企业内部报销制度的研究-以力拓贸易（上海）有限公司为例12.76

1、目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc475613263 1 绪论 PAGEREF _Toc475613263 h 2 HYPERLINK l _Toc475613264 1.1 论文研究的背景及意义 PAGEREF _Toc475613264 h 2 HYPERLINK l _Toc475613265 1.2 论文研究的主要内容及框架 PAGEREF _Toc475613265 h 3 HYPERLINK l _Toc475613266 2 我国企业内部报销制度概述 PAGEREF _Toc475613266 h 4 HYPERLINK l _Toc4756

2、13267 2.1 我国企业内部报销制度的产生 PAGEREF _Toc475613267 h 4 HYPERLINK l _Toc475613268 2.2 内部报销制度概述 PAGEREF _Toc475613268 h 5 HYPERLINK l _Toc475613269 2.2.1 报销的基本流程 PAGEREF _Toc475613269 h 5 HYPERLINK l _Toc475613272 2.2.2 报销中的费用控制 PAGEREF _Toc475613272 h 5 HYPERLINK l _Toc475613273 2.2.3 报销中的凭证管理 PAGEREF _To

3、c475613273 h 6 HYPERLINK l _Toc475613274 2.3 国内企业报销模式 PAGEREF _Toc475613274 h 6 HYPERLINK l _Toc475613275 2.3.1 手工报销模式 PAGEREF _Toc475613275 h 6 HYPERLINK l _Toc475613276 2.3.2 网上报销模式 PAGEREF _Toc475613276 h 7 HYPERLINK l _Toc475613277 2.4 相关研究文献综述 PAGEREF _Toc475613277 h 7 HYPERLINK l _Toc475613278

4、 3 企业内部报销制度的研究以力拓贸易（上海）有限公司为例 PAGEREF _Toc475613278 h 8 HYPERLINK l _Toc475613279 3.1 案例企业概况 PAGEREF _Toc475613279 h 8 HYPERLINK l _Toc475613280 3.2 力拓贸易内部报销制度 PAGEREF _Toc475613280 h 9 HYPERLINK l _Toc475613281 3.2.1 财务报销模式 PAGEREF _Toc475613281 h 9 HYPERLINK l _Toc475613282 3.2.2 财务报销流程 PAGEREF _T

5、oc475613282 h 9 HYPERLINK l _Toc475613284 3.2.3 力拓贸易内部报销具体规定 PAGEREF _Toc475613284 h 10 HYPERLINK l _Toc475613285 4 力拓贸易内部报销制度的优缺点 PAGEREF _Toc475613285 h 16 HYPERLINK l _Toc475613286 4.1 内部报销制度的优点 PAGEREF _Toc475613286 h 16 HYPERLINK l _Toc475613287 4.1.1 报销模式的优点 PAGEREF _Toc475613287 h 16 HYPERLIN

6、K l _Toc475613288 4.1.2 报销流程的优点 PAGEREF _Toc475613288 h 17 HYPERLINK l _Toc475613289 4.1.3 内部报销具体规定的优点 PAGEREF _Toc475613289 h 17 HYPERLINK l _Toc475613290 4.2 力拓贸易内部报销制度的缺点 PAGEREF _Toc475613290 h 18 HYPERLINK l _Toc475613291 4.2.1 报销模式的缺点 PAGEREF _Toc475613291 h 18 HYPERLINK l _Toc475613292 4.2.2

7、报销单据格式的缺点 PAGEREF _Toc475613292 h 19 HYPERLINK l _Toc475613293 4.2.3 内部报销流程的缺点 PAGEREF _Toc475613293 h 19 HYPERLINK l _Toc475613294 4.2.4 内部报销制度中费用规定的缺点 PAGEREF _Toc475613294 h 20 HYPERLINK l _Toc475613295 4.2.5 出差费用交叉签单支付导致报销困难 PAGEREF _Toc475613295 h 21 HYPERLINK l _Toc475613296 4.2.6 力拓贸易对报销单据上交周

8、期规定的缺陷 PAGEREF _Toc475613296 h 21 HYPERLINK l _Toc475613297 4.2.7 报销时行程归类中的缺点 PAGEREF _Toc475613297 h 22 HYPERLINK l _Toc475613298 5 对力拓贸易内部报销制度改进的相关建议 PAGEREF _Toc475613298 h 22 HYPERLINK l _Toc475613299 谢辞 PAGEREF _Toc475613299 h 24 HYPERLINK l _Toc475613300 参考文献 PAGEREF _Toc475613300 h 25第 PAGE 2

9、6页 共 = NUMPAGES 28-3 25页企业内部报销制度的研究以力拓贸易（上海）有限公司为例摘要：报销作为每个企业日常管理中最常见的工作，几乎涉及到每个员工。而我国的企业报销制度都是由企业根据已有的部分相关法律规定自行进行具体制定，这也就导致了各个企业的报销制度多多少少存在一些缺陷。通过收集国内相关研究，笔者发现：报销中经常涉及的交通费、差旅费、餐费、业务招待费、办公费、职工福利等各个环节都容易出现纰漏，一旦没有设置好健全的制度，就容易导致费用分类错误，公款挥霍等一系列问题，且财务报销还会影响到企业的成本管理，预算管理等各个方面。因此研究企业内部报销制度至关重要。为了研究企业内部报销制

