某销售公司购销合同管理办法

1、分公司合合同管理理一、总则则为了加强强分公司司的合同同管理工工作，规规范合同同的立项项、审批批、签订订、审查查、监督督、履行行程序，减少和和避免合合同纠纷纷，保护护公司利利益不受受侵害，根据中华人人民共和和国民法法通则、中中华人民民共和国国合同法法及其其他法律律法规，制定本本暂行办办法。本办法适适用于广广东科龙龙电器股股份有限限公司各各省分公公司对外外签订的的各种销销售、广广告、仓仓储、运运输、租租赁等经经济合同同。各省分公公司严禁禁对外签签订担保保、抵押押、质押押合同。二、合同同管理机机构及职职责1、营销销财务管管理部是是分公司司合同管管理的主主管部门门，其主主要职责责如下：负责分公公司合同

2、同管理制制度制定定及解释释；负责各种种经济合合同标准准格式的的起草及及修订；负责分公公司各种种合同纠纠纷案件件的咨询询及起应应诉工作作；负责分公公司合同同管理制制度执行行的监督督，对违违反合同同管理的的责任人人员视情情节予以以处罚或或报请处处罚。营销系统统其他各各业务部部门根据据自身的的工作职职能，对对分公司司的合同同工作与与其职能能相关的的部分负负有管理理职责，应明确确分公司司合同审审批权限限，加强强对分公公司合同同审查工工作，并并协助财财务管理理部做好好合同管管理工作作。分公司销销售行政政科是分分公司各各类合同同的日常常管理科科室，由由分公司司财务主主管兼任任专职合合同管理理员，具具体负责

3、责合同管管理工作作，协助助营销财财务管理理部及其其他业务务部门对对分公司司合同进进行管理理，其主主要职责责有：保管分公公司公章章（不设设分公司司合同专专用章），并对对合同条条款和审审批权限限进行原原则性审审查；分公司各各类合同同的整理理、建档档和保存存；对合同履履行情况况进行跟跟踪，发发现问题题及时向向分公司司经理及及财务管管理部汇汇报；与财务管管理部及及其他业业务部门门的日常常联络工工作；三、合同同的审批批与签订订各分公司司对外进进行销售售、采购购、广告告等商业业往来，从事经经济活动动的，除除涉及金金额小，可以即即时清结结的情况况外，都都必须以以书面形形式签订订合同；即时清结结是指合合同的协

4、协商、订订立、履履行、终终止都在在同一时时间完成成。书面形式式是指合合同书、信件或或数据电电文（包包括电报报、电传传、传真真、电子子数据交交换和电电子邮件件）等可可以有形形地表现现所载内内容的形形式。分公司对对外签订订的书面面合同必必须加盖盖分公司司公章方方为有效效，未加加盖分公公司公章章的合同同均属无无效合同同；为防防止分公公司人员员违规对对外签订订合同，避免法法律纠纷纷，分公公司销售售行政科科必须给给分公司司所有往往来业务务单位发发出分公公司合同同签订申申明函（附件），并要要求往来来单位盖盖章确认认，合同同管理员员必须妥妥善保管管好该确确认函。直接对外外协商、签订合合同的分分公司人人员为合

5、合同经办办人，合合同经办办人在与与对方签签订合同同之前，必须确确认对方方有权签签署合同同，如取取得对方方单位的的营业执执照、法定代代表人身身份证明明书或或授权权委托书书，合合同经办办人代表表公司对对外签订订合同时时必须遵遵循以下下原则：务必遵守守自己的的工作职职权，不不得越权权越职对对外签订订合同；在对外签签订合同同时，务务必持谨谨慎态度度，不得得随意对对外签订订合同；合同签订订后，应应积极跟跟进合同同履行情情况，出出现问题题及时反反馈或咨咨询相关关人员。合同承办办人在订订立合同同之前，必须先先按如下下程序进进行合同同立项审审批：合同承办办人填写写合同审审批表有权权审批人人逐级审审批（如如权限

6、在在分公司司一级，由分公公司经理理审批即即可；如如需总部部主管领领导审批批的，需需报主管管领导审审批，传传真件有有效）合合同经办办人将合合同审批批表及合合同草案案报合同同管理员员审查盖盖章合同同管理员员审查审审批情况况和合同同条款无无误后加加盖分公公司公章章（注：各类合合同的审审批权限限以各部部门规定定的审批批权限为为准）。分公司合合同管理理员必须须严格审审查合同同条款，不明之之处应询询问合同同承办人人或咨询询营销财财务部法法律事务务主管。合同草案案经审批批后，合合同经办办人员应应严格按按照已审审批的合合同草案案条款签签订正式式合同，不得擅擅自修改改，否则则视为未未经审批批擅自签签订合同同。如

7、合合同草案案确实需需要修改改的，须须按本办办法的规规定重新新进行申申报审批批。合同的条条款应使使用公司司统一的的标准格格式，没没有标准准格式的的可参照照对方提提供的合合同格式式或双方方协商，但必须须具备以以下条款款：对方当事事人的全全称，地地址，法法定代表表人，开开户银行行及帐号号；合同标的的；合同标的的物的价价格、酬酬金或费费用；合同履行行的时间间、地点点及方式式；合同的违违约责任任；如我我司为付付款方，违约金金最高不不得超过过每日万万分之四四。列有“本本合同须须经双方方加盖公公章或合合同专用用章后方方可生效效”之条款款。除在合同同最后一一页签章章处加盖盖合同专专用章外外，和本本合同有有关的

