浅谈企业重点工程档案管理工作

1、浅谈企业重点工程档案管理工作浅谈企业重点工程档案管理工作工程档案管理是企业工程建立管理的重要组成部分，由于企业重点工程建立具有参建单位多、建立周期长、组织机构临时、建立人员不稳定、管理主体多元、工程工程专业、建立施行系统、施工现场复杂等特点，因此，加强工程档案管理直接关系到整个工程档案工作的质量和效率，保证工程档案的完好、准确、系统、标准。一、成立工程档案组织管理体系，争取指导对档案工作的重视指导对工程档案工作的重视，并在人力、物力、财力上给予大力支持，是顺利开展工程档案工作的关键所在。因此，在工程施工建立过程中，要积极主动争取指导对工程档案工作的重视，及时反响工程档案工作在开展中存在的问题，

2、使档案工作摆上指导议事日程，并列入监理例会、专业协调会、商务会谈的主要议题内容来抓，要强调档案工作重要性，同时提出详细的措施要求；要求参建单位，为确保工程档案资料的完好、准确、系统，要通力协作认真做好工程档案资料的搜集、整理、移交工作；同时，将工程档案工作的业务经费列入工程预算，能实在保证工程档案工作顺利开展有可靠的经济来源。二、通过多种途径和方法，进步参建人员档案业务程度根据工程建立的不同阶段，采取多种形式，组织档案员、工程技术人员，认真学习宣传?档案法?、?档案法施行方法?等法律法规，学习关于建立工程开工档案验收细那么、工程施工及验收技术标准及工程档案的归档范围、保管期限、整理细那么、分类

3、编号、案卷质量等内容的有关规定标准，进步参建人员的档案意识，使指导、工程技术人员充分认识到做好工程档案工作的重要性及如何做好工程档案工作，形成人人理解支持重视工程档案工作的良好气氛。工程档案工作是一项的系统工作，不是单靠档案人员所能完成、做好的，也不能完全依赖工程技术人员，要求所有参建人员必须统一认识、配合协调、依靠共同努力才能完成、做好的。因此，从事工程建立的档案人员必须具备扎实的档案专业知识，并纯熟掌握实际操作技能，还必须对工程建立专业知识有所理解；同样，工程技术人员除了精通工程建立专业技术外，也要对档案专业知识有所理解。工程建立初期，要邀请上级档案主管部门指导和专家到工地现场举办档案业务

4、知识讲座，宣传有关档案的法规政策，使参建人员对档案业务知识有所理解，正确认识档案工作在工程建立中的作用和地位，为顺利开展工程档案工作打下根底；同时，要求档案人员参加工程建立根本专业知识培训，使档案人员对工程建立的根本程序、内容、技术标准有所理解，从而促进工程档案整理质量。工程建立过程，要针对工程档案的特点和存在问题，采取请进来，走出去的方法，组织档案人员及有关工程技术人员，对有关档案管理问题进展讲解、咨询，并进展现场操作演示，增强相关人员对档案工作的感性认识和理性认识，以进步工程档案工作质量。工程档案人员和工程技术人员可互相学习、交流，理解对方专业知识和工作内容，保证工程档案搜集及时、准确、完

5、好；此处，档案人员和工程技术人员还要正确对待上级主管部门与指导部门对工程档案工作的监视、检查、指导，不断进步各自的管理程度和业务素质。三、利用经济制约手段，实在有效地开展档案工作随着社会主义市场经济的深化，建筑市场的标准，合同、协议在工程建立中的作用日益突出。建立单位与承建单位在合同关系中是平等主体，任何手段都不能制约影响有效合同的签订、履行。因此，合法有效地利用合同的法律效力和经济制约手段搞好工程档案工作，是非常必要的。在与设计、施工、设备供货等单位签订合同协议时，主动商洽将档案工作所要求的条款写进有关合同或协议中，有利于档案部门和有关部门详细操作，可有效防止在工程档案资料交接验收和设备开箱