10、度，选取了合适的案例，通过案例公司内部报销的具体流程、具体细节的规定，分析其报销制度的优缺点并给出相关建议，希望本文可以给企业管理者提供参考。关键词：力拓贸易；报销制度；费用Study on the Enterprise Internal Reimbursement System: a Case Study of Rio Tinto Trading (Shanghai) Co., Ltd.Abstract: Reimbursement as the most common daily management of each enterprise work, involving almost ev

11、ery employee. But our country enterprise reimbursement system by enterprises according to the relevant laws and regulations have their own specific formulation, which leads to the corporate reimbursement system has some defects more or less. Through the collection of domestic related research, the a

12、uthor found that reimbursement often involves the transportation, travel, meals, business in all aspects of hospitality, office expenses, staff welfare are easy to make mistakes, if not set up a sound system, it is easy to cause the cost of misclassification, a series of problems such as financial a

13、nd public spending. Reimbursement will affect all aspects of enterprise cost management, budget management etc. Therefore, it is very important to study the internal reimbursement system. In order to study the internal reimbursement system, select the appropriate case, through specific processes, th

14、e case company reimbursement details, advantages and disadvantages and gives recommendations analysis of the reimbursement system, hoping to give managers a reference to.Keywords: Rio Tinto Trading; reimbursement system; expense1 绪论1.1 论文研究的背景及意义随着全球经济的发展，近年来，我国的企业数量屡创新高，新登记企业的数量也正在逐年增多。工商总局发布的数据显示，

15、2014年全国新登记企业365.1万户，同比增长45.88%；2015年新登记443.9万户，同比增长21.6%，平均每天新登记企业1.2万户；2016年新登记企业552.8万户，同比增长24.5%。自从2014年来，平均每天新登记的企业已经达到了1万户。而企业内部报销制度，是每个企业在管理过程中必然会涉及到的，也是每个企业职员在日常工作中都必须接触到的。特别对于一个新企业来说，在初建立时有一个完善的报销制度规定，能够有效加强公司的费用管理，严格控制费用开支，规范成本费用，起到事半功倍的作用。图1-1. 2013年-2016年全国新登记企业数量数据来源：工商总局金融危机后，许多企业在资金、规模

16、等因素的影响下发展受到一定限制，管理者逐渐开始关注企业的开销。为了合理有效地节省开销，对员工的支出也开始进行严格的控制，与此同时企业的预算也会进行合理压缩，而企业的财务报销作为企业预算中的一部分，同时也是较容易出现开支浪费的一部分。报销中经常涉及到的差旅费中的住宿费、交通费、餐费、业务招待费等费用，如果没有相关规定的控制，都容易出现费用超支甚至私费公报等问题。此外，其中的部分费用企业可以在规定范围内根据税法抵扣相当一部分税额。基于这些原因，报销制度也渐渐引起了企业管理者的关注。预算主要包括经营预算，财务预算，投资预算，筹资预算。预算编制及控制的项目包括租赁费、水电费、电话费、汽车费用、保险费、

17、低值易耗品、办公文具、工资、奖金、福利费、社保费、费用性税金、折旧费、其他资产摊销、财务费用、办公费、差旅费、招待费、其他、固定资产购置等。其中的差旅费、招待费、电话费、福利费等费用都会在员工的报销中出现。所以建立一个完善的报销制度就显得尤为重要。在我国，虽然已经出台了相关法律对费用的分类进行了详细的规定，这些费用分类的规定虽然对财务报销制度有一定的帮助，但在企业制定具体的报销制度时，还是有许多地方需要由企业自己来制定，所以这也就会导致制度中或多或少存在一些不合理之处。针对这一问题，之前也有许多国内的学者对报销制度进行过相关研究，指出企业报销中存在的费用分类不清晰、假发票、私费公报、差旅费额度

18、不清晰等问题。但对企业整个报销流程中各个费用细节的分析却相对较少。基于我国企业报销制度中普遍存在的问题，本文将选用合适的案例，并对案例企业报销制度中的优点和优点进行全面分析，给出相关建议，希望可以给管理者提供一定参考。1.2 论文研究的主要内容及框架通过阅读相关财务理论的书籍及相关的期刊文献，本文将从我国企业报销制度普遍存在的一些问题入手，以力拓贸易（上海）有限公司作为案例，介绍案例企业已有的报销制度，深入分析该企业内部报销制度的优缺点，结合报销制度中普遍存在的问题提出相关可行性建议，希望能够给企业的管理者在完善企业报销制度方面起到一定的参考作用。具体而言，本文的结构安排如下：第1章 绪论 本