8、全全部文件件包括附附件等都都还应加加盖合同同骑缝章章。合同签订订后，应应将合同同正本交交分公司司销售行行政科合合同管理理员保存存，合同同副本或或复印件件由经办办人员保保存。合同的履履行合同签订订后，经经办人员员是跟踪踪合同履履行情况况的第一一责任人人，应及及时检查查履行情情况和对对方履约约能力。如出现现影响合合同继续续履行的的情况，经办人人员应及及时向分分公司经经理汇报报。合同管理理员权对对合同的的履行情情况向经经办人员员进行了了解，经经办人员员应予积积极配合合，发现现问题的的，应迅迅速向分分公司经经理汇报报解决。如合同履履行中对对方违约约或产生生其他法法律纠纷纷，分公公司应当当在纠纷纷发生的

9、的初期及及时通报报财务管管理部法法律事务务人员，以便于于尽快争争取法律律救济手手段解决决争端。 合同签签订后，应当严严格依合合同履行行，如需需要变更更、终止止或解除除合同的的，按照照本办法法规定的的程序重重新申报报审批。合同的编编号、建建档及统统计合同管理理员对已已经生效效的合同同要编号号登记，逐个建建立档案案，凡与与合同有有关的文文书都要要附在合合同卷内内归档。已履行行完毕的的合同按按会计档档案保管管期妥善善保管。生效的合合同编号号形式为为：A-XXXXX（YY）Z号号，其中中：A为为分公司司所在省省份的简简称；XXXXXX为合同同签订时时的年份份（合同同审批和和签订跨跨年度的的，以盖盖章时

10、的的时间为为准）；Y为合合同类型型的简称称，销售售合同为为“销”，广告告合同为为“广”，租赁赁合同为为“租”，其他他合同为为“另”；Z为为顺序号号（如：粤-220000（销）1号表表示一份份广东分分公司于于20000年签签订的销销售合同同，顺序序号为11）。合同管理理员应按按合同类类型分别别建档保保存。各各种销售售合同、零售商商或批发发商代理理协议、返利协协议、退退货协议议等与产产品销售售有关的的合同全全部认定定为销售售合同；各种广广告促销销活动、媒体广广告、产产品推广广等与广广告活动动有关的的合同为为广告合合同；各各种房屋屋租赁、仓储保保管、其其他财产产租赁时时签订的的合同为为租赁合合同；运

11、运输、采采购等其其他合同同另行分分类保存存。顺序号按按合同类类型自行行编排，即在同同一类型型合同中中顺序号号保持连连贯。合同管理理员对已已签订建建档的合合同编制制合同档档案一览览表，注注明合同同类型、签订时时间、经经办人员员、合同同金额等等事项，以便于于查询。除合同管管理办法法规定有有权查阅阅的人员员以外，已建档档的合同同正本，一般情情况下不不得公开开，其他他人员确确实需要要查阅的的，须经经分公司司经理签签字同意意。对于因合合同保管管中遗失失或损毁毁合同，造成公公司损失失的，将将严格追追究合同同管理员员及有关关人员的的责任。附则本办法由由财务管管理部负负责解释释，并由由财务管管理部监监督、检检

12、查各分分公司的的执行情情况。附件：合同审批批表合同档案案统计一一览表分公司合合同签订订声明函函分公司合合同签订订声明函函 （单单位）：为加强贵贵我双方方工商合合作，规规范双方方合同签签订，我我分公司司现特向向贵单位位作出如如下郑重重声明：我分公司司与贵单单位签订订的合同同、协议议必须加加盖我分分公司公公章方为为有效，未加盖盖我分公公司公章章的合同同均属无无效合同同，我分分公司都都将不予予以承认认及执行行。在此所指指的合同同包括各各类协议议、承诺诺、确认认等类似似合同性性质文件件。特此声明明，此致致。 广东东科龙电电器股份份有限公公司分公公司 2000 年 月 日日 声明函函回执广东科龙龙电器股

13、股份有限限公司分分公司：我单位已已知晓贵贵分公司司上述声声明内容容，贵分分公司签签订的各各类合同同、协议议、承诺诺、确认认必须加加盖贵分分公司公公章方为为有效。此致。单位（需需加盖公公章） 2000 年 月月 日附： 分分公司合合同签订订审批表表 填写日日期： 合同同编号：合同类型型销售合同同（ ）；广广告合同同（ ）；租租赁合同同（ ）；其其他合同同（ ）合同说明明合同金额额元合同履行行时间： 至合同格式式我公司合合同范本本（ ）；对对方提供供合同范范本（ ）；双方协协商（ ）经办人员员姓名： 职务： 联系系电话：合同对方方详细地址址联系电话话企业性质质法定代表表人备注：分公司经经理审批意见见签名： 年 月月 日主管领导导审批意见见签名： 年 月月 日营销副总总裁审批意见见签名： 年 月月 日注：（11）本表表由合同同经办人人填写； （2）“合同说说明”需简要要填写合合同的主