人事档案信息化建设带来的先进工作方式方法，必须与单位

10、实际相结合才能有效发挥作用。目前，很多机关单位人事部门采用的管理软件都是相关公司开发的通用版本，具备一些必备的基本功能，有的软件通过配置能够实现一定的拓展功能，但与本单位实际结合不紧密，被动适应有削足适履之嫌。因此，推进干部人事档案信息化建设应考虑本单位业务、组织结构的特点以及管理上的特殊要求，在通用版本的基础上对软件系统进行定制开发。此外，软件系统还要与本单位其他应用系统进行对接，如干部管理、工资管理系统等，实现信息的互联互通。4.3.1专属软件的开发干部人事档案工作有别于普通的档案工作，其安全性、保密性、有效性是首要考虑的关键因素，需要通过相关软件的研发，开发出专属的产品，维护信息安全。为

11、了实现这一目标，我们需要从算法的加密、防火墙的建设、用户的身份验证等环节展开设计，在具体法律法规的引导之下，切实保障网络安全和信息安全。4.3.2人工智能的引入人工智能的自我学习与迭代，突破了传统人力资源的瓶颈，并可以有效串联档案信息的关键点，通过计算机的运算，将档案中反映出的隐性问题暴露出来。人工智能通过对数据标本的分析，实现自我学习和迭代，能够有效地满足干部人事档案管理工作需求。4.3.3算法的加密计算机不同的运行系统使用不同的算法，而档案工作必须要开发出唯一的、独立的、安全的算法工具软件，并能够有效阻挡网络攻击。因此，在算法的研制过程中，要充分发挥多学科的交叉优势，寻找一套完整的编译密码

12、，在各个环节中设置网络密钥，将整体的数据库设置成金字塔式的架构，并实现不同层级的权限管理。4.3.4数字数据信息的自我学习和分类对人事档案的深度开发利用离不开对数据信息的不断学习，人工智能在对数据的编辑过程中，可以通过不同的指令实现不同的框架搭建。例如，我们可以通过档案研究，分析某一个时间段内干部的性格、心理，通过人工智能，便捷地研究他的思维、行为，将其回归到社会的主体中去。4.4提高工作人员综合素质干部人事档案管理实现信息化后，从业人员应既熟悉档案业务，又懂计算机技术，如此才能更好地适应工作。日常工作中，要操作好诸多硬件设备和专业的软件系统，工作人员需要一定的计算机技术背景知识和技能作为支撑

13、。因此，只有综合素质高的复合型人才才能更好胜任机关事业单位的人事档案管理工作，应按照“缺什么补什么，用什么强什么”的原则加强教育培训，着力打造高素质、专业化、复合型的人才队伍。4.4.1计算机思维和新技术的学习培养计算机思维需要我们突破传统的线性思维模式，利用数据串联的方式来理解和构建一个网状的网络系统。计算机的思维过程，实际上是在模仿大脑的神经元网络，通过神经节链接成一张多维的网络，可以随意调取任意时间段的存储数据，同时将错综复杂的所有事件整合在一起，并做出判断和总结。计算机思维并不是一种孤立的、脱离人性的思维方式，它只是打破了我们固化的、线性的工作思维模式。作为人事档案工作者，要了解当下档

14、案馆使用的新技术、新软件，同时要学习未来可触及的人工智能、虚拟现实等技术，更有效地将档案工作的意义与价值发挥出来。4.4.2人机协调以实现档案工作的高效运转在日常的具体工作中，我们已经使用了部分先进的技术工具。人机协调在探索和发展中不断呈现出新的样式和新的工作路径，尤其在档案工作中，我们面对大量的干部人事档案，更加需要实现人机协调，不能盲目地排斥机器。我们既要从当下的视角审视档案的有效性，也要用未来的眼光、长远的眼光审视档案的价值与意义。档案信息的数据库建设，可以为领导干部的任命提供数据信息的支持，可以为人才的流转以及教育工作的指导提供具体案例。5结语综上所述，加强机关事业单位人事档案信息化建设和管理是提升干部人事档案管理水平的必由之路。面对诸多现实问题，我们必须从提高思想认识、加大必要投入、加快档案数字数据库建设、优化业务流程、加强人才培养等多个角度入手，努力做好干部人事档案信息化建设与管理工作，不断为干部人事工作赋能。参考文献：