19、文研究背景、意义和主要框架。第2章 我国企业报销制度概述 本章介绍企业报销的基本流程以及会涉及的费用，列出国内相关文献中已经涉及的一些企业报销制度中存在的问题。第3章 企业的报销制度研究以力拓贸易（上海）有限公司为例 本章介绍了案例公司具体的内部报销制度。第4章 力拓贸易内部报销制度的优缺点 本章为核心内容，分析并指出案例公司已有报销制度的优缺点。第5章 对力拓贸易内部报销制度改进的相关建议 本章根据对之前分析的案例企业报销制度中存在的问题，并结合提出自己的意见和建议，希望能够给企业的管理者在完善企业报销制度方面起到一定的参考作用。2 我国企业内部报销制度概述报销制度是企业为了加强公司内部管理

20、，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出所建立的制度。我国虽然没有出台针对企业报销制度的法律法规，但是也有相关法律对审核报销中相关会计人员的职责、审批领导的责任，凭证的管理、相关业务事项的分类进行了详细的规定。本章将从报销制度的产生入手，对我国企业报销制度进行介绍。2.1 我国企业内部报销制度的产生在我国的古代，便已经有了报销的概念：清魏源圣武记卷十一：“今见於方略者，若裁节冗费，改折漕贡，量增盐课杂税，稽查隐漏田赋，核减军需报销，亦皆所裨无几。”清冯桂芬 用钱不废银议：“银钱相易，致有赢绌之数，准别立一款报销也。由此可见报销制度在我国有着深远的历史。新中国成立以后，由于我国社会主义的性质决定

21、了报销制度在我国社会中所发挥的巨大作用。在改革开放之前，企业承担员工的大部分花销，因此报销也成了员工最为熟悉的词汇。在改革开放之后，我国实行社会主义市场经济建设，报销制度也得到了全面的改革，但仍然深深留着“公有”的烙印。报销制度的建立不仅增加了企业经济业务发生的透明度，同时也为保证各个单位经济业务发生的真实、准确、合理、合法起到了积极的推动作用。2.2 内部报销制度概述报销，从字面上就可以理解：上报核销，具体是指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，凭业务发生的原始单据(发票)向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。企业员工

22、在同城的一些工作花销，公务出差的花销，垫付购买办公用品，部分职工福利，教育经费等都需要通过提交报销单据来和企业结算相关费用。2.2.1 报销的基本流程报销的流程一般是：员工制作报销单据并且核对金额以及费用名称是否与原始凭证或发票相符，发票是否规范且齐全，最后自己在报销单据上确认签字提交给部门领导审批，部门领导对报销单据中所包含的所有费用的真实性进行审核，审批签字后交由财务部审核，若报销金额超过企业规定的部门经理可审批的数额，则需由总经理进行签字通过财务部对报销内容真实性，凭证规范性，票据是否完整，费用是否符合费用控制规定等要求进行审核审核通过的由审核人员签字，并且由财务人员结清费用未通过的退回

23、重新修改。总经理审批金额大于规定数额通过总经理审批并完成报销程序财务部审核部门领导签字制作报销单据不通过退回修改图2-1. 企业报销流程2.2.2 报销中的费用控制报销中涉及的费用一般包括住宿费、交通费、餐费、业务招待费、差旅会务费、电话费、教育经费、职工福利等。以上这些费用的分类涉及税法中列明的一些规定，最终各费用科目的金额也会直接影响到企业的纳税总额，所以企业在对以上这些费用在提交的报销单据中列出的明细和描述非常重视。税法中规定：出差的住宿费、餐费、交通费、会务费，日常的电话费、职工教育经费等归类在管理费用中。其中日常餐费，以及职工名字的电话费属于管理费用中的职工福利业务招待费归类为销售费

24、用。以上费用有部分在税法中列明准予抵扣一定税额：职工教育经费：除国务院财政、税务主管部门另有规定外，企业发生的职工教育经费支出，不超过工资薪金总额2.5%的部分，准予扣除；超过部分，准予在以后纳税年度结转扣除。业务招待费：企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5。职工福利费：企业发生的职工福利费支出，不超过工资薪金总额14%的部分，准予扣除。因此本文也会对案例公司对于报销中涉及的费用分类进行详尽分析，并针对不足给出改进建议。2.2.3 报销中的凭证管理报销中的凭证管理问题主要出现在原始凭证部分。原始凭证，即住宿清单、发票、机票

25、火车票等。对于这些原始凭证，首要的要求就是必须是原件，必须要真实。其中发票的管理严格按照中华人民共和国发票管理办法执行，且要求增值税发票上的相应销货方和购货方的名称，税务登记号，开户银行名称以及开户银行账号必须填写完全便于财务人员和税务机关对发票进行真伪的验证。而住宿清单，机票火车票等凭证，只要求能够证明相应费用消费情况，费用真实存在即可。2.3 国内企业报销模式2.3.1 手工报销模式手工报销模式是最传统的一种企业报销模式，如今依然还有相当一部分企业仍然在沿用这个报销模式，它也是笔者所选择的案例企业正在采用的报销模式。在此模式中，所有报销需要用到的材料都以纸质形式出现，员工进行报销审批时也需