6、移交资料时推诿扯皮现象的发生。条款内容可包括：归档范围、移交套数、案卷质量、验收交接等详细要求。特别在签订设备供货合同协议时要注意三个问题：一是明确，哪些是设备的随机及厂家必须提供的资料，哪些是设备厂家技术保密及可不提供的资料；二是清楚，对进口设备，要求供货方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式，并识别审核其合法性；三是理解，对成品设备要求提供针对整个设备的质保材料及印刷成套的资料手册，而对非成品设备要求提供集成设备的各构成部分的质保材料及打印装订的资料手册。目前，某些建立工程为赶工期、早投产收益、早入固资折旧，采取了工程先开工验收投产，甚至结算工程款项，只留工程维护款，工程档案事后再搜

7、集、整理、移交，这样给工程档案工作带来多方负面影响：事随人迁，事后编制开工档案，破坏了工程档案准确性、完好性；丧失经济制约手段，置工程档案工作于被动场面；甚至出现将部分工程维护款抵消部分应移交的工程档案资料，损坏了工程档案工作的严肃性等等；因此，必须适时强调工程档案是工程建立不可分割的组成部分，并运用适当的经济手段对工程档案工作实行有效控制，增强对工程档案工作与工程建立同步的认识，防止出现工程档案工作滞后的现象。财务部门在进展工程决算时，要注意检查开工档案资料交接手续是否齐全，开工验收证书有无档案部门的签字和加盖档案资料验收专用章，手续完备的，财务部门才予决算；特别在结算时，要注意审查工程业主

8、档案部门对工程档案资料接收的意见，严把工程款项结算关。对工程档案搜集整理不符合标准要求的，可从施工单位工程款中扣缴用于工程档案资料的补办、补测、补绘、编制整理等费用，留工程业主财务暂存，限期整改，待开工资料搜集齐全、整理标准并经档案部门验收前方予返还。建立相应的奖惩机制。积极争取质量监视部门、地方建立委员会的支持，把工程档案资料的质量列入工程质量的评优评先考核指标范围，并对工程档案资料质量的奖罚及其金额比例、方式以合同的形式予以详细确定；同时，加大工程管理机构内部人员考核力度，把工程档案资料的质量落实到详细的人和岗位，明确职责，奖罚清楚。四、加强建立工程工程档案验收移交的工作建立工程工程档案验

9、收是工程开工验收的重要组成部分，须与建立工程的单项工程验收、初步验收、开工验收同步进展。而工程档案达标程度是考核参建单位在建立过程中根底管理工作和工程质量程度的重要根据，也是对工程档案工作开展成效的评价。因此，参建单位应重视建立工程工程档案的验收，充分做好验收准备。首先，建立工程所有工程档案的汇总，一般由总承包单位负责，或由建立单位指定一个参建单位汇总，其他单位要积极配合；其次，准备建立工程工程档案验收相关的文件材料，如，拟写工程档案情况报告，准备工程简介、案卷目录、基建工程工程开工验收情况一览表、主要设备情况一览表等必要验收材料；最后，由于企业重点工程规模大，产生的档案资料多，建立工程档案验收要组织专项验收，因此要做好会务工作，如，准备拟请哪些部门、人员参加，排好案卷，安排好会议议程等。工程开工综合验收后，要根据?城市建立档案归属与流向暂行方法?和建立单位对工程档案接收的有关方法规定，做好工程档案的移交接收工作。移交接收时要注意以下问题：要确定承建单位移交工程档案的程序、期限及未按时移交的责任；接收承建单位的工程档案时要审核档案专项验收提出的整改意见是否整改完毕，移交的套数是否符合合同约定，案卷质量是否符合标准标准，交接手续是否完备；要在规定的时间内向相关档案馆室和使用单位做好移交工作，不能及时移交要说明原因，申请延期。邮政重点工程档案移交期限一般是6个月；只有