26、要带着所有纸质单据去请求上级审批，相应领导在进行审批的时候需要对所附凭据进行简单检查再进行审批。如财务人员审核不通过需要修改，便要再次重复这一步骤。此模式具有直观的优点，同时也存在原始凭证易丢失且保存成本高、财务人员审核效率较低、审批过程复杂且重复等缺点。后文也将会针对案例企业的采用这一报销模式的优点和缺点进行具体的赘述。2.3.2 网上报销模式随着企业的发展以及科技的进步，网上报销模式开始渐渐被许多企业启用，从而真正实现了办公自动化。网上报销是基于网络的在线报销流程。和传统手工报销模式不同，在这一模式下，员工可以在任意时间、任意地点提交财务报销申请，领导可通过软件进行对报销单据的审批，不再受

27、地点的限制。甚至在财务部门对原始凭证审核无误后，可以自动生成记账凭证，并通过网上银行进行支付，员工在报销单据通过审核后收到报销款的等待周期也较短。即使审核不通过，员工对报销单据的修改和再次提交也会方便许多，财务人员的再次审核时也可避免重复检查。此报销模式具有节省审核和审批时间，报销费用处理快等优点。2.4 相关研究文献综述现行的财务报销制度是一种家长式的管理制度，就如前文流程图中介绍的那样，报销中涉及的每个流程都是由企业的内部人员进行管控，最后的审查步骤也止步于财务人员的审批，所以在真正实施的过程中必然存在许多缺陷，本文对研究报销制度的有代表性的主要文献进行了整理综述。2009年，张郁2对企业

28、职工差旅费的管理进行了研究，强调差旅费会对企业的经营活动和经济效益产生影响。指出现行的差旅费的报销标准不合理并建议应按照不同城市不同的消费情况及时作出标准的界定；部分企业住宿费按工作人员等级划分不尽合理：不同人员住宿标准不一致，出差审批管理制度实行不够严格，公司领导出差在办事处签单制度存在弊端，签单人员将一同出差人员的住宿费一起签单导致报销困难等问题。最后提出企业应该建立公司出差人员信息平台，便于了解出差人员的外出情况和事后核实出差人员提交的票据上的时间是否和出差时间一致，行程是否合理。2014年，闫围6对中国企业海外项目的报销的特点进行总结和分析，列出海外报销的项目和国内报销的主要区别是发票

29、，国内发票由税务局统一印制，并需要盖上领用的发票专用章才能产生效力；而国外的发票都是自己按照一定格式印制的，甚至还有手写发票。指出上述特点使得海外项目报销不同于国内报销，简单的套用国内报销制度无法满足海外项目报销的要求，不适用也不利于内部控制，并且针对海外项目报销的特点提出了相应的解决方案。2015年，赵振涛7提出报销制度由企业自行自定，员工提交的报销由相关部门负责人进行签字同意以及财务报销流程不规范或是报销资料不健全造成了财务报销管理的许多问题。如果报销制度由企业自定，且企业本身的财务信息管理系统没有建立或者不完善，就容易造成导致企业的原始凭证管理出现漏洞，会计资料丢失以及报销信息混乱。而报

30、销由相关部门负责人签字通过则容易产生负责人在签字前未注意原始凭证和原始单据的正确性，导致被财务人员退回重新制单从而造成报销积压情况。2014年，詹自琦15从网路报销的起源与发展入手，通过一系列的介绍引出网络报销模式在企业财务管理工作过程中的运用能够有效解决手工报销模式存在的工作流程缺陷，有效提升企业财务管理工作的质量和效率。列出网络报销有助力企业财务报销工作的公开化和透明化建设、促进企业财务报销工作开展效率的提高、助力企业日常办公工作活动的标准化和流程化等优点。指出做好网络报销模式在我国企业财务管理工作过程中的应用，对于我国现代企业财务管理工作质量水平的提升具备重要的促进意义。3 企业内部报销

31、制度的研究以力拓贸易（上海）有限公司为例3.1 案例企业概况力拓贸易（上海）有限公司（以下简称力拓贸易），是世界铁矿石三巨头之一力拓集团（Rio Tinto Group）在上海设立的独资贸易公司，力拓集团位列2016年世界500强企业的第296位。力拓集团于1873年在西班牙成立，是全球最大的资源开采和矿产品供应商之一，世界第二大铁矿石生产商，在勘探、开采和加工矿产资源方面的全球佼佼者，主要产品包括铝、铜、钻石、能源产品（煤和铀）、金、工业矿物和铁矿等。力拓集团作为全球最大的资源开采和矿产品供应商，不仅向全球提供铁矿石，还提供包括铝、铜、钻石、能源产品、黄金、工业矿物等产品。该集团业务遍及全球

32、，尤其以澳大利亚和北美洲为重。中国是其仅次于北美、欧洲和日本之后的第四大市场，同时，中国也是集团目前业务增长最迅速的市场。3.2 力拓贸易内部报销制度3.2.1 财务报销模式在第二章中介绍了我国企业所采用的两种报销模式。案例企业采用的就是其中较为传统的一种：手工报销模式。所有报销中所涉及的凭证和单据都以纸质形式提交，财务人员在审核完毕后每月将职工所提交的所有报销单据归类并且按照凭证号顺序进行归档。3.2.2 财务报销流程前文中已经介绍过一个我国企业基本的报销流程，而由于企业报销制度非国家统一规定的这一特殊性，所以每个企业都会按照自身的特点进行一些改动。由于该企业的特性，部门经理以上即是中国区总

33、裁，所以力拓贸易的报销制度省去了大额报销需要总经理审批这一环节，要求普通员工在制作好报销单据之后交给部门经理审批后，直接交予财务部审核，审核通过后即可直接进入报销款项支付程序，无需再找总经理签字，并且规定部门经理的报销单据由总裁进行审批，总裁的报销单据则是由集团总部CEO进行审批。由于力拓贸易的业务遍布许多地区，所以很容易出现部门经理、总裁出差不在办公室职员无法当面要求上级签字审批的情况。且该企业仍在使用手工报销的模式，上级领导无法使用电脑对报销进行数字签名的方式审批，于是就出现了邮件审批的方式，企业规定职员在上级领导不在办公室期间可通过邮件进行报销单据的批复，邮件中必须指出是报销单据的审批，

34、并且列出相关报销单据实报总金额或是将整个报销单据的电子版插入邮件中发送给上级进行审批，并且抄送相关财务人员便于查询实际电子邮件，审批通过后将相关邮件打印并附在报销单据后上交。普通职员完成报销程序部门经理签字通过制作报销单据部门经理财务部审核总裁签字不通过总裁退回修改集团CEO签字图3-1. 力拓贸易的内部报销流程3.2.3 力拓贸易内部报销具体规定力拓贸易对员工的报销有一套较为详细的规定，且有一张专门的模板表格对报销中容易涉及到的费用项目进行了详细的规定，下文将把该企业规定中涉及的费用项目的分类及相关要求，以及一些其他的规定进行分类列举。（1） 报销单据格式的规定企业统一制作的报销单据的最上方

35、是整份报销单据的信息栏。信息栏中涉及的职员名，职员所属部门的部门经理及部门经理职位名，报销单据编号，报销单据中项目金额的币种都应改要求填写完整且准确。相关费用发票是否齐全都需按要求规范填写。图3-2. 报销单据信息栏范例其中报销单据编号的填写，应该按照提交报销单据的年份、月份和相应提交月份所交的第几份报销进行填写，例如：2016年11年提交的第一份报销的编号应为2016-11-01。图3-3. 报销单据编号填写范例如涉及海外的费用和国内费用一同报销，报销单据中币种则需要统一。企业规定，如果报销单据中涉及不同币种的报销款项，应自行将所有币种按照汇率进行统一，并且在报销单据中将相同币种的报销项目分

36、类，在模板为统一币种专设的一栏中填上汇率。并且在相应费用描述的最后写出原币种对应的金额便于财务人员核对。图3-4. 报销单据多币种转换范例（2）报销费用描述的规定要求员工对提交的报销单据中涉及的每一笔费用都进行详尽的描述；日期也需如实填写；涉及出差费用的要将报销项目按照不同的出差活动进行分类，并且在这一部分费用的最上方标出是什么时间段去哪里出差所发生的费用。（3）差旅费中住宿费的管理差旅费的报销中如果涉及住宿费的，力拓贸易要求员工上交两份凭证：住宿清单和发票，并且针对住宿清单中列出的员工在该酒店消费的明细进行分类，且在用于报销的表格模板中专设一列用于涉及住宿酒店时发生的费用类型的选择。如图3-

37、5所示，差旅时在酒店发生的费用不仅限于住宿费，住宿时经常出现的费用有：住宿费，交通费，会务费，电话费和餐费，这些费用的分类都会在酒店提供给顾客的住宿清单中逐条体现，员工在提交有关住宿的报销时必须将包含在酒店消费中的非住宿费用（如：餐费，会务费，交通费等）一一明确列出，并且在有关费用旁选择相应费用种类（如图3-6）图3-5.涉及住宿费用的费用分类选项图3-6.酒店住宿清单（4）差旅费中飞机票和火车票的管理力拓贸易的员工出差时会使用到的机票和火车票一般都是由专门的工作人员或者职员在与公司签订过协议的订票机构进行订票，这一情况便于报销规定的实行和报销单据的规范。因此，企业要求职员在提交涉及机票和火车

38、票的报销时提供相关飞行行程的订票清单和登机牌（火车票），且登机牌和火车票上的信息（航班号，出发时间日期，出发地目的地）需和订票清单上完全一致（航班号，出发时间日期，出发地目的地），如发生改签情况需提供改签后的订票清单并且将改签费同时进行报销。 图3-7.火车票机票订票清单如发生退票的情况，飞机票退票费用在进行报销时需提供原来的订票清单和退票清单并在报销单据上分两条列出，金额分别为订票时的票价和退票清单上的退票金额，便于财务人员核对。火车票退票费用在进行报销时需提供订票清单和退票室收到的退票凭证，与机票退票报销一样，进行分条列出金额。（5）业务招待费的管理业务招待费会涉及的费用有餐费，住宿费，礼

39、品费。企业规定员工在提交相关报销时要对涉及业务招待费的项目进行清晰描述，将招待对象的人名公司名都一一列出。另外，企业为了控制预算，企业还对业务招待费的餐费，住宿费和礼品费进行了额度限制，若超过该额度的需要进行登记并且在档案中生成一个编号填于报销单据中，这一措施有效的限制了一些不必要的开支。图3-8.业务招待费管理要求（6）餐费的管理餐费细分为出差餐费，误餐费和员工福利餐费。其中的出差餐费只需符合出差的日期，误餐费需要列明是因为什么事由。员工福利餐费则比较特别，通常在节日、团队建设、员工入职和离职等情况时会发生，所以大部分都是多人用餐一人支付的情况，所以企业要求提交报销的员工需列明每个参与人员的

40、名字便于费用分摊。（7）交通费的管理交通费分为出差交通费和日常交通费。力拓贸易规定出差交通费需符合相应的出差日期，日常外出工作的交通费需在描述中列明事由。使用公司汽车的员工每月都需上交当月发生的所有停车费和洗车费，并将每一次的行程发生的费用金额填于表格中一同上交。这是一项相对特殊的费用，员工在申请部门领导的审批时如果是通过电子邮件申请，与其它的报销单据不同，需要在邮件中列出停车费和洗车费各自的金额。图3-9.停车费洗车费报销邮件格式（8）职工教育经费的管理职工教育经费的报销的项目首先必须包含在公司规定可报销的范围内，其次要求职员在报销单据的描述栏中列出所受教育的名称，超过人民币1000元时需要

41、另附报名信息等相关证明。（9）发票管理力拓贸易规定在国内发生的报销费用都需要提供发票或收据（机票和火车票除外），且发票必须为原件，发票抬头应和公司抬头完全一致。发票的开票日期需符合差旅和相关事由发生的日期。增值税专用发票必须提供抵扣联和发票联两联。所有发票的真实性必须要保证，增值税专用发票购货方一栏的所有项目需要填对填全以便财务人员通过税务局对发票进行验证并且抵税，每张发票都要通过财务人员的审核查询真伪并且将查询结果进行存档保留。如不慎遗失发票，在填写报销单据是在相关项目的一行中选择无发票，并且书面告知上级领导同时将批复文件附在报销单据中一并上交。图3-10.报销单据中发票是否缺失的选项4 力

42、拓贸易内部报销制度的优缺点上文已经详尽的介绍的力拓贸易内部报销制度所涉及的所有细节规定。可以看出力拓贸易对于内部报销的制度还是有一定的重视度，并且针对此项工作制作了一个较为规范的报销单据模板，整个报销流程也相对规范。但是，力拓贸易没有一个相关的文档对这个报销单据模板进行详尽解释，所以在真正实施仍然容易出现一些问题。此外，如今有相当一部分企业已经在采用网上报销模式，力拓贸易的手工报销模式已经相对落后，存在弊端。本章将根据前文力拓贸易的内部报销制度，结合网上报销模式的特点和相比手工报销制度存在的优势，从报销模式，报销流程和报销中具体规定等方面分析力拓贸易内部报销制度的优缺点。4.1 内部报销制度的

43、优点4.1.1 报销模式的优点在报销模式的选择中，案例公司仍在选择使用我国两种报销模式中较为传统的一种：手工报销模式。关于两种报销模式的特点已经在第二章中进行简单的介绍，结合该企业报销规定的特点可以看出，企业员工在提交手工报销单据时必须将所有的报销需要用到的凭证包含在内，且所有凭证必须是以原件形式提交。这项规定便于财务人员在对报销单据进行检查的同时进行真伪查询和辨别，且在所有报销流程完成后进入归档程序时只需将该月所有报销单据按照凭证号排序归档即可，在未来企业发生内部审计时审计人员和财务人员需要查看凭证原件时也较为直观。4.1.2 报销流程的优点力拓贸易采用的报销流程相对于第二章中提到的国内使用

44、比较普遍的报销流程，省去了财务人员审核后再由总经理进行审批的这一流程。前文在对力拓贸易报销制度的介绍中也有提到：企业之所以省去这一步骤，主要是由于：企业所设置的岗位中部门经理的上级就是总裁，也就代表着部门经理的报销单据必须由总裁签字才能提交力拓贸易的主营业务遍布全球，以至于总裁等管理者在公司的时间寥寥无几。针对这一特点，力拓贸易设置了邮件报销的规定，规定提交通过邮件审批的报销时，仅需附上符合条件的邮件并且向财务人员备份邮件即可。这项规定对于现有报销模式来说较为人性化，省去了很多不必要的等待时间。4.1.3 内部报销具体规定的优点企业报销规定主要是为了对企业的费用和费用的分类进行合理控制。力拓贸

45、易有关报销单据的格式、费用描述、差旅费中的住宿费、飞机票和火车票的管理、业务招待费、餐费、交通费、职员教育经费、发票的管理都有不少可取之处。在有关报销单据格式的规定中，企业对于报销单据封面上的一些必填项：职员名字，部门经理名字和职位、单据的编号、职员所属部门的规定十分严苛，有利于财务人员对报销进行分类整理以及在入账时制作凭证单据。在有关费用描述的规定中，企业要求职员对报销单据中每一笔费用的发生情况进行详尽地描述，减少了财务人员在检查报销和填写记账凭证摘要时的时间成本。在有关差旅费中住宿费的规定中，企业在报销单据模板中设置的一个涉及住宿费用时需要填写的选项方便了费用的分类，看似是一个多余的工作，

46、实际对财务人员填制记账凭证时有很大的帮助：记账凭证填写时涉及的费用科目选择中管理费用中的差旅费还细分为餐费和住宿费，如果提交报销单据的人员未在报销单据中选择相应选项，财务人员就需要在记账时翻找后附的住宿清单，这一步骤看似简单，但在实际工作中报销单据都是分批汇总提交，多份报销单据的翻找会造成财务人员的工作量的急剧增加。在有关飞机票和火车票的管理中，企业对登机牌及火车票票根与订购清单上信息的相符有非常严格的规定，这一规定很好地规避了内部控制的风险，也为力拓贸易每年都会进行的内审工作做了非常充足的准备。在有关业务招待费和餐费的管理中，对于招待客户吃饭和职工多人用餐时要求列出所有参与人和参与公司的名称

47、，这项措施有利于财务人员对费用的分摊和分类，涉及业务招待费的费用也可充分地按照税法的规定进行抵税，减少企业的应交税额。在有关交通费的管理中，企业对每一笔交通费的描述都有严格要求，在职员提交报销单据进行审批时上级领导也会对这些费用是否真实发生进行审核，这一规定很好的规避了相关学者在文献中提及的许多企业报销制度的漏洞容易发生的私费公报等情况。此外，职工教育经费的规定也规避了私费公报的风险。在对于报销单据中出现最多也是最重要的原始凭证：发票的规定中，要求所有提交的发票必须是原件，且要求财务人员对每张发票进行真伪查询并且将查询的结果进行存档保留。这一措施完全规避了出现假发票的可能性，也将会计资料进行了

48、合理的归档便于以后的查询。4.2 力拓贸易内部报销制度的缺点4.2.1 报销模式的缺点力拓贸易仍在使用的手工报销模式相比于网上报销模式来说已经相对落后，从前文对力拓贸易财务报销模式的介绍中可以看出，这种报销模式在所有的报销流程都完成之后财务人员在进行记账凭证的录入时是一份一份手工录入的，在支付职员报销时财务人员还需进行定期的整理，制作付款才能完成报销支付。这些过程十分繁复，增大了财务人员的工作量，同时也拉长了职员收到报销款的周期。且由于手工报销模式的报销单据都是由职员一一在表格内进行相关报销信息的录入而不是在已有的选项中选择费用种类，这对于职员对整个报销制度的了解是一个相当大的考验，也就容易出

49、现报销单据中存在问题需要退回的情况。此外，前文也有提到报销中所涉及的其中的差旅费、招待费、电话费、福利费等费用都会影响到企业的预算。而手工报销模式下审批过程的复杂，录入单据周期的冗长，导致预算执行情况的分析需要耗费大量工作，时间滞后很长，不能及时给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。而对比网上报销模式，在职员填制报销单据时，可以将自己的部门信息等内容直接录入生成模板，在每一笔报销费用的填写时都可以进行直接分类，在整份报销单据填写完成，获得了领导和财务人员的审批签字确认后，系统会在财务软件中自动生成一张记账凭证，相应的摘要、科目和金额都会自动填写，甚至还可以做到通过网上银行直接将报销

50、款支付给相应员工，大大的节省了时间成本，同时也很大程度地提高了预算的时效性。4.2.2 报销单据格式的缺点报销单据的格式要求在前文中稍有提到，其中报销单据编号的编写在实际操作中存在一些麻烦：职员在同一个月中的不同日期提交不同的报销单据，报销单据的编号就容易出现错乱或者重复的情况。而如果使用网上报销模式，报销单据最上方的信息栏中的信息会默认显示，每月报销单据的编号也会依次顺延自动生成，减少了许多不必要的填写和修改程序，也节省了财务人员对信息栏的审核时间。4.2.3 内部报销流程的缺点从前文对力拓贸易的介绍中可以看出，由于力拓贸易的主营业务遍布全球，这也就直接导致企业的总裁和部门经理等管理人员经常

51、处于出差的状态，虽然力拓贸易在制定报销流程的时候已经考虑到了这一点，规定职员在获取上级领导的审批后即可报销，且财务人员审核通过后可直接进入报销付款程序，但是在真正实施的过程中存在或多或少的问题。（1）内部报销审批方式的缺点企业对于可通过邮件进行审批报销的规定，看似是节省了整个报销流程中领导审批部分的时间，实则对于这个流程来说，职员在发送邮件时需要附上报销单据电子版或是列出报销总金额、抄送相关财务人员，并且在收到上级领导的邮件后需要打印邮件附在报销单据后一并提交。这一系列的流程还是相对复杂，财务人员在收到没有附批复邮件的报销单据时还需返还并且重新提交，中间过程消耗大量的时间。而如果企业采用的是网

52、上报销模式，职员在提交了报销单据后，相关领导可随时随地在网上报销平台进行数字签名审核通过，且只有在签字步骤完成后财务人员才会看到该笔报销并且对该笔报销进行审查。（2）财务报销邮件审批方式的缺点在第三章中对于邮件审批的相关规定中可以看到：企业要求职员在邮件中列出相关报销单据实报总金额或是将整个报销单据的电子版插入邮件中才能发送给上级进行审批。于是职员在通过邮件进行报销审批时，上级领导从邮件中只能获取到该份报销单据的总金额或者较详细一些的能看到该份报销涉及的费用明细。这一特点就导致了整份报销单据只有财务人员进行每一笔费用和原始凭证的核对，容易出现漏查的情况。此外，部分部门还会存在差旅费额度的限制，

53、这也可能是财务人员在审核中无法关注到的。而如果企业采用的是网上报销模式，上级领导无论在何处进行审批，都可以看到相应报销单据中职员所提交的所有凭据，并且对该单据进行初步的审核，再进行数字签名。规避了超出规定额度的风险，也是对该报销单据的多一次审核。4.2.4 内部报销制度中费用规定的缺点在对力拓贸易对报销中费用规定进行了分析后，笔者发现力拓贸易在对交通费，海外差旅费的规定中依然存在一些问题。（1）交通费规定的缺点在网络科技飞速发展的时代，许多网上叫车软件层出不穷。企业员工的出行交通方式也就不仅仅限于公交车、地铁、传统出租车和磁悬浮。为了更加便捷且节省等待的时间，大部分人都会选择网上叫车软件。这一

54、方式在满足付款方便和叫车方便的同时，还存在发票提供的问题。在实际报销中，许多企业职员在提交相关报销时，所提交的发票都是许多次行程的合计金额。而在报销费用的描述中只会填写交通费，未附上该发票的具体行程和出发地目的地。企业对于这一情况也还未出台相关的规定。这一报销制度的缺失就容易出现部分员工在申请网上叫车的发票是无意或故意将私人行程包含在内，导致企业开支的无故增加。（2）海外差旅费规定的缺陷在前文对于力拓贸易报销制度的介绍中可以发现，力拓贸易虽然有许多海外的业务且相关人员也经常会发生海外差旅，但在报销规定中没有对于海外差旅费的专项规定。海外费用的特点主要就是发票的问题。能够证明在海外的消费发生的凭

55、证一般为消费的清单,刷卡时银行的刷卡联和手写的单据，并不如国内一样有较为统一的形式发票。这样的一个情况就直接导致在职员实际提交报销单据时所附的有关海外的原始凭证中，除了住宿清单的格式较为统一之外，其他的费用例如餐费和出租车发票的凭据却是相当不规范。职员所提交的有关餐费的单据一般为餐厅给出的消费清单，或是刷卡联。而出租车费用的凭据方面，有许多国家地区都仍在采用手写金额的凭据。由此也就导致财务人员在实际审核中对于海外报销的款项都仅仅是对照所提交凭据上的金额，币种和报销单据上的费用描述等相关信息是否一致后就草草了事，而如果仅仅提供刷卡联，刷卡联上所列出的信息就更为有限，甚至连消费的账户都无法辨别需要

56、在银行帐单中才能进行查询，非常不利于企业对职员海外差旅费用的管理。4.2.5 出差费用交叉签单支付导致报销困难由于力拓贸易的业务遍布广，职员差旅也时有发生，由此也容易出现职员自行垫付的差旅费用较高的问题。所以力拓贸易为每位职员都办理了信用卡，差旅费用和一些日常费用都通过信用卡进行支付。而在实际使用过程中，由于规定的不明确，经常会出现一位员工为多名员工进行支付或是为他人代买火车票，代订车的情况。在制作报销单据时，就会出现费用支出人员和实际使用人员不同的情况。职员在提交报销单据时需要向相应人员收集原始凭证并且注明相关消费是由谁真正使用。交叉签单支付也会直接导致财务人员对费用所属部门分类错误，分类麻烦的问题。4.2.6 力拓贸易对报销单据上交周期规定的缺陷力拓贸易职员差旅活动和外出的频繁导致了报销费用的数量非常庞大，而力拓贸易对于职员上交报销单据的周期没有严格要求，也就容易出现：个别职员所提交的报销单据包含了上百笔的发生在不同月份报销费用密密麻麻的列出在报销单据上，这在无形中增加了财务人员的检查审核时间，同时相关报销单据也容易出现错误导致退回率变高个别职员在今年依然在提交前年的报销费用。而力拓贸易的大部分报销款项都是由职员的公司信用卡进行